Việc hạch toán kết quả hoạt động kinh doanh hàng xuất khẩu tại công ty đợc tiến hành vào cuối quí . Kế toán tổng hợp phải cộng số liệu từ các tài khoản có liên quan để vào sổ tài khoản 911. Việc tổng hợp trên sổ tài khoản 911 vừa theo dõi tình hình chung kết quả hoạt động kinh doanh của toàn đơn vị , vừa theo dõi kết quả kinh doanh của từng hoạt động .
Để tính toán kết quả kinh doanh của hoạt động xuất khẩu, kế toán tổng hợp phải làm những việc sau :
_ Tính ra tổng doanh thu của hoạt động xuất khẩu trong quí , bao gồm trị giá bán hàng của hàng xuất khẩu và hoa hồng đợc hởng từ hoạt động xuất khẩu uỷ thác .
_ Tính ra tổng số thuế thu nhập phải nộp cho hàng xuất khẩu đã tiêu thụ và thuế thu nhập trên hoa hồng uỷ thác
_ Xác định tổng giá vốn của hàng xuất khẩu đã tiêu thụ trong quí
_ Xác định tổng chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho hoạt động kinh doanh hàng xuất khẩu .
Số liệu trên sổ cái tài khoản 911 và sổ kết quả kinh doanh hoạt động xuất khẩu của công ty Vinagimex quí IV năm 1999 nh sau :
Công ty Vinagimex sổ cái Tài khoản : 911 Quí IV - 1999 Số d đầu kỳ Nợ TK 911 Có TK khác Có TK 911 Nợ TK khác Số d cuối kỳ
Nợ Có TK Số tiền (đồng) TK Số tiền (đồng) Nợ Có k 632 641 642 421 Cộng Nợ 63.264.412.732 711.526.910 207.013.259 426.550.223 64.609.513.124 511 512 Cộng Có 60.645.456.756 3.964.056.368 64.609.513.124
Ngời giữ sổ Ngày tháng năm Kế toán trởng
Số liệu trên sổ chi tiết kết quả kinh doanh hoạt động xuất khẩu đợc ghi vào cuối quí . Số liệu tại các cột tài khoản 632, 511 1, 511 3 đợc ghi căn cứ vào sổ chi tiết các tài khoản này . Số liệu tại các cột tài khoản 641, 642 chỉ đợc ghi khi tính ra chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho hoạt động xuất khẩu trong quí . Sau cùng mới tính ra kết quả hoạt động kinh doanh là lãi hay lỗ và đối ứng vào tài khoản 412 .
2.2 Phân tích hiệu quả kinh doanh hàng xuất khẩu tại công ty Vinagimex
Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh là việc làm cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp nhằm giúp cho lãnh đạo nắm bắt đợc toàn bộ kinh doanh của công ty . Ta xét một số chỉ tiêu sau đây trong hoạt động kinh doanh hàng xuất khẩu của Công ty:
Số vòng lu chuyển hàng hoá xuất khẩu đợc tính nh sau:
M là tổng thu nhập tiêu thụ hàng hoá xuất khẩu trong năm D là dự trữ bình quân hàng hoá xuất khẩu trong năm
Trong đó :d1, d2, d3, d4 :là dự trữ hàng hoá đầu các quí d5 : dự trữ cuối quí IV
Theo cách tính các chỉ tiêu nh trên và căn cứ vào số liệu thực tế kinh doanh hoạt động xuất khẩu của cơ quan ta có bảng tính sau:
Tình hình lu chuyển hàng hoá tại Công ty Vinagimex
Đv: triệu đồng
Chỉ tiêu 1997 1998 1999
1.Doanh thu tiêu thụ hàng xuất khẩu 2.Mức dự trữ bình quân
3.Số vòng lu chuyển hàng hoá(vòng) 4.Thời gian lu chuyển hàng hoá (ngày)
25.732,45 3.120 8,25 43,64 20.329, 5 4.251, 2 4, 78 75, 3 35.421, 5 3.025, 7 11, 70 30, 77
Nhìn chung trong những năm qua, Công ty Vinagimex đã thực hiện số vòng lu chuyển hàng hoá tơng đối tốt nhng cha đều, thời gian lu chuyển một vòng bình quân là 50 ngày. Điều này cho thấy, Công ty sử dụng vốn lu động khá tốt. d1/2 + d2 + d3 + d4 + d5/2 D = 5 M V = D
Năm 1997, Công ty còn bỡ ngỡ trong cơng vị mới khi vừa đợc tách ra độc lập từ Tổng công ty Vinacoops. Tuy nhiên, việc kinh doanh hàng xuất khẩu của Công ty có nhiều thuận lợi nhờ những bạn hàng cũ. Bên cạnh đó Công ty tận dụng vốn ngoại tệ và kinh nghiệm để xuất khẩu nhiều hơn những mặt hàng truyền thống, đó là hàng đồ mỹ nghệ( gồm tủ, giờng, bàn ghế...) . Với mặt hàng này, Công ty đã đặt kim ngạch 1 836 774 USD tăng thêm cho tổng doanh thu hàng xuất khẩu.
