d) Sổ kế toán
3.1.2 Những tồn tạ
* Về tổ chức bộ máy kế toán:
Do tình hình phát triển của công ty vượt bậc so với các năm trước, tuy mới thành lập nhưng công ty phát triển rất mạnh về quy mô cũng như thương hiệu ngày càng được khẳng định. Vì thế, công tác kế toán tiến hành chưa đảm bảo được mức độ nhanh nhạy so với yêu cầu quản lý.
Đội ngũ cán bộ kế toán tại phòng kế toán còn thiếu về số lượng, do đó chưa đủ để đảm nhiệm công việc được giao. Hơn nữa, đặc thù trong doanh nghiệp tư vấn xây dựng là doanh thu được ghi nhận là các hợp đồng kinh tế, hiện nay công ty chưa tổ chức bố trí nhân sự kế toán ở các đội thi công, do vậy công việc hạch toán kết quả kinh doanh còn chậm và nhiều thiếu sót.
* Về tài khoản sử dụng
Tài khoản chi phí kinh doanh: Hiện nay tất cả các khoản chi phí phát sinh trong quá trình kinh doanh bao gồm cả chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, công ty đều hạch toán vào tài khoản 6422. Một phần cũng do công ty không có bộ phận bán hàng, tuy nhiên cách hạch toán không rõ rang như vậy sẽ làm ảnh hưởng trực tiếp đến việc xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Việc phân định chi phí như vậy sẽ làm cho các nhà quản trị không đưa ra được phương pháp tiết kiệm chi phí cho từng bộ phận.
* Về công tác luân chuyển chứng từ
Vấn đề luân chuyển chứng từ còn chậm và hạn chế: do quy mô công ty ngày càng lớn, nhưng việc bố trí nhân sự kế toán lại chưa hợp lý, do đó thiếu nhân sự kế toán ở các đội thi công, vì vậy công tác luân chuyển chứng từ được thực hiện qua các cán bộ kỹ thuật. Điều này làm cho việc luân chuyển chứng từ không kịp thời, chưa có sự quy định trách nhiệm rõ ràng.
Hiện nay, công ty có một văn phòng đại diện tại TP Hồ Chí Minh, do khoảng cách khá xa về địa lý nên công tác luân chuyển chứng từ còn nhiều bất cập. Không có người chuyên chịu trách nhiệm về vấn đề này nên việc hạch toán doanh thu còn chưa đáp ứng yêu cầu. Do vậy xảy ra tình trạng, khi đã kết thúc năm tài chính nhưng các
hoá đơn của các hợp đồng kinh tế vẫn chưa được cho vào chi phí kịp thời, vì vậy ảnh hưởng tới quá trình xác định kết quả kinh doanh, giá vốn và chi phí trong năm tài chính.
* Về kế toán quản trị
Mặc dù trong khi thực hiện chế độ kế toán, công tác kế toán quản trị đã phần nào được bộ phận kế toán của công ty quan tâm nhưng chưa triệt để. Mục đích của việc thực hiện kế toán kết quả kinh doanh là để tổng kết lại hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sau một kỳ kế toán, từ đó chỉ ra những điểm đã làm được và những điểm còn tồn tại. Các nhà quản trị cần thông tin chi tiết về tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của từng bộ phận, đây là nhiệm vụ của kế toán quản trị. Tuy nhiên tại công ty cổ phần CONINCO tư vấn và đầu tư thì kế toán quản trị còn chưa được chú trọng, chưa có sự phân công cụ thể nào cho nhân viên kế toán thực hiện. Hiện nay, công ty đã bắt đầu đầu tư vào lĩnh vực bất động sản, vì thế kế toán quản trị trong lĩnh vực này là rất cần thiết, cần lập dự toán và đưa ra các phân tích cho các nhà quản trị.
3.2 Một số đề xuất về kế toán kết quả kinh doanh tại công ty
Trong thời gian thực tập tại công ty, em thấy công tác hạch toán kết quả kinh doanh đã thể hiện những ưu điểm nhất định, tuy nhiên vẫn còn những hạn chế cần phải bổ sung hoàn thiện hơn nữa. Với tư cách là một sinh viên chuyên ngành kế toán em xin mạnh dạn đóng góp một số đề xuất như sau:
3.2.1 Về tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
* Về bộ máy kế toán
Từ hạn chế vốn có tại doanh nghiệp, công ty nên tuyển thêm cán bộ kế toán phụ trách tại các đội thi công và văn phòng đại diện phía nam. Để phục vụ việc hạch toán ban đầu một cách nhanh chóng, hiệu quả và chính xác.
Công tác tài chính mới chỉ đang ở mức độ kế toán, chưa có sự phân tích tài chính trong công ty. Vì thế công ty nên tuyển thêm cán bộ chịu trách nhiệm phân tích tài chính, đặc biệt là kiêm nhiệm phân tích thị trường bất động sản đầu tư.
Để quản lý tốt nhân sự, công ty phải có chính sách đãi ngộ với công nhân viên là hết sức cần thiết. Công ty phải có biện pháp kết hợp được lợi ích chung và lợi ích riêng về cả vật chất và tinh thần của người lao động. Cần có chính sách khen thưởng kịp thời, và tạo điều kiện nâng cao đời sống tinh thần và vật chất cho cán bộ nhân viên.
