Do chưa cĩ sự kiểm tra kiểm sốt một cách độc lập, cũng như các cơng ty chưa sử dụng chức năng kiểm sốt nội bộ, nên việc giám sát được thực hiện theo cách tự phát và khơng hệ thống.
Nhận xét những tồn tại yếu kém, nguyên nhân của tồn tại đĩ và kết
luận về các thành phần của hệ thống kiểm sốt tại các doanh nghiệp
vừa và nhỏ.
-Nhận xét: từ thực tiễn của các cơng ty ta cĩ thể thấy rõ những mặt hạn chế của các thành phần cấu tạo nên hệ thống kiểm sốt nội bộ ở đây:
+Mơi trường kiểm sốt yếu kém:
Là do đội ngũ nhân viên cĩ trình độ và năng lực chưa cao, các giá trị
đạo đức chưa được truyền bá rộng rãi trong cơng ty. Bản thân nhiều nhà quản lý chưa được kinh qua các trường lớp nghiệp vụ về kiểm sốt. Cơng tác đào tạo lại khơng được quy hoạch cụ thể căn cứ vào nhu cầu thực tế.
Các nhà quản lý chưa tính đến những yếu tố rất dễ xảy ra, do vậy
khơng quan tâm đến hậu quả to lớn mà nĩ gây ra về các kiểm sốt trong cơng ty. Việc tìm kiếm nguồn vốn, tạo thương hiệu, thị phần địi hỏi sự hỗ trợ từ chính phủ và tính đồng bộ cộng hưởng từ các doanh nghiệp cùng loại.
+ Hoạt động kiểm sốt:
Đối với các rủi ro từ mơi trường bên ngồi: nhà quản lý của các doanh
nghiệp vẫn cịn lúng túng chưa chủ động tìm kiếm các giải pháp, mà vẫn dựa vào các chính sách khuyến khích phát triển của nhà nước là chủ yếu.
Đối với các rủi ro từ mơi trường bên trong doanh: các doanh nghiệp chưa chú trọng đến tính khách quan, trung thực của thơng tin qua các hoạt động kiểm sốt, từ đĩ khơng tổ chức các hoạt động kiểm sốt.
+ Thơng tin liên lạc:
Các chứng từ thanh tốn khơng đúng quy định là do thủ tục kiểm sốt ở
khâu này chưa hiệu quả, do các nhân viên mua hàng chia nhỏ số tiền cho mỗi lần mua (dưới 100.000 đồng), người thực hiện dễ dãi, nể nang. Việc lưu giữ chưa khoa học là do diện tích dùng làm kho cất giữ chứng từ nhỏ hẹp, cần cĩ nhiều kệ để kê các thùng đựng chứng từ, các thùng đựng chứng từ cần dán nhãn ghi rõ loại chứng từ, tháng năm và giao trách nhiệm cụ thể cho nhân viên làm việc này.
Về báo cáo quản trị: tại nhiều đơn vị do chưa tổ chức hệ thống ghi chép
kịp thời, cũng như sự hạn chế trình độ của nhân viên nên chưa thực hiện được hệ thống báo cáo này.
-Kết luận:
Qua kết quả khảo sát thực tế các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm sốt tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ cho chúng ta cái nhìn khái quát về hệ thống kiểm sốt nội bộ tại các doanh nghiệp này. Phần tiếp theo sẽ đi sâu phân tích các thủ tục kiểm sốt đã được thiết lập tại các đơn vị này theo từng chu trình hoạt động. Từ đĩ sẽ đưa ra các nhận xét, đánh giá tính hiệu quả hay các yếu kém của nĩ để cĩ những giải pháp cụ thể cho từng thủ tục kiểm sốt.
2.4.2. CÁC LOẠI KIỂM SỐT 2.4.2.1. Kiểm sốt phịng ngừa
Các doanh nghiệp được khảo sát phần lớn các cơng ty chưa thiết lập quy trình cụ thể cho từng chu trình hoạt động. Các hoạt động được thực hiện mang tính chất tự phát và theo sự điều hành của trưởng phịng và Giám đốc. Do khơng cĩ quy trình các bước thực hiện được ban hành và áp dụng chặt chẽ cho nên các thủ tục kiểm sốt phịng ngừa chưa phát huy tác dụng.
