3.1. Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu
Trong quá trình thực tập tìm hiểu công tác kế toán nói chung, kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp nói riêng tại công ty cổ phần Phương Hải Long, bằng cách thu thập thông tin và phân tích dữ liệu thu thập được, kết quả điều tra, phỏng vấn được đem ra phân tích, so sánh, đối chiếu với hệ thống chế độ, chuẩn mực kế toán Việt Nam hiện hành, em nhận thấy tổ chức công tác kế toán tại công ty có những điểm mạnh cần phát huy và cũng có những hạn chế nhất định cần phải có những phương hướng cụ thể để hoàn thiện. Tổng hợp quá trình nghiên cứu về công tác kế toán tại công ty cổ phần Phương Hải Long có thể đưa ra một số kế luận và phát hiện sau:
Những kết luận
Thông qua việc nghiên cứu thực trạng kết toán chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty cổ phần Phương Hải Long quý I năm 2011 có thể rút ra được một số kết luận sau:
- Nhìn chung công ty đã tuân thủ đúng theo luật kế toán, áp dụng đúng các chuẩn mực kế toán và các quyết định, thông tư hướng dẫn việc hạch toán kế toán.
- Mô hình tổ chức kinh doanh và tổ chức bộ máy kế toán của công ty tương đối hợp lý và có những thay đổi phù hợp với từng thời kỳ để thích ứng với môi trường cạnh tranh.
- Về chế độ kế toán: công ty cổ phần Phương Hải Long hiện đang áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC, việc áp dụng chế độ kế toán này tạo cho công ty nhiều thuận lợi trong công việc hạch toán kế toán nói chung và kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp nói riêng cho công ty.
Chế độ kế toán theo quyết định 15 có nhiều điểm đổi mới và chi tiết cụ thể hơn so với quyết định 48. Quyết định 15/2006/QĐ-BTC đã tổng hợp những sửa đổi,
bổ sung hàng loạt những thông tư hướng dẫn được Bộ Tài chính ban hành riêng rẽ lâu nay, cũng như phần nào kết hợp được những quy định của hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam được ban hành liên tục trong suốt 5 năm (2001-2005). Quyết định 15/2006/QĐ-BTC tuy không hàm chứa nhiều yếu tố mới mẻ, nhưng xét ở khía cạnh nào đó, đã giúp cho các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế, thuộc mọi lĩnh vực hoạt động có thể đơn giản hoá công tác nghiên cứu và tuân thủ chế độ kế toán, nhất thể hoá công tác kế toán. Vì vậy công ty cổ phần Phương Hải Long áp dụng chế độ kế toán này là phù hợp với xu hướng phát triển, giảm bớt những mâu thuẫn trong việc áp dụng các quyết định, thông tư hướng dẫn chồng chéo nhau.
- Về hình thức hạch toán kế toán: công ty đang áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính, cụ thể công ty sử dụng phần mềm kế toán fast accouting. Công ty cổ phần Phương Hải Long là một công ty có quy mô vừa, hoạt động với nhiều chi nhánh trên cả nước, vì vậy cơ sở vật chất khá lớn, việc áp dụng kế toán trên máy vi tính là phù hợp với quy mô của công ty. Áp dụng kế toán trên máy vi tính mang lại rất nhiều thuận lợi cho doanh nghiệp.
Trước hết, sử dụng kế toán trên máy giảm bớt mức độ công việc cho kế toán viên. Nếu như quy trình trong kế toán thủ công cần qua rất nhiều công đoạn lên sổ cái, sổ chi tiết, nhật ký… rồi mới lên được báo cáo tài chính thì ngược lại mức độ công việc này được cắt giảm rất nhiều khi sử dụng công nghệ phần mềm vào việc hạch toán. Các giai đoạn lên sổ được máy tính tự động đưa lên khi người sử dụng nhập các thông tin dữ liệu từ các chứng từ ban đầu, việc tính toán cũng được tự động hóa, từ đó giảm bớt quá trình công việc, dẫn đến chi phí nhân công giảm.
Thứ hai, việc áp dụng các phần mềm kế toán trên máy vi tính cũng làm giảm bớt các chi phí khác như chi phí giấy bút, chi phí lưu trữ giấy tờ.
Thứ ba, sử dụng kế toán trên máy vi tính giúp cho công ty mã hóa được các dữ liệu, từ đó có thể bảo mật được thông tin kế toán.
