Ghép dữ liệu từ file: là chức năng cho phép khai báo thông tin nhận dữ liệu và ghép dữ liệu từ các đơn vị gửi lên bằng FTP vào cơ sở dữ liệu. Các thông tin về file dữ liệu bao gồm: thời gian trích dữ liệu, thời gian ghép dữ liệu, phần tự động ghi của số chứng từ, đường dẫn dữ liệu, địa chỉ FTP. Các thông tin trong quá trình ghép dữ liệu bao gồm: Các chứng từ không ghép được, lỗi trong quá trình ghép vv...
Trích dữ liệu ra file: là chức năng cho phép kết xuất phát sinh của đơn vị ra các file dữ liệu để gửi lên cấp trên phục vụ cho quá trình tổng hợp số liệu ở cấp trên.
Ghép dữ liệu báo cáo thống kê: ghép dữ liệu được trích ra từ các báo cáo thống kê
Trích dữ liệu báo cáo thống kê: trích dữ liệu ra các báo cáo thống kê
Lấy dữ liệu từ các đơn vị: đây là một chức năng rất quan trọng và tiện ích. Để có thể lập các báo cáo tổng hợp hoặc các báo cáo hợp nhất toàn đơn vị, ở cấp tổng hợp dữ liệu cần thiết phải lấy các chứng từ sổ sách tài khoản từ các đơn vị cấp dưới. Chức năng này giúp đơn vị cấp trên chỉ cần là 1 thao tác là có thể lấy và tổng hợp dữ liệu trực tiếp từ cấp dưới mà cấp dưới không cần thực hiện qua 2 bước trích ghép dữ liệu.
VI.1. Ghép dữ liệu từ file
Ghép dữ liệu từ file là chức năng cho phép khai báo thông tin nhận dữ liệu và ghép dữ liệu từ các đơn vị gửi lên bằng FTP vào cơ sở dữ liệu. Các thông tin về file dữ liệu bao gồm: thời gian trích dữ liệu, thời gian ghép dữ liệu, phần tự động ghi của số chứng từ, đường dẫn dữ liệu, địa chỉ FTP. Các thông tin trong quá trình ghép dữ liệu bao gồm: Các chứng từ không ghép được, lỗi trong quá trình ghép vv...
Chúng ta phải nhập thông tin về file dữ liệu: dữ liệu trích từ ngày đến ngày hoặc ngày trích dữ liệu. Chúng ta phải khai báo thời gian ghép từ ngày đến ngày.
Tiếp theo chúng ta chọn file ghép bằng cách nhấn nút “Chọn file ghép”
Trước khi ghép chúng ta nhấn nút “Kiểm tra dữ liệu” để kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu đơn vị gửi lên. Những chứng từ sai sẽ được liệt kê trên cửa sổ Chứng từ không ghép được theo Loại chứng từ, Số chứng từ, Nội dung.
Sau khi kiểm tra dữ liệu xong chúng ta nhấn nút “Thực hiện”, dữ liệu sẽ được chương trình ghép vào Database.
Để khai báo FTP và đường dẫn chúng ta nhấn nút “Tùy chọn” Để kết thúc chức năng, ta nhấn nút “Thoát”
Giao diện chức năng như hình dưới đây.
VI.2. Trích dữ liệu ra file
Chức năng này dùng để trích dữ liệu của đơn vị ra file gửi lên cấp trên. Thông tin phải nhập bao gồm: Khoảng thời gian dữ liệu cần trích, Thư mục chứa file trích, Thư mục chứa file đã được gửi, Đường dẫn đến chương trình nén dữ liệu Winrar.
Nhấn nút “Tùy chọn” để khai báo các thông tin về thư mục, FTP,... sau đó nhấn nút “Ghi” để lưu.
VI.3. Lấy dữ liệu từ các đơn vị cấp dưới
Chức năng này dùng để ghép dữ liệu từ các DB đơn vị ghép vào DB tổng hợp. Người sử dụng phải chọn đơn vị lấy dữ liệu từ danh sách các đơn vị không có màu đỏ trên cửa sổ chức năng. Ngày ghép dữ liệu cũng phải được xác định.
Nhấn nút “Kiểm tra dữ liệu” trước khi thực hiện việc kiểm tra dữ liệu trước khi ghép, thông tin về tính đúng đắn của dữ liệu được ghép có thể được xem trong phần “Thông tin trích ghép”. Khi dữ liệu hoàn toàn đúng, có thể thực hiện bước tiếp theo là lấy dữ liệu từ các database đơn vị bằng cách nhấn nút “Thực hiện”.
Toàn bộ thông tin của chức năng này được thể hiện trên cửa sổ sau:
VI.4. Thông tin Service nhận dữ liệu
Đưa ra thông tin trạng thái nhận dữ liệu, bao gồm các thông tin: Tên đơn vị, dữ liệu từ ngày đến ngày, ngày ghép, tên file ghép.
Để thực hiện chức năng này, ta vào menu Trợ giúp → Thông tin service nhận dữ liệu. Để thoát khỏi chức năng này, ta nhấn nút “Thoát”
VI.5. Trợ giúp
Trong phần trợ giúp, chương trình cung cấp hướng dẫn sử dụng chương trình, thông tin liên quan đến chương trình và địa chỉ liên hệ khi chương trình gặp lỗi.
Để có thêm các thông tin trợ giúp về cách thức sử dụng từng chức năng của chương trình, ta vào menu Trợ giúp → Nội dung, một trang trợ giúp sẽ được hiển thị, trên đó ta có thể tra cứu theo từng chức năng của chương trình.
PHỤ LỤC 1. TỪ ĐIỂN CHUẨN CỦA CHƯƠNG TRÌNH