Hình 2.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán:
- Kế toán trưởng: Phụ trách kế toán, là người đứng đầu phòng kế toán- tài vụ, phụ trách chung tổng hợp thực hiện chức năng và nhiệm vụ kế toán tại Công ty theo quy chế phân cấp quản lý của Giám đốc công ty.
- Kế toán tổng hợp: là kế toán tổng hợp tất cả các khoản mục kế toán. Theo dõi phản Ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời các hoạt động, phụ trách về các sổ kế toán.
- Kế toán thanh toán: Theo dõi chặt chẽ tình hình tiêu thụ và thanh toán các công nợ, theo dõi bằng giá trị số dư và biến động trong kỳ của từng loại tiền mặt, tiền gửi ngân hàng của Công ty.
- Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu, chi, bảo quản tiền mặt bằng việc ghi chép sổ quỹ và báo cáo quỹ hàng ngày.
KT tổng hợp KT thanh toán Thủ quỹ KT vật tư KT tiền lương Thủ kho KT trưởng Thu nhập thông tin
- Kế toán vật tư: Theo dõi tình hình Nhập- Xuất- Tồn kho nguyên, nhiên vật liệu, nguyên liệu thay thế... Kế toán vật tư theo dõi chi tiết từng loại vật tư cuối tháng tính tiền bảo quản vật tư xuất dùng trong kỳ và lập bảng tổng hợp ghi có cho các TK nguyên vật liệu, CCDC, chuyển qua cho kế toán tổng hợp, kế toán trưởng của Công ty.
- Kế toán tiền lương, BHXH: Theo dõi, tính toán tiền lương và các khoản BH cho cán bộ công nhân viên.
- Thủ kho: Theo dõi tình hình nhập- xuất kho NVL, thành phẩm đối chiếu với KT vật tư vào cuối tháng, cuối quý.
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho mà công ty áp dụng là phương pháp kê khai thường xuyên và mỗi kỳ kế toán là Quý.
2.1.3.3. Hình thức tổ chức sổ kế toán tại công ty TNHH Hà Đông
a. Hình thức kế toán
Công ty áp dụng hình thức kế toán theo phương pháp chứng từ ghi sổ
Toàn bộ quy trình hạch toán xử lý chứng từ luân chuyển chứng từ, cung cấp thông tin kinh tế được thực hiện tại phòng kế toán tổng hợp theo hình thức chứng từ ghi sổ được biểu hiện qua sơ đồ sau:
Hình 2.3 Sơ đồ tổ chức kế toán tại công ty TNHH Hà Đông
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
b. Sổ kế toán
Sổ kế toán dùng để ghi chép hệ thống và lưu giữ các ngiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán.
Với hình thức kế toán chứng từ ghi sổ thì mọi nghiệp vụ kinh tế ở các chứng từ gốc đều được phân loại và để lập chứng từ ghi sổ trước khi ghi vào sổ kế toán tổng hợp.
Hệ thống sổ kế toán doanh nghiệp sử dụng bao gồm:
Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ Nhật ký đặc biệt Chứng từ kế toán SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp chi tiết
- Sổ cái các tài khoản.
- Các sổ, thẻ, kế toán chi tiết.
Cuối tháng kế toán chi tiết tiến hành tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng, lập chứng từ ghi sổ và sổ cái các tài khoản một lần. Sổ cái mà doanh nghiệp sử dụng và mẫu sổ ít cột để phù hợp với đặc điểm vận hành máy, đảm bảo được các nguyên tắc chuẩn mực kế toán chi tiết khi sử dụng máy vi tính
2.1.4 Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm tại Công ty.
Công ty có quy trình công nghệ sản xuất liên tục, bao gồm nhiều giai đoạn công nghệ cấu thành với hai hình thức sản xuất kinh doanh chủ yếu là gia công theo đơn đặt hàng và hình thức mua nguyên liệu tự sản xuất để bán.
Trong trường hợp gia công thì quy trình công nghệ thực hiện theo hai bước:
Bước 1: Nhận tài liệu kỹ thuật và sản phẩm mẫu do khách hàng gửi đến, phòng kĩ thuật sẽ nghiên cứu tài liệu và may thử sản phẩm mẫu sau đó khách hàng kiểm tra, nhận xét góp ý.
