Về tài khoản sử dụng:
Theo chế độ kế toán hiện hành bên cạnh việc phản ánh tiền ngoại tệ quy đổi ra đồng Việt Nam trên Tài khoản 1112,1122,1132 thì phản ánh nguyên tệ trên TK 007 nhng trên thực tế khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ thì kế toán không theo dõi nguyên tệ trên TK 007. Nh vậy là không phù hợp với chế độ kế toán hiện hành và gây khó khăn trong việc quản lý từng loại ngoại tệ và tình hình biến động của chúng. Ngoài ra công ty cha sử dụng TK 1562 - chi phí tu mua hàng hoá và TK 151- hàng đang đi trên đờng.
Về phơng pháp tính giá vốn hàng bán:
Giá vốn hàng bán là một chỉ tiêu rất quan trọng trên báo cáo kết quả kinh doanh. Nó là nguyên nhân sai lệch kết quả kinh doanh của công ty do đó làm
ảnh hởng trong việc ra quyết định của nhà quản lý. Trong phơng pháp tính giá vốn hàng xuất kho công ty sử dụng phng pháp bình quân gia quyền,phơng pháp này tuy đơn giản nhng lại không mang lại hiệu quả chính xác và không phản ánh đợc tình hình biến động của giá cả. Mặt khác, khi tính giá vốn hàng xuất kho công ty không tiến hành phân bổ chi phí thu mua hàng hoá cha tiêu thụ mà chỉ phân bổ cho hàng đã tiêu thụ trong kỳ làm cho giá vốn hàng bán thực tế cao hơn trong kỳ nên việc phân tích kết quả bán hàng không còn chính xác.
Hình thức sổ sách áp dụng:
Công ty không sử dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ mà sử dụng
chứng từ ghi sổ là hình thức phù hợp với máy tính. Trích lập các khoản dự phòng:
Khách hàng của công ty là những khách hàng thờng xuyên mua hàng nhiều lần nhng lại thanh toán chậm, nợ nhiều dẫn đến tình trạng tồn đọng vốn. Vậy mà công ty cha tiến hành trích lập các khoản dự phòng cho số khách hàng khó đòi và hàng hóa tồn kho (dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá hàng tồn kho) nên không lờng trớc rủi ro trong kinh doanh. Nh vậy là đã làm sai nguyên tắc thận trọng của kế toán. Điều này dễ gây đột biến chi phí kinh doanh và phản ánh sai lệch kết quả kinh doanh của kỳ đó.
Thanh toán công nợ:
Việc giải quyết tình trạng chiếm dụng vốn đang là một vấn đề nan giải của nhiều nhà quản lý. Trong khi công ty cần vốn để đáp ứng đúng tiến độ, cung cấp cho khách hàng những sản phẩm có chất lợng cao, mở rộng mặt hàng kinh doanh vậy mà công ty lại bị chiếm dụng vốn. Điều đó chứng tỏ công ty cha áp dụng các biện pháp giảm trừ doanh thu một cách hiệu quả,đặc biệt là các khoản chiết khấu thanh toán trong quá trình bán hàng.
3.2 Các giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ Phần An Phú Hng
3.2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện
Trong cơ chế thị trờng nhiều biến động nh hiện nay cùng với sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp thì sự thành bại của một doanh nghiệp là điều tất yếu. Doanh nghiệp muôn duy trì tốt hoạt động cuả mình thì phải xác định phơng hớng cũng nh mục tiêu để từ đó có bớc phát triển mới. Muốn vậy trớc hết công ty phải hoàn thiện đổi mới không ngừng công tác kế toán sao cho phù hợp với yêu cầu quản lý trong nền kinh tế thị trờng nh hiện nay vì kế toán trong công cuộc đổi mới không chỉ là công cụ quản lý mà trở thành bộ phận quản lý kinh tế, tài chính của doanh nghiệp. Thông qua việc lập chứng từ, kiểm tra, tính toán, ghi chép, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng các
phơng pháp khoa học có thể biết đợc những thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ về sự vận động tài sản và nguồn hình thành tài sản, góp phần bảo vệ tài sản và sử dụng hợp lý tài sản của đơn vị mình. Hơn nữa, báo cáo tài chính còn cung cấp thông tin cho đối tợng quan tâm về tình hình tài chính của công ty nh nhà đầu t, nhà quản lý, cơ quan thuế, ngân hàng... để có những quyết định đầu t đúng đắn trong tơng lai. Vì vậy điều quan trọng là các thông tin tài chính đa ra trong các báo cáo kế toán phải có độ tin cậy cao và rõ ràng.
