Lộc Ninh.
Từ những điểm hạn chế trong công tác kế toán kết quả kinh doanh đã phân tích ở trên cùng với những kiến thức đã trau dồi, em xin đề xuất một số giải pháp khắc phục hoàn thiện công tác kế toán kết quả kinh doanh tại công ty cổ phần Lộc Ninh:
a. Hoàn thiện kế toán các nghiệp vụ trên tài khoản tổng hợp.
Về hạch toán chi phí tài chính.
Chi phí tài chính của công ty là các khoản tiền lãi vay vốn lưu động trong ngắn hạn (hình thức trả lãi sau, công ty thanh toán lãi vào ngày 25 hàng tháng ) nên cho vào chi phí phát sinh trong kỳ kế toán. Kế toán ghi:
Nợ TK 635 Lãi vay Có TK 111,112 Tiền
Cuối kỳ kế toán kết chuyển toàn bộ chi phí tài chính vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh như sau:
Nợ TK 911 Xác định kết quả kinh doanh Có TK 635 Chi phí tài chính
Về lập các khoản dự phòng.
Việc trích lập dự phòng giúp công ty giảm bớt ảnh hưởng tiêu cực tới kết quả kinh doanh khi có rủi ro về giảm giá hàng bán hoặc trong thanh toán.
Các tài khoản dự phòng hoặc mang tính chất dự phòng: TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi.
TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Lập dự phòng phải thu khó đòi.
Theo đánh giá của kế toán tổng hợp, hầu hết các hợp đồng bán hàng của công ty đều là trả tiền hàng theo nhiều đợt hoặc thanh toán chậm, quý IV/ 2010 số tiền phải thu của khách hàng là 6.737.470.949 đồng, trong đó số nợ khó đòi theo bộ phận kế toán đánh giá chủ quan là khoảng 3% trên tổng số tiền phải thu khách hàng tương ứng với 202.124.128 đồng. Số lượng nợ khó đòi không nhỏ vì vậy theo nguyên tắc Thận trọng của chuẩn mực kế toán Việt Nam số 1, công ty phải lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi.
Theo Thông tư 228/ 2009/ TT – BTC do Bộ Tài Chính ban hành ngày 07/ 12/ 2009 hướng dẫn việc trích lập nợ phải thu khó đòi như sau:
- Khoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ bao gồm: hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ khác. Các khoản không đủ căn cứ xác định là nợ phải thu theo quy định này phải xử lý như một khỏan tổn thất.
- Có đủ căn cứ xác định là khoản phải thu khó đòi:
+ Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác.
+ Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng các tổ chức kinh tế (các công ty, DN tư nhân, các tổ chức tài chính... ) đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, đang thi hành án hoặc đã chết.
Phương pháp lập dự phòng:
Doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó đòi nói trên. Trong đó:
- Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau: + 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 6 tháng đến dưới 1 năm. + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. + 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. + 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 năm trở lên.
- Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án ... thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng.
- Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp.
Mức lập dự phòng được tính theo công thức sau:
Mức dự phòng phải = Số nợ phải thu x % trích lập dự phòng theo thu khó đòi khó đòi quy định
Như vậy mức dự phòng tối thiểu của công ty cổ phần Lộc Ninh cần trích lập sẽ là: 202.124.128 đồng x 30% = 60.637.239 (đồng )
(2) Phương pháp kế toán dự phòng khoản phải thu khó đòi.
(2.1) Chứng từ sử dụng:
Hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ khác.
(2.2) Tài khoản sử dụng: TK 139 – “Dự phòng phải thu khó đòi ”. Kết cấu TK 139
Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng khoản phải thu khó đòi.
Các khoản nợ phải thu khó đòi đã lập dự phòng được xử lý.
Bên Có: Số dự phòng các khoản phải thu khó đòi còn lại đầu kỳ.
Số dự phòng phải thu khó đòi tính cào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh của DN.
Số dư bên Có: Số dự phòng nợ phải thu khó đòi hiện có cuối kỳ. (2.3) Trình tự hạch toán:
Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào các khoản nợ phải thu được xác định là không chắc chắn thu được, tính toán mức dự phòng nợ phải thu khó đòi cần lập lần đầu.
Nợ TK 642 Số tiền trích lập dự phòng Có TK 139 Số tiền trích lập dự phòng
Cuối kỳ kế toán sau, nếu khoản dự phòng phải lập ở kỳ này nhỏ hơn số đã lập cuối kỳ trước thì số chênh lệch nhỏ hơn phải được hoàn nhập.
