Sau khi tìm hiểu sơ bộ về khách hàng, KTV tiếp tục phỏng vấn, quan sát thực tế kế toán trưởng, nhân viên kế toán tiền, thủ quỹ để mô tả hoạt động kế toán tiền tại Công ty khách hàng. Để thực hiện hoạt động thu chi tiền thì được đảm nhận bởi thủ quỹ và nhân viên kế toán tiền phụ trách việc lập phiếu thu chi đồng thời quản lý các nghiệp vụ thu chi tiền trực tiếp từ khách hàng. Chứng từ được đánh số thứ tự trước, đây cũng là biện pháp hữu hiệu để ngăn ngừa các hành vi gian lận có thể xảy ra.
Hoạt động thu tiền tại Công ty Cổ phần A.
Thu tiền mặt
Khi nghiệp vụ thu tiền mặt phát sinh, kế toán tiền căn cứ vào tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ mà người nộp tiền đem đến là các nhân viên trong Công ty, còn khách hàng mua hàng hóa của Công ty thì kế toán sẽ căn cứ vào
hóa đơn GTGT để lập phiếu thu. Phiếu thu gồm 3 liên, mỗi liên đều có chữ ký của người nộp tiền, kế toán trưởng, thủ quỹ, kế toán tiền của Công ty. Liên 1 được kế toán tiền cất giữ làm căn cứ để ghi sổ chi tiết quỹ tiền mặt (ghi nợ 111), nhật ký chung, sổ cái, đối chiếu với bảng tổng hợp chi tiết, đồng thời kế toán công nợ hoặc kế toán các tài khoản đối ứng sẽ theo dõi sổ chi tiết công nợ và các tài khoản đối ứng liên quan. Liên 2 giao cho nguời nộp tiền để làm bằng chứng đối chiếu, liên 3 thủ quỹ giữ để ghi vào sổ quỹ.
Thu tiền gửi ngân hàng
Hoạt động thu tiền qua ngân hàng thường diễn ra với Công ty và khách hàng như thu tiền từ bán hàng hóa, dịch vụ... Khi khách hàng của Công ty chuyển tiền nộp vào tài khoản ngân hàng. Sau đó ngân hàng sẽ lập giấy báo có chuyển tới Công ty, kế toán tiền sẽ kiểm tra sự hợp lý hợp lệ của chứng từ rồi vào sổ chi tiết TGNH (ghi nợ 112), sổ nhật ký chung, sổ cái. Đồng thời kế toán công nợ ghi vào sổ chi tiết công nợ để ghi giảm cho các đối tượng liên quan.
Hoạt động chi tiền tại Công ty Cổ phần A.
Tại công ty phát sinh nhiều hoạt động chi tiền: mua nguyên vật liệu, TSCĐ, chi quảng cáo, vận chuyển... Đây cũng là những khoản chi chiếm tỷ trọng lớn trong Công ty. Tất cả các khoản chi của Công ty đều được thông qua Giám đốc, Kế toán trưởng, Kế toán tiền, thủ quỹ xét duyệt.
Chi tiền mặt:
Để thuận tiện trong kinh doanh, các khoản chi thường xuyên và nhỏ thì được thực hiện bằng tiền mặt như mua văn phòng phẩm, chi tạm ứng... khi nghiệp vụ chi tiền phát sinh, kế toán tiền kiểm tra tính pháp lý của lệnh chi tiền mới tiến hành viết 3 liên phiếu chi. Sau khi phiếu chi được duyệt và chi tiền thì liên 1 kế toán tiền lưu giữ để ghi vào sổ chi tiết tiền mặt (ghi có 111), sổ nhật ký chung và sổ cái, kế toán công nợ hoặc kế toán các tài khoản đối ứng ghi vào sổ chi tiết công nợ hay các tài khoản đối ứng liên quan. Liên 2 giao cho
người nhận tiền. Liên 3 giao cho thủ quỹ để tiến hành ghi vào sổ quỹ. Chi tiền gửi ngân hàng:
Căn cứ vào các chứng từ như là phiếu nhập kho, hóa hơn GTGT khi mua sản phẩm hàng hóa, dịch vụ, điện nước... kế toán tiền sẽ lập 3 liên ủy nhiệm chi gửi đến ngân hàng để chuyển tiền cho người bán. Sau khi ngân hàng chuyển tiền sẽ gửi giấy báo nợ về Công ty. Dựa vào giấy báo nợ, kế toán tiền ghi vào sổ chi tiết TGNH, sổ nhật ký chung, sổ cái. Đồng thời kế toán công nợ hoặc kế toán các tài khoản đối ứng sẽ ghi vào sổ chi tiết công nợ hoặc theo dõi vào các tài khoản đối ứng liên quan.
Đối với tiền tồn quỹ:
Mọi hoạt động thu chi tiền đều được tập trung về văn phòng Công ty, cuối ngày đều tính tổng số tiền thu chi từ các hoạt động kinh doanh trong ngày. Kế toán trưởng quy định mức tồn quỹ định mức là 100.000.000. Cuối ngày sau khi tổng hợp mức thu chi, thủ quỹ có trách nhiệm lấy số tiền dư ra của 100.000.000 gửi vào ngân hàng, và nếu trong ngày số tiền chi ra quá lớn thì tiến hành rút TGNH về nhập quỹ tiền mặt. Trong thực tế Công ty mức tồn quỹ quy định ít khi đúng ở mức 100.000.000 vào thời điểm cuối ngày mà có thể dao động hơn hoặc thấp hơn một ít do hoạt động của Công ty luôn diễn ra liên tục. Cứ mỗi quý Công ty tiến hành kiểm kê quỹ với sự có mặt của kế toán trưởng, thủ quỹ, kế toán tiền mặt. Biên bảng kiểm kê được lập với đầy dủ chữ ký của những người tham gia kiểm kê.
Hàng tháng kế toán tiền sẽ kiểm tra đối chiếu sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng với sổ phụ ngân hàng có khớp hay không. Nếu như không khớp thì thông báo cho Ngân hàng để cùng đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời. Nếu vẫn không tìm ra được nguyên nhân chênh lệch thì sẽ đưa vào tài khoản phải thu phải trả khác số tiền chênh lệch và tiếp tục tìm nguyên nhân.