Bảng (table) là kiểu trình bày văn bản có cấu trúc gồm các cột (column) và các dòng (row), giao giữa các dòng và các cột là các ô (cell).
3.4.1. Cách tạo bảng
Insert(Group Table)Table.
Rê chuột chọn số dòng và cột cần tạo. Tuy nhiên cách này chỉ tạo ựược bảng có số dòng và cột giới hạn.
− Insert Table: Cho phép tạo bảng với số dòng và cột ựược người dùng
− Excel Spreadsheet: Nhúng bảng tắnh (Excel) vào trong Word.
− Quick Tables: Tạo bảng nhanh theo mẫu.
3.4.2. Hiệu chỉnh bảng (Table)
Click chuột lên bảng ựể xuất hiện Tab Table Tools chọn Layout
Hình 3.40: Tab chứa công cụ tạo bảng
Chọn các thành phần trong bảng
− Chọn Ô: Click chuột lên hàng, chọn Tab Layout Group Table
Select chọn Select Cell.
− Chọn cột: Click chuột lên cột, chọn Tab
LayoutGroup TableSelect chọn Select Column.
− Chọn hàng: Click chuột lên hàng, chọn Tab LayoutGroup TableSelect chọn Select Row.
− Chọn cả bảng: Click chuột lên bảng, chọn Tab LayoutGroup Ta- bleSelect chọn Select Table.
Thao tác trên hàng và cột
Click chuột lên bảng, chọn Layout Group Row & Column gồm các chức năng sau:
− Insert Above: Thêm một hàng ở phắa trên.
− Insert Below: Thêm một hàng ở phắa dưới .
− Insert Left: Thêm cột bên trái. − Insert Right: Thêm cột bên phải. − Delete:
+ Delete Cells: Xóa ô. + Delete Columns: Xóa cột. + Delete Rows: Xóa hàng. + Delete Table: Xóa bảng.
Trộn hoặc tách các ô
Chọn các ô cần trộn, chọn Tab LayoutGroup Merge có các chức năng sau:
− Merge Cell: Trộn các ô ựang chọn thành một
ô duy nhất.
− Split Cells: Tách thành nhiều ô.
− Split Table: Tách thành hai bảng khác nhau.
Thay ựổi ựộ lớn của các ô
Click chuột lên bảng, Chọn Tab LayoutGroup Cell Size gồm các chức năng sau:
+ AutoFit Contents: Kắch thước bảng co giãn theo lượng dữ liệu
trong bảng.
+ AutoFit Window: Kắch thước bảng mở rộng bằng chiều rộng vùng soạn thảo.
+ Fixed Column Width: Cố ựịnh chiều rộng cột. − Height: Hiệu chỉnh chiều cao của hàng.
− Width: Hiệu chỉnh chiều rộng của cột.
− Distribute Rows: Hiệu chỉnh cho các hàng có kắch thước bằng nhau. − Distribute Columns: Hiệu chỉnh cho các cột có kắch thước bằng
nhau.
Canh lề cho dữ liệu trong ô
Chọn các ô cần canh lề dữ liệu, Tab LayoutGroup Alignment có các chức năng sau:
Hình 3.41: Group Alignment
− Text Direction: Thay ựổi hướng của dữ liệu trong ô.
− Cell Margins: Thiết lập khoảng cách giữa dữ liệu và lề ô.
Thao tác với dữ liệu trong bảng
Click chuột lên bảng, Tab LayoutGroup Data gồm các chức năng:
Hình 3.42: Group Data
− Repeat Header Rows: Hàng ựang ựược chọn sẽ ựược lặp lại khi ựộ
lớn của bảng vượt quá một trang.
− Convert to Text: Loại bỏ bảng và chuyển dữ liệu bên trong về dạng chuỗi.
− Formula: Thực hiện tắnh toán với các trường dữ liệu trong bảng
Vắ dụ: Cần tắnh tổng tiền các linh kiện ựược liệt kê trong bảng sau:
Thực hiện: Click chuột lên ô cần tắnh toán chọn Tab Lay- outGroup DataFormula.
Hình 3.43: Hộp thoại Formula
3.4.3. Thiết kế bảng
Hình 3.44: Tab chứa công cụ trang trắ bảng
Group Table Styles
Cho phép tạo ra các bảng dữ liệu ựẹp mắt theo mẫu ựược tạo sẵn. Thực hiện: Click chuột lên bảng và chọn Style. Có thể mở rộng Style ựể có nhiều Style hơn.
Hình 4.45: Group Table Styles
− Shading: Tô màu nền. − Borders: Tạo ựường viền.
(Group) Draw Borders
− Draw Table: tạo bảng tự do.
− Pen Color: Chọn màu cho ựường
viền.
− Eraser: Xóa các ựường trong bảng.
(Group) Table Style Options
− Header Row: Nhấn mạnh hàng ựầu tiên (tiêu ựề). − Total Row: Nhấn mạnh hàng
cuối.
− Banded Rows: Tạo sự phân biệt giữa các hàng (tô màu cách hàng).
− First Column: Nhấn mạnh cột ựầu. − Last Column: Nhấn mạnh cột cuối.
3.4.4. Chia cột (columns)
Chức năng Columns cho phép ựịnh dạng văn bản dạng cột báo. Chọn khối văn bản muốn chia cột, chọn Page Layout(Group Page Setup)Columns. Người dùng chọn số lượng cột cần chia hoặc chọn More Columns ựể mở hộp thoại Columns.
Hình 3.46: Hộp thoại Columns
− Presets: chọn một trong các mẫu có sẵn hoặc nhập số cột vào ô
Number of columns.
− Line between: Kẻ/Không kẻ ựường phân cách giữa các cột. − Width and spacing: độ rộng của cột và khoảng cách giữa các cột. − Apply to: Phạm vi chia cột.
Lưu ý: Khi chia cột người dùng thường mắc các lỗi như chia hai cột dữ liệu năm bên một cột, không thể thoát ra khỏi hai cộtẦ Các lỗi
chia cột luôn thành công người dùng nên bật nút Show/Hide ựể khi quét chọn dữ liệu không quét phải dấu Enter cuối cùng .
3.4.5. Trình bày trang
Tô màu nền cho trang (Page Color):
Thực hiện: Page LayoutGroup Page BackgroundPage Color.
Tạo Watermark
Chức năng Watermark cho phép người dụng tạo lớp chữ mờ dưới văn bản. Watermark thường dùng ựể báo hiệu loại tài liệu cần ựược quan tâm ựặc biệt như Confidential (mật) hoặc Urgent (khẩn).
Page Layout(Group Page Background) Watermark.
Hình 3.48: Hộp thoại Printed Watermark
+ No Watermark: Bỏ Watermark.
+ Picture Watermark: Tạo Watermark là hình ảnh ựược chọn.
+ Text Watermark: Tạo Watermark là chữ ựược nhập vào Textbox Text
+ Remove Watermark: Xóa Watermark.
Footnote và Endnote
Chèn chú thắch cho tài liệu, tại vị trắ chú thắch sẽ ựược ựánh dấu và nội dung chú thắch xuất hiện ở cuối trang (Footnote) hoặc cuối tài liệu (Endnote).
− đặt dấu nháy tại vị trắ muốn tạo chú thắch.
− Tab References(Group Footnotes)Insert Footnote ựể tạo chú thắch ở cuối trang hoặc Insert Endnote ựể tạo chú thắch ở cuối tài liệu
− Các chức năng khác:
+ Next Footnote: Di chuyển ựến footnote kế tiếp trong tài liệu
+ Show Notes: Di chuyển nhanh ựến nơi ựặt Footnote hoặc Endnote