Trình tự hạch toán

a. Hạch toán tiền mặt: TK111

 Nguyên tắc hạch toán tiền mặt tại quỹ trên TK 111 - TM

- Chỉ phản ánh vào tài khoản 111 số tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý thực tế nhập, xuất quỹ.

- Các khoản tiền, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý do đơn vị hoặc cá nhân khác ký cược, ký quỹ tại đơn vị thì quản lỳ và hạch toán như các loại tài sản bằng tiền của đơn vị. Riêng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý trước khi nhập quỹ phải làm đầy đủ các thủ tục về cân đo đong đếm số lượng, trọng lượng và giám định chất lượng, sau đó tiến hành niêm phong có xác nhận của người ký cược, ký quỹ trên dấu niêm phong.

- Khi tiến hành nhập quỹ, xuất quỹ phải có phiếu thu, chi hoặc chứng từ nhập, xuất vàng, bạc, kim khí quý, đá quý và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người cho phép xuất, nhập quỹ theo quy định của chế độ chứng từ hạch toán.

- Kế toán quỹ tiền mặt chịu trách nhiệm mở sổ và giữ sổ quỹ, ghi chép theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý, tính ra số tiền tồn quỹ ở mọi thời điểm. Riêng vàng, bạc, kim khí qúy, đá quý nhận ký cược phải theo dõi riêng trên một sổ hoặc trên một phần sổ.

- Thủ quỹ là người chịu trách nhiệm giữ gìn, bảo quản và thực hiện các nghiệp vụ xuất nhập tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý tại quỹ. Hàng ngày thủ quỹ phải thường xuyên kiểm kê số tiền tồn quỹ thực tế và tiến hành đối chiếu với số liệu trên sổ quỹ, sổ kế toán. Nếu có chênh lệch kế toán và thủ quỹ phải tự kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch trên cơ sở báo cáo thừa hoặc thiếu hụt.

Đối với ngoại tệ, ngoài việc quy đổi ra đồng Việt Nam, kế toán còn phải theo dõi nguyên tệ trên TK 007 “nguyên tệ các loại”. Việc quy đổi ra đồng Việt Nam phải tuân thủ theo các nguyên tắc sau:

+ Đối với các TK thuộc loại chi phí, doanh thu, thu nhập, vật tư, hàng hóa, TSCĐ, bên nợ các TK vốn bằng tiền, các TK nợ phải thu, hoặc bên có các TK nợ phải trả… Khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải ghi sổ kế toán theo tỷ giá giao dịch.

+ Đối với bên có của các TK vốn bằng tiền, các TK nợ phải thu và bên nợ của các TK nợ phải trả, khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải được ghi sổ kế toán theo tỷ giá (tỷ giá xuất quỹ tính theo một trong các phương pháp: bình quân gia quyền, nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước, tỷ giá nhận nợ, …)

+ Cuối năm tài chính, doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do NHNN Việt Nam công bố tại thời điểm lập bảng CĐKT.

- Kế toán phải lập các chứng từ thu chi theo dúng chế độ. Khi hạch toán tiền mặt phải sử dụng một đơn vị tiền tệ duy nhất là đồng Việt Nam.

- Chỉ được xuất tiền ra khỏi quỹ khi có đày đủ các chứng từ hợp lệ, tiền mặt phải được bảo quản trong két an toàn , chống mất trộm , chống cháy, chống mối xông.

- Mọi nghiệp vụ liên quan đến thu, chi tiền mặt, giữ gìn, bảo quản do thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện, thủ quỹ là người được thủ trưởng doanh nghiệp bổ nhiệm và chịu trách nhiệm giữ quỹ. Thủ quỹ không dược nhờ người khác làm thay, trong trường hợp cần thiết phải làm thủ tục uỷ quyền cho người khác làm thay và được sự đồng ý bằng văn bản của giám đốc doanh nghiệp.

- Thủ quỹ phải thường xuyên kiểm tra quỹ, đảm bảo lượng tiền tồn quỹ phải phù hợp với số dư trên sổ quỹ. Hàng ngày sau khi thu chi tiền xong kế toán phải vào sổ quỹ, cuối ngày lập báo cáo quỹ và nộp lên cho kế toán.

