83. Để hỗ trợ thực thi khung khổ này, DER, thông qua Bộ phận Truyền bá thông tin công cộng, sẽ làm việc với các cơ quan đại diện thường trú để xây dựng từ điển tra cứu, các thủ tục hành chính và hợp đồng với phiên dịch, đồng thời nâng cao nhận thức cho nhân viên ADB, cụ thể như sau:
84. Tuyển dụng phiên dịch. Hầu hết các cơ quan đại diện thường trú duy trì một danh sách các phiên dịch mà họ sử dụng. Danh sách này phải được thiết lập, và nếu cần thiết thì duy trì. Thay vì áp dụng quy trình tốn kém thời gian là trả công dịch thuật theo từng hợp đồng riêng lẻ, các cơ quan đại diện thường trú có thể tuyển dụng phiên dịch theo kiểu hợp đồng trọn gói/theo năm, dựa trên khối lượng công việc dịch thuật của năm đó, với số ngày làm việc ước tính. Phiên dịch có thể nhanh chóng thực hiện công việc theo kiểu không liên tục, nếu cần thiết. Điều này sẽ bao gồm những điều khoản tham chiếu đồng nhất cho các phiên dịch, và sẽ cho phép người sử dụng nhanh chóng đặt quan hệ với các phiên dịch có tiếng mỗi khi cần đến, giảm thiểu công việc giấy tờ và thời gian của nhân viên, đồng thời có thể tăng cường chất lượng bản dịch, bởi vì nếu các phiên dịch thực hiện nhiều nhiệm vụ lặp đi lặp lại cho ADB và trở nên quen hơn với các thuật ngữ cũng như kỳ vọng.
85. Các cơ quan đại diện thường trú sẽ giữ vai trò chủ đạo trong việc tư vấn cái gì cần hoặc không cần chuyển ngữ, đồng thời có thể giúp người ra quyết định áp dụng các tiêu chí mô tả trong các đoạn văn bản từ 50 đến 56. Nhân viên được giao nhiệm vụ thuê phiên dịch phải sử dụng danh sách phiên dịch của cơ quan đại diện thường trú.
86. Từđiển thuật ngữ tra cứu. Nhiều cơ quan đại diện thường trú đã bày tỏ nhu cầu cần có một từ điển tra cứu của ADB và các thuật ngữ phát triển bằng ngôn ngữ đích để chia sẻ với các phiên dịch. Điều này sẽ làm tăng tính đồng nhất và rõ ràng cho các tài liệu chuyển ngữ của ADB. DER, phối hợp với Phòng Thư ký, sẽ ủy thác xây dựng một từ điển như vậy.
87. Tăng cường nhận thức. DER sẽ tăng cường nhận thức cho nhân viên ADB về các dịch vụ dịch thuật và nguồn lực hiện có. DER sẽ hỗ trợ thiết kế và sản xuất các tài liệu càng nhiều càng tốt, và sẽ tăng cường tính đồng nhất về “cảm quan và hình thức” cho các tài liệu của ADB.
88. Tập trung hóa dịch thuật nếu thích hợp. Trong trường hợp một ngôn ngữ được dùng phổ biến tại nhiều quốc gia đang phát triển thành viên (chẳng hạn như tiếng Nga tại nhiều nước Cộng hòa Trung Á), các nỗ lực tập trung hóa dịch thuật là hợp lý. Ví dụ, DER sẽ khảo sát Vụ khu vực Tây và Trung Ávề khả năng chỉ định một cơ quan đại diện thường trú làm điều phối chung cho các hoạt động dịch thuật và đảm bảo chất lượng bản dịch các tài liệu nâng cao nhận thức bằng tiếng Nga. Phương án tập trung hóa này có thể giúp giảm bớt thời gian tiêu tốn vào việc điều phối dịch thuật của nhân viên; bằng cách chọn một địa điểm có chi phí thấp, có các phiên dịch giỏi, có thể kiểm soát được chi phí thực tế.
B. Điều phối dịch thuật
89. Công việc điều phối các hoạt động dịch thuật, cho dù là ở trụ sở chính hay ở các cơ quan đại diện thường trú, bao gồm những nhiệm vụ sau:
Bản dự thảo tham vấn ngày 25 tháng 5 năm 2006 18
(i) Thuê phiên dịch. Những hoạt động này bao gồm việc tìm kiếm các ứng viên phiên dịch có kỹ năng và khả năng phù hợp cho công việc, xác định sự sẵn sàng và quan tâm tới công việc của họ, lựa chọn một phiên dịch và đảm bảo hợp đồng được lập đúng thủ tục. Một trợ lý hành chính tại cơ quan đại diện thường trú đó có thể đảm nhận việc này. Một danh sách các phiên dịch và phương pháp hợp đồng linh động sẽ làm quá trình này hiệu quả hơn.
(ii) Điều phối dịch thuật. Các phiên dịch cần một người trả lời các câu hỏi trong quá trình thực hiện công việc của mình; người trả lời đó phải quen thuộc với nội dung của tài liệu, chẳng hạn như một cán bộ dự án.