Chứng từ kế toỏn là những giấy tờ chứng minh cho nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh đó phỏt sinh và thực sự hoàn thành. Mọi số liệu ghi sổ kế toỏn bắt buộc phải cú chứng từ hợp phỏp, hợp lệ chứng minh.
Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chớnh phỏt sinh trong việc thu, chi BHXH, BHYT; trong việc hỡnh thành cỏc loại vốn, quỹ, tài sản, vật tư đều phải lập chứng từ và đều phải là chứng từ hợp lệ, hợp phỏp.
Chứng từ kế toỏn hợp phỏp là chứng từ được lập theo đỳng mẫu quy định của chế độ này, việc ghi chộp trờn chứng từ phải đỳng với bản chất nội dung, nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh và được luật phỏp cho phộp, cú đầy đủ chữ ký của người chịu trỏch nhiệm và dấu của đơn vị
Chứng từ hợp lệ là chứng từ được ghi chộp đầy đủ, kịp thời cỏc yếu tố, cỏc tiờu thức và phương phỏp lập.
Đối với cỏc chứng từ kế toỏn thống nhất cần được lập kịp thời, đầy đủ, đỳng quy định về biểu mẫu, nội dung, phương phỏp lập, tớnh toỏn chớnh xỏc về số liệu của cỏc nghiệp vụ kinh tế. Mọi chứng từ kế toỏn phải được tổ chức luõn chuyển theo trỡnh tự và thời gian do kế toỏn trưởng quy định.
Trung tõm Dịch vụ Thương mại Dược Mỹ phẩm sử dụng cỏc loại chứng từ
nh sau :
- Chứng từ bỏn hàng: Theo dừi chặt chẽ doanh thu bỏn hàng của Cụng ty và làm cơ sở ghi tổng doanh thu và cỏc sổ kế toỏn liờn quan đến đơn vị bỏn, làm cơ sở lập phiếu nhập kho, thanh toỏn tiền, ghi sổ kế toỏn đối với đơn vị mua. - Chứng từ hàng tồn kho: Theo dừi tỡnh hỡnh sản xuất, nhập, tồn kho vật tư, sản phẩm, hàng hoỏ làm căn cứ kiểm tra tỡnh hỡnh sản xuất, dự trữ vật tư, sản phẩm, hàng hoỏ và cung cấp thụng tin cần thiết cho việc quản lý hàng tồn kho.
+ Phiếu nhập kho( Mẫu số 01 – VT ) ( Mẫu số 01 – VT )
+ Phiếu xuất kho( ( Mẫu số 02 -- VT )
+ Phiếu xuất kho kiờm vận chuyển nội bộ( Mẫu số 03 – VT ) ( Mẫu số 03 –
VT )
+ Biờn bản kiểm kờ vật tư SP hàng hoỏ( Mẫu số 08 – VT ) ( Mẫu số 08 –
VT )
+ Hoỏ đơn cước vận chuyển( Mẫu số 03 – BH ) ( Mẫu số 03 – BH )
+ Thẻ kho( Mẫu số 06 – VT ) ( Mẫu số 06 – VT )
+ Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức( Mẫu số 04 – VT ) ( Mẫu số 04 – VT )
+ Biờn bản kiểm nghiệm vật tư( Mẫu số 05 – VT ) ( Mẫu số 05 – VT )
+ Phiếu bỏo vật tư cũn lại cuối kỳ( Mẫu số 07 – VT ). ( Mẫu số 07 – VT ). - Chứng từ về lao động tiền lương: Theo dừi tỡnh hỡnh sử dụng thời gian lao động và cỏc khoản thanh toỏn cho người lao động như: Tiền lương, tiền thưởng, cỏc khoản phụ cấp. Đồng thời cung cấp những tài liệu cần thiết cho việc hạch toỏn chi phớ sản xuất, tớnh giỏ thành, hạch toỏn thu nhập.
+ Bảng chấm cụng( Mẫu số 01 – LĐTL ) ( Mẫu số 01 – LĐTL )
+ Bảng thanh toỏn tiền lương( Mẫu số 02 – LĐTL ) ( Mẫu số 02 –
LĐTL )
+ Bảng thanh toỏn tiền thưởng( Mẫu số 03 – LĐTL ) ( Mẫu số 03 –
LĐTL )
+ Phiếu bỏo làm thờm ngoài giờ( Mẫu số 07 – LĐTL ) ( Mẫu số 07 – LĐTL )
+ Phiếu nghỉ hưởng BHXH( Mẫu số 03 – LĐTL ) ( Mẫu số 03 – LĐTL ) + Phiếu khoỏn sản phẩm
+ Bảng thanh toỏn tạm ứng lương.