Kế toán trên máy vi tính mang lại rất nhiều lợi thế so với kế toán thủ công, vì vậy công ty cổ phần Phương Hải Long chọn áp dụng hình thức hạch toán này là hoàn toàn hợp lý, giảm bớt được nhiều chi phí quản lý doanh nghiệp cho công ty.
- Về hình thức ghi sổ kế toán: công ty cổ phần Phương Hải Long sử dụng hình thức ghi sổ kế toán nhật ký chung. Hình thức này khá phù hợp với hoạt động kinh doanh của công ty ứng với phần mềm kế toán mà công ty đang sử dụng.
- Về hệ thống chứng từ: công ty sử dụng chứng từ theo đúng mẫu biểu mà bộ tài chính ban hành, bên cạnh đó công ty có sử dụng một số chứng từ tự lập phù hợp với hoạt động kế toán của công ty.
Sử dụng chứng từ tự lập phù hợp với các nghiệp vụ kế toán phát sinh: Công ty cổ phần Phương Hải Long có sử dụng một số chứng từ tự lập như: giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng,… việc lập chứng từ tự lập phù hợp với các đặc điểm nghiệp vụ kế toán phát sinh. Hiện nay, bộ tài chính đã chính thức ban hành các quy định về việc tự lập và in chứng từ, hệ thống và mẫu biểu chứng từ không còn gò bó trong một khuôn khổ đã thiết kế sẵn, việc tự lập chứng từ tạo nhiều thuận lợi cho doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp có một nghiệp vụ kinh doanh khác nhau, việc sử dụng các chứng từ theo mẫu quy định ít nhiều gây khó khăn cho doanh nghiệp trong một số trường hợp nhất định. Chứng từ tự lập giúp doanh nghiệp có thể lập các chứng từ phù hợp nhất với nghiệp vụ kế toán thực tế phát sinh. Vì vậy công ty cổ phần Phương Hải Long sử dụng chứng từ tự lập là hợp lý và phù hợp với xu hướng phát triển.
- Về hệ thống tài khoản: công ty sử dụng các tài khoản khá chi tiết và tương đối phù hợp với đặc điểm kinh doanh. Việc chi tiết các tài khoản sẽ giúp cho việc theo dõi chặt chẽ từng đối tượng hạch toán cụ thể, tránh nhầm lẫn và dễ quản lý.
- Tổ chức bộ máy kế toán của công ty gọn nhẹ, phù hợp với quy mô và đặc điểm kinh doanh của công ty cổ phần Phương Hải Long.
Tổ chức bộ máy kế toán của công ty gồm 5 kế toán: kế toán trưởng, kế toán kho, kế toán quỹ và với ngân hàng, kế toán thuế, kế toán tổng hợp. Bộ máy kế toán
của công ty được đánh giá là khá gọn nhẹ, không sử dụng quá nhiều kế toán viên cũng không quá ít. Việc tổ chức sắp xếp các kế toán viên phù hợp với quy mô kinh doanh của một doanh nghiệp nhỏ và vừa như công ty cổ phần Phương Hải Long. Công ty cổ phần Phương Hải Long hoạt động với quy mô vừa, việc kinh doanh chủ yếu của công ty là buôn bán sản phẩm dầu nhớt Halotec. Mức độ công việc của các kế toán không quá nhiều, và được sắp xếp một cách hợp lý trong công việc trong ngoài doanh nghiệp. Cụ thể, một kế toán đảm nhiệm kết hợp giữa quỹ kế toán với ngân hàng, một kế toán chuyên trách các hoạt động liên quan đến việc ghi nhận thuế và giao dịch cơ quan thuế, một kế toán tổng hợp và một kế toán trưởng quản lý, chỉ đạo, tổng hợp tất cả các hoạt động kế toán. Tổ chức bộ máy kế toán như vậy là hợp lý và phù hợp với đặc điểm kinh doanh hiện tại của công ty. Điều đó tạo ra sự chuyên trách trong chuyên môn của các kế toán viên và sự trôi chảy theo một dây chuyền công việc.
