1. HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
1.3.Một số kiến thức khoa học về hệ thống thông tin kế toán
1.3.1. Các chu trình nghiệp vụ trong hệ thống thông tin kế toán
Hình 7: Mô hình chu trình nghiệp vụ của một hệ thống thông tin kế toán
Chu trình tiêu thụ Chu trình cung cấp Chu trình sản xuất Chu trình tài chính Chu trình báo cáo tài chính
Báo cáo tài chính Các sự kiện
kinh tế
A – Chu trình tiêu thụ
Chức năng
Chu trình tiêu thụ ghi chép những sự kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu.
Các sự kiện kinh tế
- Nhận đơn đặt hàng của khách hàng.
- Giao hàng hoá và dịch vụ cho khách hàng. - Yêu cầu khách hàng thanh toán tiền hàng. - Nhận tiền thanh toán.
Các hệ thống ứng dụng - Hệ thống ghi nhận đơn đặt hàng. - Hệ thống giao hàng hoá và dịch vụ. - Hệ thống lập hoá đơn bán hàng. - Hệ thống thu quỹ. Các chứng từ - Lệnh bán hàng (do bộ phận ghi nhận đặt hàng lập). - Phiếu gửi hàng (do bộ phận gửi hàng lập).
- Hoá đơn bán hàng (do bộ phận lập hoá đơn lập). - Phiếu thu tiền (đối với bán hàng thu tiền ngay).
- Giấy báo trả tiền do khách hàng gửi tới (đối với bán chịu), xác định số tiền thanh toán cho khoản nợ nào.
- Chứng từ ghi nhận hàng bán bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán (do bộ phận lập hoá đơn lập).
- Bảng phân tích nợ theo thời gian – phân tích nợ không thu hồi đƣợc (do bộ phận bán chịu lập) và chứng từ ghi sổ - căn cứ ghi việc xoá nợ khó đòi trên sổ chi tiết khách hàng và tài khoản liên quan trong sổ cái (do bộ phận kế toán lập).
Các báo cáo
- Báo cáo khách hàng: đƣợc lập định kỳ hàng tháng và gửi cho khách hàng, liệt kê tất cả các nghiệp vụ phát sinh theo từng khách hàng trong tháng. - Báo cáo phân tích nợ theo thời gian: đƣợc lập hàng tháng, phân tích nợ của từng khách hàng theo số ngày nợ với giới hạn 30, 60, 90 ngày.
- Báo cáo nhận tiền: liệt kê toàn bộ tiền và các sec nhận đƣợc trong ngày.
Các sổ sách kế toán
- Ba nhật ký đặc biệt: nhật ký bán hàng, nhật ký giảm giá hàng bán - hàng bán bị trả lại và nhật ký thu tiền.
- Một sổ chi tiết phải thu khách hàng: theo dõi chi tiết cho từng khách hàng.
B – Chu trình cung cấp
Chức năng
Chu trình cung cấp ghi chép những sự kiện phát sinh liên quan đến mua hàng hay dịch vụ.
Các sự kiện kinh tế
- Yêu cầu đặt hàng hay dịch vụ cần thiết. - Nhận hàng hay dịch vụ.
- Xác định nghĩa vụ thanh toán với nhà cung cấp. - Đơn vị tiến hành thanh toán theo hoá đơn.
Các hệ thống ứng dụng
- Hệ thống mua hàng. - Hệ thống nhận hàng.
- Hệ thống thanh toán theo hoá đơn. - Hệ thống chi tiền. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Các chứng từ
- Yêu cầu mua hàng (do các bộ phận bộ phận trong doanh nghiệp lập khi có nhu cầu và gửi đến bộ phận mua hàng).
- Đơn đặt hàng (do bộ phận mua hàng lập).
- Báo cáo nhận hàng (do bộ phận nhập hàng lập).
- Chứng từ thanh toán (do bộ phận kế toán phải trả lập trên cơ sở các bản sao chứng từ đặt hàng, báo cáo nhận hàng và hoá đơn của nhà cung cấp, làm cơ sở cho bộ phận tài vụ phát hành sec chi trả).
- Séc (do bộ phận tài vụ ký phát hành).
- Yêu cầu trả lại hàng (do ngƣời mua lập và gƣỉƣ kèm theo hàng trả lại).
Các báo cáo
- Báo cáo hoá đơn chƣa xử lý: Liệt kê các hoá đơn chƣa đƣợc thanh toán và tổng số của nó theo từng khách hàng.
- Báo cáco chứng từ thanh toán: tóm tắt các chứng từ phải thanh toán theo thời hạn thanh toán.
- Báo cáo yêu cầu tiền: liệt kê các chứng từ thanh toán theo ngày phải thanh toán.
Các sổ sách kế toán
- Nhật ký ghi chép chứng từ thanh toán. - Nhật ký ghi chép séc.
C – Chu trình sản xuất
Chức năng
Chu trình sản xuất ghi chép và xử lý các nghiệp vụ kế toán liên quan đến một sự kiện kinh tế - sự tiêu thụ lao động, vật liệu và chi phí sản xuất chung để tạo ra thành phẩm hoặc dịch vụ.
Các sự kiện kinh tế
- Mua hàng tồn kho. - Bán hàng tồn kho.
- Chuyển đổi nguyên vật liệu, lao động và chi phí sản xuất khác trong quá trình sản xuất.