- Chứng từ tiền tệ: Theo dừi tỡnh hỡnh thu, chi, tồn quỹ tiờn mặt, cỏc khoản tạm ứng nhằm cung cấp những thụng tin cần thiết cho kế toỏn và quản lý của Cụng ty trong lĩnh vực tiền tệ.
+ Phiếu thu( Mẫu số 01 –TT ) ( Mẫu số 01 – TT )
+ Phiếu chi( mẫu số 02 – TT ) ( mẫu số 02 – TT )
+ Giấy thanh toỏn tiền tạm ứng( mẫu số 04 – TT ) ( mẫu số 04 – TT )
+ Bảng kiểm kờ quỹ( mẫu số 07a – TT ) ( mẫu số 07a – TT )
Tài khoản kế toỏn là phương phỏp kế toỏn dựng để phõn loại và hệ thống hoỏ cỏc nghiệp vụ kinh tế – tài chớnh phỏt sinh theo nội dung kinh tế. Tài khoản kế toỏn phản ỏnh và kiểm soỏt thường xuyờn, liờn tục cú hệ thống tỡnh hỡnh vận động của kinh phớ và sử dụng kinh phớ tại Trung tõm dịch vụ Thương mại Dược Mỹ phẩm
Tài khoản kế toỏn được mở cho từng đối tượng kế toỏn cú nội dung kinh tế riờng biệt. Toàn bộ cỏc tài khoản kế toỏn sử dụng trong kế toỏn hỡnh thành Hệ thống tài khoản kế toỏn. Nhà nước Việt Nam quy định thống nhất Hệ thống tài khoản kế toỏn ỏp dụng cho tất cả cỏc đơn vị hoạt động sản xuất kinh doanh. Hệ thống tài khoản kế toỏn thống nhất là bộ phận cấu thành quan trọng của kế toỏn bao gồm những quy định thống nhất về loại tài khoản, số lượng tài khoản, ký hiệu và nội dung ghi chộp của từng tài khoản.
Hệ thống tài khoản kế toỏn của Trung tõm dịch vụ Thương mại Dược Mỹ phẩm được xõy dựng dựa theo nguyờn tắc dựa vào bản chất và nội dung hoạt động của Trung tõm dịch vụ Thương mại Dược Mỹ phẩm, cú vận dụng nguyờn tắc phõn loại và mó hoỏ của Hệ thống tài khoản kế toỏn hành chớnh sự nghiệp nhằm :
- Đỏp ứng đầy đủ cỏc yờu cầu quản lý và kiểm soỏt về thu, chi, tỡnh hỡnh thu nợ, thanh toỏn, chi tiờu cỏc khoản BHXH, BHYT.
- Phản ỏnh đầy đủ cỏc hoạt động kinh tế – tài chớnh phỏt sinh của cỏc đơn vị bỏn hàng.
- Đỏp ứng yờu cầu xử lý thụng tin bằng cỏc phương tiện tớnh toỏn và thoả món đầy đủ nhu cầu thụng tin cho cỏc cơ quan quản lý chức năng của Nhà nước. Hệ thống tài khoản kế toỏn của Trung tõm dịch vụ Thương mại Dược Mỹ phẩm bao gồm cỏc tài khoản trong Bảng cõn đối tài khoản và cỏc tài khoản ngoài Bảng cõn đối tài khoản.
Cỏc tài khoản ngoài Bảng cõn đối tài khoản phản ỏnh những tài sản hiện cú ở đơn vị nhưng khụng thuộc quyền sở hữu của đơn vị ( như tài sản thuờ ngoài, nhận hộ, nhận gia cụng, tạm giữ…) những chỉ tiờu kinh tế đó phản ỏnh ở cỏc tài khoản trong Bảng cõn đối, nhưng cần theo dừi để phục vụ cho yờu cầu
quản lý như : Giỏ trị cụng cụ, dụng cụ lõu bền, nguyờn tệ cỏc loại, những hạn mức kinh phớ cỏc loại được cấp phỏt…
Nguyờn tắc ghi sổ tài khoản ngoài Bảng cõn đối theo phương phỏp ghi “đơn” nghĩa là khi ghi vào một tài khoản thỡ khụng phải ghi đối ứng với cỏc tài khoản khỏc, số dư của cỏc tài khoản này khụng nằm trong Bảng cõn đối.
