kiểm sốt nội bộ của các doanh nghiệp cĩ quy mơ vừa và nhỏ. Trên cơ sở khảo sát thực tế, trình bày những điểm mạnh và những điểm cịn hạn chế của hệ thống kiểm sốt nội bộ tại các doanh nghiệp này, từ đĩ đưa ra các quan điểm, định hướng, giải pháp để xây dựng hệ thống kiểm sốt nội bộ cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ của Việt Nam.
2.3. PHƯƠNG PHÁP KHẢO SÁT
Nghiên cứu tiến hành khảo sát 10 đơn vị cĩ quy mơ vừa và nhỏ. Việc khảo sát được tiến hành dưới hình thức điều tra thơng qua bảng câu hỏi kết hợp phỏng vấn trực tiếp những người nắm giữ các vị trí chủ chốt của cơng ty như: kế tốn trưởng, trưởng các bộ phận, kế tốn tổng hợp... Nội dung bảng câu hỏi trình bày ở phần phụ lục.
2.4. KẾT QUẢ KHẢO SÁT
Qua kết quả khảo sát tác giả trình bày những điểm mạnh và điểm cịn hạn chế của hệ thống kiểm sốt nội bộ tại các doanh nghiệp cĩ quy mơ vừa và nhỏ của Việt Nam cụ thể như sau:
2.4.1. CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH CỦA HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ BỘ
2.4.1.1 Mơi trường kiểm sốt
Mơi trường kiểm sốt được hình thành và xây dựng bởi các cá nhân trong cơng ty đặc biệt là người đứng đầu. Nhưng thực tế kết quả khảo sát cho thấy người quản lý chưa chú tâm thật sự vào vấn đề kiểm sốt vì họ cho rằng hoạt động của doanh nghiệp vẫn rất bình thường, họ chưa thấy được cái bất bình thường trong những hoạt động tưởng như bình thường đĩ. Nếu khơng cĩ các biện pháp kiểm sốt kịp thời, gian lận và sai sĩt tiếp diễn đến mức độ
nghiêm trọng, sẽ dẫn đến việc lúng túng khơng biết nên bắt đầu kiểm sốt từ đâu và kiểm sốt như thế nào. Sự thơng đồng của các nhân viên đã vơ hiệu hĩa các thủ tục kiểm sốt. Đến lúc này chi phí để tái cấu trúc cơng ty là rất lớn và việc tái cấu trúc cơng ty khơng phải dễ thực hiện. Do đĩ, các nhà quản lý nên ý thức rằng khi đặt mục tiêu tăng trưởng cho cơng ty, song song xét về lâu dài cũng nên cân nhắc việc xây dựng một hệ thống kiểm sốt nội bộ.
Doanh nghiệp vừa và nhỏ thường cĩ một cơ cấu tổ chức đơn giản và gọn nhẹ. Việc một bộ phận phải giải quyết nhiều cơng việc của nhiều bộ phận là điều khĩ tránh khỏi. Chức năng và quyền hạn của từng bộ phận cũng khơng rõ ràng và cụ thể. Những văn bản quy định quá trình hoạt động của doanh nghiệp cũng như các văn bản mơ tả chức năng các phịng ban và mối quan hệ giữa các phịng ban chưa được ban hành, cĩ khi chỉ là những thỏa thuận miệng. Việc này dẫn đến các bộ phận đùn đẩy trách nhiệm lẫn nhau. Một cơ cấu tổ chức và phương pháp ủy quyền chưa hợp lý khơng thể tạo được mơi trường kiểm sốt tốt.
Khi cơng ty càng lớn mạnh thì yêu cầu kiểm sốt cần được chú trọng hơn. Việc kiểm sốt lúc này khơng phải là tập trung quyền lực vào một vài người như lúc trước mà nĩ cần được phân quyền một cách hệ thống cho từng bộ phận và từng người. Việc phân quyền này cần thực hiện một cách khoa học và hợp lý, đúng người đúng việc. Trong thực tế rất nhiều cơng ty cĩ đầy đủ các bộ phận và các trưởng bộ phận, nhưng họ lại khơng được phân qyền để giải quyết các vấn đề. Trong khi đĩ Tổng giám đốc ơm đồm rất nhiều việc, nhưng họ lại khơng đủ thời gian để giải quyết hết tất cả các việc liên quan. Khi đĩ cơng tác kiểm sốt trong cơng ty hầu như khơng mạng lại hiệu quả như mong muốn.
Ngân sách dùng cho việc tuyển dụng, đào tạo và trả lương thưởng cho nhân viên cũng rất hạn chế, kéo theo trình độ và kinh nghiệm của nhân viên
tuyển dụng được cũng cĩ hạn chế nhất định. Bên cạnh đĩ các quy trình và quy định hoạt động chưa được thiết kế và truyền đạt rộng rãi trong cơng ty, dẫn đến các nhân viên chưa hiểu rõ trách nhiệm và quyền hạn của họ trong bộ máy.