- Chuyển đổi chi phí tạo thành phẩm. - Thanh toán lƣơng.
Các hệ thống ứng dụng - Hệ thống tiền lƣơng. - Hệ thống hàng tồn kho. - Hệ thống chi phí. - Hệ thống tài sản cố định. D – Chu trình tài chính Chức năng
Chu trình cung cấp ghi chép kế toán các sự kiện liên quan đến việc huy động và quản lý các nguồn vốn quỹ, kể cả tiền mặt.
Các sự kiện kinh tế
- Hoạt dộng tăng vốn từ chủ doanh nghiệp đầu tƣ và từ đi vay.
- Sử dụng vốn để tạo các tài sản mà việc sử dụng các tài sản sẽ tạo ra doanh thu.
Các hệ thống ứng dụng
- Hệ thống thu quỹ. - Hệ thống chi quỹ.
E – Chu trình báo cáo tài chính
Chức năng
Chu trình báo cáo tài chính thực hiện báo cáo về các nguồn tài chính và các kết quả đạt đƣợc từ việc sử dụng nguồn tài chính này. Đây không phải là một chu trình hoạt động của doanh nghiệp, nó chỉ thực hiện việc thu thập dữ liệu kế toán và dữ liệu về hoạt động của doanh nghiệp từ các chu trình nghiệp vụ khác và xử lý dữ liệu thu đƣợc thành dạng mà từ đó có thể tạo ra các báo cáo tài chính. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Các hệ thống ứng dụng
- Hệ thống sổ cái.
- Hệ thống báo cáo tài chính.
1.3.2. Sơ đồ mô tả quá trình xử lý nghiệp vụ kế toán
* Một số khái niệm cơ bản:
- Nghiệp vụ: là những sự kiện hoặc sự việc diễn ra trong hoạt động kinh doanh mà nó làm thay đổi tình hình tài chính hoặc số lời lãi thu về. Các nghiệp vụ đƣợc ghi lại trong sổ nhật ký và sau đó đƣợc chuyển vào sổ cái. - Chu trình nghiệp vụ: đƣợc hiểu là chuỗi các hoạt động lặp đi lặp lại củam một doanh nghiệp đang hoạt động.
- Xử lý nghiệp vụ: bao gồm nhiều thao tác đa dạng mà một tổ chức cần thực hiện nhằm trợ giúp cho các hoạt động nghiệp vụ hàng ngày.
* Sơ đồ dòng dữ liệu nghiệp vụ: (Hình 8) Gửi hàng Xuất / Nhập kho Nhận hàng Bán hàng Sản xuất Lập hoá đơn Lập lịch sản xuất Kế toán phải trả Nhân viên Khách hàng Nhà cung cấp Kế toán phải thu Ghi sổ kế toán Kế toán lƣơng Mua hàng 14 01 02 03 04 05 06 29 30 10 09 08 07 13 12 11 19 17 18 16 15 21 20 23 25 27 28 26 24 22 31
Chú thích các dòng dữ liệu: 01 – Đơn đặt hàng 02 – Lệnh bán hàng 03 – Lệnh bán hàng chƣa xử lý 04 – Hoá đơn bán hàng 05 – Hoá đơn bán hàng
06 – Giấy báo về tình hình công nợ còn phải thu của khách 07 – Lệnh bán hàng
08 – Đơn đặt hàng sản xuất 09 – Đơn đặt hàng sản xuất 10 – Phiếu gửi hàng
11 – Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho 12 – Phiếu giao nộp thành phẩm 13 – Đơn đặt hàng sản xuất
14 – Phiếu gửi hàng cùng hàng hoá gửi cho ngƣời mua 15 – Kế hoạch sản xuất
16 – Báo cáo về tình hình sản xuất
17 – Yêu cầu mua hàng hoá hoặc dịch vụ
18 – Bảng chấm công, phiếu giao nộp sản phẩm 19 – Đơn đặt mua hàng của tổ chức
20 – Đơn đặt mua hàng của tổ chức 21 – Đơn đặt mua hàng
22 – Phiếu gửi hàng cùng hàng hoá do nhà cung cấp gửi tới 23 – Hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp
24 – Báo cáo nhận hàng
26 – Báo cáo chi tiền, ghi nhận thanh toán với nhà cung cấp 27 – Séc thanh toán lƣơng cho nhân viên
28 - Bảng thanh toán lƣơng
29 – Séc thanh toán kèm giấy báo trả tiền của ngƣời mua
30 – Báo cáo nhận tiền kèm theo giấy báo trả tiền của ngƣời mua 31 – Báo cáo nhận hàng cùng hàng đặt mua
* Tổng kết: Những kiến thức về Hệ thống thông tin quản lý đã phác hoạ được tầm quan trọng và phương pháp xây dựng một ứng dụng công nghệ thông tin hiệu quả trong doanh nghiêp. Những thông tin trình bày về hệ thống kế toán doanh nghiệp đã mô tả chi tiết quy trình hoạt động của công tác quản lý sản xuất kinh doanh trong một đơn vị kinh tế, làm nền tảng cho việc xây dựng một phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả.
Bên cạnh đó còn có các kiến thức bổ sung, hỗ trợ từ các môn học khoa học khác được trang bị như: Hạch toán kế toán trong doanh nghiệp;