Cũng giống như doanh thu bán hàng, dựa vào số liệu trên các chứng từ liên quan, kế toán sẽ ghi sổ tổng hợp giá vốn hàng bán. Dựa vào phiếu xuất kho đã lập của thủ kho, kế toán tổng hợp nhập dự liệu vào máy, sau đó phần mềm tự động cập nhật số liệu về lần xuất hàng lên sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản 632. Cuối kỳ kế toán thực hiện kết chuyển sang tài khoản 911 và tự động khóa sổ. Để đảm bảo công tác lưu trữ, cuối kỳ hệ thống sổ này đều được kế toán tổng hợp in ra và lưu file cứng đầy đủ phục vụ công tác kiểm tra. Sổ nhật ký chung là mẫu trích dưới đây. Sổ cái TK 632 có tác dụng giúp kế toán đối chiếu với bảng tổng hợp chi tiết giá vốn hàng bán.
Bảng 2.12 : Trích sổ nhật ký chung năm 2013
SỔ NHẬT KÝ CHUNG ( Trích )
THÁNG 1 NĂM 2013
Trang 6 ĐVT: Đồng
Ngày
ghi Chứng từ Diễn giải
Đã ghi sổ cái STT dòng Số hiệu Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E G H 1 2
Số trang trước chuyển sang 1 25.940.765.343 25.940.765.343 11/01 D0024 11/01 Bán hàng cho Cty Phương
Linh R 56 1561632 3.289.566.017 3.289.566.017 11/01 H0046 11/01 Bán hàng cho Cty Doha R 10 632 1.617.974.769
11 1561 1.617.974.769
12/01 D0025 12/01 Bán hàng cho Cty Mỹ Quốc R 15 632 5.497.036.590
16 1561 5.497.036.590
….. ….. ….. ………. … … … ….. …..
….. ….. ….. ………. … … … ….. …..
Cộng chuyển sang trang sau 23 47.928.266.387 47.928.266.387 Sổ này có 20 trang, đánh số từ trang 1 đến trang 20
Bảng 2.13 : Sổ cái tài khoản 632
CÔNG TY CP TẬP ĐOÀN DƯỢC PHẨM & TM SOHACO SỐ 5 - LÁNG HẠ - BA ĐÌNH - HÀ NỘI
SỔ CÁI Tháng 1 Năm 2013
Tên tài khoản: Giá vốn hàng bán. Số hiệu: 632
ĐVT: Đồng
Ngày
ghi Chứng từ Diễn giải NKC
TK đối ứng
Số tiền
Số
hiệu Ngày Trang Dòng Nợ Có
Số dư đầu tháng
Số phát sinh trong tháng
2/1 D0022 2/1 Bán hàng cho Cty Khôi Nguyên 1 6 1561 1.112.043.341 2/1 C0012 2/1 Bán hàng cho Cty Medisun 2 2 1561 2.291.080.000 3/1 V0022 3/1 Bán hàng cho Cty Medisun 2 8 1561 315.206.807 3/1 H0041 3/1 Bán hàng cho Cty SMB 2 14 1561 285.382.952 5/1 H0042 5/1 Bán hàng cho Cty SMN 3 2 1561 1.695.054.031 6/1 D0023 6/1 Bán hàng cho Dược mỹ phẩm HN 3 10 1561 3.593.454.840 6/1 H0043 6/1 Bán hàng cho Cty Medisun 3 16 1561 483.512.869 7/1 A0001 7/1 Bán hàng cho Cty SMN 4 2 1561 3.481.037.793 7/1 D0024 7/1 Bán hàng cho Cty Minh Đức 4 6 1561 1.539.955.670 8/1 A0002 8/1 Bán hàng cho Cty Medisun 4 14 1561 4.178.746.984 8/1 H0044 8/1 Bán hàng cho Cty Phương Đông 4 19 1561 964.266.749 10/1 H0045 10/1 Bán hàng cho Cty Anh Nguyên 5 1 1561 1.644.357.604 10/1 V0023 10/1 Bán hàng cho Cty SMB 5 6 1561 19.511.254 11/1 D0024 11/1 Bán hàng cho Cty Phương Linh 6 5 1561 3.289.566.017 11/1 H0046 11/1 Bán hàng cho Cty Doha 6 10 1561 1.617.974.769 12/1 D0025 12/1 Bán hàng cho Cty Mỹ Quốc 6 15 1561 5.497.036.590
13/1 H0047 13/1 Bán hàng cho Cty Ngọc Thiện 7 2 1561 1.620.906.195 13/1 V0024 13/1 Bán hàng cho Cty Anh Thy 7 7 1561 61.210.305 14/1 C0002 14/1 Bán hàng cho Cty SMB 7 12 1561 147.508.062 14/1 H0048 14/1 Bán hàng cho Cty Mỹ Quốc 7 17 1561 44.833.576 16/1 H0049 16/1 Bán hàng cho Khôi Nguyên 8 2 1561 742.857.860 16/1 D0026 16/1 Bán hàng cho An Phúc 8 7 1561 2.508.858.000 17/1 V0025 17/1 Bán hàng cho Cty SMN 8 18 1561 368.487.539 17/1 D0027 17/1 Bán hàng cho Cty Phương Lê 9 2 1561 5.875.342.597 19/1 H0050 19/1 Bán hàng cho Cty Minh Đức 9 7 1561 1.688.501.432 19/1 D0050 19/1 Bán hàng cho Cty Thuận An Phát 9 12 1561 2.037.044.868 20/1 H0051 20/1 Bán hàng cho Cty Thuận An Phát 9 17 1561 336.596.691 22/1 H0052 22/1 Bán hàng cho Cty Phương Linh 10 2 1561 560.764.569 22/1 A0003 22/1 Bán hàng cho Cty T & T 10 7 1561 1.955.038.521 22/1 D0051 22/1 Bán hàng cho Cty Doha 10 12 1561 3.113.583.920 23/1 H0053 23/1 Bán hàng cho Cty SMB 11 2 1561 1.668.153.886 25/1 V0026 25/1 Bán hàng cho Cty Tân An 11 7 1561 42.974.787
25/1 C0003 25/1 Bán hàng cho Cty SMN 11 12 1561 193.495.869 26/1 H0054 26/1 Bán hàng cho Cty Medisun 12 2 1561 1.694.019.410 26/1 D0052 26/1 Bán hàng cho Cty Phương Đông 12 7 1561 1.527.867.276 27/1 A0004 27/1 Bán hàng cho Cty SMB 12 12 1561 3.726.401.492 28/1 V0027 28/1 Bán hàng cho Cty Mỹ Quốc 12 17 1561 242.614.937 29/1 H0055 29/1 Bán hàng cho Cty An Đông 13 5 1561 1.639.184.499 30/1 D0053 30/1 Bán hàng cho Cty T & T 13 10 1561 4.181.430.000 30/1 D0054 30/1 Bán hàng cho Cty Minh Đức 13 15 1561 1.601.256.718
31/1 T0001 31/1 Phí ủy thác 14 5 31/1 Cộng số phát sinh tháng 1 70.092.615.583 Kết chuyển xác định KQKD 911 70.092.615.583 Số dư cuối tháng Người ghi sổ ký (ký, họ tên) Kế toán trưởng ký (Ký, họ tên) Giám đốc ký (Ký, họ tên, đóng dấu)