4.1. Thiết lập tiêu chuẩn yêu cầu của dự án
Các tiêu chuẩn yêu cầu đối với dự án:
Đặc trưng kỹ thuật Như “Bảng 1: Mô tả yêu cầu về máy”/ Trang 21
Ngân sách của dự án 692.000.000 vnđ
Tổng chi phí 601.000.000 vnđ
Tổng nguồn lực yêu cầu 10 người
Dựa trên các tiêu chuẩn cơ bản trên, đội ngũ dự án thực hiện công tác quan sát và so sánh với công việc thực hiện trong thực tế, tính đến ngày thực hiện kiểm tra. Sau đó, ước tính thời gian và chi phí để hoàn thành các công việc còn lại để hoàn tất toàn bộ dự án, đồng thời thực hiện các biện pháp sửa chữa, hiệu chỉnh khi các kết quả thực tế có sự khác biệt so với tiêu chuẩn đề ra. Công tác kiểm tra được tiến hành tùy thuộc theo tiến độ công việc.
4.2. Trường hợp rủi ro
4.2.1 Xác định rủi ro
Rủi ro về thói quen của khách hàng: sau mỗi lần giao dịch khách hàng không có thói quen sẽ đóng góp ý kiến tại máy (do không để ý, sợ tốn thời gian, không biết sử dụng ,…), về lý do này thuộc về trách nhiệm của ban quản trị dự án.
Rủi ro về nhà thầu: trong quá trình triển khai nhà thầu không tuân thủ đúng hợp đồng đã thỏa thuận với ngân hàng từ trước dẫn đến việc dự án có thể không được triển khai đúng theo quy trình tiến độ thời gian đã đề ra làm ảnh hưởng đến toàn bộ dự án. Đây là rủi ro có thể giải quyết và trách nhiệm thuộc về giám đốc dự án.
Rủi ro về kĩ thuật: rủi ro này xảy ra khi trong quá trình nghiên cứu thiết kế máy bị lỗi gây ảnh hưởng đến toàn bộ dự án, tốn thêm kinh phí để sửa chữa lắp đặt lại. Đây là rủi ro có thể giải quyết được và trách nhiệm thuộc về ban quản trị dự án.
Rủi ro về nguồn lực: rủi ro này xảy ra khi việc thiết kế phân bố thời gian, nguồn lực tiến hành dự án không hợp lý, và logic, có thể dẫn đến việc thiếu hụt
nguồn lực (phải tốn chi phí thuê ngoài), và thời gian tiến hành dự án không được đảm bảo. Rủi ro này có thể giải quyết được và trách nhiệm thuộc về ban quản trị dự án.
4.2.2 Phân tích rủi ro
BẢNG ĐÁNH GIÁ
Tên rủi ro Xác suất xảy ra
Mức độ tác động
Điểm số rủi ro
Rủi ro về thói quen của
khách hàng 25% 3 0.75
Rủi ro về nhà thầu 5% 1 0.05
Rủi ro về kĩ thuật 10% 4 0.4
Rủi ro về nguồn lực 20% 1 0.20
4.2.3 Lập kế hoạch trong từng trường hợp
Theo biểu đồ và bảng đánh giá trên, ta chia các rủi ro có thể xảy ra thành 4 nhóm. Tùy theo mỗi nhóm rủi ro mà ta cũng có các nhóm chiến lược giải pháp tương ứng.
4.2.3.1. Chiến lược né tránh (giải pháp cho rủi ro có xác suất cao, mức tác động cao) cao, mức tác động cao)
Nhóm rủi ro có thể giải quyết bằng chiến lược này bao gồm rủi ro về thói quen của khách hàng, đây là loại rủi ro có xác suất cao và mức tác động cao đối với dự án.
Đảm bảo bảo vệ, giao dịch viên nhắc nhở khách hàng trong việc thực hiện sử dụng máy đánh giá thái độ làm việc của giao dịch viên.