Năm 1998 cùng với các ngành kinh doanh khác, Công ty đã chịu ảnh hởng của cuộc khủng hoẳng tài chính vào cuối năm 1997. Thêm vào đó là sự giảm sút về mặt hàng cao su thiên nhiên xuất sang Trung Quốc. Năm 1998 khối lợng xuất khẩu cao su chỉ còn 1 300 tấn ( giảm 18,85 %) so với năm tr- ớc và đơn giá cao su cũng giảm còn 1 077,16 USD/ tấn ( giảm 14,47 %). Vì mặt hàng này xuất sang thị trờng Trung Quốc để đáp ứng nhu cầu về nguyên liệu cho các nhà sản xuất xe hơi TQ , nhng nhu cầu nhập khẩu lại phụ thuộc rất lớn vào khả năng tiêu thụ xe hơi trong nớc cũng nh xuất khẩu xe hơi. Chính vì vậy nếu nhu cầu xe hơi giảm thì nhu cầu nhập khẩu cao su của các nhà sản xuất xe hơi cũng giảm theo.
Một nguyên nhân nữa là do mặt hàng xoài quả đã thiếu vắng trong năm nay và thay vào đó là da hấu nhng giá trị của da hấu lại không cao bằng giá trị của xoài quả. Đến năm 1998, trị giá xuất khẩu hoa quả tơi chỉ đạt 493 505 USD ( bằng 92 % ) so với năm 1997.
Năm vừa qua( 1999), với sự nỗ lực nghiên cứu những nguyên nhân giảm sút kim ngạch xuất khẩu của năm trớc. Công ty đã tạo đợc mối quan hệ với những ngời chủ tiêu thụ hàng xuất khẩu, giảm tối thiểu những chi phí trung gian, đa giá thành hàng xuất khẩu lên cao. Kết hợp với việc đó, Công ty cũng phải tìm đợc những nguồn hàng lớn để cung cấp một lúc với khối l- ợng lớn đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của khách hàng. Tính đến cuối năm 1999 , Công ty dã gây dựng đợc những nguồn hàng chính sau :
Đối với cao su thiên nhiên : Đắc Lắc, Tây Ninh, Đồng Nai, Lộc Ninh ; với các cá nhân thì có : nông trờng Tây Nguyên, nông trờng cao su của binh đoàn 11 ( quân đội )
Đối với hoa quả, Công ty tiến hành thu mua ở một số tỉnh phía Bắc ( Hải Dơng - thu mua vải quả ) , Bắc Ninh, Bắc Giang ( chuối xanh ) , các tỉnh Nam bộ ( mua da hấu , soài ..
Tình hình thực hiện kế hoach kinh doanh xuất nhập khẩu
Chỉ tiêu Kế hoạch năm 1998 Thực hiện năm 1999 Tỷ lệ % hoàn thành Tổng giá trị kim ngạch Trong đó: _ xuất khẩu _ nhập khẩu 5.500.000 3.500.000 2.000.000 4.620.146 2.836.774 1.783.372 84 81 89
Kết quả chi tiết kinh doanh hàng xuất khẩu năm 1999 tại công ty vinagimex
Chỉ tiêu 1997 1998 1999
USD % USD % USD %
X khẩu tự doanh 1.416.000 73,1 1.193.505 92,3 2.078.623 3,3 X khẩu uỷ thác 520.304 26,9 100.000 7,7 758.141 6,7 Tổng cộng 1.936.304 100 1.293.505 100 2.836.774 100
Qua bảng phân tích trên, ta thấy Công ty đã không hoàn thành kế hoạch đặt ra cho cả kim ngạch xuất khẩu và nhập khẩu, mặc dù năm 1999 Công ty đã cố gắng tìm giải pháp để khắc phục khó khăn của năm trớc nh đã nêu trên. Có thể Công ty vừa phải trải qua sự yếu kém thì ban lãnh đạo không nên đặt ra mức kế hoạch quá cao so với năng lực của mình. Cụ thể, kế hoạch về mặt hàng xuất khẩu của Công ty năm 1999 là 7 mặt hàng: cao su,
hạt điều, hoa quả, tinh dầu, hàng may mặc, hàng thủ công mỹ nghệ, thuỷ hải sản và gạch lát nền. Nhng hết năm, Công ty chỉ thực hiện xuất khẩu đợc 4/7 mặt hàng, trong đó hàng gạch lát nền có giá trị xuất khẩu chỉ bằng 54,5 % kế hoạch.
