Sự hợp tác nhĩm trong hoạt động chất lượng cĩ một ý nghĩa rất to lớn đối với các tổ chức, xí nghiệp...vì sự cố gắng vượt bậc của mỗi cá nhân riêng lẽ trong tổ chức khĩ cĩ thể đạt được sự hồn chỉnh trong việc giải quyết những thắc mắc, trục trặc so với sự hợp tác của nhiều người, do vậy mà hình thức hợp tác nhĩm sẽ mang lại một hiệu quả cao trong việc cải tiến chất lượng nhất là trong quá trình áp dụng TQM. Tinh thần hợp tác nhĩm thấm nhuần rộng rãi trong mọi tổ chức là bộ phận thiết yếu để thực hiện TQM. Nhưng như vậy khơng ngụ ý rằng vai trị của cá nhân sẽ bị lu mờ và ngược lại nĩ càng cĩ thể được phát triển mạnh mẽ hơn.
Để làm được điều này thì tổ chức phải tạo điều kiện cho mỗi thành viên thấy được trách nhiệm của mình, của nhĩm trong cơng việc bằng cách trao cho họ quyền tự quyết và phải thừa nhận những đĩng gĩp, ý kiến, hay những cố gắng bước đầu của họ. Chính tinh thần trách nhiệm đĩ làm nảy sinh tính tự hào, hài lịng với cơng việc và việc làm tốt hơn. Sự hợp tác nhĩm được hình thành từ lịng tin cậy, tự do trao đổi ý kiến và đặc biệt là sự thơng hiểu cơng việc của các thành viên đối với những mục tiêu, kế hoạch chung của doanh nghiệp.
Các hoạt động quản lý và cải tiến chất lượng địi hỏi phải cĩ sự hợp tác nhĩm và các mối quan hệ tương hỗ lẫn nhau. Mục tiêu hoạt động của các tổ, nhĩm chất lượng thường là tập trung vào các vấn đề cụ thể, qua sự phân tích, thảo luận, hiến kế của các thành viên sẽ chọn ra các giải pháp tối ưu, khả thi nhất. Hoạt động của các nhĩm chất lượng trong doanh nghiệp rất đa dạng và phong phú, nếu được quản lý tốt sẽ mang lại hiệu quả rất lớn trong việc thực hiên chương trình TQM một cách nhanh chĩng và tiết kiệm.
Để thực hiện việc cam kết tham gia quản lý, cải tiến chất lượng ở tất cả mọi thành viên trong doanh nghiệp cần phải cĩ một chương trình đào tạo, huấn luyện cụ thể, tiến hành một cách cĩ kế hoạch và thường xuyên để đáp ứng những thay đổi về cơng nghệ cũng như thích ứng một cách nhanh chĩng với những yêu cầu về sản phẩm ngày càng đa dạng của thị trường. Mặt khác, việc áp dụng TQM địi hỏi sự tiêu chuẩn hĩa tất cả các yếu tố của quá trình sản xuất, qui trình cơng nghệ. Cơng việc kiểm tra, kiểm sốt chất lượng địi hỏi phải sử dụng các cơng cụ thống kê, các hoạt động cần được tính tốn phối hợp một cách đồng bộ, cĩ kế hoạch cho nên cơng tác đào tạo, huấn luyện về chất lượng là một yêu cầu cần thiết.
Mục tiêu của cơng tác đào tạo phải được đề ra một cách cụ thể và thường tập trung vào các vấn đề sau:
- Phải đảm bảo rằng mọi nhân viên đều được đào tạo, huấn luyện đúng đắn để họ cĩ thể thực thi đúng nhiệm vụ được phân cơng.
- Làm thế nào để nhân viên hiểu rõ được các yêu cầu của khách hàng?
- Những lĩnh vực nào cần ưu tiên cải tiến?
- Xây dựng các kế hoạch nhân sự lâu dài, chuẩn bị cho tương lai.
- Cần phải soạn thảo thêm các thủ tục, tiêu chuẩn nào?
Cần phải theo dõi bằng sổ sách, văn bản những vấn đề đào tạo một cách hệ thống, thường xuyên. Việc đào tạo về chất lượng trong doanh nghiệp cần phải thực hiện cho mọi cấp quản trị với những nội dung thích hợp:
2.2.10.1.-Cấp lãnh đạo cấp cao :
Họ là những người quyết định chính sách, chiến lược nên việc am hiểu TQM đối với họ sẽ cĩ tính chất quyết định thành cơng hay thất bại của chương trình.
2.2.10.2.-Cấp lãnh đạo trung gian :
Là những ngưịi quyết định về sách lược hoặc thực thi các chính sách. Mục tiêu đào tạo cho cấp nầy là làm cho họ cĩ ý thức và quyết tâm thực hiện các biện pháp về chất lượng phù hợp với mục tiêu đã đề ra. Trong cấp nầy, người cần đặc biệt chú ý là các Giám đốc, Trưởng phịng phụ trách về chất lượng trong doanh nghiệp. Họ cần phải cĩ đủ trình độ để tư vấn cho lảnh đạo về chất lượng trong doanh nghiệp, kể cả trong việc thiết kế, vận hành và kiểm sốt hệ thống chất lượng. Ngồi ra, họ cịn cĩ trách nhiệm huấn luyện và giúp đỡ các đồng nghiệp khác trong việc thiết kế và vận hành hệ thống quản lý chất lượng trong phạm vi chức năng của họ. Nội dung đào tạo đối với đối tượng nầy bao gồm việc đào tạo, huấn luyện tồn diện về triết lý, khái niệm, kỹ thuật, các phương pháp kiểm sốt chất lượng bằng thống kê (SQC).
