Mọi sổ sách của công ty thuộc trong hệ phần mềm kế toán. Cần bất kỳ thông tin sổ sách nào đối tượng quan tâm yêu cầu có thể in ấn ra. Việc làm trên phần mềm kế toán. Giúp kế toán giảm tải được lượng công việc, và là cách quản lý công việc một cách khoa học nhất, chính xác cao. Quản lý thông tin quan trọng tốt.
Phương pháp kế toán chi tiết NVL của công ty đang áp dụng là phương pháp ghi thẻ song song với khối lượng NVL rất đa dạng ở công ty theo em là chưa thỏa đáng công ty nên chuyển sang sử dụng phương pháp sổ số dư. Ở phương pháp này, thủ kho vẫn theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho của NVL nhưng thay vì theo dõi trên cả hai mặt hiện vật và giá trị thì kế toán chỉ cần theo dõi về mặt giá trị. Kế toán tránh được việc ghi chép trùng lặp như khi sử dụng phương pháp thẻ song song tạo điều kiện cho việc kiểm tra thường xuyên và có hệ thống của kế toán đối với thủ kho đảm bảo số lượng kế toán chính xác kịp thời.
Theo phương pháp sổ số dư, thẻ kho do thủ kho lập theo quy định thống nhất của công ty, có thể là hàng ngày. Sau khi ghi thẻ song song, thủ kho phải tập hợp toàn bộ các chứng từ nhập xuất phát sinh trong ngày ( trong kỳ ) theo từng nhóm NVL quy định. Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ thủ kho lập xong được đính kèm với phiếu nhập, xuất kho để so với kế toán.
Bảng biểu 2.24 Phiếu giao nhận chứng từ
Sổ danh điểm vật
Tên, quy cách vật
Phiếu nhập Phiếu xuất Số lượng
Thành tiền Số Ngày tháng Số Ngày tháng
Ngoài công việc như trên, cuối tháng thủ kho còn phải căn cứ vào các thẻ kho đã được kế toán kiểm tra để ghi số lượng vật liệu tồn kho cuối tháng của từng danh điểm vật liệu vào sổ “ sổ số dư ”. Sổ số dư do kế toán mở cho từng kho dùng cho cả năm và giao cho thủ kho trước ngày cuối cùng trong sổ số dư. Các danh điểm vật liệu được in sẵn sắp xếp theo thứ tự trong từng nhóm và loại vật tư. Sổ số dư nên lập theo từng tháng tránh quy mô một cột quá lớn.
Nhân viên kế toán hàng ngày ( hoặc định kỳ ) xuống kho hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho rồi cùng với thủ kho ký vào “ phiếu ghi nhận chứng từ ”. Nhận được chứng từ nhập, xuất và phiếu giao nhận chứng từ kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu và tính giá các chứng từ kho theo giá hạch toán, tổng cộng số tiền của các chứng từ nhập xuất kho theo từng nhóm vật liệu và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ của từng kho.