3. PHẠM VI NGHIÊN CỨU
3.2. Hạn chế và nguyên nhân
3.2.1. Hạn chế
Có thể nêu ra được những hạn chế về quy trình gặp phải với công ty như sau:
Mặc dù là đơn vị trẻ, gia nhập thị trường muộn song có thể nói với những hợp đồng và doanh thu như đã kể trên, có thể thấy VNHOUSING đã chứng minh mình không thua kém bất cứ một đơn vị nào cùng trong lĩnh vực môi giới căn hộ cao cấp. Tuy nhiên, bên cạnh những thành công vẫn còn những hạn chế còn tồn tại và cần phải khắc phục.
• Trụ sở của công ty được đặt tại khu đô thị Ciputra, không nằm trong trung tâm nên có những khó khăn về đi lại với nhân viên của công ty.
• Nguồn nhà của công ty tại khu đô thị Ciputra thì có rất nhiều, nhưng một số khu vực khác như Trung Hoà Nhân Chính, Mỹ Đình… thì chưa có nhiều cho nên đôi lúc đội ngũ nhân viên gặp phải những vấn để liên quan tới việc chậm chễ báo giá sản phẩm đối với khách hàng, và dễ dàng bị mất khách.
• Khách hàng của công ty trên thị trường toàn quốc nhưng chủ yếu là khách hàng nhỏ, lẻ, các doanh nghiệp chưa phải là hàng đầu về đầu tư vốn FDI vào Việt Nam, một số đối tác vẫn chưa tin cậy và mong muốn hợp tác lâu dài với công ty. • Tuy đã theo quy trình chuẩn nghiệp vụ môi giới cho thuê căn hộ, song do đặc thù môi giới căn hộ cao cấp cũng có một số khác biệt đáng kể nên nhân viên môi giới cũng gặp nhiều khó khăn trong công tác hoàn tất công việc và thu tiền hoa hồng.
3.2.2.Nguyên nhân
a. Nguyên nhân khách quan:
Thời gian gần đây để hạn chế lạm phát, nhà nước và ngân hàng trung
ương đã tăng lãi suất, thắt chặt tín dụng đối với lĩnh vực phi sản xuất, mà BĐS lại được xếp vào lĩnh vực phi sản xuất, chính điều này đã gây ra rất nhiều khó khăn cho các chủ đầu tư, việc huy động vốn trở nên khó khăn hơn bao giờ hết, nhiều dự án đang triển khai phải bỏ dở vì thiếu vốn, một số chủ đầu tư phá sản, ngay cả việc huy động vốn từ người dân cũng vô cùng khó khăn vì niềm tin của người dân về thị trường trong thời điểm này là rất ít.
nợ công ở Mỹ và một số nước châu Âu cũng ảnh hưởng nhiều đến nền kinh tế Việt Nam, việc giá vàng nhảy múa, việc chứng khoán thay đổi thất thường đều ảnh hưởng đến nền kinh tế Việt Nam và do đó cũng ảnh hưởng tới thị trường BĐS Việt Nam, ảnh hưởng đến cả đầu ra lẫn đầu vào của thị trường đồng nghĩa với việc ảnh hưởng tới những công ty đầu tư vốn FDI vào Việt Nam, do đó lượng khách hàng bị giảm đi đáng kể.
Các sàn giao dịch BĐS cũng không nằm ngoài những đối tượng bị tác động, hầu hết tất cả các sàn giao dịch đều ảm đạm trong thời gian qua. Những sàn mở ra theo kiểu chộp giật, lướt sóng ở gần các dự án, hay những sàn nhỏ lẻ hoạt động không có định hướng chuyên nghiệp thì trong thời điểm này đều phải đóng cửa. Có nhiều đơn vị tham gia vào trị trường cho thuê căn hộ này, và dẫn tới sự cạnh tranh ngày một khốc liệt hơn, khách hàng cũng có phần tinh tế hơn và nhận thấy được giá cả thực tế của căn hộ, do vậy họ rất dè dặt khi ra quyết định
Đồng thời việc hàng loạt các dự án căn hộ cao cấp ra đời mà chưa tiêu thụ được, khiến cho lượng cung cho thuê này quá lớn, khiến cho giá cả giảm xuống, và việc khách hàng có quá nhiều lựa chọn nên khó chốt được hợp đồng.