Quản lý mua hàng
Mua hàng gồm cĩ hai khâu: mua hàng trong nước và nhập khẩu. Đối với các mặt hàng mua trong nước do điều kiện mua cũng như vận chuyển tương đối dễ dàng cho nên các nhân viên thu mua thường khơng chú trọng nhiều. Khi cĩ yêu cầu về hàng hĩa dịch vụ, để thuận tiện và nhanh chĩng nhân viên thu mua thường gọi điện thoại để đặt hàng. Việc đặt hàng qua điện thoại rất dễ xảy ra tình trạng Nhà cung cấp khơng giao đủ số lượng, giao nhầm chủng loại, chất lượng và thời hạn giao hàng thường bị trễ. Sau đĩ bộ phận mua hàng mới tiến hành làm đơn đặt hàng. Việc mua hàng khi khơng cĩ sự xét duyệt trước của Ban giám đốc, trong thời điểm hàng hĩa và giá cả khơng ổn định dễ xảy ra tình trạng người quản lý và nhân viên mua hàng lạm dụng quyền hạn để thủ lợi (trong việc duyệt giá mua, số lượng mua hàng... ). Ban giám đốc phê duyệt đơn đặt hàng sau khi hàng hĩa được mua, rất dễ xảy ra tình trạng giá thanh tốn cao hơn giá thực phải trả. Ví dụ như Nhà cung cấp thơng báo ngày xx.xx.xxxx tăng giá đồng loạt các mặt hàng, nhân viên phịng thu mua đặt hàng trước ngày này, giá cả vẫn áp dụng mức giá cũ. Đến khi làm đơn đặt hàng sau ngày tăng giá, giá trên đơn đặt hàng được áp dụng mức giá mới. Nếu cĩ sự thơng đồng giữa Nhà cung cấp và nhân viên thu mua, thất thốt xảy ra là điều khĩ tránh khỏi. Ngồi ra do khơng cĩ thủ tục đánh giá lựa chọn Nhà cung cấp, nên thường xảy ra tình trạng hàng hĩa nhập kho khơng
đúng chất lượng. Việc phải đổi hàng, trả hàng làm lãng phí thời gian sản xuất kinh doanh, tăng chí phí chờ đợi trong sản xuất, thậm chí phải đền hợp đồng cho khách hàng do khơng giao hàng đúng thời hạn.
Mua hàng nhập khẩu: do thời gian giao hàng dài, cần một lượng tiền lớn cũng như điều kiện vận chuyển tương đối khĩ khăn. Các cơng ty vừa và nhỏ đa số đều hạn chế về nguồn vốn và cũng như chưa lập được dự tốn ngân sách chính xác, nên chưa chủ động về dịng tiền để cĩ kế hoạch nhập hàng cụ thể. Dẫn đến khơng cĩ thời gian dự trù khi gặp điều kiện xấu. Gặp những lúc điều kiện thời tiết thất thường, vật tư khan hiếm, tình hình thế giới biến động, những điều kiện khách quan kể trên làm cho hàng nhập về kho khơng kịp thời, đã làm chậm tiến độ sản xuất, ảnh hưởng đến việc sản xuất kinh doanh của cơng ty. Ví dụ trường hợp cơng ty Một thành viên Long Bình cĩ chiến lược bán máy gặt đập liên hiệp của cơng ty Kubota Thái Lan cho vụ hè thu năm 2010, nhưng do trục trặc, máy nhập về trể khoảng một tháng so với dự kiến ban đầu. Đến lúc này nhu cầu của thị trường đã hết. Do loại máy này cĩ giá khá cao và chỉ sử dụng được cho vùng đồng bằng sơng Cửu Long, nên cơng ty đã khơng bán được số máy này. Dẫn đến chi phí lưu kho tăng, chi phí lãi vay tăng, vịng quay vốn chậm đã ảnh hưởng đến việc đạt mục tiêu kinh doanh của cơng ty.
Quản lý việc bán hàng
Bán hàng gồm cĩ hai khâu: bán trong nước và bán xuất khẩu.Trong tình hình cạnh tranh đang diễn ra gay gắt như hiện nay, nhận được đặt hàng là một nổ lực to lớn của phịng kinh doanh. Cộng thêm áp lực về doanh số và mục tiêu kinh doanh của năm đã làm cho đội ngũ nhân viên bán hàng của cơng ty luơn muốn nhận đơn đặt hàng của khách hàng càng nhiều càng tốt mà khơng chú ý đến năng lực đáp ứng của nhà máy. Như trường hợp cơng ty Hịa Bình – sản xuất hàng trang trí nội thất – trong mùa giáng sinh năm 2009 phịng
kinh doanh đã nhận quá nhiều đơn đặt hàng mà khơng cĩ sự phê duyệt từ trước của phịng kế hoạch sản xuất. Với cơng suất bình thường cơng ty khơng thể nào đáp ứng được thời hạn giao hàng đã cam kết. Để giải quyết vấn đề này, Ban giám đốc đã cho tăng ca tối đa để tận dụng hết cơng suất máy. Nhưng việc này đã vấp phải phản ứng mạnh từ phía cơng nhân, Ban giám đốc đã phải đưa ra các chính sách rất mềm dẻo cho người lao động, để họ tiếp tục sản xuất cho kịp thời hạn giao hàng. Và đây cũng là một bài học để cơng ty cân nhắc khi nhận những đơn đặt hàng lớn.
