- Luật pháp và quy định của nhà nước: Bao gồm toàn bộ hệ thống pháp luật về kế toán được ban hành như: Chế độ kế toán doanh nghiệp, chuẩn mực kế toán, luật
2.2.1Phương pháp tính lương và trích lập các khoản bảo hiểm tại chi nhánh công ty TNHH TM Rồng Việt
TNHH TM Rồng Việt
2.2.1 Phương pháp tính lương và trích lập các khoản bảo hiểm tại chi nhánh công ty TNHH TM Rồng Việt công ty TNHH TM Rồng Việt
2.2.1.1 Phương pháp tính lương, chế độ thưởng Phương pháp tính lương
- Khối kinh doanh trực tiếp: Bán hàng, chăm sóc khách hàng, bộ phận kho, giao nhận, lắp đặt (lắp đặt tại nhà, khu công nghiệp…).
Công ty áp dụng hình thức trả lương theo doanh số cho nhân viên thuộc khối trực tiếp. Đối với nhân viên khối trực tiếp ngoài phần lương cơ bản hàng tháng, ăn trưa nhân viên còn có thêm phần lương doanh số mỗi tháng. Hàng tháng dựa theo phần doanh số đầu tháng Trưởng bộ phận đã phân chia cho từng nhân viên và mức độ phần trăm mỗi nhân viên đã hoàn thành để đưa ra mức thưởng lương mềm hợp lý cho từng nhân viên. Bảng chấm công ngày ( Phụ lục 01)
Bảng chấm công tháng (Phụ lục 02) Bảng lương nhân viên ( Phụ lục 03) Bảng phiên lương NV ( Phụ lục 04)
Báo cáo điểm kỷ luật tháng 3/2012 ( Phụ lục 10) Bảng tổng đăng ký phép tháng ( Phụ lục 11)
- Khối kinh doanh gián tiếp: Phòng kế toán, phòng hành chính nhân sự, phòng bảo hành.
Việc hạch toán lương cho khối kinh doanh gián tiếp, công ty áp dụng trả lương theo thời gian thông qua bảng chấm công hàng ngày.
Hàng ngày khi nhân viên đến làm việc và khi đi làm sẽ được chấm công. Sau đó, kế toán sẽ tổng hợp chấm công của từng nhân viên chuyển cho Giám Đốc làm căn cứ tính lương cuối tháng. Cuối tháng kế toán dựa tổng hợp trong phần mềm chấm công làm căn cứ tính công cho từng nhân viên (số ngày công lao động, số ngày nghỉ phép, nghỉ bù…). Những trường hợp thiếu công, đi muộn, về sớm… nếu giải thích hợp lý sẽ được chấm công bổ sung theo mẫu của công ty.
Chế độ lương thưởng: Mẫu phiếu chấm điểm khen thưởng (Phụ lục 06)
+ Dựa theo tình hình kinh doanh và tài chính của công ty cùng với các kế hoạch chương trình đặt ra, công ty tiến hành xét thưởng cho các cán bộ nhân viên trong công ty tùy theo năng lực làm việc của từng cá nhân, bộ phận.
Có các hình thức thưởng sau đây:
1 - Thưởng theo kết quả hoạt động kinh doanh chung của doanh nghiệp: Áp dụng khi doanh nghiệp làm ăn có lời, người lao động trong doanh nghiệp sẽ được chia một phần tiền lời dưới dạng tiền thưởng. Hình thức này được áp dụng trả cho nhân viên vào cuối quý, sau nửa năm hoặc cuối năm tùy theo cách thức tổng kết hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
2 - Thưởng khi ký kết được hợp đồng mới: Áp dụng cho các nhân viên giới thiệu khách hàng, ký kết thêm được hợp đồng cho doanh nghiệp hoặc có các hoạt động khác có tác dụng làm tăng lợi nhuận của doanh nghiệp.
Chế độ phạt: Mẫu phiếu phạt điểm kỷ luật (Phụ lục 07)
Song song với chế độ thưởng cho công nhân viên có thành tích xuất sắc trong công việc là chế độ phạt điểm kỷ luật khi nhân viên vi phạm kỷ luật công ty hoặc không hoàn thành công việc được giao.
Thời gian nghỉ lễ: Ngoài thưởng còn có các ngày nghỉ lễ tết trong năm: tết
dương lịch, tết âm lịch,quốc khánh...
- Người lao động nghỉ làm việc được hưởng nguyên lương, những ngày lế sau đây (Theo điều luật 73 Bộ Luật lao động)
+ Tết âm lịch: 04 ngày (01 ngày cuối năm và 03 ngày đầu năm âm lịch) + Ngày giỗ tổ Hùng Vương: 01 ngày (10/3 âm lịch)
+ Ngày chiến thắng: 01 ngày (30/4 dương lịch) + Ngày Quốc tế lao động: 01 ngày (01/5 dương lịch) + Ngày quốc khánh: 01 ngày (02/9 dương lịch) + Ngày tết dương lịch: 01 ngày (1/1 dương lịch)
Nếu những ngày nghỉ nói trên trùng với ngày nghỉ hàng tuần thì người lao động được nghỉ bù vào ngày tiếp theo.