b. Nguyên nhân chủ quan:
Ngoài những nguyên nhân khách quan từ tác động của môi trường bên ngoài, thì bên trong nội bộ công ty cũng còn một số hạn chế. Cụ thể như cơ cấu của công ty về việc phân công công việc giữa các phòng dự án và phòng kinh doanh vẫn chưa có sự hỗ trợ tốt cho nhau, nhiều lúc công việc vẫn còn bị chồng chéo. Khâu tuyển dụng nhân viên của công ty chưa được chuẩn bị công phu, một số nhân viên còn phải kiêm nhiệm nhiều việc một lúc. Đặc biệt trong phiên giao dịch thế giới căn hộ chung cư, sàn đã cho thấy nhiều vấn đề hạn chế trong khâu quản lý nhân lực, và phân bố nguồn lực chưa thực sự hợp lý. Tuy qui trình về môi giới căn hộ chung cư đã đề ra như vậy, nhưng việc chuẩn bị giấy tờ thủ tục và một số bước đôi lúc còn sơ sài, một phần là vì trong một thời gian ngắn nhưng phải chuẩn bị quá nhiều hồ sơ mà số lượng nhân viên thì có hạn. Nên khâu khảo sát dự án để biết rõ đặc điểm vị trí, qui mô, và tiến độ thực hiện dự án thực hiện chưa được kĩ lưỡng. Ngoài ra vì làm theo qui trình, nên đôi lúc còn cứng nhắc, lúc khách hàng đến nhiều cùng một lượt thì khâu chăm sóc khách hàng vẫn còn tỏ ra nhiều lúng túng.
Ngoài ra một vấn đề cần nói đến nữa là kĩ năng chăm sóc khách hàng của nhân viên kinh doanh. Vì nhân viên kinh doanh thường xuyên thay đổi trong công ty, số lượng những nhân viên chính có kinh nghiệm và gắn bó với công ty, trụ cột trong công ty là không nhiều, số còn lại thường thay đổi. Để chăm sóc khách hàng
được tốt thì phải hiểu rõ về nhu cầu của khách hàng, cũng như hiểu về đặc điểm sản phẩm dự án thì mới có thể tư vấn tốt tạo niềm tin cho khách hàng, tuy nhiên vấn đề nâng cao kĩ năng chăm sóc khách hàng trong công ty vẫn chưa có đào tạo chuyên nghiệp.
Một nguyên nhân nữa cần nói đến đó là do tiềm lực tài chính của công ty còn bé, chưa thể đủ sức cạnh tranh với những công ty chuyên cung cấp dịch vụ môi giới căn hộ cao cấp và có tiềm lực mạnh như VietLongHousing, HaNoi Property…Nên để tạo dựng uy tín và thương hiệu đủ mạnh để cạnh tranh với các công ty lớn trên thị trường là một bài toán khó đối với công ty.
Về chiến lược tiếp thị sản phẩm từ sàn đến với khách hàng ngoài việc đăng tin trên mạng internet và thông cáo báo chí về các loại hình căn hộ cao cấp cho thuê thì công ty vẫn chưa tìm ra được một chiến lược marketing thật sáng tạo và hợp lý trong thời điểm thị trường trầm lắng này.
Trong giai đoạn thị trường BĐS trầm lắng như hiện nay thì đây chính là cơ hội lớn để các công ty, tổ chức, cá nhân nâng cao kiến thức chuyên môn và đáp ứng được sự trở lại của thị trường BĐS. Đây là giai đoạn để nâng cao cả về số lượng và chất lượng đội ngũ môi giới BĐS để đáp ứng được nhu cầu của thị trường. Trong tương lai thì các hoạt động mua bán, chuyển nhượng, cho thuê BĐS đều phải qua sàn giao dịch BĐS làm cho thị trường BĐS phát triển minh bạch hơn. Điều này đòi hỏi các nhà môi giới phải có trình độ chuyên môn và kỹ năng môi giới cao thì mới có thể tồn tại được trên thị trường. Còn nếu ai đó chỉ coi đây là nghề tay trái thì khó có thể cạnh tranh được với các tổ chức có quy mô và chuyên môn nghiệp.
CHƯƠNG III: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH MÔI GIỚI CHO THUÊ CĂN HỘ CAO CẤP TẠI CÔNG TY TNHH BILLTRAN.
1.Quan điểm, định hướng phát triển hoạt động môi giới cho thuê căn hộ cao cấp của công ty TNHH BILLTRAN
Phương hướng hoạt động của công ty đã đề ra trong thời gian tới là sẽ tập trung nguồn lực vào hoàn thiện quy trình môi giới cho thuê căn hộ cao cấp, để có thể trở thành một đơn vị hàng đầu thị trường chuyên cung cấp dịch vụ môi giới cho thuê căn hộ.
Mở rộng địa bàn hoạt động, phát triển thêm các mảng căn hộ cho thuê, các dự án ở các địa bàn các tỉnh lân cận Hà Nội, thậm chí có thể mở rộng phạm vi hoạt động ở các thành phố trẻ và năng động như Hải Phòng, Thái Nguyên, Bắc Ninh... đây đang là một địa điểm đầu tư hấp dẫn của các nhà đầu tư.
