- Các nhân viên trong công ty không mấy hứng thú với việc đào tạo định kì này, do họ sẽ phải giành thời gian ngoài giờ làm để tham dự khóa học, có những người còn cảm
c, Thực trạng về HTTT quản trị nguồn nhân lực tại công ty
3.2 Các đề xuất xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự và quản lý đào tạo cho công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ Văn Lang
- Mua phần mềm quản lý nhân sự tiến hành cài đặt và đào tạo người dùng để sử dụng một cách hiệu quả phần mềm đó trong công tác quản lý nhân sự tại công ty.
- Ngoài tài liệu hướng dẫn sử dụng, khi đi triển khai phần mềm tại công ty sẽ trực tiếp hướng dẫn nhân viên trong Phòng Kế Toán - Hành chính – Tổng Hợp các chức năng chính của phần mềm. Nếu phòng ban có yêu cầu, Công ty sẽ lên kế hoạch và trực tiếp hướng dẫn đào tạo người sử dụng.
- Công ty có thể cử nhân viên cùng với tôi tiếp tục hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty dựa trên hướng đã được phân tích và thiết kế bên dưới, các chức năng đã phân tích và có thể phát triển thêm các chức năng mới tùy theo yêu cầu phát triển của công ty trong tương lai. Hệ thống được xây dựng cho phép các chức năng hoạt động độc lập với nhau, nên khi có sự thay đổi hay có nhu cầu thêm bớt chức năng không cần thiết phải xây dựng lại hệ thống. Hệ thống thông tin khi xây dựng thành công sẽ cải thiện được các thao tác bằng tay trên giấy tờ, sổ sách. Hệ thống mới phát triển nhằm giảm bớt số lượng nhân sự tham gia vào bộ phận quản lý.
Cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho phép lưu trữ, sắp xếp, tìm kiếm các thông tin liên quan đến vấn đề quản lý nhân sự và quản lý đào tạo. Các thông tin cần quản lý trong hệ thống này là thông tin nhân sự, các thông tin thuộc tính bắt buộc có liên quan đến nguồn nhân lực của công ty cùng với các thông tin liên quan khác.
3.2 Các đề xuất xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự và quản lý đào tạo cho công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ Văn Lang cho công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ Văn Lang
Qua thực trạng quản trị nhân lực phân tích ở Phần 2 cho thấy công ty chưa có phần mềm quản lý nhân lực, chủ yếu quản lý bằng thủ công. Thực tế đặt ra, công ty cần một hệ thống tự động nhằm quản lý hiệu quả nguồn lực. Các yêu cầu của hệ thống thông tin quản lý nhân sự và quản lý đào tạo:
- Hệ thống nhân lực kiểu mới là hệ thống quản lý bằng phương pháp tự động hóa. - Giảm tối đa các công đoạn thủ công mà người quản lý phải thực hiện.
- Việc tính toán số liệu, cập nhật tìm kiếm, sửa chữa thông tin được làm bằng máy tính và phải có độ chính xác cao, nhanh chóng và thuận lợi
- Các mẫu hồ sơ, thống kê báo cáo được nhập sẵn trong máy. Việc in ra cũng đơn giản và thuận tiện.
- Các dữ liệu lưu trên máy phải được đảm bảo an toàn.
• Yêu cầu chức năng:
Chức năng quản lý nhân viên: Chức năng này giúp công ty quản lý các vấn đề
liên quan đến nhân sự là các thông tin cá nhân của từng nhân viên, quản lý các thông tin về hợp đồng lao động của họ và các thông tin liên quan khác. Các vấn đề này bao gồm: tìm kiếm thông tin nhân viên, thêm thông tin nhân viên mới, sửa thông tin nhân viên, xóa hồ sơ nhân viên.
- Tìm kiếm thông tin nhân viên: Khi ban lãnh đạo cần tìm hiểu thông tin của các nhân viên trong công ty thì sử dụng chức năng này, chỉ cần biết một trong các thông tin của nhân viên thì việc tìm ra hồ sơ nhân viên là rất dễ dàng.
- Thêm nhân viên: Nhân viên khi mới được tuyển vào công ty cần cung cấp thông tin cho bộ phận quản lý nhân sự, ở chức năng này họ sẽ thêm các thông tin trong hồ sơ của nhân viên vào hệ thống để quản lý.
