Quan hệ thanh toỏn giữa cụng ty với khỏch hàng phỏt sinh trong quỏ trỡnh bỏn hàng hoỏ, kế toỏn phải thu của khỏch hàng nhằm theo dừi tỡnh hỡnh thanh toỏn giữa cụng ty và khỏch hàng từ đú xỏc định cỏc khoản nợ đó phỏt
sinh, đó thu hồi và cỏc khoản cũn phải trả. Trong quỏ trỡnh bỏn hàng việc khỏch hàng mua chịu hàng hoỏ là vấn đề bỡnh thường, núi như vậy nhưng khụng cú nghĩa là mọi khỏch hàng đều cú thể thực hiện việc mua chịu ở cụng ty vỡ nếu cú quỏ nhiều khỏch hàng mua chịu thỡ số tiền mua chịu quỏ lớn dẫn đến vốn lưu động của cụng ty bị chiếm dụng lớn, điều này sẽ ảnh hưởng lớn đến tỡnh hỡnh tài chớnh của cụng ty. Do đú với cỏc khoản phải thu cần được theo dừi chặt chẽ, phải thường xuyờn đụn đốc khỏch hàng trả nợ nhằm đảm bảo thanh toỏn nợ đỳng hạn.
Kế toỏn phản ỏnh trờn bảng ghi cụng nợ. Bảng ghi cụng nợ được đúng thành quyển mỗi khỏch hàng một tờ riờng để tiện theo dừi. Hàng ngày căn cứ vào tổng số tiền trờn hoỏ đơn GTGT phản ỏnh số tiền khỏch hàng nợ, căn cứ phiếu thu để phản ỏnh số tiền khỏch hàng trả và làm cơ sở xỏc định số tiền khỏch hàng cũn nợ. Căn cứ trờn vào hoỏ đơn GTGT kế toỏn ghi vào sổ theo cỏc yếu tố như trờn mẫu, cuối thỏng tổng hợp lại.
Sổ ghi cụng nợ là mẫu sổ kế toỏn theo dừi cụng nợ thực tế bằng ghi chộp thủ cụng theo đú khỏch hàng thực sự nợ doanh nghiệp, căn cứ trờn Húa đơn GTGT ghi theo cỏc yếu tố như trờn mẫu cuối thỏng tổng hợp lại.
* Bảng ghi cụng nợ :
Là mẫu cụng nợ được ghi theo trỡnh tự ghi sổ. Theo sổ này cụng nợ của khỏch hàng - chi tiết từng đối tượng là tập hợp từ TK 131 - chi tiết từng đối tượng nú bao gồm cả khoản người mua trả ngay và nhận nợ.
Tại Cụng ty Cổ phần Tam sơn cụng nợ được kế toỏn theo dừi trực tiếp trờn cơ sở là cỏc Húa đơn GTGT. Bảng ghi cụng nợ được đúng quyển cho từng thỏng, mỗi tờ sổ theo dừi một khỏch hàng. Căn cứ tổng số tiền trờn Húa đơn GTGT phản ỏnh số tiền khỏch hàng nợ, căn cứ vào phiếu thu để phản ỏnh
số tiền khỏch hàng trả và làm cơ sở xỏc định số tiền khỏch hàng cũn nợ. Cuối thỏng tớnh tổng cộng để lờn bảng cõn đối cụng nợ.
* Sổ chi tiết cụng nợ :
Được lập trờn cơ sở số cụng nợ của khỏch hàng mua hàng cũn tồn tại trong kỳ. Sổ được mở chi tiết cho từng mó khỏch hàng đó được mó hoỏ. Sổ được lập dựng để kiểm tra số cụng nợ mà khỏch hàng cũn nợ cụng ty.
* Bảng cõn đối cụng nợ :
Được lập trờn cơ sở là cỏc bảng ghi cụng nợ sau khi tổng hợp số phỏt sinh bờn Nợ và phỏt sinh bờn Cú của từng thỏng. Bảng cõn đối cụng nợ tập hợp cho tất cả cỏc khỏch hàng thanh toỏn chậm trả tiền hàng của cụng ty.
Sổ Cỏi TK 131 - “Phải thu của khỏch hàng”: Sổ này tổng hợp theo TK 131, trong đú phản ỏnh tổng số tiền thanh toỏn trờn cỏc húa đơn bỏn hàng vào bờn Nợ và số tiền khỏch hàng trả vào bờn Cú.