Bài thảo luận trước đã cho thấy logistics là một quy trình quản trị tổng hợp trong một công ty riêng lẻ. Thách thức trong việc quản trị chuỗi cung ứng là phối hợp những hoạt động giữa nhiều công ty khác nhau. Nếu muốn làm cho hoạt động logistics được dễ dàng hơn, những thành viên trong chuỗi cung ứng phải cùng nhau lên kế hoạch và thực hiện những hoạt động. Sự liên kết hoạt động của nhiều công ty trong chuỗi cung ứng được gọi là sự đồng bộ hóa chuỗi cung ứng.
Sự đồng bộ hóa chuỗi cung ứng là việc kết hợp giữa nguyên liệu, sản phẩm và thông tin của những đối tác trong chuỗi cung ứng để giảm sự trùng lắp và dư thừa ngoài ý muốn. Nó cũng nhằm cải tạo hoạt động trong nội bộ từng công ty riêng lẻ để thúc đẩy năng lực toàn diện của cả hệ thống. Sự thúc đẩy hoạt động đòi hỏi phải có một kế hoạch chung liên quan đến công việc logistics mà mỗi công ty tham gia trong chuỗi cung ứng sẽ thực hiện và chịu trách nhiệm. Mục tiêu chính của sự kết hợp chuỗi cung ứng là thông qua việc thúc đẩy năng lực của các thành viên nòng cốt để đạt được sự rút ngắn thời gian dự trữ hàng tồn kho cho toàn bộ hệ thống.
Như định nghĩa ở chương 1, thời gian tồn đọng là tỉ lệ thời gian hàng tồn kho ứ đọng so với tổng số thời gian nó được lưu hành một cách có hiệu quả tới một vị trí thích hợp trong chuỗi cung ứng. Ví dụ, một sản phẩm hay một bộ phận đang được cất trong kho đó là sự tồn đọng và ngược lại, những sản phẩm đang trên phương tiên vận chuyển để đưa đến tay người tiêu dùng là một sự triển khai có hiệu quả. Lý tưởng nhất là hàng hóa sẽ được vận chuyển đến khách hàng đúng lúc sử dụng trong một quá trình giá trị gia tăng. Mong muốn là kết hợp trực tiếp hàng tồn kho vào quá trình giá trị gia tăng của khách hàng để không có sản phẩm bị tồn đọng trong kho hay bị hạn chế lưu thông. Những lợi ích của của sự đồng bộ hóa mang đến sự hỗ trợ cho cả hệ thống, làm cho tốc độ của việc thực hiện một dịch vụ riêng biệt hay sự lưu thông sản phẩm không quan trọng bằng việc tính toán thời gian cung ứng một cách đồng bộ để phù hợp với nhu cầu.
Cấu trúc chu trình hoạt động
Chu trình hoạt động thể hiện những yếu tố cần thiết liên quan tới sự nhu cầu khách hàng, sự sản xuất, và tìm nguồn hàng đầu vào để hoàn thành chuỗi logistics. Nó bao gồm những công việc cụ thể, khác nhau từ xác định các nhu cầu đến phân phối sản phẩm. Chu trình hoạt động là yếu tố cơ bản của việc phân tích thiết kế và đồng bộ hóa logistics. Ở mức độ cơ bản, thông tin và phương tiện vận tải là yếu tố liên kết các công ty hoạt động trong một chuỗi cung ứng. Địa điểm hoạt động được liên kết bởi thông tin và phương tiện vận tải được gọi là điểm nút.
