• Nguyên liệu: Mọi sản phẩm nhập vào không được phép sử dụng nếu chưa được kiểm tra hoặc chưa được xác nhận phù hợp với yêu cầu quy định. Việc kiểm tra xác nhận được tiến hành theo kế hoạch kiểm tra, thử nghiệm và hướng dẫn công việc liên quan. Nếu nguyên liệu đạt yêu cầu, QC sẽ báo cho bộ phận kho tiến hành nhập kho. Nếu nguyên liệu không đạt yêu cầu, QC sẽ báo cho phòng Mua hàng để trả lại nhà cung cấp. Trong trường hợp đặc biệt cần hàng để sản xuất gấp, nhân viên QC sẽ kiểm tra định tính và tiến hành giám sát lô hàng này, chờ kết quả kiểm, nếu đạt QC ngưng giám sát, nếu không đạt sẽ cho thu hồi và có hành động khắc phục tương ứng.
• Sản xuất: Nhân viên QC kiểm tra lại các điểm kiểm tra theo sơ đồ kiểm soát quá trình của từng loại sản phẩm và theo đúng kế hoạch kiểm tra và thử nghiệm. Phòng QA đảm bảo rằng không một sản phẩm nào chuyển sang công đoạn tiếp theo cho đến khi kết thúc việc kiểm tra và thử nghiệm hoặc khi các báo cáo kiểm tra, thử nghiệm đã được nhận và thẩm tra xác nhận đầy đủ (tham khảo Phụ lục
5: Sơ đồ kiểm soát quá trình sản xuất)
• Sản phẩm cuối cùng (trước khi xuất xưởng): Trước khi tiến hành kiểm tra cuối cùng, phải đảm bảo tất cả công việc được kiểm tra và thử nghiệm khi nhận và trong quá trình sản xuất đều được thực hiện và đạt so với yêu cầu trong kế hoạch kiểm tra và thử nghiệm. Thực hiện kiểm tra sản phẩm cuối cùng và đánh giá kết quả theo kế hoạch kiểm tra thử nghiệm và thủ tục dạng văn bản. Không được xuất xưởng sản phẩm cho đến khi hoàn thành mọi công việc đề ra trong kế hoạch kiểm tra và thử nghiệm, các báo cáo kiểm tra đầy đủ và được phê duyệt.
• Thiết bị kiểm tra đo lường và thử nghiệm: Phải đảm bảo rằng độ không đảm bảo phép đo tương ứng với yêu cầu của phép đo. Phần cứng của phép thử được dùng làm phương tiện kiểm tra, chúng phải được kiểm tra để chứng minh có thể dùng để kiểm tra xác nhận việc chấp nhận sản phẩm trước khi sử dụng trong sản xuất và phải được kiếm tra lại định kì như đã được qui định trong suốt quá trình sử dụng. Nhà máy qui định phạm vi và chu kì kiểm tra này, biên bảng kiểm tra phải được lưu giữ làm bằng chứng của hoạt động kiểm soát này.
• Cải tiến: Là yêu cầu cao nhất trong hệ thống cho sản xuất và kinh doanh của công ty. Mục tiêu cải tiến được ban Giám Đốc nâng thành nhận thức đặc biệt đối với mỗi nhân viên trong công ty. Các bộ phận trong công ty luôn tổ chức và thực hiện nhiệm vụ theo yêu cầu quy trình PDCA kết hợp 5 nguyên tắc của ISO để đảm bảo hệ thống sẵn sàng đáp ứng được các mục tiêu cải tiến.
2.2.6.2. Các quá trình hỗ trợ và phương án tác nghiệpa. Các quá trình hỗ trợ a. Các quá trình hỗ trợ
• Quá trình kiểm soát tài liệu: Nhằm đưa ra một quy trình thống nhất về việc thiết lập, soát xét, phê duyệt, phân phối, cập nhật, kiểm soát các tài liệu liên quan đến hoạt động của Tân Hiệp Phát.
- Cùng với hệ thống mạng nội bộ (Intranet), tất cả các tài liệu đã được phê duyệt của công ty luôn được phòng QA kiểm soát và cập nhật mới nhất cho các phòng ban để thuận tiện trong công việc. Đồng thời, các phòng ban được phân quyền để đảm bảo tính bảo mật của tài liệu.
- Các bộ phận lập danh mục tài liệu nội bộ và bên ngoài cho bộ phận để thuận tiện trong việc kiểm soát.
