Tổng tiền lương (LUONG) theo từng nhóm ngạch lương (MANG), hay tổng hợp số nhân viên theo bậc (BAC), …Lệnh Data/ Subtotals sẽ giúp chúng ta thực hiện được những công việc trên.
Khóa sắp xếp chính Khóa sắp xếp thứ hai Khóa sắp xếp thứ ba Vùng CDSL đã chọn có dòng tiêu đề hay không Sắp xếp theo thứ tự tăng dần Sắp xếp theo thứ tự giảm dần Sắp xếp theo hàng Sắp xếp theo cột
---
4.4.1. Cách thực hiện
Giả sử cần tổng hợp và tính tổng tiền lương (LUONG) theo từng nhóm ngạch lương (MANG) trong CSDL BẢNG LƯƠNG CHI TIẾT ở trên.
− Dùng lệnh Data/Sort để sắp xếp các mẫu tin theo MANG, mục đích để các mẫu tin có cùng MANG thì nằm liền kề nhau.
− Chọn vùng CSDL cần tổng hợp với tiêu đề là một hàng. − Vào menu Data/ Subtotals, xuất hiện hộp thoại sau:
Một số hàm trong hộp Use funtion:
Hàm Mô tả
Sum Tính tổng các số trong nhóm.
Count Đếm số ô không rỗng trong nhóm.
Average Tính giá trị trung bình các số trong nhóm.
Max Tìm giá trị lớn nhất trong nhóm.
Min Tìm giá trị nhỏ nhất trong nhóm.
Product Tính tích các số trong nhóm.
Count Nums Đếm số ô kiểu số trong nhóm.
Chọn tên trường cần tổng hợp nhóm
Chọn hàm sử dụng tính toán hay thống kê
Chọn trường để tính toán hay thống kê
Thay thế các dòng tổng hợp
Tạo ngắt trang giữa các nhóm Thêm dòng tổng hợp sau mỗi nhóm
---
4.4.2. Làm việc với màn hình kết quả sau khi tổng hợp nhóm
- Click vào các nút để chọn các mức dữ liệu bạn muốn xem. Chỉ hiển thị tổng chính (Grand Total Only).
Hiển thị tổng chính và tổng phụ (Grand Total And Subtotal). Hiển thị chi tiết tất cả các mẫu tin cùng các tổng hợp (All Record). - Click vào để hiển thị hoặc để che dấu các mẫu tin trong nhóm con.
Chú ý: để loại bỏ tổng hợp nhóm, bạn chọn Data/ Subtotals, sau đó chọn nút lệnh
Remove All. THỰC HÀNH
Bài 1:
KHÁCH SẠN KHÁNH LINH- BẢNG THANH TOÁN TIỀN THUÊ PHÒNG
Tháng 3 năm 2011 STT Tên khách hàng Ngày thuê Ngày trả Phòng Thời gian Đơn giá phòng Tiền KM Thành tiền Loại Tầng
---
1 Vũ Văn Hạnh 01/06/11 05/06/11 A 1
2 Đinh Tuấn Anh 05/07/11 17/05/11 B 2
3 Phạm Thị Tuất 25/08/11 02/09/11 C 3
4 Bùi Đức Trung 08/09/11 16/09/11 A 4
5 Tống Duy Hiến 10/10/11 27/10/11 B 5
Yêu cầu:
1. Nhập và định dạng bảng như trên
2. Tính thời gian thuê phòng của khách: Ngày trả - Ngày thuê + 1 3. Tính Đơn giá phòng căn cứ vào bảng sau
BẢNG GIÁ PHÒNG VÀ HỆ SỐ TẦNG BẢNG GIÁ PHÒNG TẦNG - HỆ SỐ Loại Giá Tầng Hệ số % A 300000 1 1 B 200000 2 0.95 C 100000 3 0.9 4 0.85 5 0.8
4. Tính tiền khuyến mại (Tiền KM) cho khách biết nếu khách ở trên trên 10 ngày thì được khuyến mại trong cả đợt là 150.000, nếu khách ở trên 5 ngày thì được 50000 tiền khuyến mại còn lại không được khuyến mại.