Nợ TK 139 Số tiền hoàn nhập Có TK 642 Số tiền hoàn nhập
Còn nếu lớn hơn thì số chênh lệch lớn hơn sẽ phải trích lập thêm. Nợ TK 642 Số tiền trích lập thêm
Có TK 139 Số tiền trích lập thêm
Các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định thực sự không đòi được sẽ được phép xoá nợ theo chính sách tài chính hiện hành.
Nợ TK 139 Dự phòng nợ phải thu khó đòi (phần đã lập dự phòng ) hoặc Nợ TK 6426 Chi phí quản lý DN (chưa lập dự phòng)
Có TK 131, 1388 Các khoản phải thu khách hàng, khoản phải thu khác Đồng thời ghi Nợ TK 004 – “Nợ khó đòi đã xử lý “.
Đối với các khoản nợ khó đòi đã xử lý xoá nợ, nếu sau đó lại thu hồi được. Nợ TK 111, 112 Số tiền thực tế đã thu hồi được.
Có TK 711 Số tiền thực tế đã thu hồi được.
(2.4) Sổ kế toán: Sổ Cái TK 139, 642, sổ chi tiết TK 139, nhật ký chung.
Việc trích lập dự phòng công ty có thể trích lập vào cuối kỳ kế toán năm. Mẫu sổ Cái và sổ chi tiết TK 139 tương tự như mẫu sổ Cái và sổ chi tiết các TK khác. Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào các khoản nợ phải thu được xác định là không chắc chắn thu được, tính toán mức dự phòng nợ phải thu khó đòi cần lập lần đầu, kế toán trích lập khoản dự phòng, ghi Nợ TK 642, ghi Có TK 139 (số tiền trích lập dự phòng ) trong sổ Nhật ký chung. Cuối kỳ kế toán sau, nếu khoản dự phòng phải lập ở kỳ này nhỏ hơn số đã lập cuối kỳ trước thì số chênh lệch nhỏ hơn phải được hoàn nhập, kế toán ghi trong sổ Nhật ký chung: Nợ TK 139, Có TK 642 (số tiền hoàn nhập ), còn nếu lớn hơn thì số chênh lệch lớn hơn sẽ phải trích lập thêm, ghi Nợ TK 642, Có TK 139 (số tiền trích lập thêm ). Phần mềm sẽ tự động chuyển về sổ Cái, sổ chi tiết các TK liên quan từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Do hàng hoá kinh doanh của công ty có tính nhạy cảm cao với sự biến động của thị trường (trong tháng 8/2010 giá thép đã bắt đầu giảm và được dự báo là có thể sẽ tiếp tục giảm trong vài tháng tới), khối lượng luân chuyển hàng lớn nên cần có trích lập dự phòng giảm giá hàng bán để giảm thiểu ảnh hưởng tiêu cực tới kết quả kinh doanh của DN khi xảy ra rủi ro.
(1) Phương pháp lập dự phòng giảm giá hàng bán: Mức trích lập dự phòng tính theo công thức sau:
Mức Lượng vật tư Giá gốc Giá trị dự phòng hàng hóa thực hàng tồn thuần có thể giảm giá = tế tồn kho tại x kho theo sổ - thực hiện được vật tư thời điểm lập kế toán của hàng tồn hàng hóa báo cáo tài chính kho
Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan
trực tiếp khác theo quy định tại Chuẩn mực kế toán số 02 - Hàng tồn kho ban hành kèm theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho (giá trị dự kiến thu hồi) là giá
bán (ước tính) của hàng tồn kho trừ (-) chi phí để hoàn thành sản phẩm và chi phí tiêu thụ (ước tính).
Mức lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được tính cho từng loại hàng tồn kho bị
giảm giá và tổng hợp toàn bộ vào bảng kê chi tiết. Bảng kê là căn cứ để hạch toán vào giá vốn hàng bán (giá thành toàn bộ sản phẩm hàng hoá tiêu thụ trong kỳ ) của doanh nghiệp.
(2) Phương pháp kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho . (2.1) Chứng từ sử dụng.
- Hoá đơn chứng từ phản ánh giá gốc của hàng tồn kho được lập dự phòng. - Biên bản kiểm kê số lượng hàng tồn kho tại thời điểm lập dự phòng. - Bảng tổng hợp mức lập dự phòng.
- Bằng chứng tin cậy về giá bán ước tính hàng tồn kho được lập dự phòng.
(2.2) Tài khoản sử dụng: TK 159 – “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”
Kết cấu tài khoản:
Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng hàng tồn kho ghi giảm giá vốn hàng bán.
Bên Có: Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho cần trích lập cuối niên độ. Số dư bên Có: Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện còn cuối kỳ.