- Trưởng bộ phận chịu trách nhiệm triển khai các tài liệu cho nhân viên. Tối thiểu 1 năm /1 lần trưởng bộ phận phải xem xét tính hợp lệ của các tài liệu hiện hành để đưa ra các ý kiến sửa đổi.
- Trường hợp cần thay đổi hoặc chỉnh sửa tài liệu sẽ thực hiện theo các bước và theo sự phê duyệt được phân quyền theo cấp của tài liệu được quy định trong thủ tục Kiểm soát tài liệu.
• Quá trình đánh giá nội bộ:được tiến hành xác nhận những điểm sau:
- Mọi hoạt động liên quan đến việc kiểm soát chất lượng, môi trường, HACCP và kết quả liên quan có phù hợp với:
+ Những điều đã hoạch định, nhất là những hoạch định thuộc hệ thống HACCP phải thực hiện thẩm tra công nhận giá trị một cách chi tiết và đầy đủ.
+ Các yêu cầu của ISO 9001: 2000, ISO:14001: 2004 và HACCP.
+ Hệ thống quản lí Tân Hiệp Phát xây dựng.
- Hệ thống quản lí tích hợp chất lượng, môi trường và HACCP hoạt động có hiệu quả.
- Đại diện lãnh đạo chịu trách nhiệm lập lịch đánh giá hàng năm theo FR- RD-016 và trình Tổng Giám Đốc phê duyệt.
- Đối với hoạt động thẩm tra công nhận giá trị hệ thống HACCP, việc lập kế hoạch thẩm tra sẽ do trưởng phòng QA thực hiện khi bắt đầu triển khai áp dụng, khi có sự thay đổi và định kì tối thiểu 01 năm/ lần.
- Khoảng thời gian giữa các kì đánh giá nội bộ đối với mỗi yếu tố cụ thể của hệ thống quản lí tích hợp chất lượng, môi trường và HACCP tối đa là 12 tháng. Riêng các lĩnh vực hoạt động phải thẩm tra định kì liên quan đến hệ thống HACCP chu kì thực hiện tối thiểu 6 tháng/ lần.
- Các cuộc đánh giá bất thường có thể được tiến hành theo chỉ thị của Tổng Giám Đốc.
- Khi tiến hành đánh giá, trưởng đoàn đánh giá/ đánh giá viên giải thích mục đích và phạm vi của cuộc đánh giá, cũng như các hoạt động được đánh giá trong các cuộc hợp trước khi chính thức tiến hành cuộc thẩm tra/ đánh giá, hay thảo luận với đại diện của bộ phận được đánh giá để thống nhất mọi vấn đề cần điều chỉnh.
- Sử dụng phiếu kiểm tra để kiểm tra các bằng chứng khách quan được cung cấp và ghi vào phiếu những nhận xét là: Chấp nhận (Yes); Không chấp nhận (No); Không áp dụng (NA: Non Applicaple); Nhận xét (Obs: Observation) và các lí do tương tự trong cột ghi chú.
- Riêng hoạt động thẩm tra kết quả được ghi nhận dưới dạng Báo cáo thẩm tra và ghi trực tiếp vào Bảng Check list.
- Những điểm không phù hợp phát hiện trong quá trình đánh giá, chuyên gia đánh giá phát hành phiếu CAR theo thủ tục QP-12. Báo cáo kết quả và các CAR được thông báo cho bộ phận được đánh giá.
- Đại diện lãnh đạo chịu trách nhiệm kiểm soát việc đánh giá hệ thống quản lí tích hợp này.
- Các trưởng bộ phận và cấp cao hơn có trách nhiệm thực hiện các biện pháp khắc phục ở những nơi thuộc quyền kiểm soát của mình.
• Quá trình xem xét cuả lãnh đạo: Qui định cách thức tổ cức các cuộc họp xem xét của lãnh đạo, đảm bảo tính phù hợp và hiệu quả của hệ thống quản lí trong việc đáp ứng: Mục tiêu và chính sách của Tân Hiệp Phát, nhu cầu và mong đợi của khách hàng, bên liên quan, các yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001: 2000, ISO 14001: 2004 và HACCP.
- Một năm ít nhất một lần, Tổng Giám Đốc triệu tập và chủ trì cuộc họp. - Các Giám Đốc khối và Trưởng các đơn vị thiết lập các báo cáo đầy đủ dữ
liệu và các đề nghị cần cải tiến nộp cho đại diện lãnh đạo để tổng hợp, phân tích nhằm xác định các vấn đề cần cải tiến.