Hình 2.4 Sơ đồ khái quát quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm tại Công ty
Tài liệu kỹ thuật và sản phẩm mẫu khách hàng gửi đến Bộ phận kỹ thuật nghiên cứu và ra giấy mẫu Bộ phận cắt và may sản phẩm mẫu Gửi sản phẩm mẫu cho khách hàng kiêm tra và duyệt
Bước 2: Sau khi được khách hàng chấp nhận và các yếu tố của sản phẩm mẫu mới đưa xuống các xí nghiệp thành viên để sản xuất sản phẩm theo mẫu hàng. Đơn đặt hàng được khách hàng duyệt theo kế hoạch và hợp đồng được đã được kí kết. Quá trình sản xuất được khép kín trong từng xí nghiệp.
Hình 2.5 Quy trình sản xuất sản phẩm
Kho nguyên vật liệu Tổ cắt Tổ may Là hơi sản phẩm KCS kiểm tra Đóng gói, đóng hòm Xuất sản phẩm Kỹ thuật ra sơ đồ cắt Kỹ thuật hướng dẫn Kho phụ liệu
2.2. Đặc điểm, phân loại và đánh giá nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Hà Đông
2.2.1. Đặc điểm nguyên vật liệu ở công ty
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất của công ty là Công ty chuyên sản xuất đồ may mặc sẵn phục vụ trong và ngoài nước, chủng loại sản phẩm rất phong phú và đa dạng, nhiều mẫu mã và kích cỡ nên Công ty phải sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau như các loại vải và các phụ kiện khác như các loại chỉ, khuy, khoá, cúc, móc, băng gai, chun, mex, nhiên liệu các loại như điện xăng dầu máy để sản xuất các loại sản phẩm có quy cách mẫu mã khác nhau.
Hiện nay, các loại vật liệu dùng cho công nghệ may của Công ty đều có sẵn trên thị trường, giá cả ít biến động. Đây cũng là một điều kiện thuận lợi để xí nghiệp đỡ phải dự trữ nhiều nguyên vật liệu ở trong kho.
Công ty TNHH Hà Đông có đặc điểm là tìm thị trường tiêu thụ trước (khách hàng) rồi mới tiến hành khai thác nguyên vật liệu để tiến hành sản xuất. Làm như thế để đảm bảo cung cấp đầy đủ vật liệu cho sản xuất, vừa tránh tình trạng mua nhiều làm ứ đọng trong kho, gây thiệt hại đến giá trị sản phẩm khi sản xuất ra và tránh được tình trạng thiếu vật liệu gây gián đoạn cho quá trình sản xuất, đồng thời gây ứ đọng vốn lưu động làm cho sản xuất kinh doanh kém hiệu quả.
Đối với vật liệu chính là vải nhiều khi là do khách hàng cung cấp hoặc Công ty phải tự tìm mua tuỳ theo yêu cầu của đối tác đặt hàng. Việc lựa chọn số lượng và chất lượng nguyên vật liệu được căn cứ vào định mức tiêu hao và tiêu chuẩn kỹ thuật cho phép do bộ phận kỹ thuật lập cho mỗi đơn đặt hàng. Việc tăng năng xuất lao động nâng cao chất lượng sản phẩm cần chú trọng đến việc cung ứng vật liệu đầu vào. Việc cung ứng nguyên vật liệu đầu vào đòi hỏi phải đúng tiến độ, chủng
loại, đúng khối lượng và chất lượng đảm bảo cho sản phẩm đầu ra tới tay người tiêu dùng vẫn còn nguyên giá trị như thiết kế.
Do đặc thù của nguyên vật liệu dễ bị ẩm mốc, ố, bục mủn nên đòi hỏi Công ty phải có kho hàng đủ tiêu chuẩn quy định để việc bảo quản vật tư đúng yêu cầu kỹ thuật để không gây ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng sản phẩm.
2.2.2. Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Hà Đông
Trong công ty vật liệu bao gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau về công dụng, tính năng lý hoá, phẩm cấp chất lượng. Mặt khác, nguyên vật liệu lại thường xuyên biến động, do đó để quản lý và hạch toán được nguyên vật liệu cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu. Trên cơ sở kết quả phân loại, tuỳ thuộc vào công dụng, tính năng, vai trò, tác dụng của từng thứ, từng loại vật liệu mà có biện pháp quản lý hạch toán cho phù hợp.