Từ các số liệu phân tích trên, vấn đề đặt ra cho Công ty Vinagimex là: những ngời làm công tác nghiệp vụ phải nắm đợc con số thực hiện cụ thể, so sách nó với kế hoạch đề ra để xem xét Công ty có hoàn thành kế hoạch hay không. Từ đó xác định các nhân tố ảnh hởng đến tình hình thực hiện kế hoạch, bao gồm nhân tố chủ quan và nhân tố khách quan. Ngoài ra cũng cần xem xét chi tiết số liệu về kim ngạch xuất khẩu của từng mặt hàng, để thấy cần tăng cờng mặt hàng nào có lợi nhuận cao.
Vấn đề là cung cấp và sử dụng thông tin của kế toán nh thế nào cho hữu hiệu nhất trong việc ra quyết định kinh doanh hàng xuất khẩu cũng nh các lĩnh vực khác trong toàn Công ty.
phần thứ ba
phơng hớng hoàn thiện việc tổ chức hạch toán các hoạt động kinh doanh hàng xuất khẩu
tại công ty vinagimex
i cơ sở lý luận của việc hoàn thiện tổ chức hạch toán hàng xuất khẩu
Trong nền kinh tế thị trờng có sự điều tiết của Nhà nớc nh ở nớc ta hiện nay, mỗi doanh nghiệp phải đảm bảo kinh doanh của mình là sao cho thu đủ để bù chi và hơn nữa là có lãi. Để quản ký kinh doanh có hiệu quả, ngời lãnh đạo phải nắm đợc toàn bộ hoạt động kinh doanh của mình một cách chính xác, kịp thời. Một bộ phận lớn các thông tin thiết thực ấy là có đ- ợc từ công tác kế toán của đơn vị.
Hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động xuất khẩu nói riêng đang ngày càng trở nên phức tạp và có tính cạnh tranh cao. Nó đòi hỏi công tác quản lý và tổ chức kinh doanh ngày càng phải hoàn thiện, từ đó kéo theo sự cần thiết phải hoàn thiện không ngừng công tác kế toán : hoàn thiện mô hình kế toán, nâng cao trình độ nghề nghiệp, đổi mới trang thiết bị...nhằm đáp ứng yêu cầu công tác quản lý .
Ta biết rằng kế toán là công cụ quản lý kinh doanh . Hoàn thiện công tác kế toán nhằm mục tiêu cao nhất là giúp kinh doanh có hiệu quả, tuy nhiên việc hoàn thiện này không thể tiến hành tự do tuỳ ý, mà phải tuân theo
nguyên tắc nhất định.Khi tiến hành đổi mới công tác kế toán nói chung và kế toán xuất khẩu nói riêng, cần chú ý những nguyên tắc sau:
◊ Cần nắm vững các chức năng , nhiệm vụ của hạch toán kế toán nói chung và kế toán xuất khẩu nói riêng. Các chức năng, nhiệm vụ của công tác kế toán đợc Nhà nớc ban hành thành pháp lệnh về kế toán . Mặt khác các chức năng này khi áp dụng vào hoạt động xuất khẩu đã đợc Bộ chuyên ngành cho cụ thể hoá cho từng địa phơng, từng doanh nghiệp, từng thời kỳ cho phù hợp bằng các văn bản hớng dẫn, các qui định.
◊ Việc hoàn thiện phải xuất phát từ đặc trng của hoạt động xuất khẩu. Giống nh mọi hoạt động kinh tế khác, mục đích của hoạt động kinh doanh xuất khẩu là thu lợi nhuận cao.Hạch toán là công cụ để phản ánh và giám sát các quá trình kinh doanh xuất khẩu, nó xuất phát từ hoạt động kinh doanh xuất khẩu và quay trở lại phục vụ quá trình đó. Vì vậy ta có thể căn cứ vào đặc điểm của hoạt động xuất khẩu để tổ chức một guồng máy hạch toán hữu hiệu, khách quan, tiết kiệm.
◊ Hoàn thiện cũng có nghĩa là sửa chữa những cái sai, những việc hạch toán cha khoa học, để dẫn đến những cái đúng hơn, hoàn hảo hơn, tiết kiệm hơn và hiệu quả hơn. Đó là một quá trình nhận thức làm thay đổi thực tế và lại từ thức tế phát huy, bổ sung thêm cho nhận thức , cho lý luận. Nh vậy ta có thể thấy, hoàn thiện công tác kế toán phải căn cứ vào mô hình chung trong hạch toán những qui định về ghi chép, luân chuyển chứng từ của bản thân đơn vị kinh doanh xuất khẩu hàng hoá để thực hiện.
◊ Bảo đảm nguyên tắc phục vụ theo yêu cầu của kinh doanh. hoàn thiện không phải chỉ để mà hoàn thiện mà là để nâng cao chất lợng kinh doanh hàng xuất khẩu. Nguyên tắc này yêu cầu khi hoàn thiện kế toán phải bám sát phục vụ cho kinh doanh . Các thông tin kế toán phải nhạy bén xác thực, phải phù hợp với cơ chế thị trờng về kinh doanh hàng xuất khẩu .