Thực hiện những chương trình tặng quà cho khách hàng nhằm khuyến khích khách hàng thực hiện việc sử dụng máy đánh giá
4.2.3.2. Chiến lược chuyển giao rủi ro (giải pháp cho rủi ro có xác suất thấp nhưng mức tác động cao) có xác suất thấp nhưng mức tác động cao)
Nhóm rủi ro có thể giải quyết bằng chiến lược này bao gồm rủi ro kĩ thuật, rủi ro độ chính xác.
Đối với rủi ro này, ngân hàng thực hiện chuyển giao cho nhà thầu
4.2.3.3. Chiến lược giảm nhẹ rủi ro (giảp pháp cho rủi ro có xác suất cao nhưng mức tác động thấp) xác suất cao nhưng mức tác động thấp)
Nhóm rủi ro có thể giải quyết bằng chiến lược này bao gồm rủi ro về nguồn lực.
Ngân hàng có thể giải quyết bằng cách phân bổ thêm nguồn lực hoặc lựa chọn phương án thuê ngoài
4.2.3.4. Chiến lược chấp nhận rủi ro (giải pháp cho rủi ro có xác suất thấp và mức tác động thấp)
Nhóm rủi ro có thể giải quyết bằng chiến lược này bao gồm rủi ro về nhà thầu, do ngân hàng đã thuê bên ngoài có được nhiều sự lựa chọn nên rủi ro này ở mức xác suất thấp, đồng thời, việc nhà thầu bị tiết lộ cũng ko gây thiệt hại lớn đối với dự án nên tổ dự án quyết định không thay đổi kế hoạch dự án để đối phó với rủi ro này.
5. KẾT THÚC DỰ ÁN
Bảng Công việc cần thiết để kết thúc dự án
STT NỘI DUNG CÔNG VIỆC NGÀY THỰC HIỆN PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM 1 Chỉ đạo buổi họp kết thúc dự án 29/06/2015 Giám đốc dự án 2
Kiểm tra tất cả các công việc của dự án đã được kết thúc chưa
23/06/2015 Trưởng các bộ phận của dự án
3
Chuẩn bị bản đánh giá hoạt động cá nhân cho từng thành viên trong nhóm TTDA 26/06/2015 Trưởng các bộ phận của dự án 4
Trong việc giao thầu cần:
Có giấy tờ chứng nhận việc tuân thủ và hoàn thành
Thẩm tra lại việc quyết toán và thủ tục kế toán hợp lệ theo quy định của DA
Thông báo cho nhà thầu về việc hoàn thành
23/6/2015 Chuyên viên marketing
5 Hoàn tất tài liệu, hồ sơ tài
chính 23/06/2015 Chuyên viên tài chính
6
Xem xét chi phí, kiểm toán…và chuẩn bị báo cáo quyết toán tài chính DA
25/06/2015 Nhân viên bộ phận tài chính
7 Thu thập và lưu trữ tất cả
các tài liệu kỹ thuật 22/06/2015 Chuyên viên IT
8 Chuẩn bị báo cáo kỹ thuật
cuối cùng 27/06/2015 Trưởng bộ phận IT 9 Kết thúc hợp đồng với cán bộ dự án và nhóm TTDA 30/06/2015 Chuyên viên hành chính – nhân sự 10 Hoàn tất các lệnh đặt hàng và hợp đồng 23/06/2015 Chuyên viên hành chính – nhân sự 11
Đảm bảo hoàn thành mọi công việc, quyết toán tài chính, nhân sự và các thủ tục báo cáo tiến độ
25/06/2015 Toàn bộ nhân viên thuộc dự án
12 Kết thúc việc lập báo cáo,
chuẩn bị báo cáo cuối cùng 28/06/2015
Toàn bộ nhân viên thuộc dự án
13
Lên kế hoạch phân công lại nhiệm vụ và tiến hành những hoạt động về nhân sự cần thiết (về sau)
14
Xác định rõ người chịu trách nhiệm tiếp theo (nếu có)