Căn cứ vào yêu cầu quản lý, căn cứ vào nội dung kinh tế và công dụng của từng thứ vật liệu trong sản xuất kinh doanh, vật liệu tại Công ty TNHH Hà Đông chia thành các loại sau:
- Nguyên vật liệu chính: như vải nhung hoa, vải dạ, vải dệt kim, vải sẹc, vải voan ren, vải thô gai, số lượng các loại vải nhiều, mỗi loại có màu sắc kích cỡ khác nhau.
-Vật liệu phụ: Gồm chỉ, khóa, ken, mex, vải lót, cúc các loại.
-Phụ tùng thay thế: Gồm các loại phụ tùng chi tiết để thay thế sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải như: Dây cudoa máy khâu, kim máy khâu, dầu tra máy, săm lốp ôtô.
- Phế liệu: là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất ra sản phẩm như các loại vải vụn.
Như vậy việc phân loại nguyên vật liệu ở Công ty TNHH Hà Đông nói chung là phù hợp là phù hợp với đặc điểm và vai trò và tác dụng của mỗi thứ trong sản xuất kinh doanh, giúp cho nhà quản lý được dễ dàng hơn. Dựa trên cơ sở phân loại này giúp Công ty theo dõi được số lượng từng loại vật liệu chính, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, từ đó đề ra phương thức quản lý phù hợp.
2.2.3 Đánh giá Nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Hà Đông:
Tại Công ty TNHH Hà Đông kế toán sử dụng giá thực tế của vật liệu để hạch toán chi tiết hàng ngày tình hình Nhập - Xuất - Tồn kho vật liệu.
2.2.3.1 Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho:
Giá thực tế mua ngoài nhập kho là phải đánh giá giá mua trên hoá đơn và chi phí vận chuyển bốc dỡ (không bao gồm cả thuế GTGT).
Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu thì giá thực tế nhập kho bằng giá tiền phải trả cho bên bán cộng thuế nhập khẩu cộng lệ phí thanh toán cộng chi phí vận chuyển mà chi phí đó được theo dõi riêng và được tính hết vào sổ nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng.
Giá thực tế vật liệu nhập kho
=
Giá mua ghi trên hoá đơn
(không VAT ) + Chi phí thu mua + Thuế nhập khẩu (nếu có) _ Các khoản giảm trừ (nếu có )
2.2.3.2 Giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho:
Tại Công ty TNHH Hà Đông, đối với nguyên vật liệu xuất dùng Công ty sử dụng phương pháp tính giá bình quân theo công thức:
Giá thực tế từng loại xuất kho
= Số lượng từng
loại xuất kho *
Giá đơn vị bình quân
Trong đó: Giá đơn vị bình quân tính theo giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ.
2.3. Tình hình thực tế về công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu.
2.3.1. Chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu và phương pháp kế toán ban đầu:
Trong thực tế chứng từ sử dụng trong công ty là: Phiếu nhập kho vật tư (MS 01 - VT).
Phiếu xuất kho vật tư (MS 02 - VT).
Việc nhập nguyên vật liệu ở công ty TNHH Hà Đông chủ yếu được thực hiện trực tiếp bởi phòng kế hoạch vật tư thông qua việc ký kết hợp đồng hoặc mua bán trực tiếp. Khối lượng, chất lượng và chủng loại vật tư mua về phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, định mức tiêu hao vật liệu và giá cả thị trường.
2.3.1.1 Chứng từ phản ánh nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu:
Căn cứ vào hoá đơn hoặc giấy báo nhận hàng và ký thành ba liên phiếu nhập kho vật tư. Một liên do thủ kho giữ, một liên do phòng kế toán lưu, và một liên giao lại cho khách hàng. Trong trường hợp kiểm nhận, nếu phát hiện vật tư thừa thiếu, mất phẩm chất, không đúng quy cách đã ghi trên chứng từ thì thủ kho phải báo ngay cho phòng kinh doanh biết cùng với bộ phận kế toán vật tư, lập biên bản xử lý (có xác nhận của người mua hàng). Thông thường người bán giao hàng tại kho, thì chỉ kho vật tư, hàng hoá đủ phẩm chất, chủng loại, số còn lại trả cho người bán. Như vậy thủ tục nhập kho nguyên vật liệu gồm có các chứng từ sau:
-Hoá đơn.
-Biên bản kiểm nhận vật tư. -Phiếu nhập kho.
-Thẻ kho.
