Hoạt động linh hoạt là những chiến lược đề phòng bất trắc đã được hoạch định trước để tránh những thất bại trong logistics. Một tình huống khẩn cấp điển hình xảy ra khi một cơ sở vận chuyển hết hàng hay do một số lý do khác khiến không thể đáp ứng đơn đặt hàng của khách. Chẳng hạn như trong kho đã hết một mặt hàng mà hàng tồn kho bổ sung chỉ có thể đến nơi sau ngày giao hàng theo đơn hàng của khách. Để tránh những đơn hàng đến chậm hay việc hủy giao hàng, một phương án dự phòng có thể được áp dụng bằng cách vận chuyển toàn bộ đơn hàng, hoặc ít nhất là những mặt hàng hiện không có sẵn tại cơ sở đó, từ một nhà kho thay thế khác. Cách thức sử dụng các chiến dịch linh hoạt thường dựa vào tầm quan trọng của từng khách hàng riêng lẻ hay tính cần thiết của sản phẩm được đặt hàng.
Khả năng hoạt động logistics linh hoạt nhờ những phương tiên liên lạc tiên tiến bao gồm những quy trình dành cho từng tình huống cụ thể như là một phần của chiến lược logistics cơ bản. Quy tắc logistics linh hoạt và viễn cảnh của các quyết định chỉ ra cách thức thay thế để đáp ứng những yêu cầu phục vụ cụ thể, chẳng hạn như việc chỉ định các cơ sở vận chuyển khác nhau. Chiến lược để tận dụng tốt những hoạt động linh hoạt là thường xuyên áp dụng chúng trong bốn tình huống khác nhau sau đây.
Thứ nhất, địa điểm giao hàng cho một khách hàng cụ thể có thể gần điểm có chi phí logistics hoặc thời gian giao hàng tương đương từ hai cơ sở logistics khác nhau. Khách hàng tại những điểm như thế tạo ra cho công ty cung ứng cơ hội tận dụng triệt để hàng tồn kho sẵn có và năng lực logistics. Các đơn hàng có thể được đáp ứng từ những cơ sở có vị trí tồn kho tốt nhất hoặc có sẵn khả năng vận chuyển để giao hàng đúng hạn. Hình thức logistics linh hoạt này cho phép tận dụng tối đa sức chứa của hệ thống bằng cách cân bằng khối lượng công việc giữa các cơ sở trong khi vẫn đảm bảo được những cam kết về dịch vụ khách hàng. Lợi ích có được ở đây là hiệu quả hoạt động, một điều rất dễ thấy đối với những khách hàng chưa từng trải qua một sự giảm sút chất lượng dịch vụ (service deterioration) nào.
Tình huống thứ hai để chứng minh cho việc phân phối linh hoạt là khi kích thước một đơn hàng của khách tạo ra cơ hội để cải thiện hiệu quả hoạt động logistics nếu phục vụ thông qua sự sắp xếp kênh thay thế. Ví dụ, phương pháp tổng chi phí thấp nhất dùng
để cung cấp những đơn giao hàng nhỏ có thể thực hiện thông qua nhà phân phối. Trái lại, những đơn hàng lớn có thể đạt được tổng chi phí logistics thấp nhất khi được chuyển trực tiếp từ nhà máy đến tay khách hàng. Tồng chi phí logistics có thể giảm đi bằng cách thực hiện những chính sách linh hoạt với điều kiện là những phương thức vận chuyển thay thế phải đáp ứng được kì vọng giao hàng (delivery expectation),
Loại hoạt động linh hoạt thứ ba bắt nguồn từ chiến lược dự trữ tồn kho có chọn lọc. Chi phí và rủi ro khi dự trữ hàng tồn kho cần phải được phân tích kĩ lưỡng để đưa ra quyết định xem một mặt hàng nên được chứa ở mỗi kho hay không. Đối với những bộ phận thay thế, một chiến lược thông thường đã từng được nhắc tới là dự trữ các mặt hàng có chọn lọc tại các nhà kho nhất định, với toàn bộ dây chuyền chỉ được đặt tại một cơ sở trung tâm. Trong ngành bán lẻ hàng phổ thông, một cửa hàng hay trung tâm phân phối đặt tại những cộng đồng nhỏ (small community) có thể chỉ bán một mặt hàng hạn chế với số lượng có hạn trong số toàn bộ sản phẩm của hãng. Khi có khách hàng yêu cầu những mặt hàng không được dự trữ, các đơn hàng có thể được đáp ứng từ một cơ sở thay thế. Thuật ngữ “cơ sở mẹ” (mother facility) thường được dùng để nói về chiến lược hàng tồn kho theo đó những cơ sở lớn được chỉ định cung cấp hàng hỗ trợ (backup) cho những cơ sở nhỏ và bị hạn chế. Dự trữ hàng tồn kho có chọn lọc theo cấp bậc (echelon level) là một chiến lược thường được sử dụng để giảm tổng rủi ro lưu kho. Động cơ để dự trữ theo bậc thang có chọn lọc là do lợi nhuận phân phối sản phẩm thấp và chi phí duy trì hàng tồn kho trên mỗi đơn vị cao. Một cách để hiện thực hóa một chiến lược phân loại hàng tồn kho chi tiết là phân biệt chính sách dự trữ hàng bằng những cấp bậc trong hệ thống. Trong trường hợp áp dụng những chiến lược dự trữ có phân loại như thế, việc đạt được sự đồng ý trước của khách hàng cho đơn giao hàng từng phần là rất cần thiết. Tuy nhiên, trong một vài tình huống, các công ty sử dụng chiến lược dự trữ hàng tồn kho phân biệt có thể gom những đơn đặt hàng có cùng thời gian giao hàng lại với nhau, như vậy sẽ làm cho sự sắp xếp khách hàng rõ ràng hơn.