Các giá trị đạo đức và sự trung thực chưa được các doanh nghiệp quy định bằng văn bản và cĩ chế tài hợp lý. Khi nhân viên cấp dưới cĩ những động cơ gian lận, họ lại khơng được hướng dẫn cụ thể và cố ý làm liều.
2.4.1.2 Đánh giá rủi ro
Như chúng ta đã biết các cơng ty vừa và nhỏ thường cĩ số lượng nhân viên và nguốn vốn ít. Vì vậy loại hình doanh nghiệp này thường cĩ 4 lực cản chính đối với sự phát triển, đĩ là vấn đề tiếp cận tài chính, tiếp cận thị trường, mơi trường thương mại – đầu tư và hiệu quả - năng suất lao động. Trên thực tế các doanh nghiệp này cần rất nhiều vốn để đầu tư mở rộng sản xuất, nhưng các doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện vẫn chưa nhận được nhiều ưu đãi về tín dụng, thậm chí nguồn vốn này cịn cĩ dấu hiệu co hẹp trong những giai đoạn kinh tế khĩ khăn.
Bên cạnh đĩ, những khĩ khăn về đất sản xuất, thiếu thơng tin và nguồn nhân lực, vẫn là bài tốn nan giải, là khĩ khăn mang tính truyền thống với doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam.
Ngồi ra do cơ cấu trong doanh nghiệp nhỏ, nên việc phân chia trách nhiệm và hoạt động kiểm sốt chưa được chú trọng. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm bị vi phạm nghiêm trọng. Hệ lụy sai sĩt, gian lận, biển thủ xảy ra là điều tất yếu.
2.4.1.3 Các hoạt động kiểm sốt
Như trên đã nêu, các rủi ro bên ngồi doanh nghiệp như khả năng cạnh tranh thấp, nguồn vốn tài trợ eo hẹp, hạn chế về thơng tin và tiến bộ khoa học cơng nghệ luơn là yếu tố làm cho các doanh nghiệp khơng đạt được các mục
tiêu mong muốn. Tuy nhiên ngồi những giải pháp thơng thường như tìm kiếm nguồn tài trợ vốn chính từ kênh ngân hàng, nhận hợp đồng gia cơng lại cho các tập đồn lớn của thế giới, các cơng ty này chưa cĩ những định hướng rõ ràng để giảm thiểu rủi ro trong tương lai (như tìm kiếm nguồn tài trợ từ các quỹ đầu tư khác, liên kết với các cơng ty cùng chủng loại tạo thành các hiệp hội nghề nghiệp, nhằm thống nhất hoạt động và giá cả để tránh trường hợp cạnh tranh bất lợi cho nhau…)
Về cơng tác kiểm tra kiểm sốt hầu hết các doanh nghiệp được khảo sát chưa cĩ quy trình hướng dẫn cụ thể các hoạt động tại cơng ty, hoặc tổ chức hệ thống kiểm sốt nội bộ hay ban kiểm sốt cĩ tính độc lập và khách quan trong hoạt động. Nên việc kiểm sốt lẫn nhau hay kiểm tra độc lập là khơng cĩ.
2.4.1.4 Thơng tin và truyền thơng
Hiện nay hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ đều sử dụng máy tính cho cơng tác kế tốn và quản lý. Việc quản lý thơng tin trong đơn vị thể hiện qua các nội dung sau:
- Chứng từ kế tốn: về mặt chất lượng vẫn cịn tồn tại nhiều chứng từ khơng đủ điều kiện theo quy định vẫn được duyệt chi: mua các vật liệu sửa chữa văn phịng như sơn, đinh ốc vít và một số vật tư mua lẻ tại các cửa hàng nhỏ đa số chỉ là bảng kê thơng thường mà khơng cĩ hĩa đơn đỏ. Về mặt lưu giữ chứng từ, vẫn cịn nhiều cơng ty lưu giữ chưa cĩ hệ thống và sắp xếp chưa cĩ khoa học, chưa đảm bảo cho việc tìm kiếm về sau.
- Sổ sách kế tốn: tại hầu hết các cơng ty đều mở sổ, ghi chép đúng với chế độ kế tốn do nhà nước ban hành. Do đã ứng dụng tin học trong cơng tác kế tốn nên số liệu thường chính xác. Các thơng tin nội bộ được chuyển đúng đối tượng và ban lãnh đạo cĩ kiểm sốt các thơng tin trao đổi với bên ngồi.
- Báo cáo tài chính, báo cáo quản trị: báo cáo tài chính được thực hiện theo đúng biểu mẫu và thời hạn do phải nộp cho các cơ quan chức năng.
Riêng báo cáo quản trị ngồi báo cáo lãi lổ từng tháng nhằm phục vụ cho việc phân tích, quản lý tài chính, hầu hết các doanh nghiệp thực hiện được, cịn các báo cáo khác như báo cáo hiệu quả của từng bộ phận, lập bảng dự tốn ngân sách cho từng thời kỳ…chỉ cĩ số ít cơng ty thực hiện.