Ngồi ra để đạt được doanh số trong kỳ, nhân viên bán hàng nhận đơn đặt hàng với những điều khoản và điều kiện từ khách hàng khơng được phê duyệt. Hoặc để đẩy doanh số bán hàng bộ phận bán hàng chấp nhận cấp nhiều hạn mức bán chịu cho khách hàng và do đĩ làm cho cơng ty phải chịu rủi ro tín dụng quá mức.
Bán hàng xuất khẩu: Do khơng cĩ sự đối chiếu và kiểm tra trước khi giao hàng rất dễ xảy ra tình trạng giao hàng sai quy cách, số lượng, chủng loại. Khi sản phẩm đã sản xuất xong, bộ phận sản xuất xếp hàng lên cont, nhưng do mã hàng sản xuất trong cơng ty thường khác với mã hàng của những khách hàng. Nếu gặp lúc hàng cần đi gấp và cĩ quá nhiều đơn đặt hàng cần phải làm, họ thường bỏ qua bước đối chiếu giữa đơn đặt hàng của khách về số lượng và mã hàng của hàng hĩa đã xếp lên cont. Như chúng ta đã biết xuyên suốt cả một quy trình từ sản xuất đến việc xuất hàng cho khách hàng mà chỉ do một bộ phận đảm nhiệm, khơng cĩ sự tham gia kiểm tra và xét duyệt của các bộ phận khác rất dễ xảy ra sai sĩt. Với luồng thơng tin như vậy, thì việc phát hiện ra nhầm lẫn chỉ cĩ thể cĩ ở phía khách hàng. Do việc vận chuyển cũng như điều kiện thanh tốn tương đối phức tạp và tốn nhiều thời gian cũng như chi phí. Cho nên việc sai sĩt này làm cho cơng ty phải trả thêm cho một khoản chi phí như giao lại hàng cho khách hàng, chi phí vận chuyển
lơ hàng đã giao nhầm đến đúng khách hàng; quan trọng là sự phàn nàn, đánh
giá năng lực của cơng ty và độ tin cậy đối với sản phảm giảm xuống từ phía
khách hàng.
Thêm vào đĩ là việc kế tốn ghi nhận doanh thu sai niên độ: việc xuất hĩa đơn đỏ được căn cứ và thực hiện sau ngày cĩ tờ khai hải quan. Nếu gặp trường hợp khai hải quan nhầm lẫn về tên hàng, mã hàng, số lượng thì cần phải điều chỉnh tờ khai hải quan và cả hĩa đơn đỏ.
Các cơng ty được khảo sát chưa cĩ quy trình nghiệp vụ bán hàng cũng như chưa đào tạo bài bản kỹ năng bán hàng cho nhân viên. Việc tiếp xúc khách hàng, giới thiệu sản phẩm, tư vấn khách hàng vẫn cịn mang tính tự phát của mỗi cá nhân. Nếu cơng tác này được chú trọng sẽ tăng giá trị cũng như doanh thu của doanh nghiệp.
Các thủ tục kiểm sốt trong cơng tác tổ chức nhân sự
Hầu hết tại các cơng ty khảo sát, quy chế tuyển dụng là phịng nhân sự ưu tiên con em của Ban giám đốc, cơng nhân viên đang làm việc cho cơng ty hoặc người quen biết. Nếu khơng cĩ sẽ xem xét hồ sơ của ứng viên trên các mạng tuyển dụng. Nếu hồ sơ nào đáp ứng yêu cầu cơng việc thì trình Giám đốc phê duyệt. Quy chế này tạo ra được mặt tích cực đã tạo sự an tâm cho nhân viên trong cơng việc. Nhưng cơng ty chưa cĩ quy định cụ thể trong nhiều trường hợp cĩ nhiều người cùng đáp ứng yêu cầu thì ai sẽ được nhận. Việc nhận người quen vào làm việc bỏ qua các bước kiểm tra, sát hạch về năng lực, trình độ và kinh nghiệm làm việc dẫn đến việc nhận người thiếu năng lực, khơng được đào tạo. Ngồi ra việc tuyển dụng người quen vơ tình đã tạo ra sự nể nang lẫn nhau trong cơng việc hay tạo thành các nhĩm người thơng đồng, bảo vệ những hành vi sai trái cho nhau, làm vơ hiệu hĩa các thủ tục kiểm sốt phịng ngừa của cơng ty.
