Biểu số 2.34
CÔNG TY CPXD VÀ TM ĐÔNG Á SỔ CÁI
Tài khoản 152 - Nguyên vật liệu Tháng 9 / 2012
NT
Chứng từ
ghi sổ Diễn giải TKđối ứng
Số tiền
SH NT Nợ Có
A B C D E 1 2
Số dư đầu tháng: 123.600.000
30/9 10 30/9 Nhập vật liệu của Nhà máy gạch Bạch Đằng
111 24.242.700 30/9 11 30/9 Nhập vật liệu của Công ty
TNHH SXXD &TM Thanh Bình
112 3.716.000
30/9 12 30/9 Nhập vật liệu của Công ty CP TM Phúc Nga
331 171.459.750
30/9 13 30/9 Xuất vật tư để thi công 621 152.610.750
… … … …
Cộng phát sinh tháng 485.203.000 528.200.000 Tồn kho cuối tháng 80.603.000
CHƯƠNG 3
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CPXD VÀ TM ĐÔNG Á
3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty CPXD và TM Đông Á
Trải qua 40 năm thành lập và phát triển với bề dày kinh nghiệm Công ty CPXD và TM Đông Á vẫn luôn khẳng định vị trí của mình trong nền Kinh tế quốc dân. Nhất là, trong nền kinh tế thị trường mở cửa như hiện nay, Cty luôn
tham gia vào các hoạt động đấu thầu, không ngừng phấn đấu nhằm tạo sức mạnh trong việc tham gia đấu thầu xây lắp các công trình và đã góp phần to lớn vào nghành xây dựng trong nước.
Để tạo lập uy tín và có vị trí như hiện nay không thể không nói đến sự chỉ đạo của Ban lãnh đạo Cty và sự vươn lên của các thành viên trong Cty. Bản thân Cty phải luôn tự mình tìm ra các nguồn nguyên vật liệu để đáp ứng nhu cầu sản xuất, và luôn nhạy bén với sự thay đổi và sự canh tranh trên thị trường, nên Cty đã luôn chú trọng tới việc nâng cao chất lượng công trình và công tác quản lý nói chung và công tác nguyên vật liệu nói riêng. Và một yêu cầu quan trọng mà Cty luôn đặt ra là tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm. Và như đã biết, vật liệu là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành. Do vậy, công tác sử dụng và quản lý nguyên vật liệu tốt sẽ góp phần thực hiện tốt mục tiêu hạ giá thành sản phẩm của Cty.
Qua thời gian thực tập tại Công ty CPXD và TM Đông Á được sự giúp đỡ tận tình của Ban lãnh đạo Cty, các cô chú trong Phòng Kế toán tài chính đã giúp em có điều kiện tiếp xúc với thực tế để tìm hiểu và củng cố thêm kiến thức đã học. Tuy thời gian thực tập không dài nhưng với sự nỗ lực cố gắng của bản thân và mong muốn góp một phần kiến thức đã học ở trường vào công tác kế toán của Xí nghiệp và yêu cầu thực tế của công tác kế toán hiện nay. Em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến nhận xét và kiến nghị nhằm góp phần hoàn thiện hơn nữa việc tổ chức công tác kế toán tại Công ty CPXD và TM Đông Á
3.1.1 – Ưu điểm
Thứ nhất: Về công tác quản lý, tổ chức bộ máy kế toán:
Bộ máy kế toán cùng với sự phát triển của Cty công tác kế toán nói chung và công tác nguyên vật liệu nói riêng cũng đã không ngừng được củng cố và hoàn thiện, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của công tác quản lý hạch toán trong điều kiện nền kinh tế thị trường ở nước ta hiện nay. Tại Công ty CPXD và TM
Đông Á, hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung đã giúp cho việc thuận tiện trong công tác phân công, phân nhiệm rõ ràng đối với các nhân viên kế toán vật tư cũng như đối với việc trang bị phương tiện kỹ thuật tính toán đảm bảo thực hiện công tác kế toán nguyên vật liệu được nhanh chóng, chính xác tránh nhầm lẫn. Việc phân công bố trí nhân viên kế toán trong phòng phù hợp với năng lực và trình độ của từng người, đã tạo điều kiện trong việc chuyên môn hoá về công việc và các nhân viên có thể hoàn thành công việc của mình một cách tốt hơn. Ngoài ra, còn tạo điều kiện cho kế toán trưởng kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất đối với mọi hoạt động sản xuất kinh
doanh. Bộ máy kế toán gọn nhẹ mặc dù khối lượng công việc lớn và thực hiện theo phương pháp thủ công. Từ những thuận lợi trên, giúp cho kế toán nguyên vật liệu là một trong những phần hành quan trọng ở Cty đã phản ánh được và giám sát chặt chẽ về tài sản cũng như nguồn cung ứng vốn của Cty. Đồng thời, cung cấp thông tin chính xác kịp thời cho Giám đốc, cho công tác quản lý, phân tích được các hoạt động kinh tế, thường xuyên giúp cho việc chỉ đạo nhập - xuất vật liệu một cách ổn định và nhanh chóng.
