XII. H Ồ S Ơ C Ủ A T Ổ CH Ứ C ĐẢ NG, CÔNG Đ OÀN, Đ OÀN THANH NIÊN
a) T ạ i Trung tâm L ư u tr ữ thành ph ố
2.3.4. Nguyên nhân d ẫ n đế n t ồ n t ạ i và h ạ n ch ế
- Đầu tiên phải kể đến đó là về phía đội ngũ cán bộ, công chức: số lượng cán bộ làm công tác văn thư vẫn còn khá “mỏng”, tình trạng cán bộ làm công tác văn thư kiêm nhiệm lưu trữ vẫn còn nhiều. Mặt khác, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của một bộ phận cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ vẫn chưa theo kịp yêu cầu công việc đề ra.
- Bên cạnh đó tại một số cơ quan, đơn vị, lãnh đạo cơ quan và các phòng trực thuộc vẫn chưa hiểu rõ và đánh giá hết được các nội dung quan trọng của công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu nên chưa dành sự quan tâm, đầu tư đúng như yêu cầu của công tác này.
- Tình trạng cán bộ, công chức chưa lập hồ sơ công việc vừa là tồn tại, nhưng đồng thời cũng là nguyên nhân quan trọng dẫn đến tài liệu tồn đọng, tích đống còn nhiều, gây tốn kém, lãng phí về công tác chỉnh lý.
- Nhiều cơ quan, đơn vị vẫn còn gặp khó khăn về kinh phí trong chỉnh lý tài liệu, đầu tư trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ...
+ Trung tâm Lưu trữ vẫn còn thiếu các văn bản pháp lý quy định, hướng dẫn cụ thể về một số nội dung của công tác thu thập tài liệu: lập Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ; ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu, Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu... Điều này gây khó khăn trong việc triển khai, thực hiện các nội dung về công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan tại các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu.
+ Ngoài ra, công tác đào tạo bồi dưỡng các nghiệp vụ về văn thư lưu trữ cho các cán bộ công chức thành phố vẫn chưa đạt được yêu cầu. Do kinh phí tổ chức lớp học còn gặp khó khăn nên các lớp học bồi dưỡng về công tác văn thư lưu trữ thường được tổ chức với số lượng quá đông, trong thời gian ngắn nên không truyền tải được hết những kiến thức, kỹ năng như yêu cầu...
Những nguyên nhân trên đây đòi hỏi sựđồng thuận và chia sẻ giữa các cơ quan đơn vị nhà nước và cơ quan quản lý nhà nước về công tác văn thư lưu trữ. Thiết nghĩ các cơ quan, đơn vị cần tận dụng tối đa mọi nguồn lực, đầu tư hơn nữa để cho công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử, nhằm phát huy được vị trí và vai trò vốn có của nó.
Tiểu kết chương 2
Những tồn tại nêu trên đã khiến hoạt động công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng còn nhiều hạn chế, chưa thực hiện đầy đủ nhiệm vụ của mình đó là bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ mà cấp trên giao phó. Vì vậy, công tác lưu trữ tại thành phốĐà Nẵng chưa có được vị trí xứng đáng với vị trí vốn có của nó trong hệ thống tổ chức các cơ quan lưu trữ lịch sử trong cả nước. Do vậy, việc hoàn thiện công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ thành phốĐà Nẵng trở thành một nhu cầu mang tính tất yếu, vấn đề là phải hoàn thiện như thế nào để phù hợp với thực tiễn hiện nay. Những mặt tồn tại và hạn chế được đưa ra là cơ sở nhằm đảm
bảo cho việc hoàn thiện công tác thu thập, bổ sung theo mục đích của Nhà nước đặt ra cho các Trung tâm lư trữ tỉnh, thành phố nói chung.
Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO TRUNG TÂM