Đối với vật tư nhập lại kho từ phân xưởng sản xuất do cần đổi chủng loại vật tư hoặc do khi xuất thừa, thủ kho cũng viết phiếu nhập kho thành 3 liên như trường hợp trên.
Đối với phế liệu thu hồi: Công ty không làm thủ tục nhập kho phế liệu mà sau mỗi chu kỳ sản xuất, phế liệu được lấy ra từ phân xưởng sản xuất nhập thẳng vào kho mà không cần qua một hình thức cân, đo, đong, đếm nào. Nghĩa là không phản ánh tình hình nhập kho phế liệu thu hồi của công ty trên sổ sách.
Để hiểu rõ hơn về thủ tục nhập kho vật liệu tại Công ty ta có thể xem các chứng từ thủ tục nhập kho vật liệu vải dệt kim trong tháng 10/2012 tại Công ty theo ví dụ sau: Công ty mua 2.350 m vải dệt kim với đơn giá 26.600đ/m của Công ty TNHH Dệt may An Bình như sau:
Bảng 2.2
HÓA ĐƠN (GTGT) Mẫu số: 02GTTT3/001 Ký hiệu: 32BC/12P Số: 0073046 Liên 2: Giao cho khách hàng
Ngày 5/10/2012
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Dệt may An Bình Địa chỉ : Hoàng Mai - Hà Nội
Họ tên người mua: Công ty TNHH Hà Đông
Địa chỉ: xã Tân Hội – huyện Đan Phượng – TP. Hà Nội Hình thức thanh toán: Tiền mặt
(Đvt: đồng )
STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Vải dệt kim m 2.350 26.600 62.510.000
Cộng tiền hàng : 62.510.000 Thuế GTGT 10%: 6.251.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 68.761.000
Số tiền bằng chữ: Sáu mươi tám triệu bảy trăm sáu mốt ngàn đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Bảng 2.3 PHIẾU NHẬP KHO Ngày 5/10/2012 Số: 25 Nợ: 152 Có: 111
-Họ tên người giao hàng: Nguyễn Thành Vinh
-Nhập tại kho: Vật tư
-Hoá đơn số 028 Ngày 5/10/2012
STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm Đơn vị Mã số
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Theo chứng
từ Thực nhập
A B C D 1 2 3 4
Vải dệt kim m 2.350 2.350 26.600 62.510.000
Cộng 62.510.000
Người nhập Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
2.3.1.2. Chứng từ phản ánh nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu:
Nguyên vật liệu của công ty được xuất dùng cho sản xuất quần áo là chủ yếu, nhưng cũng có một số ít được xuất dùng cho chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí sản xuất chung.
Khi các phân xưởng sản xuất có nhu cầu sử dụng vật tư, tại các phân xưởng lập phiếu báo lĩnh vật tư với phòng cung ứng vật tư, sau khi đã được duyệt phòng vật tư lập phiếu xuất kho thành 3 liên:
-Liên: Lưu tại phòng vật tư.
-Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán để kế toán ghi vào sổ kế toán
-Liên 3: Giao cho phân xưởng sử dụng vật tư để ghi sổ kế toán bộ phận sử dụng.
Nếu là xuất bán phải lập hoá đơn GTGT do bộ tài chính phát hành, phân xưởng lĩnh vật tư mang hóa đơn đến các bộ phận liên quan (Giám đốc, Kế toán trưởng) ký nhận, sau đó đưa xuống kho để kiểm nhận vật tư.
Tại kho: thủ kho kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý của các chứng từ xuất vật tư. Căn cứ vào phiếu xuất kho thủ kho ghi số thực xuất của vật tư vào thẻ kho.
Ví dụ: Ngày 21/10 xuất 1.350 m vải dệt kim cho Nguyễn Việt Tiến- ở phân xưởng cắt để phục vụ sản xuất, phòng vật tư lập phiếu xuất kho như sau:
Bảng 2.4
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 21/10/2012 Số: 174
Nợ:621 Có:152 -Họ tên người nhận hàng : Nguyễn Việt Tiến – Phân xưởng cắt. -Lý do xuất kho: Phục vụ sản xuất
-Xuất tại kho: Kho Vật tư
Đv tính : đồng
STT Tên nhãn hiệu
quy cách phẩm Mã số Đơn vị
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Yêu cầu Thực xuất
1 Vải dệt kim m 1.350 26.600 35.910.000
Cộng 35.910.000
Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị