Một trong những khâu quan trọng nhất của quy trình XNK là đàm phán và kí kết hợp đồng . Khi các bên thỏa thuận các điều khoản , và thống nhất những bất đồng có thể xảy ra cùng hướng giải quyết sẽ làm mất rất nhiều thời gian của cả 2 bên . Ngoài ra , có nhiều hình thức đàm phán khác nhau , ưu nhược điểm khác nhau , công ty nên xác định một hình thức phù hợp nhất . Nếu thực hiện tốt được khâu quan trọng này tốt trong hoạt động XNK , thì chắc chắn hiệu quả kinh tế sẽ đạt được tốt hơn , cải thiện đáng kể thời gian .
2.1 . Thay đổi những hình thức đàm phán phù hợp với từng hợp đồng nhập khẩu khác nhau.
Ở công ty TNHH Nobel Việt Nam thì hình thức đàm phán chủ yếu là đàm phán trực tiếp, tức là công ty sẽ cử đoàn đàm phán trực tiếp sang công ty đối tác cung cấp hàng hóa để thực hiện đàm phán và ký kết hợp đồng. Tuy nhiên, công việc đàm phán của công ty thực sự còn nhiều yếu kém.
Một trong những tồn tại và hạn chế trong quy trình nhập khẩu đã nói đến ở trên đó là công việc đàm phán ký kết hợp đồng còn diễn ra trong thời gian dài gây ảnh hưởng rất nhiều đến hoạt động của công ty và hiệu quả hoạt động nhập khẩu. Việc không có kế hoạch để đàm phán tốt, không có những phương án dự phòng, trình độ
đàm phán bộ phận nhập khẩu không tốt đã gây ảnh hưởng không ít đến hoạt động nhập khẩu của công ty. Cử đoàn đàm phán sang nước công ty đối tác để đàm phán chắc chắn sẽ tốn không ít chi phí, hơn nữa do không có kế hoạch đàm phán tốt, tốn nhiều thời gian nên càng mất thêm chi phí. Nhưng còn ảnh hưởng xấu hơn đó là hàng hóa nhập về không đúng như dự định của công ty, ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín công ty trong tâm trí khách hàng.
Chính vì vậy để khắc phục tình trạng đàm phán kéo dài, mất nhiều thời gian và chi phí thì công ty cần phải sử dụng những hình thực giao dịch đàm phán phù hợp hơn. Ví dụ như trong thời gian tới với những đối tác thân thiết, quen thuộc, đã có uy tín thì không cần thiết phải thực hiện đàm phán trực tiếp, trừ những hợp đồng đặc biệt quan trọng, có thể sử dụng hình thức đàm phán qua điện thoại hoặc thư điện tử để tiết kiệm chi phí cũng như thời gian.