Chứng từ kế toán có vị trí rất đặc biệt trong việc cung cấp những thông tin đầu vào cho công tác kế toán, nó là cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin biến đổi thành thông tin kế toán. Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Thấy được tầm quan trọng của hệ thống chứng từ kế toán, Công ty đã thực hiện tổ chức hệ thống chứng từ của mình theo đúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật Kế toán và Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ.
Hiện nay, theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, hệ thống chứng từ kế toán tại Công ty được tổ chức như sau:
Đối với phần hành Tiền tệ: Công ty sử dụng các loại chứng từ :
- Phiếu thu (Mẫu số 01-TT); Phiếu chi (Mẫu số 02-TT) do kế toán lập, ghi đầy đủ nội dung trong phiếu, có chữ ký của giám đốc, kế toán trưởng. Thủ quỹ căn cứ vào đó nhập hoặc xuất quỹ. Phiếu này lập thành 3 liên, 1 liên thủ quỹ giữ lại để ghi sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán vốn ghi sổ, 1 liên giao cho người nhận tiền hoặc nộp tiền, 1 liên lưu tại cuống.
- Giấy đề nghị tạm ứng (MS 03-TT) do người xin tạm ứng viết. Kế toán trưởng xem xét ghi ý kiến rồi chuyển lên giám đốc ký duyệt. Căn cứ vào đó kế toán lập phiếu chi kèm giấy đề nghị tạm ứng và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục xuất quỹ.
- Giấy thanh toán tiền tạm ứng (MS 04-TT) do kế toán tiền lương lập rồi chuyển cho kế toán trưởng xem xét, giám đốc duyệt. Căn cứ vào đó làm căn cứ thanh toán.
- Bảng kiểm kê quỹ (MS 08a-TT ) do ban kiểm kê quỹ lập. Mọi khoản chênh lệch quỹ phải báo cáo cho giám đốc xem xét giải quyết. Bảng kiểm kê quỹ lập thành 2 bản, 1 bản thủ quỹ lưu, 1 bản kế toán vốn bằng tiền lưu giữ.
- Biên bản giao nhận TSCĐ (MS 01-TSCĐ); - Biên bản thanh lý TSCĐ (MS 02-TSCĐ);
- Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành (MS 03-TSCĐ); Những biên bản này do hội đồng giao nhận, hay thanh lý lập đối với từng đối tượng bàn giao hay nhượng bán cụ thể. Biên bản giao nhận lập thành 2 bản, bên giao giữ 1 bản, bên nhận giữ 1 bản.
- Biên bản đánh giá lại TSCĐ (MS 04-TSCĐ) do hội đồng đánh giá TSCĐ lập thành 2 bản, 1 bản lưu tại phòng kế toán, 1 bản lưu cùng với hồ sơ kỹ thuật của TSCĐ, có chữ ký của các thành viên trong hội đồng.
- Biên bản kiểm kê TSCĐ (MS 05- TSCĐ) do kế toán TSCĐ lập.Ban kiểm kê tiến hành kiểm kê và ghi vào biên bản, chỉ rõ nguyên nhân gây thừa hoặc thiếu. Mọi chênh lệch về TSCĐ phải báo cho giám đốc xem xét giải quyết. - Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ (MS 06-TSCĐ) để tính trích số khấu hao TSCĐ hàng tháng cho từng đối tượng sử dụng
- Thẻ TSCĐ do kế toán TSCĐ lập, kế toán trưởng xem xét và giám đốc ký . Thẻ được lưu ở phòng kế toán suốt quá trình sử dụng.
Đối với Hàng tồn kho: Sử dụng các chứng từ
- Phiếu nhập kho (MS 01-VT) . Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng hoặc sản xuất lập, khi người giao hàng mang phiếu đến kho để nhập vật tư, thủ kho căn cứ vào đó ghi vào thẻ kho. Thủ kho giữ lại 1 liên để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho phòng kế toán ghi sổ, 1 liên lưu tại nơi lập phiếu.
- Phiếu xuất kho (MS 02-VT). Phiếu xuất kho do kế toán kho lập. Khi nhận được phiếu yêu cầu cấp vật tư, kế toán kho căn cứ vào đó để kiểm tra, sau đó ghi số lượng thực xuất và ngày tháng xuất, có chữ ký của những người nhận hàng, giám đốc và kế toán trưởng. Thủ kho giữ liên 2 làm căn cứ ghi thẻ kho sau đó chuyển cho phòng kế toán ghi sổ kế toán. Liên 1 giữ tại bộ phận kho.
