Menu Kiểm soát số liệu gồm có: Quản lý từ điển kiểm soát, In bảng kê kiểm soát, Kiểm soát báo cáo.
Quản lý từ điển kiểm soát: liệt kê số dư tài khoản của đơn vị cấp dưới và ngành để kiểm soát được số liệu đơn vị và số liệu quản lý ngành của cấp trên. Từ điển này được tạo ra từ từ điển kiểm soát số liệu giữa cấp trên và cấp dưới như đã trình bày ở phần trước. Chức năng này liệt kê số liệu đối chiếu giữa cấp trên và cấp dưới lần lượt theo các đơn vị. Mỗi dòng dữ liệu bao gồm các thông tin: tài khoản ngành, tài khoản đơn vị, số dư ngành, số dư đơn vị, chênh lệnh số dư. Căn cứ vào số chênh lệch, cán bộ kế toán có thể kiểm soát được tính đúng đắn và chính xác của công tác hạch toán. Chức năng này cho phép việc thêm mới, sửa đổi hoặc loại bỏ một dòng bất kỳ trong từ điển kiểm soát.
In bảng kê kiểm soát: cho phép in đối soát các chứng từ theo những quy tắc cho trước căn cứ vào phương pháp phát sinh chứng từ hoặc theo nguyên tắc kế toán. Các bảng kê kiểm soát bao gồm:
+ Bảng kê chi tiết:
o Bảng kê chi tiết chứng từ tăng tài sản cố định, hao mòn: bảng kê này liệt kê chi tiết các chứng từ tăng nguyên giá và hao mòn tài sản cố định tại các đơn vị trực thuộc. Để đáp ứng yêu cầu phải kiểm soát khối lượng nguyên giá và hao mòn tài sản tăng theo từng đơn vị trong đó lại kê chi tiết theo năm nguồn vốn theo dõi cơ bản là Ngân sách, Tự bổ sung, Liên doanh, Cổ phần và Vay; trong các nguồn vốn đó, các chứng từ lại được tập hợp theo lý do tăng giảm nguồn; bảng kê các chứng từ được nhóm theo đơn vị, nguồn vốn hình thành và lý do tăng. Thông tin trên mỗi chứng từ bao gồm: Số chứng từ, Ngày lập chứng từ, Diễn giải, Tài khoản nợ, Tài khoản có, Số tiền và Ghi chú. Nhìn vào bảng này có thể thấy được tổng số tăng tại đơn vị theo nguồn và tính đúng đắn của việc lựa chọn lý do tăng do đơn vị cấp dưới hạch toán.
o Bảng kê chi tiết chứng từ giảm tài sản cố định, hao mòn: bảng kê này liệt kê chi tiết các chứng từ giảm nguyên giá và hao mòn tài sản cố định tại các đơn vị trực thuộc. Cũng giống như bảng kê các chứng từ tăng, bảng kê các
chứng từ giảm được nhóm theo đơn vị, nguồn vốn hình thành và lý do giảm tiện cho việc kiểm soát số liệu tại các đơn vị cấp dưới.
o Bảng kê chi tiết chứng từ tăng vốn cố định, lưu động: các chứng từ tăng nguồn tại các đơn vị được liệt kê chi tiết theo chứng từ. Các chứng từ được tập hợp theo đơn vị, lý do tăng nguồn và nguồn vốn cố định hay là lưu động. Thông tin trên mỗi chứng từ bao gồm: Số chứng từ, Ngày lập chứng từ, Diễn giải, Tài khoản nợ, Tài khoản có, Nguồn vốn cố định hoặc Nguồn vốn lưu động, Số tiền và Ghi chú. Nhìn vào bảng này có thể thấy được tổng cộng nguồn vốn phát sinh tăng tại đơn vị theo lý do tăng nguồn và cũng kiểm tra được tính đúng đắn của việc lựa chọn lý do tăng do đơn vị cấp dưới hạch toán.
o Bảng kê chi tiết chứng từ giảm vốn cố định, lưu động: bảng kê này liệt kê chi tiết các chứng từ giảm nguồn tại các đơn vị. Tương tự như bảng kê các chứng từ tăng, bảng kê các chứng từ giảm được nhóm theo đơn vị, lý do giảm nguồn cho phép kiểm soát được số liệu giảm nguồn theo lý do giảm tại các đơn vị cấp dưới.
o Bảng kê chứng từ kết chuyển chi phí: đây là bảng liệt kê toàn bộ số liệu kết chuyển chi phí tại các đơn vị cấp dưới. Bảng kê cho phép đối chiếu được tổng số tiền kết chuyển chi phí giữa các tài khoản 136 và 336 với các tài khoản 154, 641, 642, 511, 515, 635, 711, 811 theo khối sản xuất và đơn vị. Bảng kê này cho phép cán bộ kế toán theo dõi được số kết chuyển chi phí tại các đơn vị một cách dễ dàng.