Căn cứ vào Hệ thống tài khoản kế toỏn hoạt động sản xuất kinh doanh, cỏc đơn vị quy định những tài khoản kế toỏn cấp II, cấp III phự hợp với đặc điểm, nội dung cỏc hoạt động và yờu cầu quản lý của Trung tõm dịch vụ Thương mại Dược Mỹ phẩm.
Nội dung và phương phỏp ghi chộp tài khoản của Trung tõm dịch vụ Thương mại Dược Mỹ phẩm :
1. Tài khoản loại 1 : Tiền và vật tư
Loại tài khoản này dựng để phản ỏnh số hiện cú, tỡnh hỡnh biến động cỏc loại tiền và vật tư của Trung tõm dịch vụ Thương mại Dược Mỹ phẩm
Cỏc loại tiền của Trung tõm dịch vụ Thương mại Dược Mỹ phẩm bao gồm : Tiền mặt ( kể cả tiền Việt Nam và ngoại tệ); Vàng, bạc, kim khớ đỏ qỳy; cỏc loại chứng chỉ cú giỏ; Tiền giử ở Ngõn hàng hoặc kho bạc Nhà nước. Cỏc loại vật tư bao gồm cỏc loại sử dụng cho hoạt động của Trung tõm ( vật liệu, nhiờn liệu, cụng cụ, dụng cụ ) và cả cỏc loại vật tư phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh ( sản phẩm, hàng hoỏ )
1.1 Hạch toỏn kế toỏn tiền và vật tư cần tụn trọng cỏc quy định như sau:
1.1.1. Kế toỏn vốn bằng tiền phải sử dụng thống nhất một đơn vị tiền tệ là đồng Ngõn hàng Việt Nam, vàng, bạc, kim khớ qỳy và ngoại tệ phải được quy đổi ra đồng Việt nam để ghi sổ kế toỏn.
Về nguyờn tắc ngoại tệ, vàng, bạc, kim khớ qỳy, đỏ qỳy hạch toỏn trờn tài khoản tiền phải được phản ỏnh theo giỏ thực tế tại thời điểm phỏt sinh nghiệp vụ. Để đơn giản cho cụng tỏc kế toỏn, cỏc tài khoản tiền mặt, tiền gửi Ngõn hàng phỏt sinh bằng ngoại tệ được quy ra đồng Việt nam theo tỷ giỏ hạch
toỏn. Chờnh lệch giữa tỷ giỏ hạch toỏn và tỷ giỏ thực tế được phản ỏnh vào TK 413 – Chờnh lệch tỷ giỏ.
1.1.2. Đối với Vàng, bạc, kim khớ qỳy, đỏ qỳy, ngoài việc theo dừi về mặt giỏ trị cũn phải được quản lý về mặt chất lượng, số lượng, quy cỏch theo đơn vị đo lường thống nhất của Nhà nước Việt nam. Cỏc loại ngoại tệ phải được quản lý chi tiết theo từng nguyờn tệ.
1.1.3. Đối với vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoỏ ngoài việc phản ỏnh về mặt giỏ trị phải quản lý chi tiết theo từng loại, từng thứ, từng mặt hàng, nhằm đảm bảo khớp đỳng giữa giỏ trị và hiện vật. Tất cả cỏc vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoỏ khi nhận đều phải được kiểm nhận cả về số lượng, chất lượng; Cuối kỳ kế toỏn phải tiến hành kiểm kờ, xỏc định số vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoỏ tồn kho thực tế. Thực hiện đối chiếu giữa sổ kế toỏn với sổ kho, giữa số liệu trờn sổ kế toỏn với thực tế tồn kho.
2. Tài khoản loại 2 : Tài sản cố định
Là loại tài sản phản ỏnh giỏ trị hiện cú, tỡnh hỡnh biến động của cỏc loại tài sản cố định hữu hỡnh, tài sản cố định vụ hỡnh theo chỉ tiờu nguyờn giỏ và giỏ trị đó hao mũn, đồng thời phản ỏnh tỡnh hỡnh thực hiện cụng tỏc đầu tư XDCB đang diễn ra ở đơn vị.
2.1 Hạch toỏn kế toỏn Tài sản cố định cần tụn trọng cỏc quy đinh như sau :
2.1.1. Phản ỏnh đầy đủ, chớnh xỏc, kịp thời cả về mặt số lượng, giỏ trị và hiện trạng của những Tài sản cố định hiện cú; tỡnh hỡnh tăng, giảm và việc sử dụng tài sản. Thụng qua đú giỏm đốc chặt chẽ việc đầu tư, mua sắm, sử dụng tài sản cố đinh của đơn vị.