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá (MS 03-VT). Biên bản kiểm nghiệm vật tư do phòng KCS lập, kiểm tra chất lượng vật tư, sản
phẩm hoàn thành trước khi nhập kho. Biên bản được lập thành 2 bản, 1 bản lưu tại phòng KCS, 1 bản lưu tại phòng kế toán.
- Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá (MS 05-VT). Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, do ban kiểm kê lập, ghi rõ ngày tháng thực hiện kiểm kê có chữ ký của trưởng ban, thủ kho và kế toán trưởng. Biên bản lập thành 2 bản, 1 bản lưu tại phòng kế toán, 1 bản thủ kho lưu.
- Thẻ kho do phòng kế toán lập theo mẫu quy định. Thủ kho căn cứ vào PNK,PXK để vào thẻ kho. Định kỳ kế toán kho xuống kho nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chép của thủ kho và ký xác nhận vào thẻ kho. Thẻ kho dùng xong đóng thành quyển, có chữ ký của giám đốc, lưu tại kho.
Đối với Lao động tiền lương sử dụng các chứng từ :
- Bảng chấm công (MS 01a-LĐTL) do từng bộ phận lập theo dõi ngày công thực tế, làm căn cứ trả lương và BHXH, cuối tháng chuyển lên cho toán tiền lương đối chiếu kiểm tra để tính lương. Bảng chấm công lưu tại phòng kế toán cùng các chứng từ có liên quan
- Bảng thanh toán tiền lương (MS 02-LĐTL); - Bảng thanh toán tiền thưởng (MS 03-LĐTL);
Bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng do kế toán tiền lương lập, sau đó chuyển cho kế toán trưởng kiểm tra, trình giám đốc ký duyệt để phát lương. Sau đó lưu tại phòng kế toán của đơn vị.
- Giấy đi đường (MS 04-LĐTL) do kế toán lập, cấp cho nhân viên đi công tác. Nhân viên sau đợt công tác đính kèm các chứng từ liên quan như vé tàu xe, tiền phòng nghỉ cùng giấy đi đường gửi cho phòng kế toán làm thủ tục thanh toán. Kế toán trưởng, giám đốc duyệt chi, sau đó kế toán tiền lương thanh toán và lưu giấy này tại phòng kế toán.
- Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH; Danh sách người lao động hưởng trợ cấp BHXH;
Đối với các nghiệp vụ Bán hàng sử dụng các chứng từ :
- Hoá đơn GTGT (MS 01GTKT-3LL). Hoá đơn được ghi căn cứ vào phiếu XK và hợp đồng ký kết. HĐ lập thành 3 liên, liên 1 lưu tại cuống, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 lưu tại phòng kế toán.
Tất cả các loại chứng từ Công ty sử dụng đều đúng với mẫu của Bộ Tài chính quy định. Đặc biệt đối với Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho Công ty đã thiết kế đúng với mẫu của Bộ Tài chính
Mặt khác, để đáp ứng cho nhu cầu quản lý các thông tin kế toán đầu vào được chặt chẽ hơn Công ty đã tự thiết kế một số chứng từ như: Bảng chia lương theo sản phẩm; Giấy đề nghị thanh toán tiền mặt; Giấy đề nghị chuyển tiền, đặc biệt là hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Công ty đã đăng ký và được Tổng cục thuế chấp nhận cho tự đặt in ( hoá đơn đặc thù) trên cơ sở mẫu qui định của Bộ Tài chính.
Giấy đề nghị thanh toán tiền mặt mà Công ty tự thiết kế so với của Bộ có điểm khác nhau ở chỗ : Giấy đề nghị thanh toán tiền mặt của Bộ là do người đề nghị thanh toán tự viết, còn Giấy đề nghị thanh toán tiền mặt của Công ty là do kế toán thanh toán kiểm tra chứng từ và viết.
Giấy đề nghị chuyển tiền là của Công ty thiết kế, Bộ Tài chính không ban
hành mẫu chứng từ này, Giấy đề nghị chuyển tiền do kế toán thanh toán kiểm tra
và viết nhằm thực hiện việc thanh toán qua ngân hàng.
Bảng chia lương Công ty thiết kế cũng có một số điểm khác so với mẫu của Bộ để phù hợp hơn với đặc điểm hoạt động quản lý và sản xuất của Công ty. Do Công ty hưởng lương theo sản phẩm nên việc chia lương được phân phối 50% theo lương cấp bậc, 50% theo hệ số KCV( Theo công việc đảm nhiệm).
Nhìn chung hệ thống chứng từ của công ty tương đối đầy đủ theo đúng chế độ quy định của BTC,về cơ bản đã phản ánh kịp thời và thường xuyên tình hình sử dụng tài sản và sự biến động của tài sản trong kinh doanh của công ty.