Với đội ngũ kế toán được đào tạo khá vững và am hiểu như hiện nay, bộ máy kế toán đã luôn đáp ứng được yêu cầu về việc cung cấp thông tin một cách chính xác và kịp thời cho các nhà quản lý. Đồng thời, đảm bảo cho việc theo dõi nguyên vật liệu để báo cáo kịp thời cho cấp trên, nếu có chênh lệch kịp thời có biện pháp xử lý.
Th
ứ hai: về sổ sách kế toán:
Nhìn chung hệ thống chứng từ sổ sách của Cty tương đối đầy đủ phù hợp với chế độ hợp pháp, hợp lệ, đầy đủ theo quy chế tài chính đã ban hành, nhất là các chứng từ về vật tư, do đặc điểm của ngành xây dựng liên quan đến quá trình mua bán vật tư để phục vụ cho các công trình. Hệ thống sổ sách kế toán được ghi chép và lập đầy đủ, hợp lý, hợp lệ đúng thời gian và chế độ kế toán đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin kịp thời và chính xác của các chứng từ tới việc phản ánh ghi chép vào sổ kế toán chi tiết và tổng hợp.
- Về hệ thống tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản kế toán của doanh
nghiệp tương đối hợp lý, tuân thủ theo đúng quy chế, chế độ tài chính đã ban hành, phù hợp với tình hình của doanh nghiệp.
- Về phương pháp kế toán của Công ty: Phương pháp kế toán được sử dụng ở Công ty là phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp này tương đối phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của Công ty. Nó cho phép phản ánh kịp thời và thường xuyên tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty, cung cấp đầy đủ các thông tin cho nhà quản lý
Tóm lại, công tác quản lý và công tác kế toán nguyên vật liệu ở Xí nghiệp thi công cơ giưới nhìn chung là khá chặt chẽ và theo đúng chế độ kế toán hiện hành. Có được điều này là do đội ngũ Lãnh đạo có năng lực, nhiều kinh nghiệm và nhân viên kế toán yêu nghề có tinh thần trách nhiệm, làm việc khoa học góp phần tích cức vào công tác quản lý, hạch toán kế toán của Công ty. Tuy nhiên, do khối lượng nghiệp vụ kế toán phát sinh tương đối nhiều mà nhân viên kế toán đang trong quá trình tiếp cận với chế độ kế toán mới nên không thể tránh khỏi những khó khăn vướng mắc. Do vậy bên cạnh những kết quả đáng khích lệ nói trên, công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty còn một số những điểm chưa hợp lý cần hoàn thiện.
Thứ ba: về tổ chức công tác kế toán nguyên v ật liệu:
* Đối với tình hình hạch toán nguyên vật liệu ở Cty: đây là khâu đặc biệt được Cty coi trọng ngay từ những chứng từ ban đầu với những quy định rất chặt chẽ, nội dung ghi đầy đủ rõ ràng, được lập kịp thời, sổ sách được theo dõi và lưu trữ khá khoa học và hợp lý, không chồng chéo. Hạch toán vật liệu tổng hợp cũng được chia làm hai phần: hạch toán vật liệu nhập và hạch toán vật liệu xuất. Tại Cty, hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên nên bất cứ tại thời điểm nào cũng có thể biết được giá trị nguyên liệu nhập xuất, tăng giảm và hiện có, do đó có điều kiện quản lý tốt việc nhập, xuất nguyên vật liệu. Tổ chức theo dõi và ghi chép thường xuyên liên tục thông qua các chứng từ như: hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và các loại sổ sách đã phản ánh đứng thực trạng biến động nguyên vật liệu ở Cty.
