Sơ đồ 2.8 – Quy trình xử lý kế toán tiền mặt
Vốn bằng tiền của công ty chủ yếu được gửi tại các ngân hàng để thực hiện các giao dịch bằng phương thức thanh toán không dùng tiền mặt, tuy nhiên mỗi công ty đều có 1 lượng tiền mặt nhất định được lưu trữ tại quỹ của công ty để đáp ứng nhu cầu chi tiêu của công ty.
Trong công ty hàng ngày phát sinh nhiều khoản thu, chi bằng tiền mặt. Việc nhập xuất quỹ hàng ngày do thủ quỹ tiến hành dựa trên phiếu thu, phiếu chi tiền mặt. Phiếu thu, phiếu chi phải được viết đúng nội dung, có đầy đủ chữ ký của người nhận, người giao, kế toán và phải được sự phê duyệt của thủ trưởng đơn vị.
Trong quản lý tiền mặt kế toán vốn bằng tiền phải có trách nhiệm ghi chép và lưu trữ các nghiệp vụ phát sinh vào sổ quỹ tiền mặt. Thông qua phiếu thu phiếu chi thủ quỹ phải quản lý tiền nhập xuất trong ngày và ghi sổ, cuối
ngày kiểm tra số tồn thực tế trong quỹ và số tồn trên sổ quỹ. Nếu có chênh lệch thì kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại kịp thời, xác định rõ nguyên nhân, biện pháp xử lý.
Trình tự kế toán như sau:
Từ các chứng từ như hóa đơn GTGT, Giấy đề nghị tạm ứng… kế toán nhập liệu vào máy , kế toán viết phiếu thu, phiếu chi trên phần mềm sau đó in ra.
Trong báo cáo này em xin đưa ra một số nghiệp vụ phát sinh làm tăng giảm tiền mặt trong tháng 2/2012 mà em thu thập được tại công ty:
Tình huống thực tế :
- Ngày 8/02/2012 Tạm ứng tiền đi công tác mở thầu CT đường Nội Doi – Quế Võ – Bắc Ninh cho Nguyễn Văn Chung – TP.Kế hoạch là 8.000.000 đ (PC02/13/12).
- Ngày 15/02/2012 Khi anh Chung đi công tác về, tập hợp hóa đơn, chứng từ để kế toán bình toán toán tạm ứng đi công tác mở thầu đường Nội Doi – Quế Võ – Bắc Ninh của Nguyễn Văn Chung – TP.Kế hoạch với số tiền là : 3.201.818+170.182=3.372.000 đ (theo chứng từ kế toán NVK02/02/12) tính vào chi phí của công ty và Thu lại tiền ứng công tác phí chi không hết của a Chung là : 4.628.000 đ (PT02/02/12).
Căn cứ vào nhu cầu công việc và định mức công tác phí của công ty, đồng thời được sự cho phép của giám đốc, anh Học báo cho Kế toán lập giấy đề nghị tạm ứng và trình kế toán trưởng, giám đốc duyệt:
Công ty Cổ phần CN và PP Toàn Cầu Bộ phận :...
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG
Ngày 08 tháng 02 năm 2012
Số: …..
Kính gửi:... Tên tôi là: Nguyễn Văn Chung
Bộ phận: Phòng kế hoạch
Đề nghị cho tạm ứng số tiền: 8.000.000 đồng.
( Viết bằng chữ ) Tám triệu đồng chẵn.
Lý do tạm ứng: Tạm ứng tiền đi công tác mở thầu đường Nội Doi – Quế Võ- Bắc Ninh.
Thời hạn thanh toán: ... Số dư tạm ứng lần trước:………..