o Bảng kê chứng từ kết chuyển nguồn vốn: mục tiêu của bảng kê này là cho phép cán bộ kế toán đối soát được nội dung chứng từ kết chuyển tự động nguồn vốn được sinh tại kế toán ngành với các chứng từ chi tiết tại các đơn vị. Các chứng từ được nhóm theo khối sản xuất là Sản xuất kinh doanh hay Xây dựng cơ bản. Thông tin của chứng từ được liệt kê bao gồm: Số chứng từ, Đơn vị, Mã lý do tăng giảm nguồn vốn, Diễn giải, Tài khoản nợ, Tài khoản có, Số tiền. Để thuận tiện cho công tác đối chiếu, các chứng từ chia thành từng nhóm nhỏ gồm chứng từ kết chuyển nguồn tự động và các chứng từ chi tiết tạo nên chứng từ kết chuyển tự động đó. Tổng số tiền của các chứng từ chi tiết bằng số tiền của chứng từ kết chuyển ngành. Cặp tài khoản nợ có của chứng từ kết chuyển ngành chính là cặp tài khoản nợ có đích trong từ điển các chứng từ kết chuyển. Các cặp tài khoản nợ có của các
chứng từ chi tiết tương đương với các cặp tài khoản nợ có nguồn tương ứng với cặp tài khoản nợ có đích trong từ điển kết chuyển.
+ Bảng kê tổng hợp:
o Bảng kê tình hình tăng giảm nguồn vốn nội bộ TK 411: Bảng kê này dùng để đối chiếu các chứng từ tăng tại đơn vị tăng và chứng từ giảm tại đơn vị giảm và chênh lệch trên một dòng. Nếu phát sinh tăng giảm nguồn vốn trong đơn vị phát sinh kế toán ngành, dữ liệu trên một dòng là đúng khi số chênh lệch bằng không có nghĩa là số tăng tại đơn vị tăng khớp đúng với số giảm tại đơn vị giảm. Để tiện lợi cho việc kiểm tra xem việc định khoản và chọn lý do tăng giảm nguồn và xác định thông tin đơn vị tăng giảm đúng hay sai, thông tin trên chứng từ tăng hoặc chứng từ giảm được liệt kê bao gồm số chứng từ, tài khoản nợ, mã đơn vị nợ, mã nguồn vốn nợ, tài khoản có, mã đơn vị có, mã nguồn vốn có. Đối với các chứng từ tăng giảm tương ứng mà chương trình không tìm thấy thì sẽ có thông báo lỗi sai dữ liệu. Trường hợp sai lý do tăng giảm nguồn vốn hay sai thông tin mã đơn vị tăng giảm đều có thông báo trên bảng kê nhờ vậy mà có thể biết được chứng từ nào chưa đúng để yêu cầu sửa lại. Các chứng từ được nhóm theo nguồn vốn và cuối mỗi nhóm nguồn đều có một dòng tổng cộng.
o Bảng kê tình hình tăng giảm nguyên giá tài sản cố định TK 211: Đây là bảng kê đối chiếu các chứng từ tăng giảm nguyên giá tài sản cố định theo cặp đơn vị tăng và đơn vị giảm tương ứng. Bảng kê được nhóm theo tài khoản tài sản 211 lần lượt theo loại tài sản rồi theo nguồn vốn hình thành. Trên mỗi dòng có một chứng từ tăng và một chứng từ giảm tương ứng. Thông tin trên chứng từ tăng hoặc chứng từ giảm được liệt kê bao gồm số chứng từ, tài khoản nợ, mã đơn vị nợ, mã nguồn vốn nợ, tài khoản có, mã đơn vị có, mã nguồn vốn có. Trường hợp các chứng từ tăng giảm tương ứng mà chương trình không tìm thấy thì sẽ có thông báo lỗi sai dữ liệu hoặc trường hợp sai lý do tăng giảm tài sản hay sai thông tin mã đơn vị tăng giảm đều có thông báo trên bảng kê. Cán bộ kế toán hoàn toàn có thể kiểm tra được các chứng từ tăng giảm tại các đơn vị.