Những phát hiện
Thông tin kế toán luôn là một nguồn thông tin quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến các quyết định kinh doanh của các nhà quản trị doanh nghiệp. Thông tin kế toán có chính xác, nhanh chóng, kịp thời thì các chính sách kinh doanh và quản lý chi phí đưa ra mới có hiệu quả. Bên cạnh những điểm hợp lý trong công tác kế toán của công ty vẫn tồn tại nhiều hạn chế cần khắc phục. Việc tìm ra những điểm hạn chế đó là một điều quan trọng trong việc hoàn thiện hệ thống kế toán doanh nghiệp nói chung và kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp nói riêng. Thông qua việc phân tích, so sánh, đánh giá và tổng hợp các thông tin, dữ liệu thu thập được trong thời gian thực tập tại công ty cổ phần Phương Hải Long quý I năm 2011 em rút ra được một số phát hiện sau:
- Chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty cổ phần Phương Hải Long quý I năm 2011 khá cao, chưa thực sự hợp lý, làm giảm lợi nhuận của công ty. Trong đó
công ty cần có chính sách cụ thể để giảm thiểu các khoản chi phí không cần thiết, góp phần làm giảm tổng chi phí nói chung, nâng cao lợi nhuận của doanh nghiệp.
- Công ty không trích lập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả.
Việc trích lập các khoản dự phòng có lợi ích không nhỏ đối với các doanh nghiệp. Đối với mọi doanh nghiệp trong kinh doanh buôn bán việc cho khách hàng mua chịu là việc thường xuyên và cũng góp phần tăng doanh thu cho doanh nghiệp, từ đó cũng nảy sinh những rủi ro nếu khách hàng không trả được, dự phòng phải trả cũng mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích nhất định. Dự phòng là một khoản giúp chia sẻ rủi ro có thể xảy ra, hơn nữa việc trích lập dự phòng và được ghi nhận vào TK6426 là một khoản chi phí hợp lý, góp phần làm giảm thu nhập chịu thuế cho doanh nghiệp.
Trong thời gian vừa qua, công ty cổ phần Phương Hải Long cũng có không ít những khoản khách hàng nợ chưa thu hồi được, giá trị khá lớn. Sau đây là bảng thống kê những khoản nợ quá hạn chưa thu hồi được trong 6 năm vừa qua.
Danh sách số nợ chưa thu hồi được của công ty cổ phần Phương Hải Long Đơn vị tính: Đồng Số TT Tên khách hàng Khoản nợ Tuổi nợ quá hạn (năm) Địa chỉ
1 Hoàng Văn Sơn 41.098.000 6 Nhật Tân – Tây Hồ - Hà Nội 2 Nguyễn Thị Nhung 28.500.000 6 Thành phố Nam Định
3 Lê Anh Sơn 20.562.000 5 Đội Cấn – Ba Đình – Hà Nội 4 Đỗ Thị Trang 39.856.000 4 Quận Lê Chân – Hải Phòng 5 Nguyễn Văn Chín 8.930.000 3 Thạch Thất – Hà Nội
6 Nguyễn Văn Tuấn 30.000.000 2 Kim Giang – Thanh Xuân - HN
(Nguồn: phòng Kế toán – Tài chính)
Thông qua bảng thống kê số nợ trên, nhận thấy giá trị các khoản nợ chưa thu hồi rất lớn, với tổng giá trị là 168.946.000 đồng. Đây là một con số không nhỏ, công
ty đã bị chiếm dụng vốn với giá trị lớn trong một khoảng thời gian dài, điều này làm công ty chịu nhiều thiệt hại. Hơn nữa các khoản nợ quá hạn này có thể không thể thu hồi lại được. Vì vậy việc công ty cổ phần Phương Hải Long không trích lập các khoản dự phòng là một hạn chế khá lớn đối với công ty, làm giảm lợi ích có thể có của công ty.
- Chưa cập nhật các quyết định mới hỗ trợ cho người lao động như bảo hiểm thất nghiệp.
Theo Nghị định 127/2008/NĐ-CP ngày 12/12/2008 của Chính phủ và các thông tư hướng dẫn của Bộ LĐ – TBXH, chính sách bảo hiểm thất nghiệp đã có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2009. Việc áp dụng chính sách bảo hiểm thất nghiệp giúp người lao động bảo vệ quyền lợi của mình, giải quyết những khó khăn tạm thời về mặt tài chính trong thời gian thất nghiệp. Việc công ty cổ phần Phương Hải Long chưa áp dụng chính sách bảo hiểm thất nghiệp gây thiệt thòi cho nhân viên của công ty.
