Tạo báo cáo tự động trong word từ bảng số liệu của Excel
Khi làm báo cáo bằng Word có sử dụng số liệu từ bảng tính Excel, thường người ta thực hiện 2 công việc:
- Công việc A: Nhập số liệu vào bảng Excel để tính.
- Công việc B: Mở văn bản Word để cập nhật kết quả tính toán từ Excel (lời văn của báo cáo nói chung không thay đổi là mấy).
Việc cập nhật thủ công văn bản Word dễ nhầm lẫn và tốn công khi có nhiều số liệu. Có một cách giúp liên kết tự động dữ liệu từ Excel với văn bản Word để bạn chỉ cần làm công việc B một lần, sau đó mỗi khi bạn thực hiện công việc A xong thì Word tự động cập nhật những thay đổi và bạn chỉ việc in báo cáo ra mà không phải thực hiện công việc B nữa.
Ví dụ, chúng ta xem xét báo cáo vận chuyển hành khách của 4 hãng xe HTX, TNHH, QD và CT. Báo cáo mỗi tháng bạn cần đưa vào số liệu của tháng hiện tại và tháng trước đó để so sánh sự tăng giảm. Hiện tại ta cần làm phân tích số liệu tháng 08/2005.
Bước 1 (công việc A): Ở H.1 ta đã có sẵn bảng tính Excel với số liệu của kỳ trước
(tháng 07/2005) với các công thức để tính tổng số hành khách, tỉ lệ hành khách tăng giảm so với tháng trước... ta chỉ cần nhập vào các số liệu của tháng cần báo cáo, Excel sẽ tự động tính ra các số còn lại. Sau khi
nhập xong ta được bảng tính với các số liệu của kỳ hiện tại (tháng 08/2005) như H.2.
Bước 2: Ở H.3 là phân tích số liệu có
được trong H.1. Điều cần làm là phải sửa số liệu của kỳ trước thành số liệu của kỳ này trong bảng phân tích đó (tức là sửa từ H.3 thành H.4). Bây giờ chúng ta sẽ
liên kết dữ liệu từ Excel sang Word để các kỳ về sau chỉ cần sửa trong Excel rồi ra lệnh cho Word tự động cập nhật dữ liệu từ Excel sang.
Đầu tiên bạn vào bảng tính Excel, copy ô số liệu cần là ô C2 ở H.2 (ô được tô đỏ ở H.2) rồi vào Word đặt con trỏ vào chỗ cần sửa dữ liệu thích hợp (ngay trước con số
Hình 1: Excel, số liệu kỳ trước dùng cho
các báo cáo tháng 07/2005
Hình 2: Excel, số liệu kỳ hiện tại dùng cho
272.601 ở H.3). Xóa giá trị 272.601 ở H.3 đi rồi nhấn vào menu Edit > Paste special, bảng Paste special xuất hiện. Bạn chọn Paste link > Unformated Text rồi OK (các thao tác này tạm gọi là Paste link), phần mới được paste vào có giá trị là 273.780 như trong H.4 nhưng phần nền của số 273.780 này có màu xám. Thực hiện giống như vậy ở những số liệu khác cần sửa đổi. (Chú ý khi copy từ Excel phải copy nguyên cả ô chứ không phải chỉ tô đen phần số rồi copy).
Chú ý, nếu vùng được Paste link không có màu xám, bạn làm như sau: vào menu Tools > Options, chọn tab View, phần Field shadding chọn Always rồi OK. Riêng đối với những số liệu có thể có giá trị âm hoặc dương và giá trị này ảnh hưởng đến phần lời văn trong văn bản Word cần làm phức tạp hơn một chút. Như phần giảm 44,44% ở H.3: tháng trước giảm 44,44% vì giá trị trong Excel tương ứng là -44,44 (ở H.1). Tháng này giá trị trong bảng tính Excel là 16,39 (ở H.2), ta
phải hiển thị lời văn là tăng 16,39% trong Word. Cách làm như sau: đầu tiên bạn mở bảng tính Excel (H.2), đối với những cột nào thể hiện sự tăng giảm (ở ví dụ này là cột D và cột E) ta phải tạo thêm 2 cột phụ dùng để thể hiện lời văn cho mỗi cột. Ta làm cho cột D như sau (cột E làm tương tự):
- Chèn thêm 2 cột F và G để bổ sung cho cột D như H.5. Trong đó cột F thể hiện dấu của cột D và cột G thể hiện giá trị tuyệt đối của cột D.
- Nhập vào ô F2 công thức:
=IF(D2=0;"không tăng giảm";IF(D2>0;"tăng ";"giảm "))
Hàm này xét giá trị của ô D2, nếu =0 thì hiển thị "không tăng giảm", nếu >0 thì hiển thị "tăng ", nếu <0 thì hiển thị "giảm ".
Copy công thức trên cho các ô F3, F4, F5, F6. - Nhập vào ô G2 công thức:
=IF(D2<>0;ABS(D2);"")
Hàm này lấy giá trị tuyệt đối của ô D2.
Copy công thức trên cho các ô G3, G4, G5, G6. Bạn sẽ được các chi tiết giống với
Hình 3: Word, phân tích số liệu
của H.1
Hình 4: Word, phân tích số liệu
H.5.