Ngoài những điểm nút và mắt xích trong chuỗi cung ứng, chu trình hoạt động còn bao gồm tài sản hàng tồn kho. Hàng tồn kho được xác định bằng mức tài sản đầu tư được giao để hỗ trợ cho hoạt động tại một điểm nút hay khi một sản phẩm, nguyên vật liệu đang trên đường vận chuyển. Tại điểm nút, hàng tồn kho phải đảm bảo bao gồm 2 phần: hàng tồn kho cơ bản và hàng tồn kho an toàn. Hàng tồn kho cơ bản (base stock) là hàng tồn kho được đặt tại điểm nút và bằng một nửa chuyến hàng nhận được. Hàng tồn kho an toàn (safety stock) để đề phòng sự dao động trong nhu cầu hoặc dao động trong thời gian hoạt động. Nó ở tại những điểm nút của chuỗi cung ứng nơi mà những công
việc liên quan đến logistics được thực hiện. Hàng tồn kho được dự trữ và lưu thông qua những điểm nút, do đó đòi hỏi phải có nhiều phương thức chuyển giao và dự trữ khi cần thiết. Việc vận chuyển và bảo quản hàng hóa trong phương tiện vận tải thì không đáng kể so với những hoạt động này tại điểm nút của chuỗi cung ứng, điểm nút được xem như là một nhà kho.
Chu trình hoạt động trở nên phức tạp khi nó phải điều chỉnh các nhu cầu đầu ra và nhu cầu đầu vào. Đầu vào của chu trình hoạt động là nhu cầu, thường ở dạng là đơn đặt hàng, chỉ rõ yêu cầu về một sản phẩm hay một nguyên vật liệu. Một chuỗi cung ứng cường độ cao sẽ cần nhiều chu trình hoạt động khác nhau hơn là một chuỗi có cường độ thấp. Khi nhu cầu hoạt động được dự báo cao hay sản lượng tương đối thấp, chu trình hoạt động có thể được đơn giản hóa. Cấu trúc chu trình hoạt động hỗ trợ cho những công ty bán lẻ lớn như chuỗi cung ứng Target hay Wal*Mart sẽ phức tạp hơn cấu trúc hoạt động của những catalog fulfillment company.
Đầu ra của chuỗi cung ứng là mức độ thực hiện dự kiến từ việc kết hợp những hoạt động logistics. Khi những yêu cầu hoạt động được thỏa mãn, thì cấu trúc chu trình hoạt động được kết hợp của chuỗi cung ứng được xem là đã hoàn thành nhiệm vụ. Hiệu quả của 1 chuỗi cung ứng là thước đo những nguồn chi tiêu cần thiết để đạt được hoạt động logistics hiệu quả như vậy. Hiệu quả và năng lực của chu trình hoạt động logistics là mối quan tâm hàng đầu trong việc quản trị chuỗi cung ứng.
Tùy thuộc vào nhiệm vụ hoạt động của từng chu trình hoạt đông cụ thể trong một cấu trúc chuỗi cung ứng, những công việc liên quan sẽ chịu sự kiểm soát hoàn toàn của một công ty đơn lẻ hay có thể của nhiều công ty. Ví dụ, hỗ trợ chu trình sản xuất sẽ thường được kiểm soát bởi một công ty đơn lẻ. Ngược lại, chu trình hoạt động liên quan đến điều tiết khách hàng hay thu mua nguồn hàng thường bao gồm nhiều công ty.
Điều quan trọng là phải nhận ra rằng tần số và cường độ giao dịch sẽ khác nhau giữa các chu trình hoạt động. Một vài chu trình hoạt động được thành lập để thực hiện một lần mua hoặc bán hàng. Trong trường hợp đó, các dây chuyền cung ứng liên quan được thiết kế, triển khai thực hiện và bãi bỏ một khi giao dịch hoàn tất. Một số chu trình hoạt động khác thể hiện sự sắp xếp hoạt động trong thời gian dài. Một thực tế phức tạp là bất kì hoạt động hay tính năng nào trong 1 chuỗi cung ứng có thể đồng thời tham gia vào một số chu trình hoạt động khác. Ví dụ, những tiện ích trong nhà kho của người bán sỉ có thể là hàng hóa của nhiều nhà sản xuất khác nhau hoặc là dịch vụ của những nhà bán lẻ cạnh tranh. Tương tự như vậy, một hãng vận tải ô tô có thể tham gia vào nhiều chuỗi cung ứng khác nhau, bao gồm nhiều ngành công nghiệp.