- Công ty thực hiện việc trích khấu hao chưa hợp lý.
Chi phí khấu hao quý I năm 2011 của công ty cổ phần Phương Hải Long bằng 0 điều này là chưa hợp lý. Việc tính trích khấu hao TSCĐ của công ty được thực hiện trong thời gian khá ngắn, công ty đã đánh giá không đúng về thời gian sử dụng của TSCĐ dẫn tới việc trích khấu hao không hợp lý, dẫn đến chi phí khấu hao bằng 0. Việc ước lượng không đúng giá trị thời gian của TSCĐ gây ra nhiều bất hợp lý, mặc dù công ty thực hiện chính sách khấu hao theo đường thẳng, số khấu hao được chia đều qua các năm, tuy vậy qua điều tra khảo sát thực tế tại công ty nhận thấy không chỉ riêng quý I năm 2011 số khấu hao bằng 0, mà trong năm 2010 khấu hao TSCĐ đều bằng 0.
- Sử dụng chứng từ chưa đúng quy định
Bên cạnh việc tuân thủ theo quy định về mẫu chứng từ sử dụng thì điều quan trọng hơn là sử dụng chứng từ đó thế nào. Tuy nhiên thông qua khảo sát thực tế tại
đúng với quy định. Nhiều trường hợp các chứng từ đã được lập trước khi các nghiệp vụ diễn ra và có những chứng từ đã có sẵn chữ ký của kế toán viên trước khi ghi nhận các thông tin giao dịch. Việc sử dụng chứng từ chưa hợp lý của công ty Phương Hải Long rất dễ xảy ra những sai sót và gian lận trong quá trình ghi nhận các nghiệp vụ kế toán phát sinh.
- Luân chuyển chứng từ không tuân theo nguyên tắc
Trình tự luân chuyển chứng từ trong công ty cổ phần Phương Hải Long nhiều khi không theo đúng trình tự quy định. Nhiều chứng từ sau khi lập không qua kiểm tra của kế toán trưởng, được đưa ngay cho kế toán viên nhập vào máy và thực hiện chức năng lên sổ, sau đó các chứng từ mới được kế toán trưởng ký nhận. Việc luân chuyển chứng từ không đúng trình tự của kế toán viên tạo ra nhiều lỗ hổng cho những gian lận và sai xót xảy ra. Vì vậy công ty Phương Hải Long cần có những biện pháp cụ thể để chấn chỉnh lại hoạt động kế toán này.
- Trình độ kế toán viên còn thấp
Tại công ty cổ phần Phương Hải Long, số lượng nhân viên kế toán có trình độ học vấn cao vẫn còn hạn chế, các kế toán viên trẻ nhiều, kinh nghiệm còn chưa cao. Trong 5 kế toán của công ty thì kế toán trưởng có trình độ đại học và thâm niên 5 năm; các kế toán còn lại đều ở trình độ trung cấp và kinh nghiệp ít, cụ thể: 1 kế toán thâm niên 3 năm, còn lại 3 kế toán có thâm niên dưới 1 năm. Việc sử dụng nhiều kế toán trẻ chưa có kinh nghiệm mang lại nhiều bất lợi cho hoạt động kế toán của công ty.
- Công ty chưa thực hiện việc tổ chức đào tạo nghiệp vụ kế toán thường xuyên cho các kế toán viên
Vai trò của kế toán viên là rất quan trọng. Trình độ chuyên môn của kế toán viên cũng có ảnh hưởng lớn đến kế toán doanh nghiệp. Một kế toán viên giỏi, chuyên nghiệp thường nhanh nhạy, có phương pháp ghi chép tính toán mang lại nhiều hiệu quả nhất. Một người kế toán viên giỏi có thể dễ dàng phát hiện ra các lỗi sai sót trong quá trình tính toán và ghi chép. Vì vậy đào tạo kế toán viên là điều rất quan trọng và
cần thiết. Hơn nữa, đội ngũ nhân viên kế toán của công ty cổ phần Phương Hải Long đa phần là chưa có nhiều kinh nghiệm trong công việc tạo ra nhiều sai sót trong quá trình hạch toán, đòi hỏi phải được đào tạo thường xuyên các nghiệp vụ kế toán. Tuy vậy công ty cổ phần Phương Hải Long không tổ chức đào tạo cho các kế toán viên,