5. Tính tiền khách hàng phải trả biết Thành tiền = Thời gian * Đơn giá phòng - Tiền KM 6. Sắp xếp dữ liệu theo tiêu chí 1: thời gian thuê tăng dần, Tiêu chí 2: đơn giá tăng dần. 7. Tính tổng thành tiền theo từng loại phòng
8. Lọc ra danh sách những khách hàng ở phòng loại A ra hàng thứ 25 trong bảng.
Bài 2:
BẢNG LƯƠNG NHÂN VIÊN THÁNG 10/1996
STT TÊN CVỤ LCB NC LƯƠNG PHỤCẤP THƯỞNG TẠM ỨNG CÒN LẠI TỔ BÁN HÀNG BH 1 HẠNH TT 160 24 100000 2 H.ANH TP 165 22 100000 3 THỦY NV 160 24 4 HỒNG NV 170 23 100000 5 A.ĐÀO NV 150 24 TỔ TIẾP THỊ TT 1 ĐỨC TT 190 26 100000 2 HIỆP TP 190 27 100000 3 LÂM NV 200 25 4 CHI NV 210 26 100000
--- 7 KIỆT NV 190 25 8 TIẾN NV 200 26 9 HOÀNG NV 210 28 10 TRÍ NV 220 28 100000 TỔ THƯ KÝ TK 1 VIÊN NV 175 24 2 DUYÊN NV 170 24 3 TRANG NV 170 23 TỔNG CỘNG QUỸ LƯƠNG 10.000.000 BẢNG HỆ SỐ TT/TP NV TK 30 27 BH 25 23 TT 40 37 Yêu cầu: 1. LƯƠNG = LCB * NC 2. PHỤ CẤP = 5000*HESO. Hệ số được xác định từ bảng hệ số.
3. Nếu số ngày công (NC) lớn hơn 24, thì mỗi ngày được thưởng 15000.
4. Trình bày bài theo mẫu trên.
5. Tính tổng LƯƠNG, THƯỞNG theo từng tổ.
LƯƠNG THƯỞNG
BH TT TK
6. Lưu nội dung tập tin với tên BAITAP3.XLS
BÀI 5: BIỂU ĐỒ VÀ HOÀN THIỆN TRANG BẢNG TÍNH 5.1. Tạo biểu đồ trong MS Excel
Biểu đồ cho phép biểu diễn sự tương quan của dữ liệu trong bảng tính trên phương diện đồ họa, biến đổi các hàng, cột thông tin thành những hình ảnh có ý nghĩa. Qua biểu đồ chúng ta có thể so sánh số liệu trong bảng tính một cách trực quan, tránh việc phải đọc các số liệu chi chít trên bảng, tiên đoán được sự phát triển của dữ liệu mô tả trong bảng, làm cho dữ liệu trở nên sinh động và thuyết phục hơn.
5.1.1. Các loại biểu đồ
Có 3 loại biểu đồ thường gặp là biểu đồ dạng cột (Column), dạng đường thẳng (Line) và dạng hình tròn (Pie). Từ 3 dạng này Excel triển khai thành 14 loại biểu đồ
---
chuẩn (Standard types) và 20 kiểu biểu đồ tuỳ chọn (Customize types) có thể dùng để biểu diễn số liệu trong bảng tính thành nhiều cách nhìn khác nhau tùy theo yêu cầu của người dùng.
Các loại biểu đồ chuẩn trong Excel và công dụng cơ bản của mỗi loại
Loại biểu đồ Biểu tượng Chức năng
Column So sánh các loại dữ liệu với nhau theo chiều dọc.
Bar So sánh các loại dữ liệu với nhau theo chiều ngang.
Line Cho xem sự thay đổi dữ liệu trong một giai đoạn.
Pie So sánh tỷ lệ của các thành phần trong một tổng thể.
XY (Scatter) Mô tả quan hệ giữa hai loại dữ liệu liên quan.
Area Nhấn mạnh tầm quan trọng tương đối của các giá trị qua một
giai đoạn.
Doughnut So sánh các phần với tổng thể trong một hoặc nhiều phạm trù
dữ liệu (Biểu đồ Pie có một lỗ ở giữa).
Rada Chỉ ra các thay đổi trong dữ liệu hoặc tần số dữ liệu tương đối
với tâm điểm.
Surface Tạo vết các thay đổi trong hai biến số khi biến số thứ ba (như
thời gian) thay đổi, là một đồ họa 3 chiều.
Buble Hiện sáng các chùm giá trị, tương tự như đồ họa Scatter.
Stock Kết hợp đồ họa Line và đồ họa Column. Được thiết kế đặc biệt
để tạo vết giá cổ phiếu.
Cylinder Sử dụng một hình trụ để trình bày các dữ liệu đồ họa Bar hay
đồ họa Column.
Cone Nhấn mạnh các đỉnh của dữ liệu, là đồ họa Bar hay đồ họa Column.
Pyramid Nhấn mạnh các đỉnh của dữ liệu trong các đồ họa Bar hay Column,
tương tự đồ họa Cone.