Một chuỗi cung ứng của 1 hay nhiều quốc gia có thể được bao gồm trong hoạt động marketing một dòng sản phẩm tới một khối lượng lớn khách hàng, tham gia vào việc sản xuất hoặc lắp ráp cơ bản, mua sắm vật tư và linh kiện trên cơ sở toàn cầu. Khái niệm chu trình hoạt động riêng lẻ liên kết tất cả hoạt động của các công ty tham gia thì rất khó hiểu, gần như là không thể tin được khi tính toán có bao nhiêu chu trình hoạt động tồn tại trong cấu trúc chuỗi cung ứng của General Motors hay IBM.
Các chuỗi cung ứng riêng biệt đã triển khai các chu trình hoạt động có số lượng và nhiệm vụ khác nhau để đáp ứng nhu cầu về logistics của mình, mỗi khâu phải được thiết kế chuyên biệt và quản lý hiệu quả. Tầm quan trọng của việc thiết kế và hoạt động chu kỳ hoạt động không nên được nhấn mạnh quá mức: chu trình hoạt động logistics là yếu tố cơ bản của việc thiết kế và kiểm soát hoạt động của chuỗi cung ứng. Về bản chất, cấu trúc của chu trình hoạt động là khuôn khổ để thực hiện việc tích hợp logistics trong toàn bộ chuỗi cung ứng.
Hình 2.6 miêu tả cấu trúc chuỗi cung ứng theo mô hình bậc thang, minh họa cho những chu trình thực hiện logistics cơ bản. Hình 2.7 minh họa cho một mạng lưới những chu trình thực hiện linh hoạt được kết hợp với một cấu trúc bậc thang hỗn hợp.
Có 3 điểm quan trọng để hiểu kiến trúc của những hệ thống chuỗi cung ứng hợp nhất.
Thứ 1, những chu trình thực hiện là bộ phận cơ bản cho logistics hợp nhất với chuỗi cung ứng.
Thứ 2, cấu trúc thực hiện mô hình chuỗi cung ứng, trong sự liên kết và sắp xếp, cơ bản giống với những thứ liên quan đến sự tiêu thụ, sản xuất, hoặc thu mua. Tuy nhiên, có những sự khác nhau đáng kể trong sự điều hành, những công ty riêng lẻ có thể có những chu trình thực hiện đặc biệt.
Thứ 3, bất chấp sự rộng lớn và phức tạp của cấu trúc chuỗi cung ứng, những điểm chung cần thiết và quá trình điều hành phải được nhận biết và được đánh giá trong sự sắp xếp chu trình thực hiện riêng lẻ và trách nhiệm giải trình của những nhà quản lý có liên quan.
Hình 2.6 : Chu trình thực hiện Logistics
Hình 2.8 : Chu trình thực hiện dự tính
Mục tiêu chính của logistics trong tất cả lĩnh vực hoạt động là nhằm cắt giảm chu trình thực hiện không cần thiết. Điều khó khăn là chính cấu trúc của chu trình thực hiện, điều kiện điều hành, và chất lượng của sự điều hành phù hợp tất cả sự khác biệt ngẫu nhiên.
Hình 2.8 minh họa cho hình dáng và độ lớn sự khác biệt mà có thể phát triển trong điều hành quá trình thực hiện. Sự mô tả cho quá trình thực hiện dựa trên sự giao nhận hàng hóa. Thời gian phân phối, như được mô tả, phản ánh có thống kê lịch sử điều hành cho mỗi nhiệm vụ của quá trình. Biểu đồ mô tả từ thấp đến cao thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi nhiệm vụ và kết quả phân phối cho mỗi nhiệm vụ được triển khai.
