Chức năng, nhiệm vụ của công ty

5. Bố cục luận văn

3.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty

41

+ Dịch vụ thi công công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi; + Dịch vụ lắp đặt hệ thống cấp, thoát nƣớc, điều hòa không khí;

+ Thiết kế và thi công nội ngoại thất, công trình;

+ Tƣ vấn thiết kế các công trình xây dựng bao gồm: Thiết kế kiến trúc công trình, thiết kế kết cấu các công trình dân dụng, công nghiệp; Thiết kế điện các công trình dân dụng; Thiết kế công trình cầu đƣờng bộ; Thiết kế thông gió cấp nhiệt, điều hòa không khí công trình xây dựng; Thiết kế hệ thống mạng thông tin liên lạc công trình xây dựng;

+ Dịch vụ lắp đặt các hệ thống và thiết bị cơ điện công trình; + Dịch vụ quản lý;

+ Giám sát thi công xây dựng;

+ Thi công xây dựng kết cấu hạ tầng khu đô thị, khu công nghiệp; + Thiết kế, thi công hệ thống phòng cháy chữa cháy và chống sét; + Thiết kế quy hoạch xây dựng;

+ Lập dự án đầu tƣ xây dựng công trình.

Trong các lĩnh vực này công ty chú trọng vào việc Tƣ vấn thiết kế các công trình xây dựng và Dịch vụ thi công công trình công nghiệp. Hai lĩnh vực này chiếm phần lớn tỷ lệ trong tổng doanh thu hàng năm của công ty.

 Nhiệm vụ

+ Xây dựng và thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh dựa trên cơ sở kế hoạch của công ty đặt ra và thích ứng với nhu cầu của thị trƣờng về xây dựng cơ sở hạ tầng và Nhà xƣởng Công nghiệp cho các Nhà đầu tƣ Hàn Quốc vào thị trƣờng Việt Nam. + Tăng cƣờng đầu tƣ cơ sở vật chất kinh tế, áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật về vật liệu xây dựng mới, trau dồi và cải tiến quy trình xây dựng, hiện đại hoá vật liệu xây dựng mới và công nghệ.

+ Tiếp tục phát triển và không nghừng tìm kiếm Nhà đầu tƣ mới từ cả Hàn Quốc và các nƣớc khác cũng nhƣ chính các Nhà đầu tƣ Việt

+ Tiếp tục mở rộng đầu tƣ phát triển các chi nhánh và mở rộng quy mô Doanh nghiệp cũng nhƣ thị phần kinh doanh.

42

45

3.1.3 Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý của công ty.

Sơ đồ 2.1 Sơ đồ khối cơ cấu, tổ chức bộ máy công ty.

(Theo sơ đồ tổ chức công ty năm 2014)

M.D.A E&C CHỦ TỊCH MDA E&C TỔNG GIÁM ĐỐC KẾ HOẠCH P. KẾ HOẠCH QUẢN LÝ NHÂN SỰ TRỢ LÝ KẾ TOÁN TRƯỜNG P. KẾ TOÁN P. HỢP ĐỒNG CÔNG TRƯỜNG QUẢN LÝ C.TRG THI CÔNG HẠ TẦNG

GIÁM ĐỐC CÔNG TRƯỜNG

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY TNHH MDA E&C

QUẢN LÝ

ĐỘI 4 VĂN PHÕNG

QUẢN LÝ

P. THIẾT KẾ ĐỘI 2 ĐỘI 3

QUẢN LÝ CHUNG QUẢN LÝ C.TRG QUẢN LÝ C.TRG

ĐỘI 1

QUẢN LÝ C.TRG

CƠ ĐIỆN

DỰ TOÁN QUẢN LÝ D.A BẢO HÀNH KIẾN TRÖC KẾT CẤU

P. DỰ ÁN

46

 Chủ tịch Công ty: có nhiệm vụ đề ra đƣờng lối chiến lƣợc hoạt động kinh doanh của Công ty. Thực hiện công tác Marketing đối ngoại với Chủ đầu tƣ và các đối tác.

 Tổng Giám đốc: có nhiệm vụ điều hành hoạt động sản xuất của công ty, là ngƣời đại diện theo pháp luật của công ty. Tổ chức, thực hiện các quyết định của công ty. Thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh và phƣơng án đầu tƣ của công ty. + Tạo nguồn lực (tài chính, nhân lực, thời gian…) để áp dụng có hiệu quả hệ thống này;

+ Chịu trách nhiệm phê duyệt các văn bản của hệ thống chất lƣợng;

+ Lập chính sách quản lý chất lƣợng và mục tiêu chất lƣợng cho từng thời kỳ; + Chủ trì các cuộc họp xem xét của lãnh đạo và quản lý các phòng ban.