5.1.2. Tạo các biểu đồ, đồ thị Các bước thực hiện :
---
- Vào Insert\Chart hoặc nhắp chọn biểu tượng chart trên thanh công cụ khi đó xuất hiện hộp thoại Chart Wizard ta làm theo các bước.
Bước 1: Chọn loại biểu đồ hình dạng tương ứng và chọn Next.
Bước 2: Xác định vùng dữ liệu (là vùng đã được chọn, nếu có sai lệch ta sửa tại (vùng 1). Sau đó nhấn Next để chuyển sang bước 3
Muốn có chú thích thì ấn Series xuất hiện hộp thoại
Bước 3: Thêm tiêu đề ngang, tiêu đề trục x, tiêu đề trục y xong nhấn Next để chuyển sang bước 4 Loại biểu đồ Các hình dạng cụ thể của từng loại Vùng 1 Tên chú thích Tiêu đề của đồ thị Tiêu đề trục ngang X Tiêu đề trục đứng Y
Vị trí đặt biểu đồ VD Chọn Sheet 2 là nơi đặt biểu đồ
---
Bước 4: Xác định vị trí đặt biểu đồ và bấm Finish để kết thúc.
5.1.3. Biên tập sửa đổi biểu đồ, đồ thị a. Biên tập sửa đổi
a.1. Thêm tiêu đề, chú thích ý nghĩa các trục đồ thị
- Nhắp chọn đồ thị.
- Vào Chart\Chart Option hoặc nhấn chuột phải chọn Chart Option
- Trong hộp thoại chọn Tittle sau đó chỉnh sửa tiêu đề. - Nhấn OK để kết thúc.
a.2. Xoá bỏ tiêu đề
- Nhắp chọn đồ thị.
- Nhắp đúp chuột vào vùng tiêu đề hay chú thích, ấn Delete
a.3. Hiển thị hoặc không hiển thị các đường kẻ ô lưới
- Chọn đồ thị.
- Vào Chart\Chart Option hoặc nhấn chuột phải vào biểu đồ cần, chọn Chart Option
- Trong hộp thoại chọn thẻ Gridline sau đó chỉnh sửa tiêu đề.
Các đường biểu diễn giá trị chính Các đường biểu diễn độ chia nhỏ hơn
---
Chú ý: Trục Y cũng có thuộc tính như trên.
a.4. Hiển thị dữ liệu kèm theo đồ thị
- Chọn biểu đồ.
- Vào Chart\Chart Option hoặc nhấn chuột phải chọn Chart Option
- Trong hộp thoại chọn Data Table đánh dấu chọn ô Show data Table.
b Thay đổi hình dạng biểu đồ
- Chọn dạng biểu đồ khi đó thanh công cụ Chart tự động được hiển thị trên cửa sổ chương trình.
c Thay đổi kích thước và xoá biểu đồ
c.1. Thay đổi kích thước
- Chọn biểu đồ.
- Đặt con trỏ vào một trong các nút hình vuông khi con trỏ chuyển thành hình mũi tên hai chiều, thì kéo di để thay đổi kích thước.
Chú ý: Muốn thay đổi từng thành phần: Tiêu đề, cột biểu diễn.... ta làm tương tự như trên.
c.2. Xoá biểu đồ.
- Chọn biểu đồ cần xoá.
- Ấn phím Delete hoặc vào Edit/Clear/All d. Di chuyển, sao chép biểu đồ
d.1. Sao chép biểu đồ: Thực hiện như đối với văn bản.
d.2. Di chuyển biểu đồ
- Chọn biểu đồ cần di chuyển.
- Ấn trỏ vào bên trong biểu đồ khi xuất hiện mũi tên 4 chiều thì ấn và di đến vị trí mới.
e. Thay đổi mầu nền của biểu đồ, đồ thị
Nhấn chuột vào thành phần cần thay đổi (Tiêu đề, vùng chú thích, vùng dữ liệu, các
đối tượng cột đứng...)
Nhấn vào đây để mở và chọn mẫu tương ứng
Nhấn để mở danh sách dạng biểu đồ, chọn dạng biểu đồ muốn áp dụng
---
THỰC HÀNH
Cho dữ liệu về Báo cáo thu mua lương thực năm 2011 như sau: Đơn vị: Triệu tấn
Quí 1 Quí 2 Quí 3
Kho 1 80 180 150
Kho 2 70 50 40
Kho 3 70 60 60
Vẽ biểu đồ hình cột so sánh giữa các kho trong mỗi quý. Biểu đồ có đầy đủ tên, chú thích.