Điều quan trọng đối với công ty thực hiện tốt việc luân chuyển vốn trong kinh doanh làm tăng vòng quay của vốn để từ đó duy trì tốt hoạt động kinh doanh của mình. Muốn làm đợc điều đó trớc hết công ty phải thực hiện tốt khâ bán hàng, Bởi vậy việc hoàn thiện kế toán bán hàng đang là một yêu cầu hiện nay đối với bất kỳ doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả của hệ thống kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ nói riêng, bởi vì:
- Hoàn thiện quá trình này giúp cho khối lợng công việc kế toán đợc giảm nhẹ, hệ thống sổ sách đơn giản, dễ ghi chép, đối chiếu, xác
định chính xác thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế.... tạo điều kiện cho việc lên các báo tài chính cuối kỳ đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin kinh tế cho các đối tợng quan tâm.
- Quá trình này đợc hoàn thiện sẽ giúp cho việc tổ chức chứng từ ban đầu và quá trình luân chuyển chứng từ đợc dễ dàng, tiết kiệm đợc chi phí và thời gian tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán cuối kỳ để phản ánh một cách chính xác, trung thực, đầy đủ tình hình kinh doanh của doanh nghiệp để từ đó xác định chính xác đợc hiệu quả của một kỳ kinh doanh và tình hình tài chính của doanh nghiệp và đa ra phơng hớng kinh doanh của kỳ tới.
Hoàn thiện kế toán tiêu thụ phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tuân thủ các quy định cũng nh các chế độ kế toán và phải đảm bảo phù hợp các nguyên tắc kế toán do bộ tài chính ban hành. Mặt khác phải hớng tới vận dụng các chuẩn mực kế toán quốc tế trong quá trình hạch toán để đạt hiệu quả cao.
- Hoàn thiện trên cơ sở phù hợp với đặc điểm kinh doanh, tổ chức sản xuất của doanh nghiệp mình sao cho đạt hiệu quả cao nhất.
- Hoàn thiện phải đảm bảo cung cấp thông tin chính xác đầy đủ, kịp thời, phù hợp với từng yêu cầu của nhà quản lý.
3.2.2 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh
Mục tiêu hàng đầu của bất kỳ một doanh nghiệp là tối đa hóa lợi nhuận. để đạt đợc mục tiêu đó thì việc thực hiện tốt khâu bán hàng là rất quan trọng. Nó
không những góp phần tạo doanh thu của công ty mà còn khẳng định đợc vị thế của mình trên thị trờng, góp phần phát triển kinh tế nớc nhà.
Về TK sử dụng:
- Thứ nhất: Công ty nên dùngTK 1562 để hạch toán riêng cho chi phí thu mua hàng hoá. Thực tế tại công ty chi phí thu mua đợc hạch toán trực tiếp TK 632, do đó, chi phí thu mua chỉ đợc phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ mà không phân bổ cho hàng tồn kho. Nh vậy công ty áp dụng sai nguyên tắc phù hợp không đúng chế độ, không phản ánh chính xác giá vốn hàng bán, dẫn đến việc xác định không chính xác kết quả kinh doanh của từng mặt hàng và từng kỳ kinh doanh. Bởi vậy, công ty nên đa TK 1562 để hạch toán chi phí liên quan đến hàng hoá tới số hàng đã nhập trong kỳ và phân bổ chi phí thu mua hàng hoá cho số lợng hàng hoá tiêu thụ trong kỳ và tồn cuối kỳ. Hạch toán tài khoản này các chi phí phát sinh liên quan trực tiếp đến quá trình thu mua hàng hoá: chi phí vận chuyển, bốc xếp , chi phí thuê kho, bến bãi, phí bảo hiểm hàng hoá phát sinh trong kỳ. Khi phát sinh chi phí thu mua kế toán ghi: Nợ TK 1562: 1.560.000
Nợ TK 133: 156.000 Có TK 111,112,131: 1.716.000
Trong đó chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ và tồn kho cuối kỳ:
Chi phí thu mua Chi phí thu mua
Chi phí thu mua tồn đầu kỳ phát sinh trong kỳ Trị giá mua Phân bổ cho = * hàng tiêu hàng tiêu thụ Trị giá mua hàng + Trị giá mua hàng thụ trong tiêu thụ trong kỳ tồn kho cuối kỳ kỳ Sau khi nhận đợc chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ , kế toán ghi: Nợ TK 632: 1.716.000
Có TK 1562: 1.716.000
- Thứ hai: Công ty nên sử dụng TK 007 để theo dõi nguyên tệ trong quá trình thu tiền bán hàng của khách nớc ngoài. Có nh vậy mới tránh tình trạng thâm hụt các khoản tiền, theo dõi chính xác số lợng ngoại tệ trong công ty. Nh vậy ngoài việc phản ánh tiền Việt Nam trên TK 1112,1122,1132 thì kế toán phải theo dõi trên TK 007: ghi theo nguyên tệ. Đặc biệt đối với các khoản thanh toán với ngời nớc ngoài kế toán nên mở sổ chi tiết thanh toán với ngời mua, ngời bán bằng ngoại tệ để dễ theo dõi.