Bên canh đó, đối với công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu, Cty sử dụng phương pháp Sổ số dư là phù hợp với Cty và phù hợp với trình độ của kế toán viên cũng như thủ kho. Phương pháp này hạn chế việc ghi trùng lặp giữa kho và Phòng Kế toán, cho phép kiểm tra thường xuyên công việc ghi chép ở kho, đảm bảo số liệu được chính xác kịp thời.
*Ở khâu mua: Xí nghiệp giao nhiệm vụ cụ thể cho từng người trong phòng kế hoạch đảm bảo mua đúng, đủ khối lượng, chất lượng nguyên vật liệu thông qua hoá đơn và các chứng từ mua. Đồng thời đơn vị cũng có nhiều nhà cung cấp thường xuyên, với giá cả hợp lý góp phần giảm bớt chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm. Công ty đã xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch thu mua nguyên vật liệu, nhờ đó mà với khối lượng vật tư sử dụng lớn, chủng loại đa dạng nhưng chưa bao giờ đơn vị để xảy ra tình trạng phải ngừng sản xuất do thiếu nguyên vật liệu.
* Về khâu dự trữ, bảo quản: Xí nghiệp luôn nhập vật liệu và xuất kho theo phương pháp xuất thẳng nên nguyên vật liệu tồn kho là không nhiều. Nguyên vật liệu trước khi nhập kho đều được kiểm tra cả về số lượng và chất lượngCty luôn đảm bảo nguyên vật liệu dự trữ ở mức hợp lý nhằm đáp ứng cho việc cung ứng vật liệu liên tục mà không gây ứ đọng vốn. Hệ thống kho tàng của Cty tương đối tốt, vật liệu được sắp xếp gọn gàng, phù hợp với tính chất lý hoá học và đặc điểm của từng thứ, từng loại.
* Về khâu sử dụng: mọi nhu cầu về sử dụng vật liệu đều được đưa qua Phòng Xây dựng cơ bản cụ thể là bộ phận vật tư để xem xét đánh giá tính hợp lý, hợp lệ của các nhu cầu trước khi cung ứng nhằm sử dụng nguyên vật liệu sao cho phù hợp và tiết kiệm.
- Về công tác quản lý: Trong công tác quản lý nguyên vật liệu, bằng cách phân công, phân nhiệm trong mỗi khâu, từ khâu mua đến khâu sử dụng đều có các phòng ban, cán bộ chuyên trách đảm nhận, gắn trách nhiệm của từng người
với công việc của mình nên mọi công việc đều được tiến hành nhanh chóng và mang lại hiệu quả cao, nguyên vật liệu được quản lý khá chặt chẽ, khoa học.
Nhìn chung, việc vận dụng chế độ kế toán mới ở Xí nghiệp được thực hiện tương đối nhanh, công tác kế toán vật liệu về mặt cơ bản đã đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán hiện hành. Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm cần phát huy ở trên thì công tác nguyên vật liệu ở Cty còn có những nhược điểm cần hoàn thiện như sau:
3.1.2- Nhược điểm
Công ty CPXD và TM Đông Á là đơn vị xây dựng các công trình và các công trình đó có vị trí ở nhiều địa điểm khác nhau, do đó nguyên vật liệu sử dụng vào xây dựng là rất lớn, đa dạng và phong phú. Nên việc bảo quản không phải là dễ, một số nguyên vật liệu không để được ngoài trời, có những loại nguyên liệu mua về phải dùng ngay không được để quá thời hạn cho phép, nếu không sẽ kém chất lượng hư hỏng. Tất cả những trường hợp hư hỏng vật liệu vừa gây mất mát ứ đọng vốn, vừa gây thiệt hại về khoản chi phí bảo quản làm giảm lợi nhuận của Công ty CPXD và TM Đông Á.
