3. PHẠM VI NGHIÊN CỨU
2.2.5 Kết luận về thương vụ môi giới và lập báo cáo thương vụ môi giớ
Bảng 2.1 : Các nội dung trong hồ sơ thương vụ môi giới căn hộ
Nội dung Tham chiếu
Các thông tin chung TTI Các tài liệu pháp luật TTII Các tài liệu về thuế TTIII Các tài liệu nhân sự TTIV Các tài liệu kế toán TTV Các tài liệu về hợp đồng TTVI
Các thủ tục TTVII
(nguồn: tài liệu tổ chức vnhousing)
Hồ sơ thương vụ môi giới là cơ sở trực tiếp cho việc hình thành ý kiến cũng như là bằng chứng đánh giá chất lượng môi giới và cung cấp thông tin cho việc lập kế hoạch môi giới. Hồ sơ được chia thành 3 phần: Thông tin chung về thương vụ môi giới, các vấn đề chung về công tác môi giới và các phần hành. Các vấn đề chung của thương vụ môi giới gồm 11 vấn đề được sắp xếp theo ký hiệu tham chiếu theo thứ tự số La Mã từ I đến XI. Các phần hành môi giới được đánh ký hiệu tham chiếu theo chữ cái từ A đến Y, tùy theo quy mô giá trị của hợp đồng môi giới.
Bảng 2.2: Các nội dung trong phần “Các vấn đề chung của thương vụ môi giới ”
Nội dung Tham chiếu
Báo cáo thương vụ môi giới I
Tổng kết công việc môi giới theo tiến trình, quy trình II Các sự kiện phát sinh sau khi thực hiện xong thương vụ môi giới III Những vấn đề chưa rõ cần được giải quyết IV Các sự kiện phát sinh sau khi khách vào ở tại căn hộ V Những vấn đề cần lưu ý cho thương vụ môi giới tiếp theo VI Các bản giải trình thu thập thông tin căn hộ VII
Kế hoạch môi giới VIII
Các tài liệu khác IX
(nguồn: tài liệu tổ chức Vnhousing) Sau đó hồ sơ của khách hàng sẽ được đục lỗ và lưu trong các cặp hồ sơ môi giới riêng bên gáy cặp hồ sơ ghi tên khách hàng, tháng và năm thực hiện kiểm toán. Ngoài ra nếu số lượng hồ sơ của khách hàng lớn sẽ được lưu thành nhiều cặp hồ sơ và được đánh số thứ tự.Sau một năm đầu hoạt động, còn vướng mắc phải rất nhiều khó khăn, phòng dịch vụ BĐS VNHOUSING, công ty TNHH BILLTRAN đã có
được những thành quả đáng khích lệ thể hiện trên các con số
Ví dụ: Khi khách hàng tới công ty và tìm thuê một căn hộ, công việc được thực hiện như sau:
Bước 1: Xác định nhu cầu khách hàng:
- Nhân viên kinh doanh có nhiệm vụ tiếp xúc khách hàng, tìm hiểu nhu cầu, khả năng tài chính của khách hàng.
Bước 2: Giới thiệu sản phẩm căn hộ:
- Sau khi đã nắm bắt được nhu cầu của khách hàng, đưa ra những tư vấn cho khách hàng về sản phẩm phù hợp. Khi khách hàng đã đồng ý thì chuyển qua bước bước tiếp theo
Bước 3: Lập phiếu tư vấn khách hàng:
- Nhân viên kinh doanh lập phiếu tư vấn khách hàng. - Trưởng phòng kí xác nhận
Bước 4: Lập phiếu thông tin giao dịch ( gồm 2 bản):
- Điền đủ thông tin vào phiếu thông tin giao dịch về các sản phẩm giao dịch (nhân viên kinh doanh sẽ giữ 01 bản, đưa kế toán giữ 01 bản).
Giám đốc sàn (Phó giám đốc sàn kí thay) kí xác nhận Bước 5: Lưu trữ thông tin giao dịch và đặt phiếu cọc:
+ Phiếu cọc 2 bên – Phiếu đặt cọc với sản phẩm công ty đầu tư.
+ Phiếu cọc 3 bên – Cam kết đặt cọc – với sản phẩm công ty làm môi giới. - Giám đốc sàn (Phó giám đốc sàn kí thay) kí xác nhận
- Lưu trữ các thông tin theo phiếu thanh toán giao dịch Bước 6: Đóng tiền cọc:
- Nhân viên kinh doanh chịu trách nhiệm hướng dẫn khách hàng qua bộ phận kế toán, thủ quỹ để đóng tiền cọc.
- Kế toán, thủ quỹ xuất biên lai công ty. - Khách hàng giữ 01 bản phiếu đặt cọc. - Công ty giữ 02 bản phiếu cọc.
Bước 7: Chuẩn bị hợp đồng:(5 ngày sau khi kí phiếu cọc)
- Thư ký kinh doanh theo dõi thông tin giao dịch và nhắc nhở nhận viên kinh doanh nhắc khách hàng đến kí hợp đồng. Nếu giai đoạn quá đông khách hàng thì thư kí kinh doanh chủ động gọi (nhắc khách hàng mang theo phiếu cọc)
- Lấy hợp đồng từ bộ phận pháp lý.
Bước 8: Kí hợp đồng:(một tuần sau khi kí phiếu cọc) - Khách hàng đóng tiền tại bộ phận thủ quỹ, kế toán - Thủ quỹ kế toán xuất biên lai công ty
- Kí hợp đồng
+ HĐ 2 bên: Nếu là sản phẩm của công ty đầu tư, khách hàng giữ 01 bản, công ty giữ 02 bản
+ HĐ 3 bên: Nếu là sản phẩm của công ty môi giới: Người bán giữ một bản, Người mua giữ một bản, công ty giữ một bản
- Nhân viên kinh doanh thu lại phiếu cọc của khách hàng
- Nhân viên kinh doanh dẫn người mua và người bán đến công ty chủ đầu tư làm thủ tục sang tên HĐ
Bước 9: Kết thúc giao dịch:
- Kế toán tính toán doanh thu và hoa hồng cho NVKD - NVKD nhận hoa hồng.
3.Đánh giá quy trình môi giới cho thuê căn hộ cao cấp tại công ty TNHH BILLTRAN