2.3.1. Chứng từ và thủ tục kế toán.
Là một công ty thương mại, bán hàng là hoạt động chính của Công ty. Với số lượng hàng bán ra hàng năm là một con số lớn, vì thế chi phí bán hàng cũng như cung cấp dịch vụ của Công ty CP Tập đoàn Dược phẩm & TM Sohaco là một con số không nhỏ. Chi phí bán hàng phản ánh tất cả những chi phí mà doanh nghiệp phải trả trong quá trình bán hàng và cung cấp dịch vụ nhập khẩu ủy thác của mình. Đặc thù kinh doanh mặt hàng Dược phẩm đòi hỏi công ty phải chi khá nhiều cho bán hàng, các khoản mục chi phí bán hàng cho mặt hàng này cũng khá đa dạng và mang tính đặc thù riêng của ngành hàng, vì thế đòi hỏi kế toán phải quản lý và ghi nhận một cách đầy đủ và chính xác.
Chi phí bán hàng tại Sohaco được hạch toán trên TK 641 trong đó chi tiết theo các khoản mục cụ thể như sau :
- Chi phí nhân viên bán hàng : đây là khoản mục chi phí phản ánh số phát sinh thực tế về tiền lương công ty trả cho nhân viên bán hàng trong kỳ. Trên thực tế tại Công ty Sohaco, khoản mục này có trên phần mềm kế toán nhưng không được hạch toán, tất cả lương của nhân viên bán hàng đều được hạch toán chung sang tài khoản chi phí lương của toàn công ty. Vì thế khoản mục này không có trong cân đối phát sinh.
- Chi phí vật liệu bao bì : phản ánh chi phí vật liệu bao bì thực tế phát sinh trong quá trình bán hàng như : xuất dùng cho bảo quản hàng, cho bán hàng, bao bì trong quá trình vận chuyển hàng tiêu thụ, chi phí tem hàng, nhãn mác…
- Chi phí dụng cụ đồ dùng : phản ánh các khoản chi phí về đồ dùng phục vụ bán hàng như dụng cụ đo lường, dụng cụ kiểm nghiệm đối với thuốc, dụng cụ bảo quản dược phẩm…
- Chi phí khấu hao TSCĐ : phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ phục vụ bán hàng như xe vận chuyển hàng, nhà kho, bến bãi, các dụng cụ đồ dùng trong bảo quản hàng…
- Chi phí khuyến mại, quảng cáo, giao dịch : đây là khoản mục chi phí khá lớn tại Sohaco, phản ánh tất cả chi phí quảng cáo sản phẩm, quảng bá doanh nghiệp trên các phương tiện thông tin, chi phí khuyến mại sản phẩm…
- Chi phí khác : bao gồm các chi phí bằng tiền khác như chi phí tiếp khách phục vụ bán hàng, chi phí mua ngoài như cước viễn thông, chi phí thuê kho bãi, chi phí vận chuyển bốc dỡ hàng, chi phí lưu kho….
Tất cả các khoản mục chi phí trên được kế toán theo dõi, cập nhật và hạch toán kịp thời, từ đó giải quyết ngay những vướng mắc trong quá trình hoạt động. Các chứng từ phản ánh chi phí đó là : bảng khấu hao TSCĐ, hóa đơn GTGT đối với các dịch vụ mua ngoài, phiếu kiểm nghiệm kèm hóa đơn do Cục quản lý Dược cấp đối với hàng kiểm nghiệm, phiếu xuất kho công cụ dụng cụ.
Dưới đây trình bày một số mẫu hóa đơn, chứng từ phản ánh chi phí bán hàng tại Công ty CP Tập đoàn Dược phẩm & TM Sohaco.
Biểu số 2.6: Hóa đơn GTGT của chi phí vận chuyển HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2 : Giao khách hàng Ngày 12 tháng 01 năm 2013
Mẫu số: 13GTKT -3LL NS/2013K
01023451 Đơn vị bán hàng : Công ty Cổ phần Giao nhận Kho vận Hàng không
Địa chỉ : Khu Thông quan nội địa Mỹ Đình (ICD Mỹ Đình), số 17 đường Phạm Hùng, xã Mỹ Đình, huyện Từ Liêm, thành phố Hà Nội.