- Thứ ba: Công ty không nên hạch toán vào TK 131- phải thu của khách hàng, đối với những khoản thu đợc ngay khi tiêu thụ trong kỳ. Vì khi hàng đợc chính thức tiêu thụ thì khoản tiền hàng cha thu đợc hạch toán vào TK 131:
Nợ TK 131: 9.402.800 Có TK 511: 8.548.000 Có TK 3331: 854.800 Nếu đã thu đợc hạch toán nh sau:
Nợ TK 111: 9.402.800 Có TK 511: 8.548.000 Có TK 3331: 854.800
Vì vậy công ty nên hạch toán riêng từng khoản tiền hàng (khoản đã thu và sẽ thu) do kế toán bán hàng theo dõi để dễ quản lý khách hàng hơn.
Về phơng pháp tính giá vốn hàng bán:
Hiện nay, công ty đang áp dụng phơng pháp tính giá bình quân gia quyền để tính giá vốn hàng xuất kho. Phơng pháp này đơn giản, dễ tính nhng độ
chính xác không cao. Hơn nữa phơng pháp này hạn chế tính kịp thời của các thông tin giá vốn, không cung cấp đợc những thông tin cần thiết về trị giá vốn cho mỗi lần biến động hàng hóa vì thời điểm xác định trị giá vốn hàng xuất kho đợc tính vào cuối tháng. Do việc tính giá vốn hàng tồn kho có ảnh hởng không nhỏ tới tới kết quả hoạt động kinh doanh của công ty nên kế toán cần áp dụng phơng pháp nào để việc tính giá vốn một cách chính xác, cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản lý vào bất kỳ thời điểm nào. Theo em, công ty nên áp dụng phơng pháp nhập trớc – xuất trớc để tính giá vốn hàng xuất kho. Khi sử dụng phơng pháp này, ngoài các chứng từ nhập, xuất máy tính cần phải lu trữ thông tin cho từng mặt hàng sau mỗi lần nhập nh mã hàng, số lợng, đơn giá, ngày tháng nhập kho. Khi xuất hàng hóa máy tính sẽ tự động nhập giá vốn sau khi nhập mã hàng vào.
Về trích lập dự phòng phải thu khó đòi và giảm giá hàng tồn kho:
Để đảm bảo nguyên tắc thận trọng và giảm mức tối đa những tổn thất về các khoản phải thu khó đòi có thể xảy ra đặc biệt là sự giảm giá của hàng hoa strong cơ chế thị trờng nhiều biến động hiện nay thì việc trich lập các khoản dự phòng là điều cần thiết vì:
- Các khoản nợ của khách hàng và giá trị hàng tồn kho là rất lớn nên nguy cơ giảm giá và mất khả năng thanh toán là rất dẽ xảy ra.
- Khách hàng công ty là những khách hàng thờng xuyên mua hàng với số lợng lớn nhng lại thanh toán chậm,nợ nhiều nên việc thất thu là không thể tránh
Do vậy, để đảm bảo phù hợp giữa doanh thu và các chi phí trong kỳ, cuối mỗi niên độ kế toán trớc khi lập các báo cáo tì chính kế toán phải tính số nợ có khả năng khó đòi dựa vào kinh nghiệm hoặc tình hình thực tế của khách hàng và dự đoán khả năng của thị trờng để lập các khoản dự phòng.