- Hàng ngày sau khi nhận được báo cáo quỹ kèm theo các chứng từ gốc do thủ quỹ gửi lên kế toán phải tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu trên từng chứng từ với số liệu trên sổ quỹ. Sau khi kiểm tra xong, kế toán tiến hành định khoản và ghi vào sổ tổng hợp TKTM.

 Trình tự hạch toán tiền mặt tại quỹ trên TK 111 - TM

Trong công ty hàng ngày phát sinh rất nhiều các khoản thu, chi bằng tiền mặt nhưng trong khuôn khổ của báo cáo này em chỉ xin được trích một số các nghiệp vụ chủ yếu phát sinh trong tháng 2 năm 2012 cùng các chứng từ kế toán, cách hạch toán và các số liệu trong các sổ kế toán của kế toán tiền mặt mà em đã thu hoạch được trong quá trình thực tập tại Công ty.

Khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền mặt tại công ty, kế toán định khoản và tiến hành lập các phiếu thu, phiếu chi. Phiếu thu, phiếu chi được lập như sau:

- Phiếu thu:

Khi phát sinh các nghiệp vụ thu tiền, căn cứ váo các hoá đơn thu tiền, các giấy thanh toán tiền tạm ứng, kế toán lập phiếu thu tiền mặt, phiếu thu được lập thành 3 liên. Một liên lưu lại nơi lập, 2 liên còn lại chuyển cho kế toán trưởng giám đốc ký duyệt. Sau khi được kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt, phiếu thu được chuyển cho thủ quỹ để ghi tiền, thủ quỹ sau khi thu tiền tiến hành ghi số tiền thực nhận vào phiếu thu, đóng dấu đã thu và ký vào phiếu thu. Phiếu thu được trả 1 liên cho người nộp tiền, 1 liên được giữ lại để ghi vào sổ quỹ và cuối ngày thì chuyển cho kế toán tiền mặt ghi sổ vào sổ chi tiết tiền mặt và sổ quỹ tiền mặt.

- Phiếu chi:

Khi phát sinh các nghiệp vụ thanh toán các khoản nợ, tạm ứng hay các khoản phí phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty thì kế toán căn cứ vào các chứng từ như hoá đơn GTGT, giấy đề nghị tạm ứng đã được ký duyệt… Kế toán tiền mặt tiến hành lập phiếu chi. Phiếu chi được lập thành 2 liên, liên 1 lưu tại nơi lập phiếu, liên 2 đưa cho thủ quỹ để chi tiền, thủ quỹ sẽ căn cứ vào các phiếu chi để chi tiền sau khi đã có đầy đủ chữ ký của kế toán trưởng, của tổng giám đóc công ty. Người nhận tiền sau khi đã nhận đủ tiền phải ký và ghi rõ họ tên vào phiếu chi rồi thủ quỹ mới đóng dấu đã chi vào phiếu. Căn cứ vào số tìen thực chi thủ quỹ ghi vào sổ quỹ cuối ngày chuyển cho kế toán tiền mặt để ghi sổ.

Hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi kế toán vào sổ NKC. Phiếu thu, phiếu chi được ghi vào sổ chi tiết tiền mặt và sổ quỹ tiền mặt. Căn cứ vào sổ NKC ghi vào sổ cái, rồi từ sổ cái ghi vào bảng cân đối phát sinh và lập báo cáo tài chính.

Việc thanh toán mọi khoản chi phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty phải tuân thủ quy định về chứng từ thanh toán theo quy định của Bộ tài chính. Cụ thể như sau:

- Những trường hợp phải chi các khoản không có hoá đơn tài chính như: thuê cá nhân, chi hoa hồng môi giới… người được giao nhiệm vụ chi tiêu phải lập báo cáo về số tiền chi có xác nhận của Trưởng đơn vị trực tiếp quản lý và được Giám đốc duyệt chi.

- Các chứng từ mua hàng của các đơn vị (kể cả trường hợp chưa trả tiền cho các đơn vị bán) phải chuyển cho kế toán trưởng trước ngày 01 tháng sau để phục vụ việc báo cáo thuế tháng trước.

- Với những nghiệp vụ chi tiền tạm ứng thì các cá nhân có nhu cầu tạm ứng phải viết “giấy đề nghị tạm ứng” rồi gửi lên phòng Kế toán – Tài chính

của công ty, sau khi được sự đồng ý tạm ứng của Giám đốc và kế toán trưởng thì kế toán tiền hành lập phiếu chi và thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi đó chi tiền cho người đề nghị tạm ứng.