Bây giờ bạn trở lại Word ở H.3:
- Xóa chữ "giảm", qua Excel copy ô F5 ở H.5 rồi Paste link vào Word. - Xóa "44,44", qua Excel copy ô G5 ở H.5 rồi Paste link vào Word. Thực hiện tương tự cho các phần khác cần sửa đổi.
Nếu thực hiện chính xác bạn sẽ có được bản báo cáo của tháng 08/2005 như H.4. Kể từ tháng sau, bạn chỉ cần nhập số liệu trong bảng tính Excel xong, mở văn bản Word lên, nhấn menu Edit > Select All rồi lại nhấn menu Edit > Links > Update Now, lập tức dữ liệu được cập nhật từ Excel vào Word.
Chú ý, để Word không tự động cập nhật dữ liệu khi mở file: vào menu Tools >
Options > General, bỏ chọn ở mục "Update automatic links at Open". Nếu không, mỗi
khi bạn mở file Word nào có dữ liệu dạng liên kết thì Word sẽ luôn hỏi có cập nhật dữ liệu hay không rất phiền phức.
Dịch nhanh văn bản bằng Microsoft Word 2003
Như các bạn đã biết, bộ Office của Microsoft là bộ công cụ mạnh, trong đó chương trình xử lý văn bản (MS Word) được sử dụng rất rộng rãi. Nếu thường soạn thảo văn bản tiếng Anh chắc hẳn bạn không thể bỏ qua tính năng kiểm tra chính tả (spelling), văn phạm (grammar) hay tra từ đồng nghĩa, trái nghĩa (thesaurus) của chương trình này.
Với phiên bản 2003, Microsoft đã đưa thêm một tính năng mới rất tiện lợi, đó là tính năng dịch nhanh văn bản từ một ngôn ngữ này sang một ngôn ngữ khác. Tính năng này hỗ trợ tiếng Anh, Pháp, Đức, Tây Ban Nha, Nga... (chưa có tiếng Việt). Tất nhiên tính năng này không thể dịch đúng như người nhưng nó có thể giúp bạn hiểu được ý chính của văn bản mà không cần phải biết ngôn ngữ gốc.
Để sử dụng được tính năng này, máy tính cần có kết nối mạng Internet và thiết lập thêm một số thông số cho chương trình thông qua research task pane - tạm dịch là cửa sổ truy vấn thông tin. Các bạn hãy mở chương trình Word 2003, từ menu Tools chọn
Research (phím tắt Alt+Click), sẽ xuất hiện một cửa sổ nhỏ bên phải văn bản hiện
hành. Hãy tìm đến và chọn mục Research options (hình 1), đảm bảo mục Translation được chọn (hình 2). Ngoài ra, bạn cũng có thể bổ sung thêm các dịch vụ khác. Để hiểu rõ hơn về, bạn có thể đọc trợ giúp "About research services" và tài liệu của tác giả Diane Vizine-Goetz & Andy Houghton, thành viên của OCLC Research (www.oclc.org/research/memberscouncil/2004-10/vizine-goetz.ppt).
Hình 1
Hình 2
Dưới đây là một đoạn văn gốc bằng tiếng Tây Ban Nha và các bước thực hiện để dịch đoạn văn đó sang tiếng Anh.
Đoạn văn gốc:
"Buenos días Félix:
Tengo dos clientes que desean realizar un combinado Vietnam / Camboya pero incluyendo 2 noches en Sapa ( que coincidan en Sábado) por lo que ruego informes de posibles itinerarios para poder realiza en el mes de Agosto. Entre 15 y 20 días de estancia.
Te adjunto en fichero aparte la idea que tiene el cliente para ver si es posible o encontrar lo que mejor se adapte a ellos pero incluyendo Sapa dentro del viaje. Sin otro particular, y en espera de tus prontas noticias, recibe un cordial saludo Atentamente, Josep Sala".
Các bước thực hiện:
Bước 1: Chọn (select) đoạn văn gốc, tốt nhất là ta chọn từng đoạn để dịch được nhanh và chính xác.
Hình 3
Sau khi chọn lệnh, một cửa sổ nhỏ sẽ xuất hiện. Mục Search for: sẽ chứa nội dung đoạn văn bản bạn vừa chọn. Phía bên dưới sẽ chỉ ra ngôn ngữ gốc From và ngôn ngữ
bạn muốn chuyển thành To. Trong ví dụ này chúng ta sẽ chọn tiếng Anh (hình 4).
Hình 4
Sau đó để hiển thị kết quả, bạn cuộn màn hình xuống phía dưới tới mục WorldLingo hoặc nó sẽ mở ra cửa sổ IE mới với nội dung đã được dịch. Bạn có thể copy và dán vào bên dưới đoạn văn gốc. Lặp lại các bước trên để dịch toàn bộ văn bản gốc.
Chèn ảnh vào nội dung văn bản
• Chèn ảnh vào nội dung văn bản (Office 2003)
• Tải ảnh từ bộ Office trên trang web của Microsoft về máy tính. • Dán ảnh bằng cách chụp màn hình máy tính
• Chèn ảnh từ một file ảnh đã có trong máy tính • Chèn ảnh vào nội dung văn bản (Office 2000) • Căn chỉnh ảnh trong Word
Chèn ảnh vào nội dung văn bản (Office 2003) 1. Vào Insert \ Picture \ Clip Art…