Thứ nhất: về việc quản lý nguyên vật liệu, vật liệu tại Cty rất đa dạng,
phong phú, có nhiều quy cách khác nhau khó có thể nhớ hết được. Nhưng Cty lại không sử dụng Sổ danh điểm vật tư để giúp cho việc quản lý dễ dàng và chặt chẽ hơn. Công tác quản lý vật liệu về mặt hiện vật tại Cty còn lỏng lẻo, tại Phòng Kế toán không tổ chức theo dõi các vật liệu đã xuất dùng về mặt hiện vật mà giao cho đội thi công sử dụng vật liệu theo dõi. Như vậy, Cty không quản lý được tình hình hiện có của nguyên vật liệu đang sử dụng. Thực tế, Cty mới chỉ xác định được định mức cho gạch, xi măng, thép, sỏi. Còn với vật liệu khác căn cứ vào tiến độ sản xuất mà ước tính theo nhu cầu sản xuất để xuất kho, tức là khi nào hết thì xuất thêm, nên không tránh khỏi tình trạng sử dụng lãng phí vật liệu
Thứ hai: về việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: dù rất thận trọng
trong việc quản lý kinh doanh nhưng Cty lại không tiến hành lập bất cứ một khoản dự phòng nào, không phải chỉ riêng với hàng tồn kho. Việc lập dự phòng là rất cần thiết đối với mọi doanh nghiệp, nó giúp doanh nghiệp đó có bước chuẩn bị trước cho những rủi ro có thể xảy ra.
Thứ ba: về công tác kế toán chi tiết, khi kế toán tiến hành đối chiếu kiểm
tra số liệu ở Sổ số dư và Bảng tổng hợp nhập, xuất nếu không khớp đúng thì việc kiểm tra để phát hiện nhầm lẫn, sai sót trong việc ghi sổ sẽ có nhiểu khó khăn phức tạp, tốn nhiều công sức. Còn đối với công việc ghi chép sổ chi tiết vật tư, kế toán ghi sổ theo chỉ tiêu giá trị, nhóm, loại vật tư nên sổ kế toán không cho phép nhận biết sự biến động và số hiện có của từng thứ vật liệu.
3.1.3. Phương hướng hoàn thiện
Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu trước hết phải được đáp ứng các yêu cầu sau:
- Hoàn thiện nhưng phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí sao cho chất lượng
công trình vẫn được đảm bảo từ đó mang lại lợi nhuận cao cho Cty.
- Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở thực hiện theo chế độ kế toán hiện hành. Việc thực hiện chế độ công tác kế toán ở các đơn vị được phép cải biến và vận dụng sao cho phù hợp với tình hình quản lý tại đơn vị đó nhưng trong khuôn khổ nhất định vẫn phải tôn trọng chế độ mới về quản lý tài chính.
- Hoàn thiện công tác kế toán tại cơ sở phải phù hợp với đặc điểm của đơn vị, phải phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và luôn phải đáp ứng các thông tin kịp thời, chính xác, phù hợp với yêu cầu quản lý.
Dựa trên những yêu cầu của việc hoàn thiện và tình trạng của việc quản lý nguyên vật liệu tại Cty, em xin mạnh dạn đưa ra một số giải pháp dưới đây nhằm hoàn thiện hơn kế toán nguyên vật liệu tại Cty
3.2. Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty CPXD và TM Đông Á
3.2.1- Về công tác quản lý nguyên vật liệu
Một là: Về xây dựng Sổ danh điểm vật tư
Để giảm thấp chi phí nguyên vật liệu trong điều kiện cho phép thì trước hết Cty phải quản lý tốt nguyên vật liệu. Để thực hiện được điều này thì Cty nên mở “Sổ danh điểm vật tư”, để quản lý vật tư được dễ dàng và chặt chẽ hơn.
Để lập sổ danh điểm vật tư điều quan trọng nhất là phải xây dựng được một bộ mã hoá vật liệu chính xác đầy đủ, không trùng lặp, có dự trữ để bổ xung những mã dựa vào các đặc điểm sau:
Dựa vào số nhóm vật liệu trong mỗi loại Dựa vào số thứ tự vật liệu trong nhóm Dựa vào số quy cách vật liệu trong mỗi thứ