o Bảng kê tình hình tăng giảm hao mòn tài sản cố định TK 214: Đây là bảng kê đối chiếu các chứng từ tăng giảm hao mòn tài sản cố định theo cặp đơn vị tăng và đơn vị giảm tương ứng. Tương tự như Bảng kê tình hình tăng giảm nguyên giá tài sản cố định, bảng kê này cũng được nhóm lần lượt theo
loại tài sản rồi theo nguồn vốn hình thành. Trên mỗi dòng có một chứng từ tăng và một chứng từ giảm tương ứng. Thông tin trên chứng từ tăng hoặc chứng từ giảm được liệt kê bao gồm số chứng từ, tài khoản nợ, mã đơn vị nợ, mã nguồn vốn nợ, tài khoản có, mã đơn vị có, mã nguồn vốn có. Cán bộ kế toán hoàn toàn có thể kiểm tra được các chứng từ tăng giảm tại các đơn vị dựa vào thông tin và thông báo sai số liệu trên mỗi dòng. Các bảng kê tình hình tăng giảm nguồn vốn, tình hình tăng giảm nguyên giá tài sản, tình hình tăng giảm hao mòn tài sản cố định đều được lập theo tháng.
o Bảng kê đối chiếu số dư tài khoản 1361 ngành và số dư tài khoản 411 đơn vị: bảng kê này liệt kê mỗi dòng một đơn vị số dư tài khoản 411 đơn vị và số dư tài khoản 1361 ngành tương ứng. Từ bảng kê này có thể đối chiếu được số dư hai tài khoản này giữa ngành và đơn vị.
o Bảng kê đối chiếu số dư tài khoản 136 kế toán ngành và 336 kế toán đơn vị: Cấu trúc bảng kê này không giống cấu trúc bảng kê trên. Tài khoản 136 ngành và tài khoản 336 tương ứng của đơn vị được liệt kê song song. Trên mỗi dòng là tài khoản 136 kế toán ngành, số dư tài khoản 136 kế toán ngành, tài khoản 336 kế toán đơn vị, số dư tài khoản 336 kế toán đơn vị và chênh lệch. Các số liệu được liệt kê theo đơn vị. Các cặp tài khoản dùng để đối chiếu được lấy ra từ từ điển kiểm soát số liệu giữa cấp trên và cấp dưới.
o Bảng kê đối chiếu số dư tài khoản 336 kế toán ngành và số dư tài khoản 136 kế toán đơn vị: cấu trúc bảng kê này giống hệt cấu trúc bảng kê trên. Các số liệu được liệt kê theo đơn vị. Trên mỗi dòng là tài khoản 336 kế toán ngành, số dư tài khoản 336 kế toán ngành, tài khoản 136 kế toán đơn vị, số dư tài khoản 136 kế toán đơn vị và chênh lệch số dư. Số liêu giữa cấp trên và cấp dưới là chuẩn khi mà số chênh lệch bằng không.
Kiểm soát báo cáo: đây chính là chức năng kiểm tra tính đúng đắn của số liệu trên các biểu. Chức năng này căn cứ vào từ điển kiểm soát tính đúng đắn của các số liệu trên các biểu dựa vào quy định về cách thức lập biểu của Tổng công ty. Thông tin trên mỗi dòng bao gồm: Tên biểu thứ nhất, Chỉ tiêu trên biểu thứ nhất, Giá trị chỉ tiêu trên biểu thứ nhất, Tên biểu thứ hai, Chỉ tiêu trên biểu thứ hai, Giá trị chỉ tiêu trên biểu thứ hai, Giá trị chênh lệch. Người sử dụng không thể thêm mới, sửa đổi hay xóa bỏ từ điển. Từ điển kiểm soát số liệu liệu của đơn vị thuộc khối Sản xuất kinh doanh khác với từ điển kiểm soát dữ liệu biểu của đơn vị thuộc khối Xây dựng cơ bản. Cập nhật từ điển này là do nhóm lập trình TCKT Trung tâm CNTT thực
hiện. Người sử dụng có thể kiểm tra số liệu trên biểu lần lượt của nhiều đơn vị. Có thể in kết quả kiểm tra ra giấy khi chọn in.
V.2. Quản lý từ điển kiểm soát
Quản lý từ điển kiểm soát liệt kê số dư tài khoản của đơn vị cấp dưới và ngành để kiểm soát được số liệu đơn vị và số liệu quản lý ngành của cấp trên. Từ điển này được tạo ra từ từ điển kiểm soát số liệu giữa cấp trên và cấp dưới. Chức năng này liệt kê số liệu đối chiếu giữa cấp trên và cấp dưới lần lượt theo các đơn vị. Mỗi dòng dữ liệu bao gồm các thông tin: tài khoản ngành, tài khoản đơn vị, số dư ngành, số dư đơn vị, chênh lệnh số dư. Căn cứ vào số chênh lệch, cán bộ kế toán có thể kiểm soát được tính đúng đắn và chính xác của công tác hạch toán. Giao diện chức năng này như sau:
Đây là một phần của từ điển kiểm soát của Nhà máy điện Phả lại. Ta có thể sử dụng từ điển kiểm soát trong trường hợp:
-Từ điển kiểm soát của đơn vị bị lỗi hoặc bị mất hoặc ta muốn sao chép từ điển kiểm soát của đơn vị này qua đơn vị khác, ta nhấn nút “Sao chép” để thực hiện.