Thêm vào đĩ việc quản trị nhân sự lạc hậu chủ yếu do ý muốn chủ quan của Cán bộ lãnh đạo tuyển dụng mà khơng hợp lý hoặc cĩ vụ lợi cá nhân. Việc bố trí nhân sự khơng phù hợp với năng lực của từng nhân viên dẫn đến tăng tính dễ bị tổn thương, giảm lợi thế cạnh tranh bền vững của doanh nghiệp, năng suất bị hạ thấp và khơng phát huy được năng lực chuyên mơn của đội ngũ nhân viên.
Quản lý thơng tin tài chính kế tốn trên mạng máy vi tính
Hầu hết các cơng ty được khảo sát chưa sử dụng một phần mềm quản lý cho tồn bộ hoạt động của tất cả các phịng ban, từ đầu vào cho đến đầu ra. Hiện nay phần lớn các cơng ty đều sử dụng các phần mềm kế tốn cho việc hạch tốn và lập các báo cáo kế tốn. Các phần mềm kế tốn được thiết kế và viết theo yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp. Số liệu kế tốn được lưu trên máy chủ với các quy định:
- Kế tốn trưởng lập danh sách nhân viên cần sử dụng phần hành nào trong phần mềm để bộ phận tin học tạo danh mục người sử dụng. Người quản trị mạng, kế tốn trưởng và kế tốn tổng hợp được vào tất cả các phần hành của kế tốn. Riêng người quản trị mạng biết tất cả các mật khẩu của những người sử dụng.
- Mỗi người sử dụng phải tự tạo cho mình một mật mã để đăng nhập vào danh mục của mình theo các nguyên tắc mà bộ phận tin học đã đưa ra. Ví dụ mật mã phải gồm bao nhiêu chữ, bao nhiêu số, cĩ chữ viết hoa, cĩ sử dụng các ký tự đặc biệt như “*”, “!”... ngồi ra khơng dùng tên, ngày tháng năm sinh làm mật mã…khi vào sử dụng phải khai báo tên và mật mã này, nếu khai báo khơng đúng thì khơng vào được chương trình.
- Mỗi một danh mục sử dụng chỉ được phép vào các phân hệ mà người này được phép sử dụng do phịng ban yêu cầu và đã được quản trị cài đặt từ
trước. Để đảm bảo an tồn cho một số phân hệ quan trọng chỉ cĩ những mật khẩu riêng của người quản lý cấp cao mới vào được.
Việc quản lý chương trình nghiêm ngặt chỉ được áp dụng cho thơng tin của kế tốn, cịn thơng tin của các phịng ban khác chưa được bảo vệ chặt chẽ. Ví dụ như thơng tin về doanh số bán hàng của phịng kinh doanh tiếp thị, kế hoạch sản xuất, bảng xây dựng các bậc lương và bảng lương của phịng nhân sự…các bảng biểu, báo cáo của phịng ban này chủ yếu được cập nhật và tạo trên file excel. Cách làm này cĩ ưu điểm là gọn nhẹ về thiết bị, chương trình được xây dựng đơn giản, khơng tốn nhiều cơng sức thiết kế. Tuy nhiên giới hạn của nĩ là độ an tồn và tính bảo mật của thơng tin thấp.
Kiểm sốt hàng tồn kho và tài sản cố định
Hàng tồn kho và tài sản cố định thường chiếm một tỷ trọng lớn, số lượng nghiệp vụ nhập xuất lớn, và được cất trữ, sử dụng ở nhiều nơi. Việc xác nhận tình trạng của loại tài sản này là việc khĩ khăn nên dễ xảy ra các gian lận và sai sĩt. Tại các cơng ty khảo sát hàng tồn kho được lưu trữ tại kho bãi theo quy định của cơng ty. Do các cơng ty này cĩ quy mơ nhỏ nên thủ kho thường kiêm luơn kế tốn kho. Hoặc cũng cĩ cơng ty cĩ cả kế tốn kho và thủ kho nhưng kế tốn kho chủ yếu cập nhật và hạch tốn chứng từ, từ thủ kho chuyển lên, dẫn đến tình trạng nhập xuất nhầm số lượng và nhầm mã hàng vẫn xảy ra nhưng khơng phát hiện kịp thời. Ngồi ra do cơng tác quản lý kho khơng được quy định chặt chẽ nên phần lớn việc sắp xếp kho tùy thuộc vào thủ kho. Dẫn đến tình trạng hàng hư để lẫn lộn trong hàng tốt, khơng cĩ sơ đồ kho, khơng tuân thủ phương pháp nhập trước xuất trước, khơng treo thẻ kho, khơng dán tên, mã hàng để nhận dạng từng loại, từng lơ hàng hĩa vật tư. Số hàng dư thừa sau khi sản xuất khơng được theo dõi và xử lý kịp thời để tồn đọng lâu năm. Cơng cụ dụng cụ xuất cho các bộ phận chưa được mở sổ theo