- Tổng Giám Đốc quyết định các hành động có liên quan đến: Cải tiến tính hiệu lực của hệ thống (chất lượng, môi trường, HACCP) và các quá trình của nó, cải tiến sản phẩm liên quan đến yêu cầu của khách hàng, các nhu cầu nguồn lực.
- Các kết quả xem xét của lãnh đạo được ghi nhận vào “Biên bản họp xem xét của lãnh đạo - FR-RD-021”
- Đại diện lãnh đạo giám sát những hành động đưa ra được thực hiện và có hiệu quả.
• Quá trình yêu cầu hành động khắc phục, phòng ngừa: Thiết lập một thủ tục thống nhất cho việc đưa ra: Hành động khắc phục nhằm loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp để ngăn ngừa tái diễn, hành động phòng ngừa nhằm loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp tiềm ẩn để ngăn chặn sự xuất hiện của chúng, hành động cải tiến theo đúng phương châm: “Hôm nay phải hơn ngày hôm qua nhưng không bằng ngày mai”.
- Sử dụng phiếu yêu cầu hành động khắc phục phòng ngừa (CAR) như một công cụ cải tiến hiệu quả trong quá trình hoạt động của công ty.
- Thủ tục Hành động khắc phục, Hành động phòng ngừa & Hành động cải tiến được áp dụng cho mọi điểm không phù hợp liên quan đến sản phẩm, dịch vụ, quá trình, qui trình, hệ thống quản lí chất lượng, hệ thống quản lí môi trường, HACPP, các văn bản khác, yêu cầu luật định được phát hiện trong quá trình thực hiện, giám sát, kiểm tra, kiểm soát, xem xét, đánh giá. Nó cũng áp dụng cho mọi khiếu nại hợp lí của khách hàng bên ngoài và khách hàng nội bộ và cũng được áp dụng cho mọi điểm không phù hợp tiềm ẩn được phát hiện trong quá trình thực hiện, giám sát, kiểm tra, kiểm soát, xem xét, đánh giá.
- Tất cả các sự không phù hợp phát hiện sẽ được chính các bộ phận phân tích và tìm hướng khắc phục, phòng ngừa, cải tiến và được chính Tổng Giám Đốc xem xét, phê duyệt và cung cấp nguồn lực để thực hiện.
- Việc tổng hợp và phân tích dữ liệu liên quan đến hành động khắc phục, phòng ngừa, cải tiến được tiến hành 6 tháng/ lần nhằm xác định các xu hướng cần cải tiến và trình cho Ban Tổng Giám Đốc xem xét trong cuộc họp xem xét lãnh đạo.
• Quá trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp: Thủ tục được lập ra nhằm đề phòng việc sử dụng hoặc chuyển giao không phù hợp một cách vô tình, đồng thời đưa ra biện pháp xử lí thích hợp.
- Tất cả các sản phẩm không phù hợp phát hiện ra trong quá trình sản xuấ từ đầu vào cho đến đầu ra bao gồm: Nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm, hàng trả về từ thị trường, đều được QC hoặc các bộ phận liên quan lập phiếu báo cáo sản phẩm không phù hợp (FR- QA- 06) chuyển cho Giám Đốc nhà máy/ Trưởng phòng tại nơi có sự không phù hợp xảy ra để cách ly ngăn chặn việc sử dụng hoặc chuyển giao những sản phẩm không phù hợp một cách vô tình.
- Trưởng phòng QA kết hợp với Giám Đốc nhà máy/ Trưởng phòng phụ trách tại nơi xảy ra sự không phù hợp đưa ra hình thức xử lí thích hợp trình Giám đốc khối sản xuất/ Giám Đốc khối R&D-QA (đối với bán thành phẩm), Phó tổng Giám Đốc (đối với thành phẩm, nguyên vật liệu lưu kho) duyệt biện pháp xử lí.
- Trưởng phòng QA chuyển cho bộ phận xử lí thực hiện các hoạt động xử lí và chỉ định người giám sát việc thực hiện.
- Người Giám sát việc thực hiện xác nhận vào mục 5 của NCR, nếu không đạt yêu cầu sẽ lập lại NCR mới.
- Hồ sơ NCR hoàn tất sẽ do QA lưu trữ.