2.2.10.3.-Các cán bộ giám sát chất lượng và lãnh đạo nhĩm chất lượng :
Là những người kiểm tra giám sát và quyết định cơng việc tại chỗ. Họ cần được trang bị kiến thức để quản lý tại chỗ việc thực thi các hoạt động chất lượng, phải sử dụng thành thạo các cơng cụ SQC, phải cĩ khả năng kiểm sốt, hướng dẫn nhân viên tại chỗ. Thành cơng của TQM phụ thuộc rất nhiều vào sự tham gia trực tiếp của nhĩm người nầy. Việc đào tạo huấn luyện nhĩm nầy thường do lãnh đạo cấp trung gian đảm nhận và tập trung vào các vấn đề cụ thể là :
-Giải thích rõ các nguyên tăïc cơ bản của TQM
-Cĩ những kỹ năng quản trị cần thiết như việc lập kế hoạch phối hợp trong dây chuyền sản xuất cho đồng bộ, tổ chức các nhĩm, đội tự quản, tổ chức các buổi hội thảo trong phân xưởng.v.v.
-Hiểu rõ vai trị của họ trong tồn bộ hệ thống, cĩ thái độ tích cực, thúc đẩy mọi người làm việc, hiến kế.
-Dựa vào các kết quả thống kê, phân tích , tìm cách phát hiện và giải quyết vấn đề cụ thể phát sinh trong thực tế.
2.2.10.4.-Các nhân viên trong doanh nghiệp :
Là những người thực thi các hoạt động chất lượng. Mỗi nhân viên cần được huấn luyện tỉ mĩ về các thủ tục, tiêu chuẩn chất lượng liên quan đến cơng việc của họ cũng như về những kỹ thuật, nghiệp vụ và những khái niệm về tính đồng bộ trong hệ thống. Họ cũng phải hiểu rõ những yêu cầu của khách hàng bên trong cũng như bên ngồi của mình, biết sử dụng các biểu đồ thống kê và được khuyến khích tham gia vào các dự án cải tiến chất lượng.
Cơng việc huấn luyện cho nhân viên phải được tiến hành thường xuyên trong doanh nghiệp và thường do các giám sát viên, các trưởng nhĩm đảm nhận. Ở nhiều doanh nghiệp, người ta cịn mời các chuyên gia đến xí nghiệp để đào tạo và huấn luyện cho nhân viên các kỹ năng về quản lý chất lượng, kỹ thuật thống kê, nhằm phát huy tiềm năng sáng tạo của nhân viên.
2.2.11.-Hoạch định việc thực hiện TQM
Để thực hiện TQM, điều trước tiên đối với tổ chức là phải xây dựng cho được kế hoạch giúp cho tổ chức tiếp cận với TQM một cách dễ dàng, xác định được ngay trình tự thực hiện các cơng đoạn của TQM từ am hiểu, cam kết cho đến việc thiết lập hệ thống chất lượng, kiểm sốt, hợp tác nhĩm, đào tạo.v.v.
Tuy nhiên, muốn áp dụng TQM trong hồn cảnh Việt Nam hiện nay, các doanh nghiệp cần cĩ một tư duy, nhận thức mới trong quản lý chất lượng và đạo đức kinh doanh cũng như sự hỗ trợ cần thiết và kịp thời của nhà nước.
Từ những kinh nghiệm thực tế, người ta nhận thấy rằng những kết quả thu được từ những hoạt động cải tiến chất lượng của tồn bộ doanh nghiệp đã mang lại những ưu thế sau :
(1) Nhờ thường xuyên cĩ những hoạt động cải tiến chất lượng, doanh nghiệp cĩ thể nâng cao uy tín của mình trên thương trường, tăng thu nhập một cách ổn định nhờ chất lượng sản phẩm, dịch vụ đáp ứng được những địi hỏi của khách hàng.
(2) Trong doanh nghiệp, cĩ thể thống nhất được mọi nỗ lực của tất cả các cán bộ, lơi kéo được sự tham gia của mọi thành viên vào các hoạt động cải tiến, nâng cao chất lượng một cách đồng bộ tạo ra một hệ thống hoạt động nhịp nhàng.
(3) Trong quá trình thực thi TQM, việc phân tích quá trình sản xuất và chất lượng bằng các cơng cụ thống kê cho phép nghiên cứu chính xác hơn các kết quả thu được và nguyên nhân của chúng.
(4) Việc áp dụng TQM một cách rộng rãi là một cơ sở vững chắc để tiếp thu, quản lý và cải tiến các cơng nghệ nhằm nâng cao khả nâng cạnh tranh của sản phẩm
trên nhiều lĩnh vực.