- Sửa thông tin nhân viên: Thông tin nhân viên sẽ được sửa lại khi có sai sót được báo cáo lên ban quản lý nhân sự.
- Xóa nhân viên: Khi hồ sơ về nhân viên nào đó không còn cần thiết thì hệ thống cho phép xóa bỏ mọi thông tin về nhân viên này.
Chức năng quản lý lương: Chức năng này quản lý mọi thông tin liên quan đến
lương của mỗi nhân viên trong công ty. Hàng tháng các thông tin như hệ số lương, hệ số năng suất, mức lương cơ bản, phụ cấp, thưởng (phạt) của mỗi nhân viên điều được theo dõi và ghi lại đầy đủ. Cuối tháng tính lương cụ thể cho từng nhân viên. In báo cáo tổng hợp nộp lên ban lãnh đạo.
Lương = Lương cơ bản + Lương năng suất + Tiền Thưởng + Tiền phụ cấp – Tiền phạt – Tiền Tạm ứng.
Chức năng quản lý đào tạo gồm có quản lý các khóa học, quản lý hồ sơ đào
tạo. Tương tự như quản lý nhân viên có các thao tác: tìm kiếm, thêm, sửa, xóa hồ sơ của học viên đăng kí khóa học tại công ty.
Chức năng tìm kiếm: Chức năng này được nêu ra trong hệ thống để thực hiện
tìm kiếm tổng hợp tất cả những gì liên quan đến nhân viên cần tìm. Có thể tìm kiếm tổng hợp theo từng nhân viên, hay tìm kiếm theo từng phòng ban cụ thể.
Chức năng báo cáo: Bao gồm báo cáo bảng lương chi tiết, báo cáo tổng hợp
theo yêu cầu của ban lãnh đạo.
• Yêu cầu phi chức năng:
Yêu cầu về hiệu năng của hệ thống:
- Thực hiện hiệu quả các chức năng.
- Hệ thống báo cáo đầy đủ, chính xác, có thể theo dõi tình hình nhân sự của công ty tại bất kỳ thời điểm nào, giúp người quản lý quan sát tình hình cụ thể theo nhiều thông số khác nhau.
- Có khả năng thống kê những số liệu trống (những dữ liệu định kỳ theo tháng chưa được nhập) giúp người lãnh đạo, người sử dụng có thể theo dõi hoạt động cập nhật dữ liệu.
- Tính hiệu quả: Thời gian phản hồi của các chức năng cơ bản của hệ thống cần nhanh chóng, hiệu quả.
- Tính an toàn: Hệ thống phải đáp ứng khả năng an toàn, bảo mật
- Tốc độ: Nhanh, thời gian phản hồi của các chức năng cơ bản của hệ thống không vượt quá 2 giây.
Khả năng mở rộng trong tương lai:
- Có khả năng mở rộng, thêm các chức năng mới.
- Có thể cho các cá nhân đăng kí hồ sơ dự tuyển vào công ty và các học viên đăng kí khóa học qua mạng internet hay các khóa học được tổ chức đào tạo trực tuyến để mọi cá nhân ở các khu vực khác nhau có thể tham gia.
Yêu cầu về giao diện:
- Giao diện thân thiện và dễ sử dụng với người sử dụng: Câu lệnh, câu nhắc nếu quên nhập, sử dụng nút, điền mẫu, có các biểu tượng,…
- Hệ thống chức năng được bố trí rõ ràng, đơn giản, thống nhất. Sử dụng font chữ Unicode
- Có hệ thống các phím tắt giúp thực hiện các thao tác nhanh, chính xác, hiệu quả. - Hướng dẫn người sử dụng: Hệ thống trợ giúp, hướng dẫn trực tuyến…
Các yêu cầu khác:
- Hệ thống không được để lộ các thông tin cá nhân của người dùng.
- Phần mềm có chế độ bảo mật cao để tránh sự phá hoại cố ý hoặc vô tình từ người sử dụng (có thể làm mất mát hoặc sai lệch thông tin).
Môi trường thực hiện:
- Phần mềm tương thích và hoạt đồng trên hệ điều hành Window 2000, Window XP, Window Vista, Window 7,...
3.2.2 Phân tích