- Chế độ nghỉ năm
+ Mỗi CBCNV có 12 tháng làm việc tại công ty thì được nghỉ phép hàng năm và được hưởng nguyên lương theo quy định.
+ Thời gian nghỉ 12 ngày/ 1 năm việc nghỉ do đơn vị bố trí, sắp xếp cho phù hợp với kế hoạch kinh doanh và công tác.
Trưởng, phó phòng các đơn vị khi nghỉ phép năm phải báo trước cho người sử dụng lao động biết để có kế hoạch bố trí công việc cho phù hợp. Phép của năm nào
được bố trí nghỉ hết năm đó, trường hợp đặc biệt mới cho giải quyết vào quý 1 năm sau
+ Số ngày nghỉ hàng năm được tăng thêm tùy theo thâm niên công tác tại doanh nghiệp.
+ CBCNV nghỉ ốm quá 3 tháng trở lên thì không được nghỉ phép năm. - Nghỉ việc riêng và nghỉ không lương
+ Nghỉ việc riêng có lương: Kết hôn được nghỉ 03 ngày, con kết hôn được nghỉ 01 ngày (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Trong thời gian nghỉ không lương không được tham gia BHXH
- Nghỉ ốm thai sản BHXH như chế độ hiện hành của nhà nước quy định. Nhân viên nữ nghỉ ốm thai sản 4 tháng và được nhận lương cứng.
2.2.1.2 Trích lập các khoản bảo hiểm
Công ty tuân thủ theo công văn số 3621/BHXH – Thu ngày 7/12/2009 của BHXH Việt Nam hướng dẫn đóng tỉ lệ đóng BHXH, BHYT, BHTN, mức lương tối thiểu vùng. Từ ngày 01/2012 tỉ lệ đóng BHXH là 24%.
- Trong đó, người sử dụng lao động đóng 17%. - Người lao động đóng 7%..
2.2.2 Kế toán thanh toán với người lao động tại chi nhánh công ty TNHH TM Rồng Việt
2.2.2.1 Chứng từ sử dụng
* Chứng từ phản ánh thời gian lao động: Bảng chấm công ngày (Phụ lục 01), Bảng chấm công tháng (Phụ lục 02)
Hàng ngày, Nhân viên khi đi làm và ra ngoài đều tự ký tên, ghi ngày giờ đến và đi theo các ký hiệu quy định trong toàn công ty.
Cuối ngày, người phụ trách bộ phận sẽ ký vào bảng chấm công và chuyển bảng chấm công bộ phận hành chính cùng một số chứng từ liên quan như: Phiếu nghỉ hưởng BHXH… về bộ phận kế toán thanh toán lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương. Kế toán thanh toán này kiểm tra, đối chiếu và quy ra công để tính lương, tính BHXH…
* Chứng từ phản ánh tiền lương phải trả, thanh toán các khoản cho công nhân viên
+ Bảng thanh toán lương.
+ Các chứng từ phản ánh các khoản khấu trừ vào thu nhập của CNV: khấu trừ tạm ứng lương, tiền bồi thường vật chất, thuế thu nhập cá nhân…
+ Phiếu chi, giấy báo Nợ ngân hàng.
Trong trường hợp chưa thanh toán lương, nhưng công nhân viên muốn nhận được lương trước hoặc cả một bộ phận trong công ty muốn nhận lương trước với lý do chính đáng thì có thể viết giấy tạm ứng - lấy trước lương. Giám đốc, thủ trưởng đơn vị đó sẽ duyệt chi, sau đó giấy tạm ứng sẽ được chuyển đến cho thủ quỹ để chi tiền, bản này sẽ được lưu lại để sau này lấy căn cứ để khấu trừ khoản lương đã nhận trước.
2.2.2.2 Tài khoản sử dụng: Các TK được kế toán bộ phận lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương sử dụng để hạch toán lương và các khoản trích theo lương:
* TK 334:Phải trả người lao động
* TK 338: Phải trả, phải nộp khác
Chi tiết: TK 3382: Kinh phí công đoàn. TK 3383: Bảo hiểm xã hội. TK 3384: Bảo hiểm y tế.
TK 3389: Bảo hiểm thất nghiệp. Các tài khoản chi tiết :
* TK 6422: Chi phí quản lý doanh nghiệp.
2.2.2.3 Kế toán trích lập BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ
- Tính BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ:Theo chế độ hiện hành, BHXH của công ty được tính bằng 24% tổng quỹ lương toàn công ty, trong đó 17% tính vào chi phí kinh doanh và 7% tính vào tổng thu nhập của nhân viên.