(2.3) Trình tự hạch toán.
Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào những bằng chứng tin cậy về sự giảm giá của giá trị thuần có thể thực hiện được so với giá gốc hàng tồn kho, tính toán mức dự phòng cần lập lần đầu, ghi:
Nợ TK 632 Số tiền trích lập dự phòng. Có TK 159 Số tiền trích lập dự phòng.
Cuối kỳ kế toán sau, nếu khoản dự phòng phải lập ở kỳ này nhỏ hơn số đã lập cuối kỳ trước thì số chênh lệch nhỏ hơn phải được hoàn nhập, ghi:
Nợ TK 159 Số tiền hoàn nhập Có TK 632 Số tiền hoàn nhập.
Còn nếu lớn hơn thì số chênh lệch lớn hơn phải trích lập thêm, ghi:
Nợ TK 632 Số tiền trích lập thêm. Có TK 159 Số tiền trích lập thêm.
(2.4) Sổ kế toán: Sổ Cái TK 159, 632, nhật ký chung.
Mẫu sổ Cái TK 159 tương tự như mẫu sổ Cái các TK khác. Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào những bằng chứng tin cậy về sự giảm giá của giá trị thuần có thể thực hiện được so
với giá gốc hàng tồn kho, tính toán mức dự phòng cần lập lần đầu, kế toán ghi vào sổ Nhật ký chung bút toán Nợ TK 632, Có TK 159 (số tiền trích lập dự phòng ). Cuối kỳ kế toán sau, nếu khoản dự phòng phải lập ở kỳ này nhỏ hơn số đã lập cuối kỳ trước thì số chênh lệch nhỏ hơn phải được hoàn nhập và được ghi vào sổ Nhật ký chung: Nợ TK 159, Có TK 632 (số tiền hoàn nhập ), còn nếu lớn hơn thì số chênh lệch lớn hơn phải trích lập thêm, ghi: Nợ TK 632, Có TK 159 (số tiền trích lập thêm ). Khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, được ghi chép trên sổ Nhật ký chung thì máy tính sẽ tự động chuyển thông tin về sổ Cái và sổ chi tiết TK 159, 632.
(2.5) Ví dụ: Vào cuối niên độ kế toán, mặt hàng thép D20 - CII/ SD 295 của VPS
trong kho hiện còn 60 tấn nhập trong kỳ với giá tại nhà máy 15.620 đồng/ kg. Nhưng đến thời điểm này giá trị thuần có thể thực hiện được là 14.740 đồng/ kg. Vậy số dự phòng cần trích lập lần đầu với mặt hàng D20 – CII/ SD 295 của công ty sẽ là:
(15.620 – 14.740) x 60.000 = 52.800.000 (đồng ). Về hạch toán giá vốn hàng bán.
Xác định giá vốn chính xác là một trong những nhân tố quan trọng trong việc xác định đúng kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Để khắc phục nhược điểm của phương pháp bình quân gia quyền: che giấu sự biến động về giá cả hàng hoá, cũng như phù hợp với tình hình thị trường hiện nay: giá thép đang có xu hướng giảm, em xin đề xuất phương pháp tính giá vốn hàng bán theo phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO).
Theo phương pháp này giả định lô hàng nào nhập trước sẽ được xuất bán trước. Theo phương pháp này kế toán sẽ phải theo dõi được đơn giá thực tế và số lượng của từng lô hàng nhập kho. Sau đó căn cứ vào số lượng xuất tính ra trị giá thực tế theo công thức:
Trị giá thực tế = Số lượng hàng x Đơn giá thực tế của những lô của hàng xuất kho hoá xuất kho hàng nhập trước
Khi nào xuất hết số lượng của lô hàng nhập trước thì nhân với đơn giá thực tế của lô hàng nhập kế tiếp và cứ tính lần lượt như thế.
Như vậy trị giá thực tế của hàng hoá tồn kho cuối kỳ chính là thực tế của hàng hoá nhập kho thuộc các lần mua sau cùng.
Áp dụng phương pháp này sẽ làm cho công việc của kế toán khi xác định giá vốn phức tạp hơn nhưng lại cho kết quả chính xác, sát thực với thực tế kinh doanh của công ty, cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản trị.
b. Phần mềm kế toán:
Phần mềm kế toán của công ty không có chức năng thực hiện phương pháp tính giá vốn theo phương thức nhập trước xuất trước nên DN cần đề nghị công ty cung cấp phần
mềm kế toán cải tiến và bổ sung chức năng này. Ngoài ra công ty nên thường xuyên kiểm tra hoạt động của phần mềm để đảm bảo hiệu quả công tác kế toán.