2.1.2. Trong mọi trường hợp, kế toỏn tài sản cố định phải tụn trọng nguyờn tắc đỏnh giỏ theo nguyờn giỏ ( giỏ thực tế hỡnh thành tài sản cố định ) và giỏ trị cũn lại của tài sản cố định.
2.1.3. Kế toỏn tài sản cố định phải phản ỏnh đầy đủ cả ba chỉ tiờu giỏ trị tài sản cố định : Nguyờn giỏ, giỏ trị hao mũn, và giỏ trị cũn lại của Tài sản cố định.
2.1.4. Kế toỏn phải phõn loại Tài sản cố định theo đỳng phương phỏp phõn loại đó được quy định thống nhất nhằm phục vụ cú hiệu quả cho cụng tỏc quản lý, tổng hợp cỏc chỉ tiờu của Nhà nước.
3. Tài khoản loại 3 : Thanh toỏn
Phản ỏnh cỏc nghiệp vụ về thanh toỏn giữa cỏc bộ phận bỏn hàng thuộc Trung tõm dịch vụ Thương mại Dược Mỹ phẩm; cỏc nghiệp vụ về thanh toỏn giữa Trung tõm với Nhà nước, với cỏc đơn vị, tổ chức bờn ngoài về quan hệ mua, bỏn, cung cấp dịch vụ, vật tư, sản phẩm, hàng hoỏ và cỏc quan hệ thanh toỏn giữa cỏc đơn vị với cấp trờn, cấp dưới với viờn chức và đối tượng khỏc trong đơn vị.
3.1. Hạch toỏn thanh toỏn cần tụn trọng cỏc quy định nh sau :
3.1.1. Những khỏch nợ, chủ nợ mà Trung tõm cú quan hệ giao dịch, thanh toỏn thường xuyờn hoặc cú số dư nợ lớn, kế toỏn cần phải lập bảng kờ nợ, đối chiếu, kiểm tra, xỏc nhận nợ và cú kế hoạch thu hồi hoặc trả nợ kịp thời, trỏnh tỡnh trạng kờ đọng và làm tổn thất kinh phớ của Nhà nước.
Trường hợp một đối tượng vừa phải thu, vừa phải trả, sau khi hai bờn đối chiếu, xỏc nhận nợ cú thể lập chứng từ để thanh toỏn bự trừ.
3.1.2. Kế toỏn phải theo dừi chặt chẽ từng khoản nợ phải thu, nợ phải trả và thường xuyờn kiểm tra đụn đốc thu hồi nợ, trỏnh tỡnh trạng bị chiếm dụng vốn, kinh phớ hoặc để nợ nần dõy dưa, khờ đọng đồng thời phải nghiờm chỉnh chấp hành kỷ luật thanh toỏn, kỷ luật thu nộp ngõn sỏch, nộp và trả đầy đủ, kịp thời cỏc khoản phải nộp và cỏc khoản phải trả.
3.1.3. Mọi khoản Thanh toỏn của Trung tõm phải được hạch toỏn chi tiết theo từng nội dung thanh toỏn cho từng đối tượng, từng lần thanh toỏn.
3.1.4. Mọi khoản chi BHXH phải chi cho đỳng đối tượng, cú chứng từ hợp lờ, hợp lý, hợp phỏp; phải thanh toỏn dứt điểm cỏc khoản chi BHXH theo quy định.
Dựng để phản ỏnh số hiện cú, tỡnh hỡnh biến động và quyết toỏn cỏc nguồn vốn, kinh phớ, cỏc quỹ của Trung tõm
4.1. Hạch toỏn loại tài khoản nguồn kinh phớ cần tụn trọng một số quy định như sau :
4.1.1. Trung tõm dịch vụ Thương mại Dược Mỹ phẩm phải hạch toỏn đầy đủ, rành mạch, rừ ràng từng loại kinh phớ, quỹ và phải theo dừi chi tiết theo từng nguồn hỡnh thành.