Thủ trưởng đơn vị
Duyệt tạm ứng... ( Ký, họ tên )
Nguyễn Văn Nam
Kế toán trưởng
( Ký, họ tên )
Phan Thanh Nam
Người lập phiếu ( Ký, họ tên ) Phạm Thanh Hà Người đề nghị tạm ứng ( Ký, họ tên )
Nguyễn Văn Chung
Kế toán căn cứ vào giấy đề nghị tạm đã được ký duyệt tiến hành lập Phiếu chi số: PC02/13/12 và sau khi được kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt thì chuyển phiếu chi sang thủ quỹ, thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi xuất
tiền cho anh Chung và anh Chung ký nhận phiếu chi và xác nhận đã nhận tiền. Thủ quỹ tiến hành nghi vào sổ quỹ và chuyển chứng từ cho kế toán vào sổ kế toán chi tiết theo dõi tiền mặt. Kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 141 : 8.000.000 đ Có TK 1111: 8.000.000 đ
Công ty Cổ phần CN&PP Toàn Cầu Số 6 , ngõ Phan Chu Trinh, Hoàn Kiếm, Hà Nội
Mẫu số: 02 – TT
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU CHI
Ngày 08 tháng 02 năm 2012
Nợ: 141 Có: 1111 Họ và tên người nhận tiền: Nguyễn Văn Chung
Địa chỉ: Trưởng phòng - Kế hoạch
Lý do chi: Tạm ứng tiền đi công tác mở thầu CT đường Nội Doi – Quế Võ – Bắc Ninh cho a Chung Số tiền: 8.000.000 VND. Viết bằng chữ: Tám triệu đồng chẵn. Kèm theo: ...chứng từ gốc Ngày….tháng…năm…... Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu)
Nguyễn Văn Nam
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)
Phan Thanh Nam
Thủ quỹ (Ký, họ tên) Phan Bích Ngọc Người lập phiếu (Ký, họ tên) Phạm Thanh Hà Người nhận tiền (Ký, họ tên)
Nguyễn Văn Chung
Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Tám triệu đồng chẵn.
Sau khi đi công tác về, anh Chung tập hợp Hóa đơn chứng từ giấy đi đường làm căn cứ chuyển cho kế toán lập giấy thanh toán tạm ứng:
Công ty Cổ phần CN&PP Toàn Cầu Bộ phận :...
Mẫu số: C 33 - BB
( Ban hành theo QĐ số: 19/ 2006/ QĐ - BTC ngày 30/ 03/ 2006 của Bộ trưởng BTC )
GIẤY THANH TOÁN TẠM ỨNG Ngày15 tháng 02 năm 2012.
Số: ... Nợ: ………
Có:……… - Họ và tên người thanh toán: Nguyễn Văn Chung
- Bộ phận (hoặc địa chỉ): Trưởng phòng - Kế hoạch - Số tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng dưới đây:
Diễn giải Số tiền
I. Số tiền tạm ứng:
1 - Số tạm ứng các đợt trước chưa chi hết: 2 - Số tiền ứng kỳ này:
- Phiếu chi số: PC02/13/12 ngày 08/02/2012
- ...
II. Số tiền đề nghị thanh toán:
1 - Chứng từ số: HĐ 4406 ngày 09/2/2012 2 - Chứng từ số GDD30 ngày 10/2/2012 3 - ………. ... III. Chênh lệch: 1 - Số tạm ứng chi không hết: ( I - II ) 2 - Chi quá số tạm ứng: ( II - I ) 8.000.000 0 8.000.000 8.000.000 ... 3.372.000 1.872.000 1.500.000 ... 4.628.000 4.628.000 ... Kèm theo:...tờ chứng từ gốc. Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên)
Nguyễn Văn Nam
Kế toán trưởng
( Ký, họ tên)
Phan Thanh Nam
Người lập phiếu ( Ký, họ tên) Phạm Thanh Hà Người đề nghị thanh toán ( Ký, họ tên)
Nguyễn Văn Chung
Thủ quỹ
( Ký, họ tên)
hóa đơn, chứng từ giấy đi đường lập chứng từ kế toán số: NVK02/02/12 để bình toán tạm ứng và tập hợp vào chi phí của công ty, đồng thời lập Phiếu thu số: PT02/02/12, sau khi phiếu thu được ký duyệt, anh Chung ký và nộp tiền chuyển cho Thủ quỹ thu số tiền còn thừa, thủ quỹ tiến hành vào sổ quỹ và chuyển chứng từ cho kế toán vào sổ theo dõi chi tiết tiền mặt. Kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 6422: 3.201.818 đ Nợ TK 1331: 170.182 đ
Có TK: 141: 3.372.000 đ
Công ty Cổ phần CN&PP Toàn Cầu
Số 6, Phan Chu Trinh, Hoàn Kiếm, Hà Nội
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
Tên: Nguyễn Văn Chung Số:NVK02/02/12
Địa chỉ: Trưởng phòng - Kế hoạch Ngày:15/02/2012
STT Diễn giải Ghi Nợ Ghi Có Thành tiền
1 Hạch toán tiền ứng đi công tác mở thầu đường Nội Doi – Quế Võ – Bắc Ninh của a Chung_ KH 6422 141 3.201.818
2 VAT HĐ tiền ứng đi công tác mở thầu đường đường Nội
Doi – Quế Võ – Bắc Ninh HĐ 4406 1331 141 170.182
Cộng 3.372.000
Thành tiền bằng chữ: Ba triệu ba trăm bảy mươi hai nghìn đồng chẵn. Ghi chú: ...
