Phòng tài chính kế toán ngoài các kế toán quản lý chung tại văn phòng còn có các kế toán chuyên thu làm việc tại các phòng khai thác khu vực. Quy trình phát sinh nghiệp vụ kế toán thu phí bảo hiểm gốc liên quan chặt chẽ với các trường hợp sử dụng và quy trình sử dụng chứng từ thu phí.
- Đối với trường hợp bán lẻ, các nghiệp vụ bảo hiểm cá nhân (chủ yếu là các nghiệp vụ bảo hiểm xe máy, ô tô cá nhân, bảo hiểm con người, hàng hóa, tàu sông…) sau khi cấp giấy chứng nhận bảo hiểm, cán bộ hoặc đại lý phải thu tiền ngay, viết hóa đơn và lập bảng kê thu phí.
Nếu phí bảo hiểm theo các bảng kê chưa được viết hóa đơn thì kế toán phải tổng hợp, viết hóa đơn thu phí làm căn cứ hạch toán, kê khai thuế theo quy định. Sau khi kiểm tra các chứng từ, kế toán nhập vào chương trình kế toán để hạch toán doanh thu.
- Trường hợp bảo hiểm cho khách hàng tổ chức, các nghiệp vụ bảo hiểm thương mại (tàu thủy, hàng hóa, cháy và tài sản…) ngay sau khi giao kết hợp đồng (cấp giấy chứng nhận bảo hiểm, đơn bảo hiểm) bộ phận nghiệp vụ phải gửi thông báo thu phí cho khách hàng và chuyển cho kế toán 1 bản hợp đồng bảo hiểm và thông báo thu phí để theo dõi.
Khi bắt đầu hiệu lực hợp đồng, hoặc đến thời hạn thu phí, và đã thu được tiền hoặc cho khách hàng nợ, kế toán viết hóa đơn và hạch toán vào doanh thu.
2.2.2. Phương pháp kế toán doanh thu hoạt động kinh doanh bảo hiểm gốctại Công ty tại Công ty
• Tài khoản kế toán sử dụng
Tài khoản 511 – doanh thu bảo hiểm gốc
TK 511 được mở chi tiết cho từng nghiệp vụ kinh doanh cụ thể của công ty Ví dụ: TK 5111 – doanh thu bảo hiểm gốc
TK 51111 – thu phí bảo hiểm gốc
TK 51111.0501 – thu bảo hiểm xây dựng
TK 51111.0803 – thu bảo hiểm trách nhiệm dân sự xe ô tô …………..
Ngoài ra còn sử dụng các TK 111, 112, 131, 531, 532…….
• Chứng từ kế toán
- Hóa đơn thu phí, bảng kê thu phí hàng ngày
- Phiếu thu
• Phương pháp hạch toán kế toán
- Trường hợp sau khi cấp đơn thu phí ngay: căn cứ vào hóa đơn thu phí, bảng kê thu phí. Kế toán phản ánh doanh thu phí bảo hiểm gốc bằng định khoản:
Nợ TK 111, 112 Có TK 5111 Có TK 3331
- Đối với những hợp đồng bảo hiểm thương mại cho khách hàng nợ, thu phí sau:
Trong tháng 1/2010 Chi cục thuế Hà Nội có đăng kí yêu cầu cung cấp dịch vụ bảo hiểm xây dựng cho công trình trụ sở làm việc Chi cục thuế Hoàng Mai trị giá 29.635.000đ (gồm cả thuế GTGT):
Tổng công ty bảo hiểm Bảo Việt Công ty Bảo hiểm Bảo Việt Hà Nội
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Tháng 01 năm 2010
Đơn vị tính: đồng
Kèm theo Chứng từ gốc Số: 03 Loại: 005 Trang: 01
STT Họ và tên Trích yếu TK Nợ TK Có Số tiền
1 Công ty BVHN Lập PS thu phí T1 13111.0501 5111.0501 26.940.909 2 Công ty BVHN Lập PS thu phí T1 13111.0601 5111.0601 51.631.393 3 Công ty BVHN Lập PS thu phí T1 13111.0803 5111.0803 12.561.000 4 Công ty BVHN Lập PS thu phí T1 13111.0803 5111.0803 29.378.700 Cộng
Tổng công ty bảo hiểm Bảo Việt Công ty Bảo hiểm Bảo Việt Hà Nội
PHIẾU THU
Tháng 01 năm 2010
Đơn vị tính: đồng
Kèm theo Chứng từ gốc Trang: 01
STT Họ và tên Lí do thu Số đơn BH Số tiền thu TK đối ứng 1 Công ty BVHN Thu BH xây dựng PHC.D01/
CAR.10.H. P01
29.635.000 13111.0501 Cộng 29.635.000 Cộng 29.635.000
Sau khi kí kết hợp đồng cung cấp dịch vụ bảo hiểm
Kế toán căn cứ vào hóa đơn thu phí bảo hiểm định khoản:
Nợ TK 131 (chi tiết TK 13111.0501) : 29.635.000đ Có TK 5111 (chi tiết TK 5111.0501) : 26.940.909đ Có TK 3331 : 2.694.091đ Khi khách hàng trả tiền thanh toán. Kế toán lập phiếu thu và định khoản: Nợ TK 111 : 29.635.000đ Có TK 131 (chi tiết TK 13111.0501) : 29.635.000đ Một số trường hợp hoàn phí cho khách hàng:
Hoàn phí bảo hiểm khi khách hàng đã đóng phí, kế toán định khoản như sau: Ngày 18/01/2010 công ty có hoàn phí BH tàu sông cho khách hàng số tiền là 3.600.000đ.
Tổng công ty bảo hiểm Bảo Việt Công ty Bảo hiểm Bảo Việt Hà Nội
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Tháng 01 năm 2010
Đơn vị tính: đồng
Kèm theo Chứng từ gốc Số: 27 Loại: 133 Trang: 01
STT Họ và tên Trích yếu TK Nợ TK Có Số tiền
1 Công ty
BVHN
KC hoàn phí BH 51111.0203 531.0203 3.600.000 Cộng 3.600.000
Kế toán định khoản như sau:
Có TK 1111 : 3.600.000đ
Đồng thời, phần mềm sẽ tự động định khoản, ghi giảm doanh thu như sau: Nợ TK 5111 (chi tiết TK 51111.0203) : 3.600.000đ Có TK 5311 (chi tiết TK 5311.0203) : 3.600.000đ
Trường hợp, hoàn phí bảo hiểm khi khách hàng chưa đóng phí nhưng đã ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 5311 Có TK 1311
Trích số liệu một số bảng biểu, sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản có liên quan:
- Sổ chi tiết TK 5111, TK 5311
- Sổ cái TK 5111, TK 1311, TK 111
- Và một số hóa đơn bảng biểu kèm theo.