Ngoài ra, công ty sẽ có sự liên kết chặt chẽ với các hiệp hội nghề nghiệp, câu lạc bộ BĐS, để tạo nên một mạng lưới hợp tác cùng phát triển. Nếu như thông tin trên thị trường được thông suốt, các bên hỗ trợ nhau về tìm kiếm nhu cầu cho khách hàng, như vậy thì việc chăm sóc khách hàng sẽ tốt hơn rất nhiều. Công ty hoàn toàn có thể đứng ra làm nơi liên kết mạng lưới các nhà môi giới, để minh bạch thị trường, tạo cơ hội cùng nhau vững mạnh.
Thực hiện việc tái cấu trúc tài chính ngay từ đấu năm 2013 để đảm bảo cấu trúc nợ/vốn chủ sở hữu ở mức hợp lý so với các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ BĐS trên mặt bằng thị trường chung.
Triển khai thực hiện các công tác trọng tâm sau:
• Theo sát và thực hiện dứt điểm các hợp đồng dịch vụ đã thực hiện nhưng chưa xong và các hợp đồng đã ký và đang thực hiện;
• Triển khai đề án xây dựng và phát triển Website của Công ty, kết hợp kết nối chặt chẽ với Website của mạng các sàn phong phú và cập nhật kịp thời về nội dung, sinh động về hình thức;
• Triển khai mở rộng thực hiện tư vấn môi giới các loại căn hộ trong nước và nước ngoài…
• Tập trung thực hiện công tác thu hồi công nợ. Rà soát và có biện pháp thu hồi công nợ cũ từ trước năm 2012. Xử lý thu nợ dứt điểm phát sinh trong năm 2012.
• Thực hành tiết kiệm triệt để trong sử dụng tài sản và chi phí quản lý của Công ty; Giảm tối đa chi phí văn phòng phẩm, điện thoại, điện, nước, xăng xe;
Nâng cao ý thức bảo vệ tài sản chung và phòng chống cháy nổ trong Công ty.
Tiếp tục đẩy mạnh hoạt động phát triển hệ thống quản lý doanh nghiệp định kỳ cải tiến và nâng cấp hệ thống quản lý, bổ sung nguồn nhân lực đào tạo nâng cao chất lượng nhân lực.
Chú trọng đầu tư ngân sách phù hợp cho hoạt động kinh doanh dịch vụ BĐS và các hoạt động khác, truyền thông và nâng cao mức độ nhận biết thương hiệu của Công ty trong khách hàng tiềm năng và các nhà đầu tư.
Tăng cường công tác quản lý cán bộ, nâng cao ý thức chấp hành kỷ luật lao động trong Công ty, thực hiện theo đúng Quy chế làm việc và các quy định của Công ty; Đặc biệt yêu cầu các cán bộ lãnh đạo Công ty các cấp nêu gương về chấp hành kỷ luật lao động của Công ty.
Đẩy mạnh công tác đoàn thể (Đảng, Công đoàn, Đoàn Thanh niên) trong Công ty; Tiếp tục bồi dưỡng kết nạp thêm đảng viên mới
2. Giải pháp hoàn thiện quy trình môi giới cho thuê căn hộ cao cấp của công ty TNHH BILLTRAN
2.1.Học hỏi và hoàn thiện quy trình
Về qui trình môi giới của công ty, người viết thấy qui trình đã khá chuẩn và cũng phổ thông và phù hợp với phân khúc khách hàng chính mà công ty đang hoạt động trên thị trường BĐS hiện nay, tuy nhiên trong những lúc cần chăm sóc khách hàng cùng một lúc với số lượng lớn thì cần phải linh hoạt hơn để không bỏ sót khách hàng, nhưng vẫn đáp ứng được nhu cầu về chất lượng.
Công ty cần chú ý hơn về việc khảo sát dự án, về vị trí, qui mô và tiến độ của dự án, có ảnh hiện trạng cập nhật chính xác, để đưa thông tin chính xác nhất về tình trạng căn hộ tới khách hàng, tạo cảm giác an toàn và tin tưởng khi khách hàng sử dụng dịch vụ.
Công ty có thể tham khảo quy trình môi giới của Vinahousing, một đơn vị khác đã thành danh trên thị trường cho thuê căn hộ cao cấp.
( Nguồn: Tài liệu tổ chức hoạt động Vinahousing) 2.2.Giải pháp về nguồn nhân lực
a) Đào tạo:
Công ty phải đào tạo cho mình nguồn nhân lực có kĩ năng phù hợp, hoàn thành tốt các công việc trong quy trình môi giới cho thuê căn hộ cao cấp.