Đối với dự phòng các khoản phải thu khó đòi
Để lập các khoản phải thu khó đòi kế toán phải sử dụng TK 139 " dự phòng phải thu khó đòi" và chi tiết cho từng khách hàng. Vào cuối niên độ kế toán, kế toán căn cứ vào các khoản nợ phải thu đợc xác định là không chắc chắn thu đợc thi phải trích lập các khoản dự phòng phải thu khó đòi:
Nợ TK 642: 6.560.000 Có TK 139: 6560.000
Theo quy dịnh khách hàng nợ quá hạn 2 năm trở lên kể từ ngày quá hạn thanh toán mới đợc quyền trích lập dự phòng và chỉ lập dự phòng đối với khách hàng thực sự mất khả năng thanh toán nợ cho công ty.Trờng hợp đặc biệt tuy cha quá hạn 2 năm nhng khách hàng đang trong thời hạn xem xét giải thể, phá sản hoặc có dấu hiệu khác thì số nợ đó đợc coi là nợ khó đòi.
Mức dự phòng phải lập tối đa không quá 20% tổng số d nợ phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm cuối năm và đảm bảo cho doanh nghiệp không bị lỗ.
Đối với các khoản nợ đợc xóa sổ thì căn cứ vào các chứng từ sau: biên bản của hội đồng sử lý nợ, bảng kê chi tiết khoản nợ khó đòi, quyết định của tòa án, giấy xấc nhận của chính quyền địa phơng đối với ngời nợ đã chết hoặc không có tài sản, lệnh truy nã hoặc xác nhận của cơ quan pháp luật đối với nợ bỏ trốn hoặc đang bị truy tố, quyết định của cấp có thẩm quyền về sử lý số nợ không thu hồi đợc, kế toán tiến hành xóa sổ các khoản nợ không đòi đợc và theo dõi trong 5 năm. Khi tiến hành xóa sổ các khoản phải thu đã lập dự phong, ngoài bút toán xóa sổ kế toán phải hoàn nhập số dự phòng đã lập:
Bút toán 1: Nợ TK 004: Nợ khó đòi phải sử lý Bút toán 2: Nợ TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi
Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp(phần chênh lệch giữa số nợ phải thu khó đòi xóa sổ lớn hơn số lập dự phòng)
Có TK 131: Phải thu của khách hàng
*Phơng pháp xác định mức dự phòng cần lập:
+ Ước tính trên doanh thu tiêu thụ(phơng pháp kinh nghiệm) số dự phong phải Tổng doanh thu Tỉ lệ phải thu cần lập cho = bán chịu * thu khó đòi năm tới ớc tính
+ Ước tính đối với khách hàng đang nợ (dựa vào thời gian quá hạn thực tế):
Số dự phòng cần lập cho Số nợ phải thu Tỷ lệ ớc tính
niên độ tới của khách = khách hàng * không thu đợc của hàng đáng ngờ đáng ngờ khách hàng
Đối vớ các khoản phải thu khó đòi đã sử ký cho xóa sổ, nếu sau đó lại thu
hồi đợc nợ kế toán ghi:
Nợ TK 111,112: 6.560.000 Có TK711: 6.560.000
Đồng thời ghi bên Có TK 004: 6.560.000 + Về trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Để trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán sử dụng TK 159 "dự phòng giảm giá hàng tồn kho" cho số hàng hóa còn tồn cuối kỳ, TK 159 đợc mở chi tiết cho từng loại hàng.
Khi thấy giá thị trờng giảm so với giá thực tế ghi trong sổ thì kế toán tiến hành trích lập dự phòng cho số hàng còn tồn kho cuối kỳ:
Nợ TK 632: 53.580.000 Có TK 159: 53.580.000
Trong niên độ kế toán tiếp theo nếu hàng tồn kho không bị giảm giá đã tiêu thụ thì ngoài các bút toán ghi nhận doanh thu, giá vốn, kế toán phải hoan nhập số dự phòng đã lập cho số hàng đó theo bút toán:
Nợ TK 159: 53.580.000 Có TK 632; 53.580.000
Các khoản giảm trừ doanh thu
Để giảm tối đa tình trạng chiếm dụng vốn từ phía khách hàng, công ty nên áp dụng hơn nữa các khoản chiét khấu trong bán hàng. Công ty cần phải có những biện pháp thiết thực nh nếu thanh toán ngay hoặc trớc thời hạn thì sẽ chiết khấu