Việc tuyển chọn nhân viên kế toán phải được chú trọng ngay từ bước đầu, từ khâu duyệt hồ sơ, phỏng vấn, thử việc phải đảm bảo yếu tố năng lực, phẩm chất nghề nghiệp, sự hiểu biết trong lĩnh vực ngành nghề công ty kinh doanh. Từ đó tránh lãng phí nguồn lực, và sử dụng đúng nhân lực kế toán.
Công tác đào tạo cán bộ kế toán cần được chú trọng hơn nữa, hiện nay với thời đại mới, các chính sách mới được Nhà nước luôn sửa đổi bổ sung hoàn thiện. Vì vậy yêu cầu các nhân viên kế toán phải nắm vững được chính sách, luật pháp, và năng lực chuyên môn ngày càng phải được nâng cao. Công ty nên tổ chức cho nhân viên kế toán đi học, tham gia các lớp huấn luyện , tập huấn về các nghiệp vụ kế toán cho phù hợp.
3.2.2 Về hạch toán kế toán kết quả kinh doanh
* Về tài khoản sử dụng
Theo quyết định 48/2006/BTC công ty nên mở chi tiết thêm TK 642 thành 2 tài khoản: TK 6421 và TK 6422.
Về thực tế, công ty chưa có bộ phận bán hàng nhưng công ty vẫn nên hạch toán rõ 2 tài khoản sau:
TK 6421: Chi phí bán hàng. Chi phí này bao gồm: Chi phí công cụ, dụng cụ; Chi phí khấu hao; Chi phí dịch vụ mua ngoài ( thuê container, tiền điện nước, chi phí điện thoại phục vụ công tác ở công trường, chi phí đi lại, xăng xe…), chi phí vật liệu phục vụ cho thi công…
TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp, bao gồm: Chi phí nhân viên quản lý, chi phí đồ dùng văn phòng, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài ( Thuê văn phòng, điện nước, internet, điện thoại, vệ sinh văn phòng, ….), Chi phí khác phục vụ cho quản lý….
Để phục vụ cho việc hạch toán kết quả kinh doanh doanh nghiệp nên mở sổ chi tiết và sổ cái TK 6421, 6422.
* Việc luân chuyển chứng từ
Tổ chức thực hiện, vận dụng hệ thống chứng từ kế toán luân chuyển, xử lý chứng từ là khâu quan trọng, quyết định đến thông tin kế toán. Do vậy, việc tổ chức luân chuyển chứng từ trong các đơn vị phải đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời và không chồng chéo là rất cần thiết.
Hiện nay do công tác luân chuyển chứng từ tại công ty gặp nhiều khó khăn, chậm chứng từ. Chứng từ chậm dẫn đến khối lượng công tác hạch toán dồn đến cuối kỳ nhiều nên việc hạch toán kết quả kinh doanh không kịp thời. Điều này là do phía chủ quan về cách tổ chức bộ máy kế toán tại công ty, theo em công ty nên có biện pháp bố trí nhân sự, đôn đốc việc luân chuyển chứng từ từ phía kế toán viên và phía bên khách hàng. Nâng cao trình độ của kế toán viên hơn nữa, đồng thời cần tổ chức các cuộc họp hàng tháng để công ty xem xét lại công tác kế toán đã hoàn thành tới đâu, và kế hoạch tiếp theo sẽ làm thế nào.
Một số giải pháp cụ thể được đề xuất:
- Phân công 2 cán bộ kế toán chịu trách nhiệm về công tác quản lý chứng từ tại các đội thi công tại Hà Nội và TP Hồ Chí Minh. Các cán bộ này chịu trách nhiệm đối với các vấn đề kế toán phát sinh tại các đội thi công, giải đáp thắc mắc và xử lý phát sinh khi có yêu cầu từ phía chủ đầu tư, và báo cáo lại cho kế toán tổng hợp hàng tuần.
- Thời gian luân chuyển chứng từ phải được quy định cụ thể theo yêu cầu quyết toán của hợp đồng kinh tế. Hàng tuần, các kế toán đội thi công phải trình các chứng từ theo yêu cầu của kế toán tổng hợp. Cuối tháng phòng kế toán phải họp giao ban, và đôn đốc các kế toán viên đội thi công thực hiện việc luân chuyển chứng từ theo yêu cầu cần thiết.
- Xử lý việc chậm chứng từ:
Do công tác hạch toán theo hợp đồng kinh tế, nên khi chứng từ chậm nộp thì kế toán có thể xử lý hạch toán thêm chi phí dự phòng của tháng này và chuyển chứng từ chậm sang tháng tiếp theo nếu hợp đồng đó làm theo khối lượng và chưa hoàn thành.
Khi đã hết năm tài chính, nhưng chứng từ chưa về kịp thì kế toán phải xem xét các chi phí đó được phát sinh trong vòng 6 tháng, và hạch toán vào chi phí thực hiện hợp đồng nếu như hợp đồng đó chưa thanh lý. Trường hợp nếu hợp đồng đã thanh lý, kế toán phải tính giá lại công trình và hạch toán thêm vào kỳ sau.