Ngoài ra đối với các khoản tạm ứng tiền mặt công ty còn đề ra các quy chế quy định riêng, cụ thể như sau:

- Cán bộ, nhân viên trong Công ty chỉ được tạm ứng tiền phục vụ cho các hoạt đông kinh doanh và quản lý Công ty bao gồm: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});

+ Mua vật tư, nguyên liệu, phụ tùng thay thế phục vụ sản xuất, kinh doanh theo kế hoạch được Giám đốc phê duyệt.

+ Mua tài sản theo kế hoạch được giám đốc phê duyệt.

+ Ứng trước tiền lương, tiền công trong những trường hợp cần thiết được giám đôc đồng ý.

+ Chi giao dịch được giám đốc duyệt. + Tạm ứng công tác phí.

Các trường hợp khác theo quy định của công ty. - Thủ tục xin tạm ứng quy định như sau:

+ Người được giao nhiệm vụ lập Giấy đề nghị tạm ứng theo mãu quy đinh. + Trưởng đơn vị quản lý trực tiếp nhân viên xin tạm ứng ký xác nhận và chịu trách nhiệm trước giám đốc về khoản tạm ứng.

+ Trình giám đốc ký duyệt tạm ứng.

+ Điều kiện được tạm ứng tiền mặt: cán bộ công nhân viên chỉ được tạm ứng tiền mặt trong các trường hợp sau đây

- Thực hiện đúng mục đích và thủ tục như quy định tại các khoản trên. + Chỉ được tạm ứng nếu đã thanh toán hết tạm ứng lần trước đối với việc tạm ứng mua sắm tài sản, văn phòng phẩm, công tác phí.

+ Số dư tạm ứng không quá giới hạn quy định của giám đốc công ty trong từng thời kỳ đối với tạm ứng mua vật tư, nguyên liệu, phụ tùng thay thế

phục vu sản xuất. Trường hợp đặc biệt được phép vượt số dư nêu trên phải có bản giải trình, được giám đốc công ty đồng ý và chỉ được phép tạm ứng tiếp 1 lần, sau đó phải thanh toán để đảm bảo số dư theo quy định trên.

+ Thời hạn tạm ứng phải được ghi trong Giấy đề nghị tạm ứng. Với tạm ứng mua nguyên liệu, vật tư, phụ tùng thay thế thời hạn tạm ứng tối đa không quá 20 ngày, với các khoản tạm ứng khác thời hạn tạm ứng không quá 05 ngày. Tạm ứng công tác phí, tuỳ thời gian đi công tác theo kế koạch nhưng không được vượt quá 07 ngày sau khi kết thúc đợt công tác.

+ Phòng Tài chính – Kế toán phải lập sổ theo dõi tạm ứng của từng người và có trách nhiệm thông báo nợ tạm ứng quá thời hạn và quá định mức số dư cho người nợ tạm ứng và báo cáo giám đốc công ty. Những trường hợp đã nhắc đến lần thứ ba và đã quá 5 ngày kể từ lần nhắc đầu tiên, người nợ tạm ứng vẫn không thanh toán, phòng Tài chính Kế toán có quyền không giải quyết tạm ứng tiếp và trừ vào lương để thu hồi tạm ứng cũ.

b. Hạch toán tiền gửi ngân hàng: TK112

 Nguyên tắc hạch toán trên tài khoản 112- TGNH:

- Khi phát hành các chứng từ tài khoản TGNH, các doanh nghiệp chỉ được phép phát hành trong phạm vi số dư tiền gửi của mình. Nếu phát hành quá số dư là doanh nghiệp vi phạm kỷ luật thanh toán và phải chịu phạt theo chế độ quy định. Chính vì vậy, kế toán trưởng phải thường xuyên phản ánh được số dư tài khoản phát hành các chứng từ thanh toán.