4.1.2. Việc kết chuyển từ nguồn kinh phớ, từ quỹ này sang nguồn kinh phớ quỹ khỏc phải chấp hành theo đỳng chế độ và làm đầy đủ cỏc thủ tục cần thiết. Trường hợp mua Tài sản cố định, xõy dựng cơ bản bằng cỏc quỹ hoặc bằng kinh phớ đầu tư xõy dựng cơ bản, khi cụng tỏc mua sắm, xõy dựng cơ bản đó hoàn thành đưa vào sử dụng cho hoạt động kinh doanh, Trung tõm phải hạch toỏn cỏc quỹ cơ quan hoặc giảm kinh phớ đầu tư xõy dựng cơ bản và tăng kinh phớ hỡnh thành Tài sản cố định.
4.1.3. Kinh phớ phải được sử dụng đỳng mục đớch, nội dung dự toỏn phờ duyệt đỳng tiờu chuẩn và định mức của Nhà nước. Cuối niờn độ kế toỏn, kinh phớ khụng sử dụng hết phải hoàn trả cho Nhà nước hoặc cho cấp trờn, Trung tõm chỉ được kết chuyển sang năm sau khi được phộp của cơ quan tài chớnh.
4.1.4. Cuối mỗi kỳ kế toỏn, Trung tõm phải làm thủ tục đối chiếu, thanh toỏn tỡnh hỡnh tiếp nhận và sử dụng từng loại kinh phớ với cơ quan tài chớnh, cơ quan chủ quản, cơ quan chủ trỡ thực hiện cỏc chương trỡnh, dự ỏn…theo đỳng quy định của chế độ tài chớnh hiện hành.
5. Tài khoản loại 5 : Cỏc khoản thu.
Loại tài khoản này dựng để phản ỏnh và tổng hợp cỏc khoản thu nhập do hoạt động đầu tư tài chớnh, hoạt động sản xuất kinh doanh mang lại. Ngoài ra loại tài khoản này cũn dựng để phản ỏnh tất cả cỏc khoản thu khỏc theo chế độ quy định và được phộp của Nhà nước phỏt sinh ở cỏc đơn vị .
Loại tài khoản này dựng để phản ỏnh cỏc khoản chi của cỏc hoạt động trong Trung tõm dịch vụ Thương mại Dược Mỹ phẩm, như chi cho BHXH, chi khỏm chữa bệnh BHYT, chi cho hoạt động chuyờn mụn và bộ mỏy quản lý của Trung tõm; chi phớ thực hiện cỏc chương trỡnh dự ỏn, đề tài; chi phớ sản xuất kinh doanh, dịch vụ, chi phớ thanh lý nhượng bỏn vật tư, tài sản cố định…
6.1. Hạch toỏn loại tài khoản cỏc khoản chi cần tụn trọng cỏc nguyờn tắc sau:
6.1.1. Tớnh toỏn, ghi chộp phản ỏnh chớnh xỏc, đầy đủ, kịp thời những chi phớ thực tế phỏt sinh bao gồm chi hoạt động, chi dự ỏn, chi BHXH, chi khỏm chữa bệnh BHYT, chi hoạt động kinh doanh và theo từng nguồn kinh phớ, quỹ tương ứng.
6.1.2. Phải đảm bảo thống nhất giữa hạch toỏn với việc lập dự toỏn về nội dung chi, phương phỏp tớnh toỏn…
6.1.3. Phải tổ chức hạch toỏn chi tiết theo từng năm ( Năm trước, năm nay )
6.1.4. Cỏc đơn vị cấp trờn ngoài việc phải theo dừi tập hợp cỏc khoản chi của đơn vị mỡnh cũn phải tổng hợp chi trong toàn nghành.
7. Tài khoản loại 0 : Cỏc tài khoản ngoài Bảng cõn đối tài khoản .
Cỏc tài khoản ngoài Bảng cõn đối tài khoản được dựng để phản ỏnh những tài sản hiện cú ở đơn vị nhưng khụng thuộc quyền sở hữu của đơn vị, như : Tài sản thuờ ngoài, nhận giữ hộ, nhận gia cụng, tài sản tạm giữ chờ xử lý; Đồng thời phản ỏnh một số chỉ tiờu khỏc đó được ghi chộp trong Bảng cõn đối tài khoản nhưng cần được theo dừi chi tiết để phục vụ cỏc yờu cầu quản lý cụ thể như : Dụng cụ lõu bền đang sử dụng, ngoại tệ cỏc loại, Hạn mức kinh phớ hoạt động, Hạn mức kinh phớ khỏc.
Việc hạch toỏn trờn cỏc tài khoản thuộc loại này được quy định theo phương phỏp ghi đơn. Việc xỏc định giỏ trị tài sản để hạch toỏn cỏc tài khoản này