Đối với những nhiệm vụ đặc biệt, kết quả khác nhau từ bản chất những công việc có liên quan. Chuyển giao đơn hàng có độ tin cậy cao khi chuyển giao tự động (EDI) hoặc qua mạng Internet toàn cầu và sẽ thất thường hơn khi sử dụng điện thoại hoặc thư. Bất chấp trình độ kỹ thuật phát triển, sự khác nhau trong điều hành sẽ dẫn đến sự thay đổi khối lượng công việc hàng ngày và những sự kiện không mong đợi.
Thời gian và sự khác nhau liên quan đến trình tự thực hiện là 1 chức năng của khối lượng công việc, trình độ tự động hóa, và những chính sách liên quan đến sự tín nhiệm. Thứ tự lựa chọn, tốc độ, và sự trì hoãn liên quan trực tiếp đến khả năng, sự phức tạp trong điều hành, và nguồn nhân lực. Khi hàng hóa xuất kho, thời gian để hoàn tất thứ tự lựa chọn có thể gồm thiết lập thời gian cho sản xuất hoặc kiểm kê mua bán. Thời gian vận chuyển thì phụ thuộc vào khoảng cách, kích cỡ vận tải, loại phương tiện, và điều kiện tiến hành. Quá trình phân phối hàng hóa cuối cùng đến người tiêu dùng có thể đa dạng, phụ thuộc vào thời gian nhận, địa điểm nhận, lực lựợng nhân viên và những yêu cầu thiết bị đặc biệt.
Ở hình 2.8 toàn bộ thời gian quá trình giao nhận theo thứ tự sắp xếp từ 5 đến 40 ngày. Chu trình 5 ngày phản ánh khía cạnh không giống nhau và mỗi nhiệm vụ được thực hiện trong thời gian ngắn nhất có thể. Chu trình 40 ngày là thời gian lâu nhất có thể khi mà mỗi khâu đều cần nhiều thời gian để hoàn tất. Những chu trình thực hiện có kế hoạch hoặc theo hướng giao nhận trình tự thì được thực hiện theo hướng kết nối những sự khác nhau để hoạt động thật sự diễn ra càng sớm càng tốt trong 10ngày. Bất cứ khi nào việc thực hiện đó diễn ra nhiều hơn hoặc ít hơn 10ngày, hoạt động quản lý có thể cần thiết để đáp ứng yêu cầu của người tiêu dùng. Chẳng hạn như việc xúc tiến và giảm xúc tiến đều cần nguồn tài nguyên phụ và giảm hiệu quả tổng thể.
Mục đích của việc đồng bộ hóa chu trình thực hiện là đạt được công việc theo đúng thời gian đã lên kế hoạch. Trì hoãn thực hiện bất cứ khâu nào ở chuỗi cung ứng có thể dẫn đến kết quả phá vỡ toàn bộ tiến trình. Chẳng hạn sự trì hoãn yêu cầu nguồn vốn an toàn thực hiện cho những chi trả khác nhau. Khi việc thực hiện xảy ra nhanh hơn dự tính, những công việc chưa được lên kế hoạch sẽ đòi hỏi được xử lý sớm hơn. Vì sự bất tiện và chi phí cho việc giao nhận sớm hoặc trễ, nên những nhà quản trị logistics sẽ trao thưởng cho những hoạt động theo đúng thời gian. Mỗi khi một hoạt động kiên định thành công, mỗi nỗ lực có thể làm giảm thời gian được đòi hỏi để hoàn thành chu trình thực hiện đến mức thấp nhất. Nói theo cách khác, chu trình ngắn hơn càng được mong đợi hơn bởi vì họ có thể giảm thiểu tài sản được triển khai. Tuy nhiên, sự quan trọng của tốc độ thực hiện có liên quan trực tiếp đến hoạt động nhất định. Sự nhất định được xem như mục đích chính, chu trình theo thứ tự nhanh hơn sẽ giảm thiểu nguy cơ hàng tồn kho và cải thiện sự tuần hoàn.