Trích nộp bảo hiểm tại công ty với cơ quan bảo hiểm xã hội hàng quý, hạch toán vào TK 338 (tài khoản phải trả)
- Quỹ BHXH tại công ty: Theo quy định hiện hành, hàng tháng khi có nghiệp vụ phát sinh (ốm đau, thai sản…) công ty ứng trả cho công nhân viên. Đến cuối tháng công ty chuyển chứng từ công ty chuyển chứng từ tới cơ quan bảo hiểm xã hội quận để thanh toán. Nếu chứng từ hợp lệ bảo hiểm xã hội quận sẽ chuyển trả lại số tiền đó cho công ty. - Chế độ trợ cấp BHXH tại công ty:
Mức BHXH của
công nhân viên = 75% lương cơ bản x
số ngày nghỉ lương ốm (hoặc nghỉ đẻ).
+ Số ngày nghỉ hưởng lương BHXH (ốm, sảy thai, đẻ, tai nạn lao động…) không vượt quá số ngày theo chế độ của nhà nước.
+ Bảo hiểm phải trả cho công nhân viên căn cứ vào giấy nghỉ đẻ, thai sản, tai nạn lao động, ốm đau do bệnh viện khám chữa bệnh xác nhận số ngày nghỉ để thanh toán theo chế độ bảo hiểm xã hội cho từng người lao động và được hạch toán vào TK 334 ( phải trả công nhân viên). (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Chứng từ sử dụng
+ Bảng chấm công (mẫu số 01a-LĐTL) – Phụ lục 01
+ Bảng thanh toán tiền lương (mẫu số 02-LĐTL) – Phụ lục 03 - Tài khoản sử dụng: 334, 338, 111, 112, 6421, 6422...
- Quy trình kế toán:
Hàng ngày, các phòng ban sử dụng bảng chấm công để theo dõi thời gian làm việc của cán bộ công nhân viên trong bộ phận của mình. Cuối tháng, các bộ phận gửi bảng chấm công về Phòng tài chính kế toán.
Căn cứ vào bảng chấm công, quy chế trả lương của Công ty đã quy định, phòng tài chính kế toán tính toán và lập Bảng tổng hợp lương.
Phòng kế toán tính lương cụ thể cho từng cá nhân, sau đó lập Bảng thanh toán lương (bộ phận) và Bảng thanh toán lương (toàn Công ty). Các Bảng thanh toán lương sau khi lập được chuyển cho kế toán trưởng, giám đốc Công ty ký duyệt. Đồng thời, kế toán lập phiếu thanh toán lập phiếu chi và chuyển cho thủ quỹ thực hiện chi tiền lương cho nhân viên.
Hàng ngày từ bảng thanh toán lương, bảng thanh toán tiền thưởng, bảng thanh BHXH, bảng thanh toán các khoản trợ cấp, phiếu chi, ủy nhiệm chi, giấy báo nợ… kế toán tiền lương tiến hành lập sổ quỹ tài khoản 334, 338, sổ chi tiết thanh toán với nhân viên và lập chứng từ ghi sổ. Từ chứng từ ghi sổ kế toán tiến hành lập sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái tài khoản 334, 338. Sau đó đối chiếu số liệu trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ với Sổ cái xem có khớp đúng hay không.
Cuối kỳ, từ sổ các sổ chi tiết thanh toán kế toán tiến hành lập Bảng tổng hợp chi tiết, sau đó đối chiếu số liệu từ với Sổ cái tài khoản 334, 338. Khi số liệu đã khớp đúng kế toán tiến hành lập Bảng cân đối tài khoản dựa vào sổ Cái tài khoản và Bảng tổng hợp chi tiết. Dựa vào bảng cân đối tài khoản kế toán tiến hành lập Báo cáo tài chính. • Trình tự hạch toán
TK141,138,338,333 TK334 TK6421, 6422 Khấu trừ vào thu nhập Phân bổ tiền lương, thưởng
TK111,112 Thanh toán lương cho
Người lao động TK111,112 TK3388
Nhận lương Giữ hộ lương NV
Biểu hình 2.4: Trình tự hạch toán
• Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết
Từ chứng từ gốc ban đầu như: Bảng thanh toán lương, bảng thanh toán tiền thưởng, phiếu chi, ủy nhiệm chi, Giấy báo nợ… kế toán tiến hành lập sổ chi tiết thanh toán với nhân viên cho từng bộ phận. Đến cuối kỳ từ các sổ chi tiết thanh toán với nhân viên các bộ phận kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp chi tiết để làm căn cứ lập bảng cân đối tài khoản.
• Quy trình ghi sổ kế toán tổng hợp
Từ các chứng từ gốc cứ sau 10 ngày kế toán tiến hành lập chứng từ ghi sổ một lần, đến cuối tháng từ các chứng từ ghi sổ đã lập kế toán lập sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
- Sổ nhật ký:
Sổ Nhật ký phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau: Ngày, tháng ghi sổ;
Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ; Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. - Sổ Cái:
Sổ Cái phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau: Ngày, tháng ghi sổ;
Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ; Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào bên Nợ hoặc bên Có của tài khoản.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung.
(1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
(2) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật
ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
( Mẫu sổ NKC của Công ty TNHH TM Rồng Việt: Phụ lục 12 ).
CHƯƠNG III