Do sự nhận thức về công tác Văn thư - Lưu trữ ở các ngành các cấp chưa đầy đủ dẫn đến sự đánh giá không đúng đắn về công tác đó trong hoạt động quản lý của cơ quan.
Nhiều nơi cho rằng công tác Văn thư - Lưu trữ chỉ là những công việc thừa hành do bộ phận văn thư cơ quan thực hiện. Còn hoạt động xây dựng, ban hành văn bản là hoạt động mang tính chuyên môn do các bộ phận chức năng thực hiện, không nằm trong công tác văn thư.
Trên thực tế, hoạt động về văn bản ở các cơ quan còn gặp nhiều sai sót, thường xuyên có hiện tượng các văn bản do một cơ quan ban hành ra lại thiếu thống nhất thậm chí mâu thuẫn với nhau về nội dung hoặc hình thức. Tìm ra căn nguyên thì người ta đổ tại do các phòng ban chuyên môn khác nhau soạn thảo, còn văn thư cơ quan chỉ việc đóng dấu ban hành đúng theo lệnh.
Hoặc như công tác lập hồ sơ, quản lý văn bản hiện nay nhiều nơi thực hiện chưa tốt, công tác quản lý văn bản, thủ tục phê duyệt cũng tuỳ tiệnm chưa mang tính chuyên nghiệp cao.
Việc tách rời hoạt động về văn bản ở bộ phận chuyên trách và các phòng ban chức năng sẽ hạ thấp va trò quản lý, giám sát, điều hành công tác văn bản của bộ phận văn thư , khiến cho công tác văn bản trong cơ quan thiếu sự phối hợp đồng bộ.
Bên cạnh đó còn có những vướng mắc, nguyên nhân phần lớn lại nằm ở yếu tố con người. Hiện nay một số cán bộ nhân viên trong văn phòng Tổng công ty còn chưa nắm rõ được chức năng của mình, họ có kinh nghiệm lâu năm nhưng có những người hoàn toàn chưa được đào tạo, bồi dưỡng qua chuyên môn nghiệp vụ mà nếu có đào tạo lại không đúng về chuyên ngành, nghiệp vụ, do đó cán bộ
thực thi và điều hành còn yếu kém, chưa ngang tầm với yêu cầu của công tác Văn thư - Lưu trữ trong giai đoạn mới.
Cơ sở vật chất còn hạn chế, chưa có hệ thống thống nhất, cách bố trí phòng chưa được hợp lý, cách quản lý công việc chưa được chặt chẽ, nếu có thì chưa được đầu tư một cách thoả đáng. Máy tính ở các phòng được trang bị đầy đủ nhưng việc ứng dụng công nghệ thông tin đôi khi chưa khai thác những khả năng mà tin học đem lại cho công tác Văn thư -Lưu trữ . Đội ngũ cán bộ vẫn chưa có nhiều kiến thức để sử dụng tin học và còn có người chưa nhận thức được hết vai trò của Văn thư -Lưu trữ.
Với những lý do nêu trên đã dẫn đến những hạn chế còn tồn tại ở Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp, hy vọng rằng Tổng công ty Sành sứ- Thuỷ tinh Công nghiệp sớm nhận thức được điều này để có thể điều chỉnh các hoạt động một cách hợp lý giúp cho công tác Văn thư -Lưu trữ đạt được những kết quả nhất định, góp phần vào công cuộc cải cách các thủ tục hành chính của các cơ quan và tổ chức nhà nước, giảm bớt các tệ nạn quan liêu giấy tờ.
IV. kiến nghị Một số biện pháp để nâng cao hiệu quả công tác Văn thư - Lưu trữ trong hoạt động văn phòng Tổng công ty Sành sứ -Thuỷ tinh Công nghiệp.