Về vấn đề nâng cao kĩ năng môi giới thuê và cho thuê căn hộ chung cư, nhân viên trong công ty cần phải hiểu rõ tầm quan trọng của kĩ năng môi giới, nó đóng vai trò quyết định trong thành công chính bản thân mình và cũng chính là
thành công chung cho cả công ty. Theo người viết, công ty nên dành ra một tuần một buổi vào ngày cuối để đào tạo kĩ năng cho nhân viên trong công ty, cùng nhau trao đổi, chia sẻ kinh nghiệm, để ngày càng hoàn thiện bản thân. Phát triển ý tưởng sáng tạo, để đưa ra những chiến lược hợp lý hơn.
Nhà môi giới căn hộ cao cấp của vnhousing luôn luôn phải được đào tạo và trang bị các loại kĩ năng
Kĩ năng soạn thảo hợp đồng
Nhân viên môi giới cho thuê căn hộ cao cấp đang làm việc tại công ty luôn luôn chuẩn bị sẵn cho mình những bản hợp đồng mẫu. Đối với việc cho thuê những căn hộ cao cấp cho người Việt Nam, nhân viên môi giới chỉ cần sử dụng bản hợp đồng song ngữ. Còn đối với người ngoại quốc, sẽ có bản hợp đồng cho thuê căn hộ được lập bằng song ngữ, có mẫu đính kèm ở phụ lục 1.
Khi lập hợp đồng cho thuê căn hộ, nhân viên môi giới cần chú ý tới việc, phải nói rõ số phòng của căn hộ, nằm trong toà nhà nào, cần nêu rõ địa chỉ căn hộ chính xác từ xã, huyện, thành phố.
Đính kèm với hợp đồng cho thuê căn hộ sẽ có phụ lục đồ đạc trong căn hộ. Mục đích của bản phụ lục này là để nêu rõ tên, số lượng, tình trạng của các đồ đạc trong căn hộ cho thuê. Nó có ý nghĩa rất to lớn. Vì trong quá trình sử dụng căn hộ luôn luôn sẽ xảy ra tình trạng hỏng hóc của đồ đạc. Đồ đạc hỏng hóc có thể nguyên nhân là do nó đã hết tuổi thọ tự nhiên, cũng có thể là do người sử dụng bảo quản không tốt. Việc xác định được nguyên nhân hỏng hóc của đồ đạc sẽ phụ thuộc nhiều vảo bản phụ lục đính kèm này.
Hợp đồng cho thuê căn hộ này công với bản phụ lục đồ đạc sẽ được lập thành hai bản và có đầy đủ chữ kí hoặc đóng dấu của chủ nhà và của khách thuê. Nó sẽ căn cứ pháp lý vô cùng quan trọng nếu hai bên xảy ra tranh chấp, và việc giải quyết tranh chấp phải đưa ra tới cơ quan chính quyền.
Tiếp theo đó, không kém phần quan trọng đó là việc lập hợp đồng môi giới căn hộ. Hợp đồng này sẽ là căn cứ pháp lý chứng thực cho hoạt động dịch vụ môi giới, và công sức hoàn tất thương vụ của nhân viên môi giới cho thuê căn hộ. Hợp đồng được lập và lấy chữ kí, đóng dấu giữa chủ nhà và của công ty, với đại diện là nhân viên môi giới. Trong hợp đồng sẽ nói rõ về việc thanh toán tiền môi giới căn hộ, đồng thời là cả những trường hợp có thể xảy ra khiến cho bên môi giới phải trả lại một phần tiền môi giới cho chủ nhà nếu như bên khách hàng thuê phá hợp đồng, hoặc phải đi tìm khách thuê mới cho căn hộ nếu khách thuê bỏ nhà trước thời hạn.
Việc soạn thảo hợp đồng là việc vô cùng quan trọng, do đó, khi hoàn thành hợp đồng, nhân viên môi giới sẽ phải thông qua ban giám đốc, xin chữ kí và đóng dấu của giám đốc để đảm bảo tính chính xác và pháp lý của hợp đồng.
Kĩ năng thương thảo, đàm phán
Đây là một kĩ năng thiết yếu mà nhân viên môi giới cho thuê căn hộ cao luôn luôn được trang bị. Cần chú ý việc khách hàng thì luôn luôn muốn bỏ ra càng ít tiền càng tốt để sở hữu sản phẩm tốt nhất. Còn chủ nhà thì luôn nghĩ căn hộ của mình sẽ cho thuê được giá cao. Vì thể, nhân viên môi giới là người duy nhất có khả năng