Loại thứ tư của các hoạt động linh hoạt bắt nguồn từ những thỏa thuận giữa các công ty để vận chuyển những lô hàng được chọn lọc ở ngoài sự sắp xếp hoạt động logistics trực tiếp hay được thiết lấp theo cấp bậc. Hai cách sắp xếp đặc biệt được sử dụng phổ biến là chuyển ngay thông qua kho đa năng và sắp xếp nhà cung ứng dịch vụ. Một hoạt động đa năng gồm nhiều nhà cung cấp đến tại một thời gian định trước ở cơ sở đóng gói và được triển khai trong những tình huống mà việc dự trữ và quản lý nguyên vật liệu có thể được bỏ qua. Đơn hàng tồn kho được phân loại qua các khu giao nhận và được gom vào cái xe moóc vận chuyển đi để giao hàng trực tiếp. Hoạt động đa năng ngày càng phổ biến trong ngành bán lẻ để thiết lập việc phân loại hàng hóa cụ thể. Hoạt động này cũng là phương thức thông thường để bổ sung hàng tồn kho liên tục cho các nhà bán lẻ lớn.
Một hình thức khác của hoạt động linh hoạt là sử dụng các nhà cung cấp dịch vụ tích hợp để gom sản phẩm đi giao hàng. Việc này tương tự như gom hàng cho mục đích chuyên chở đã được đề cập ở phần trước của chương này. Tuy nhiên, đây vốn được xem như một hình thức logistics linh hoạt nên các chuyên gia thường tránh dự trữ và đóng gói những sản phẩm tiêu thụ chậm bằng cách sử dụng xu hướng cấu trúc logistics cấp bậc (echeloned logistics structure). Những nhà cung ứng dịch vụ như vậy cũng có thể cung cấp những dịch vụ giá trị gia tăng quan trọng. Chẳng hạn như, Smurfit-Stone xây dựng các kệ trưng bày tại điểm bán trong cửa hàng (in-store point-of-sale display) để vận chuyển hàng trực tiếp đến cửa hàng.
Hình 2.5 mô tả những cấu trúc hoạt động logistics linh hoạt đã được nói đến ở trên. Điều kiện tiên quyết của những hoạt động linh hoạt có hiệu quả là việc sử dụng công nghệ thông tin để theo dõi tình trạng tồn kho trong cả hệ thống logistics và cung cấp khả năng chuyển đổi phương thức nhanh chóng đế phục vụ đơn hàng của khách.Việc sử dụng những hoạt động linh hoạt trong những tình huống khẩn cấp đã có từ lâu. Những cải tiến chung trong công nghệ thông tin làm cho các hoạt động linh hoạt trở thành một phần của chiến lược logistics cơ bản.
Hình 2.5 Giao hàng trực tiếp và theo cấp bậc linh hoạt
Dòng chảy thông tin
Ví dụ: Một khách hàng ở Cambridge, MA đặt hàng 1CD từ Amazon.com. Đây là đơn đặt hàng 1 (O1). Một vài giây sau, một khách hàng thứ 2 đặt mua cái đĩa CD tương tự và 1 quyển sách (02). Đĩa CD thì có sẵn từ New Castle, trung tâm phân phối DE, nhưng quyển sách thì không. Quyển sách chỉ có ở Cofffeyville, KS. Đĩa CD ở New Castle, DE được phân phối cho đơn đặt hàng 1 (O1). Sau đó, đơn đặt hàng thứ 2 phải được chia ra cho 2 trung tâm phân phối. Những món hàng này cần 3 gói hàng để gửi 3 mặt hàng tới hàng khách hàng. Nhiệm vụ này được trình bày trong hình dưới đây :
Nếu nhiệm vụ đặt hàng tới DCs thực hiện trễ, khi đó cả CD và quyển sách kết hợp với đơn đặt hàng 2 có thể được gửi cùng với nhau từ Delaware. Điều này sẽ giảm số lượng hàng gửi từ 3 xuống 2, do đó sẽ tiết kiệm chi phí vận chuyển. Tiết kiệm này dựa trên thành phần chi phí cố định quan trọng đến đóng gói vận chuyển.
Đây là 1 ví dụ giản dị của việc quyết định ra kế hoạch. Những hoạt động phức tạp nghiên cứu mẫu mã và khả năng IT cần được phát triển để thực hiện đầy đủ những quyết định này tới mức độ nào đó để giảm thiểu chi phí hoàn tất và vận chuyển mà không dàn xếp hạn giao hàng đã hứa tới khách hàng.
Một điểm chú ý khác của nghiên cứu MIT gần đây thông qua chương trình LFM ( nhà lãnh đạo sản xuất ) tại MIT thì đang cải thiện hoạt động sản xuất thông qua nỗ lực thiết kế nhiều thiết bị lưu trữ hiệu quả, máy sắp xếp, và khả năng lên kế hoạch. Hai sáng
kiến nghiên cứu này chỉ ra rằng Amazon.com đang phát triển dựa trên sự cải tiến hoạt động thông qua việc mô tả sơ lược, lên kế hoạch, và tiến hành.