- Khi nhận được các chứng từ do Ngân hàng gửi đến kế toán phải kiểm tra đối chiếu với các chứng từ gốc kèm theo. Trường hợp có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của doanh nghiệp , số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của Ngân hàng thì doanh nghiệp phải thông báo cho Ngân hàng để cùng đối chiếu xác minh và xử lý kịp thời. Nếu đến cuối kỳ vẫn chưa xác định rõ nguyên nhân chênh lệch thì kế toán ghi sổ theo giấy báo hay bản sao kê của Ngân hàng. Số chênh lệch được ghi vào các Tài khoản chờ xử lý. (TK 138.3- tài sản thiếu chờ xử lý, TK 338.1- Tài sản thừa chờ xử lý). Sang kỳ sau phải tiếp tục kiểm tra đối chiếu tìm nguyên nhân chênh lệch để điều chỉnh lại số liệu đã ghi sổ.

- Trường hợp doanh nghiệp mở TK TGNH ở nhiều Ngân hàng thì kế toán phải tổ chức hạch toán chi tiết theo từng ngân hàng để tiện cho việc kiểm tra đối chiếu.

- Tại những đơn vị có bộ phận phụ thuộc cần mở tài khoản chuyên thu, chuyên chi phù hợp để thuận tiện cho công tác giao dịch, thanh toán. kế toán phải mở sổ chi tiết để giám sát chặt chẽ tình hình sử dụng từng loại tiền gửi nói trên.

 Trình tự hạch toán trên tài khoản 112- TGNH:

Tiền gửi ngân hàng là một bộ phận chủ yếu của vốn bằng tiền mà doanh nghiệp ký gửi tại ngân hàng. Doanh nghiệp phải gửi tất cả vốn bằng tiền vào

ngân hàng (ngoài số tiền để lại doanh nghiệp) việc gửi rút hoặc trích để chi trả bằng tiền, ngân hàng, phải có chứng từ nộp lĩnh, hoặc có chứng từ thanh toán, thích hợp với các thể thức thanh toán và phương thức thanh toán không dùng tiền mặt được phản ánh vào TK112. Tài khoản 112 phản ánh tình hình tăng giảm và còn lại của tất cả các khoản tiền của doanh nghiệp gửi tại ngân hàng: tiền gửi về vốn lưu động, tiền gửi về vốn đầu tư xây dựng cơ bản, tiền gửi về các quỹ xí nghiệp và các khoản kinh phí khác.

Hàng tháng sau khi nhận được các bảng sao kê ngân hàng kèm theo các giấy báo nợ, có của ngân hàng thì kế toán phải kiểm tra số liệu giữa chứng từ của Công ty với chứng từ của ngân hàng. Nếu có số chênh lệch thì phải báo cáo với ngân hàng để hai bên có biện pháp xử lý.

Mọi khoản thanh toán gửi vào các đơn vị có tài khoản ở Ngân hàng đều được thực hiện bằng chuyển khoản từ số tiền như theo định mức quy định của chế độ quản lý tiền mặt của Công ty còn lại đều phải thanh toán qua ngân hàng. Mọi ghi chép phản ánh trên TK tiền gửi ngân hàng phải căn cứ vào giấy báo nợ, báo có hoặc bản sao kê TK của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc như: ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, séc chuyển tiền, séc báo chi.

Kế toán thường xuyên đối chiếu với ngân hàng để đảm bảo số dư tiền gửi ngân hàng ghi trong sổ của công ty khớp đúng với số dư của ngân hàng.

Kế toán phải căn cứ vào sổ phụ của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc như:

- Chứng từ: Ủy nhiệm thu, Ủy nhiệm chi: thanh toán với khách hàng, bảo hiểm xã hội, BHYT, thuế…Séc chuyển khoản để phản ánh tình hình tăng giảm của tiền gửi ngân hàng vào các sổ sách cần thiết, Giấy báo có: khi công ty nhận được tiền khách hàng chuyển trả. Giấy báo nợ: khi công ty muốn rút tiền gửi ngân hàng thì kế toán trưởng lập Sec chuyển vào ngân hàng làm thủ tục rút tiền gửi cho công ty. Ngay sau đó ngân hàng giao tiền mặt cho công ty.

- Sổ sách: Sổ phụ ngân hàng, Sổ chi tiết tài khoản tiền gửi ngân hàng, Sổ cái. - Hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, báo có kế toán vào sổ NKC. Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, báo có được ghi vào sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng và sổ tiền gửi ngân hàng. Căn cứ vào sổ NKC ghi vào sổ cái, rồi từ sổ cái ghi vào bảng cân đối phát sinh và lập báo cáo tài chính.

2.3.Kế toán tổng hợp vốn bằng tiền