• Hệ thống thiết kế cần đảm bảo các yêu cầu sau:
Số nhân viên tối đa mà hệ thống có khả năng quản lý . Thời gian đưa ra quyết định mở cửa nhanh.
Hệ thống hoạt động phải tin cậy.
Có khả năng kết nối máy tính qua chuẩn giao tiếp RS232.
Có thể mở rộng kết nối mạng qua chuẩn giao tiếp RS485, Ethernet, …
Có khả năng hoạt động độc lập với máy tính
Có khả năng ghi lại lịch sử ra vào cơ quan của nhân viên trong thời gian càng dài càng tốt
Có khả năng dự phòng nguồn điện cung cấp để có thể làm việc ngay cả khi mất điện
Phân tích các yêu cầu thiết kế
Thời gian đưa ra quyết định mở cửa là một phần quan trọng của hệ thống, thời gian mở cửa phải nhanh nhất có thể và phải nằm trong khoảng thời gian hạn chế vì nếu nhân viên đông thì tổng thời gian sẽ lớn.
Hệ thống hoạt động trong thời gian ngắn vì vậy đòi hỏi hệ thống phải đưa ra nhưng quyết định nhanh chính xác.
Hệ thống phải có khả năng kết nối máy tính và truyền dữ liệu giao tiếp với các hệ thống khác hay trong một mạng lưới máy tính trong cơ quan vì vậy phải có một chuẩn giao tiếp được sử dụng như:USB, RS232, RS485…
Hệ thống có thể kết nối mạng qua chuẩn RS485, Ethernet,…đây là điều kiện quan trọng đối với những cơ quan có quy mô lớn và có sự điều khiển quan sát từ xa cũng như có thể thay đổi vị trí hệ thống mà không cần thay đổi hệ thống mạng.
Hệ thống có khả năng hoạt động độc lập với máy tính sẽ giúp tiết kiệm điện bởi nguồn điện tiêu thụ chỉ do bộ SMARTDOOR, còn máy tính có thể tắt trong thời gian dài, máy tính chỉ sử dụng khi tải (download) các thông tin lịch ra vào của nhân viên. Mặt khác quan trọng hơn là người quản lý không phải bận tâm giám sát việc ra vào của nhân viên, mọi hoạt động ra vào của nhân viên được SMARTDOOR ghi lại vào bộ nhớ.
Hệ thống có khả năng lưu trữ dữ liệu ra vào của cơ quan của nhân viên trong một thời gian dài để có thể xem xét đối chiếu. Và để lưu lại một thời gian dài chỉ cần một bộ nhớ với dung lượng lớn.
Hệ thống có khả năng dự phòng nguồn điện cung cấp để có thể làm việc ngay cả khi mất điện. Nguồn điện dự phòng có thể sử dụng là ácquy, đủ cung cấp năng lượng cho hệ thống hoạt động trong 12h đồng hồ. Việc ra vào đang được quản lý tự động bởi hệ thống, vì vậy khi mất điện việc ra vào của cơ quan sẽ xảy ra lộn xộn, khó kiểm soát.