Phụ trách kế toán Giám đốc
(Ký, họ tên)
Phạm Thanh Hà
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Công ty Cổ phần CN&PP Toàn Cầu Số 6, ngõ Phan Chu Trinh, Hoàn Kiếm Hà Nội
Mẫu số: 01 – TT
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU THU
Ngày 15 tháng 02 năm 2012
Nợ: 1111 Có: 141 Họ và tên người nộp tiền: Nguyễn Văn Chung
Địa chỉ: Trưởng phòng - Kế hoạch
Lý do nộp: Thu lại tiền ứng công tác phí đi mở thầu đường đường Nội Doi – Quế Võ – Bắc Ninh chi không hết của anh Chung.
Số tiền: 4.628.000 VND
Viết bằng chữ: Bốn triệu sáu trăm hai mươi tám nghìn đồng chẵn.
Kèm theo: ...chứng từ gốc
Ngày….tháng…năm…...
Giám đốc
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Nguyễn Văn Nam
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)
Phan Thanh Nam
Người nộp tiền
(Ký, họ tên)
Nguyễn Văn Chung
Người lập phiếu (Ký, họ tên) Phạm Thanh Hà Thủ quỹ (Ký, họ tên) Phan Bích Ngọc
Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Bốn triệu sáu trăm hai mươi tám nghìn đồng chẵn.. Kế toán định khoản cho phần thu tiền hoàn ứng như sau:
Nợ TK 1111: 4.628.000 đ Có TK: 141: 4.628.000 đ
Kế toán tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế toán, tự động cập nhật vào sổ nhật ký chung, nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền, sổ chi tiết quỹ tiền mặt, sổ quỹ tiền mặt, và sổ cái tương ứng.
Công ty Cổ phần CN&PP Toàn Cầu
Mẫu số: S05a-DNN
Hà Nội
SỔ QUỸ TIỀN MẶT
Tháng 02 năm 2012
Tài khoản: 1111 - Tiền Việt Nam
Ngày, tháng ghi sổ Ngày, tháng chứng từ Số hiệu chứng
từ Diễn giải Số tiền
Thu Chi Thu Chi Tồn
A B C D E 1 2 3 G - Số tồn đầu kỳ Tổng cộng - Ngày mở sổ: ... Ngày .... tháng .... năm ... Thủ quỹ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu)
Công ty Cổ phần CN&PP Toàn Cầu Mẫu số: S05b-DNN
Số 6, ngõ Phan Chu Trinh, Hoàn Kiếm, Hà Nội
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT QUỸ TIỀN MẶT
Tháng 02 năm 2012
Tài khoản: 1111 - Tiền Việt Nam Ngày, tháng ghi sổ Ngày, tháng chứng từ Số hiệu chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số tồn Ghi chú Thu Chi Nợ Có A B C D E F 1 2 3 G - Số tồn đầu kỳ - Số phát sinh trong kỳ - Cộng số phát sinh trong kỳ - Số tồn cuối kỳ - Ngày mở sổ: ... Ngày .... tháng .... năm ...
Thủ quỹ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Công ty Cổ phần CN&PP Toàn Cầu
Số 6, ngõ Phan Chu Trinh, Hoàn Kiếm, Hà Nội
SỔ NHẬT KÝ CHI TIỀN Tháng 02 năm 2012 Tài khoản: 1111 Ngày, tháng ghi Chứng từ Số hiệu Ngày tháng A B C D E F 1 - Ngày mở sổ: ... Ngày .... tháng ... năm ...
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Công ty Cổ phần CN&PP Toàn Cầu
Số 6, ngõ Phan Chu Trinh, Hoàn Kiếm, Hà Nội
NHẬT KÝ THU TIỀN Tháng 02 năm 2012 Tài khoản: 1111 Ngày, tháng ghi Chứng từ Diễn giải TK Nợ TK Có Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng A B C D E F 1 Cộng số phát sinh - Ngày mở sổ: ... Ngày ... tháng ... năm ...
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)