Số tài khoản: 146052002986
Điện thoại: (84-4) 3768 5858 MST:0101089808 Họ tên người mua hàng: Vũ Văn Hà
Tên đơn vị : Công ty Cổ phần Tập đoàn Dược phẩm và Thương mại Sohaco Địa chỉ : Số 5 Láng Hạ- Ba Đình- Hà Nội
Số tài khoản: 12210000287944
Hình thức thanh toán : Tiền mặt MST : 0102043274 ST T Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền Cước vận chuyển Lô 1 20.453.030 20.453.030 Cộng tiền hàng : 20.453.030
Thuế suất GTGT :10% Tiền thuế GTGT 2.045.303 Tổng cộng tiền thanh toán : 22.498.333
Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi hai triệu, bốn trăm chín mươi tám nghìn, ba trăm ba mươi ba đồng. Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Giám đốc (Ký, ghi rõ họ tên)
Biểu số 2.7: Giấy đề nghị tạm ứng
Đơn vị: Công ty CP Tập đoàn Dược phẩm & TM Sohaco
Địa chỉ:Số 5 Láng Hạ- Ba Đình- Hà Nội
Mẫu số 03-TT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG Ngày 12 tháng 01 năm 2013
Số: 0100TT-SHC
Kính gửi: - Giám đốc Công ty CP Tập đoàn DP & TM Sohaco - Phòng kế toán Công ty CP Tập đoàn DP & TM Sohaco
Tên tôi là: Vũ Văn Hà
Địa chỉ: Nhân viên phòng kinh doanh Công ty CP Tập đoàn DP & TM Sohaco
Đề nghị tạm ứng số tiền: 20.000.000 (hai mươi triệu đồng chẵn)
Lý do tạm ứng: Thanh toán tiền vận chuyển cho việc chuyển giao hàng cho khách hàng
Thời hạn thanh toán: 12/01/2013
Giám đốc (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Phụ trách bộ phận (Ký, họ tên) Người đề nghị tạm ứng (Ký, họ tên) Bảng 2.14 : Bảng trích khấu hao TSCĐ bán hàng tháng 1/2013
BẢNG TÍNH KHẤU HAO TSCĐ THÁNG 1 NĂM 2013 Dùng cho bộ phận bán hàng ĐVT: đồng STT Tên TSCĐ Số hiệu TSCD Nguyên giá TSCĐ Thời gian sử dụng Số khấu hao năm Số khấu hao TB tháng 1 Xe vận chuyển hàng nội bộ BH01 875.802.000 20 43.790.100 3.649.175
2 Dụng cụ bảo quản thuốc BH02 125.757.600 10 12.575.760 1.047.980
3 Nhà kho BH03 1.295.454.600 30 43.181.820 3.598.485
4 Dụng cụ kiểm nghiệm thuốc BH04 49.090.800 10 4.909.080 409.091
Tổng mức khấu hao
104.456.76
Biểu số 2.8: Hóa đơn GTGT thanh toán cước điện thoại của bộ phận bán hàng CÔNG TY TNHH CÁC HỆ THỐNG VIỄN THÔNG VNPT-FUJITSU
Địa chỉ: Phường Dương Nội, Q.Hà Đông, TP.Hà Nội Mã số thuế: 0500233757
HÓA ĐƠN GTGT
Liên 2: Giao cho người mua Mẫu số :01GTKT3/001
Ngày 31 tháng 01 năm 2013 Ký hiệu : AA/13P Số : 01987
Tên khách hàng: Công ty cổ phần tập đoàn Dược phẩm và Thương mại Sohaco MST: 0102043274
Địa chỉ: Số 5, Láng Hạ, Thành Công, Ba Đình, Hà Nội Số điện thoại: 043.856.3389
Hình thức thanh toán: Tiền mặt
STT Tên hàng hóa dịch vụ ĐV tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền Cước điện thoại Đồng 1.218 1.120 1.363.636 Cộng tiền hàng: 1.363.636
Thuế suất thuế GTGT:10% Tiền thuế GTGT: 136.364 Tổng cộng tiền thanh toán: 1.500.000
Số tiền viết bằng chữ: Một triệu, năm trăm ngàn đồng chẵn
Ngày 31 tháng 1 năm 2013
Khách hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
Quy trình luân chuyển chứng từ như sau : đối với các hoạt động liên quan đến bán hàng mà phát sinh chi phí trực tiếp, các cá nhân, bộ phận có nhu cầu sẽ làm giấy đề nghị tạm ứng trên đó ghi rõ mục đích sử dụng. Giấy này chuyển qua cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt, sau đó chuyển cho kế toán thanh toán nhập dữ liệu vào máy và lập phiếu chi tiền. Phiếu chi tiền được chuyển cho thủ quỹ ký và xin chữ ký của kế toán trưởng cũng như giám đốc. Sau khi nhận tiền tạm ứng và hoàn thành công việc, đối với các dịch vụ mua ngoài có hóa đơn GTGT, hóa đơn kèm theo giấy đề nghị thanh toán sẽ được chuyển sang phòng kế toán. Kế toán thanh toán dựa vào các thông tin trên hóa đơn nhập dữ liệu vào phần mềm. Dữ liệu này sẽ tự động cập nhật lên sổ kế toán liên quan và cuối kỳ kết chuyển để xác định KQKD. Còn đối với khấu hao TSCĐ, công cụ dụng cụ sẽ tổng hợp và hạch toán vào cuối tháng.