Bên cạnh những nguyên tắc trên, để hoàn thiện tốt công tác kế toán xuất khẩu thì bản thân bộ phân kế toán tại đơn vị xuất khẩu phải có đợc một số điều kiện sau :
◊ Có đội ngũ cán bộ, nhân viên kế toán hiểu biết nghiệp vụ kế toán ngoại thơng, có kinh nghiệm chịu khó học hỏi nâng cao trình độ. Bởi vì muốn tổ chức và tiến hành công tác kế toán đợc tốt thì phải có đội ngũ nhân viên kế toán mạnh, cơ cấu đồng đều về trình độ. Đội ngũ đó phải có những hạt nhân vững chắc mà trớc hết là kế toán trởng và trởng các bộ phận.
◊ Các kế toán viên phải tơng đối thông thạo ngoại ngữ đặc biệt là Tiếng Anh. Vì việc hoạt động xuất khẩu là thờng xuyên tiếp xúc với công ty nớc ngoài , kế toán phải tiép xúc với nhiều chứng từ bằng tiếng nớc ngoài. Chỉ có thông thạo Tiếng Anh mới hiểu đợc nội dung của chứng từ và phản ánh chúng chính xác trên sổ .
◊ Trong những năm qua, kể từ khi Nhà nớc thực hiện Chính sách mở cửa nền kinh tế thì cũng là lúc hoạt động XNK nói chung và hoạt động xuất khẩu nói riêng bung ra mạnh mẽ. Tuy nhiên một thực tế cho thấylà các chính sách , qui định của Nhà nớc đã không đổi mới nhanh chóng để theo sát tình hình trên. Do vậy trong thời gian tới, để cho các doanh nghiệp có điều kiện, cơ sở để hoàn thiện bộ máy kế toán tuân thủ các qui định của Nhà nớc thì Nhà nớc phải đa ra những văn bản hớng dẫn cụ thể hơn .
◊ Công tác kế toán phải ngày càng đợc hiện đại hoá , đa những thành tựu của tính toán , tin học vào công tca kế toán và tiến tới tiếp cận với thông lệ kế toán quốc tế. Trong điều kiện thế giới hiện nay, khoa học kỹ thuật phát triển nhanh chóng , ngày càng đạt đợc những thành tựu có ứng dụng vào công tác kế toán. Hoàn thiện công tác kế toán nói chung và kế toán xuất khẩu nói riêng phải theo hớng hiện đại hoá về tính toán, trong ghi chép và trong xử lý số liệu nhằm nâng cao năng suất lao động của kế toán viên.
II. Hoàn thiện việc tổ chức hạch toán hàng xuất khẩu tại công ty XNK tổng hợp và chuyển giao công nghệ VN
1. Đánh giá thực trạng hoạt động hạch toán hàng xuất khẩu tại Công ty.
Với mục đích nâng cao hiệu quả kinh doanh hàng xuất khẩu tại công ty Vinagimex phải đánh giá một cách toàn diện công tác kế toán hoạt động xuất khẩu , trớc hết là một số mặt tích cực cần đợc tiếp tục phát huy.
Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh của mình, Công ty Vinagimex đã chọn cho mình mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán. Hình thức tổ chức này tạo nhiều điều kiện kiểm tra, giám sát tại chỗ của kế toán đối với hoạt động của các bộ phận chi nhánh và các đơn vị trực thuộc cũng nh trong toàn công ty; hạn chế bớt những khó khăn trong việc phân công lao động, chuyên môn hoá nâng cao nghiệp vụ của cán bộ kế toán viên, cũng nh có thể trang bị, áp dụng phơng tiện tính toán và thông tin trong công tác kế toán .
Công ty Vinagimex tổ chức công tác kế toán một cách khá qui củ, có kế hoạch sắp xếp chỉ đạo từ tren xuống dới. Đặc biệt là theo sự phân câp phòng kế toán trung tâm, các đơn vị phụ thuộc hạch toán theo phơng đầy đủ giúp ích cho việc tổng hợp số liệu trong toàn công ty. Từ đó lập các báo cáo kế toán nhanh chóng hơn, đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời cho công tác quản lý .
Việc bố trí cán bộ kế toán và phân định công việc trong bộ máy kế toán của công ty là tơng đối tốt , phù hợp với khối lợng công việc và đáp ứng đợc yêu cầu quản lý đặt ra. Đội ngũ kế toán của công ty có trình độ nghiệp vụ cao và có trách nhiệm trong công việc. Công ty thờng xuyên tổ chức bồi dỡng , đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên kế toán. Vừa qua công ty đã tổ chức