Bản chất phân mảnh của hoạt động quản lý phản ánh các mối tương quan thật sự được khởi đầu bởi những người khác, và nhiều hành vi của nhà quản là mang tính phản kháng hơn là chủ động về mặt bản chất. Vấn đề xảy ra thì phần lớn là ngẫu nhiên, và nhà quản lý chọn để đối phó với một vài vấn đề khi họ biết về chúng, trong khi những cái khác được bỏ qua hay hoãn lại. Luôn luôn có nhiều vấn đề hơn người ta có thể xử lý tại thời điểm bất kỳ, và có một số loại vấn đề cần được chú ý xử lý ngay lập tức hơn các loại khác.
Sự quan trọng của một vấn đề là yếu tố quyết định chính cho dù nó sẽ được nhận ra và xử lý, nhưng thường không rõ ràng để biết làm thế nào một vấn đề quan trọng. Nhà quản lý có nhiều khả năng để phản ứng trước các vấn đề nếu có áp lực phải hành động ngay lập tức do một cuộc khủng hoảng, thời hạn chót, hoặc sự mong muốn theo tiến độ bởi vài người khác, ví dụ
như ông chủ hay hoặc khách hàng (MacCall & Kaplan, 1985). Trong trường hợp không có áp lực như vậy thì một vấn đề có nhiều khả năng được hành động khi nó được nhận biết tương tự như những vấn đề khác mà nhà quản lý đã xử lý thành công trong quá khứ, khi các vấn đề được nhận biết rõ ràng trong phạm vi trách nhiệm của nhà quản lý, và khi nhà quản lý nhận ra rằng các hoạt động và trì hoãn giải quyết các vấn đề mà không có áp lực bên ngoài bắt phải hành động thì các vấn đề trở nên mờ và khó mà chẩn đoán, những vấn đề này giành cho các nhà quản lý khác hoặc trình lên cấp có trách nhiệm, và các vấn đề này không thể được giải quyết mà không cần thêm nguồn lực và sự hỗ trợ thì sẽ trở nên khó khăn hoặc không thể giải quyết được.
Một khuôn mẫu phổ biến của các nhà quản lý là họ giành một phần thời gian đáng kể để phân tích thật cẩn thận các vấn đề kinh doanh và sự phát triển của việc xây dựng kế hoạch để đối phó với chúng. Tuy nhiên, các nghiên cứu mô tả cho thấy rằng hầu hết các nhà quản lý giành ít thời gian để lên kế hoạch phản ứng. Các hoạt động phân nhỏ và các yêu cầu đặc trưng liên tục của công việc quản lý làm cho nó trở nên khó khăn cho nhà quản lý để tìm ra một khoảng thời gian dài của thời gian gián đoạn cái mà cần thiết cho hoạt động loại này. Kế hoạch phản ứng và các hoạt động khác thì đòi hỏi một khối thời gian lớn, như là làm việc nhóm và tập huấn các kỹ năng phức tạp cho cấp dưới, thường hiện đánh đòn phủ đầu bằng các hoạt động “chữa cháy” liên quan đến vấn đề điều hành ngay lập tức. Cái khoảng thời gian ít ỏi mà nhà quản lý trải qua trong văn phòng một mình thì điển hình là dùng để đọc thư từ, xử lý các thủ tục hành chính, đọc các báo cáo từ cấp dưới, viết các bản báo cáo hay các bản ghi nhớ và đọc lướt các tạp chí hoặc các ấn phẩm về kỹ thuật. Hầu hết các nhà quản lý bị cuốn hút vào các khía cạnh tích cực của trong công việc của họ, và họ có xu hướng tập trung vào các vấn đề tức thời hơn là các vấn đề tổng quát hay chiến lược lâu dài.