-Để tạo mới hoặc khôi phục từ điển này, ta nhấn nút “Khôi phục TĐ”
Chúng ta cũng có thể cập nhật từ điển kiểm soát như: thêm mới một dòng, bớt dòng, sửa chữa dữ liệu.
-Để thêm mới vào từ điển, ta chọn nút “Thêm”.
-Để xóa một dòng trên từ điển chúng ta nhấn nút “Xóa”. -Để sửa dữ liệu, ta nhấn nút “Sửa”
-Để kết thúc làm việc với chức năng, ta nhấn nút “Thoát”.
Nhấn nút “Thêm mới”, cửa sổ nhập liệu xuất hiện như sau:
Sau đó nhấn nút “Ghi” để ghi dữ liệu và nhấn nút “Thoát” để kết thúc thêm mới. Tương tự đối với công việc sửa dữ liệu. Khi nhấn nút “Sửa”, cửa sổ sau sẽ xuất hiện:
Sau khi sửa thông tin, chúng ta nhấn nút “Ghi” để cập nhật lại thông tin đã thay đổi và kết thúc việc sửa đổi bằng cách nhấn nút “Thoát”.
Khi nhấn nút “Sao chép” để thực hiện việc sao chép từ điển kiểm soát, sẽ xuất hiện một cửa sổ sau:
Ta khai báo đơn vị nguồn, đơn vị đích vào khung cửa sổ nhỏ rồi nhấn nút “Thực hiện”. Để kết thúc việc sao chép, ta nhấn nút “Thoát”, khi ấy ô cửa sổ nhỏ sẽ mất đi
Để khôi phục từ điển kiểm soát, ta tích vào ô “Khôi phục TĐ” ở góc dưới bên trái và chọn đơn vị cần khôi phục, sau đó nhấn nút “Khôi phục” như hình dưới.
V.3. In bảng kê kiểm soát
Có các bảng kê sau đây:
-Bảng kê chi tiết chứng từ tăng tài sản cố định, hao mòn: bảng kê này liệt kê chi tiết các chứng từ tăng nguyên giá và hao mòn tài sản cố định tại các đơn vị trực thuộc.
-Bảng kê chi tiết chứng từ giảm tài sản cố định, hao mòn: bảng kê này liệt kê chi tiết các chứng từ giảm nguyên giá và hao mòn tài sản cố định tại các đơn vị trực thuộc dùng cho việc kiểm soát số liệu tại các đơn vị cấp dưới.
-Bảng kê chi tiết chứng từ tăng nguồn vốn cố định, lưu động: các chứng từ tăng nguồn tại các đơn vị được liệt kê chi tiết theo chứng từ. Dùng bảng này có thể thấy được tổng cộng nguồn vốn phát sinh tăng tại đơn vị theo lý do tăng nguồn và cũng kiểm tra được tính đúng đắn của việc lựa chọn lý do tăng do đơn vị cấp dưới hạch toán.
-Bảng kê chi tiết chứng từ giảm nguồn vốn cố định, lưu động: bảng kê này liệt kê chi tiết các chứng từ giảm nguồn tại các đơn vị.
-Bảng kê chứng từ kết chuyển chi phí: đây là bảng liệt kê toàn bộ số liệu kết chuyển chi phí tại các đơn vị cấp dưới. Bảng kê cho phép đối chiếu được tổng số tiền kết chuyển chi phí giữa các tài khoản 136 và 336 với các tài khoản 154, 641, 642, 511, 515, 635, 711, 811 theo khối sản xuất và đơn vị. Bảng kê này cho phép cán bộ kế toán theo dõi được số kết chuyển chi phí tại các đơn vị.
-Bảng kê chứng từ kết chuyển nguồn vốn: mục tiêu của bảng kê này là cho phép cán bộ kế toán đối soát được nội dung chứng từ kết chuyển tự động nguồn vốn được sinh tại kế toán ngành với các chứng từ chi tiết tại các đơn vị.
-Bảng kê tình hình tăng giảm nguồn vốn nội bộ TK 411: Bảng kê này dùng để đối chiếu các chứng từ tăng tại đơn vị tăng và chứng từ giảm tại đơn vị giảm và chênh lệch trên một dòng. Dữ liệu trên một dòng là đúng khi số chênh lệch bằng không có nghĩa là số