 Bộ máy Quản lý

- Chức năng chung: tham mƣu, giúp việc Tổng giám đốc về kế hoạch kinh doanh, Tài chính kế toán và dự toán Hợp đồng thầu phụ.

- Nhiệm vụ:

+ Phát triển hệ thống phân phối để tiêu thụ tối đa sản phẩm;

+ Tổng hợp,cập nhật thông tin giá cả và dự báo nhu cầu tiêu thụ sản phẩm trên thị trƣờng;

+ Theo dõi, kiểm tra và thực hiện công tác quản lý chất lƣợng sản phẩm;

+ Tổ chức, quản lý và phát triển hoạt động kinh doanh, chính sách giới thiệu sản phẩm trên thị trƣờng;

+ Tổ chức công tác đặt hàng, điều phối và giao nhận vận chuyển;

+ Tổ chức hƣớng dẫn, huấn luyện đào tạo, phát triển nguồn nhân lực cho công tác phát triển kinh doanh thị trƣờng;

+ Phối hợp với phòng kế hoạch tổ chức nghiên cứu, phân tích hoạch định và tham mƣu đề xuất các chính sách nhằm phát triển hoạt động kinh doanh.

 Phòng kế hoạch (thực hiện thêm chức năng của phòng hành chính nhân sự):

- Chức năng: tham mƣu, giúp việc Tổng giám đốc trong các lĩnh vực xây dựng và thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, quản lý kinh tế, tìm kiếm các khu vực đầu tƣ. Chịu trách nhiệm trƣớc Tổng giám đốc về các vấn đề liên quan đến lĩnh vực

47

nhân sự của công ty. Tham mƣu cho đơn vị lãnh đạo về tổ chức bộ máy, các chế độ chính sách về lao động.

- Nhiệm vụ: phụ trách các lĩnh vực sau + Công tác kế hoạch;

+ Công tác đầu tƣ;

+ Xây dựng các quy chế quản lý kinh tế nội bộ công ty;

+ Phân tích đánh giá đặc điểm, nội dung từng công việc. Thiết lập bảng mô tả cho từng công việc chuyên môn;

+ Hoạch định nhu cầu nguồn nhân sự và các vấn đề liên quan đến hoạt động tuyển dụng nhân sự;

+ Đảm nhiệm và tiến hành công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực sao cho phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty;

+ Tiến hành đánh giá và đãi ngộ nhân sự;

+ Tổ chức hoạt động hành chính, văn phòng, quản lý cơ sở vật chất các thiết bị văn phòng và hoạt động văn thƣ lƣu trữ, theo dõi quản lý ngày công lao động;

+ Quản lý các phƣơng tiện, con dấu, điện thoại… lập kế hoạch mua bán, cấp phát cho phòng ban, quản lý công cụ dụng cụ và thiết bị văn phòng;

+ Chủ động kết hợp với công đoàn xét duyệt thành tích thi đua khen thƣởng; + Xây dựng công tác tuyển dụng và đào tạo nhân viên phù hợp với công nghệ mới.

 Phòng kế toán tài chính:

- Chức năng: Chịu trách nhiệm trƣớc giám đốc về công tác tài chính tín dụng, kế toán của công ty, quản lý tài sản cố định của công ty.

- Nhiệm vụ:

+ Hàng tháng lập kế hoạch tài chính trình Tổng giám đốc phê duyệt để triển khai thực hiện kế hoạch. Định kỳ lập báo cáo đánh giá về công tác tài chính, kết quả thực hiện và phƣơng hƣớng giải quyết những khó khăn tồn tại;

+ Theo dõi và quản lý tài sản của công ty. Chủ trì trong công tác kiểm kê tài sản; + Thực hiện công tác kế toán lƣơng, bảo hiểm và các khoản chi trả khác cho ngƣời lao động;

48

+ Tổ chức hoạch định kế toán toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty; + Thiết lập các văn bản, biểu mẫu kế toán tài chính, quy định thống nhất các ghi chép kế toán;

+ Tham mƣu cho giám đốc trong việc xây dựng các kế hoạch tài chính, các chiến lƣợc kinh doanh.

 Phòng Hợp đồng:

- Chức năng: triển khai công tác mời thầu xây dựng, lên kế hoạch thu mua vật tƣ và ký kết các Hợp đồng xây dựng, khảo sát giá cả thị trƣờng và tìm kiếm đối tác kinh doanh …

- Nhiệm vụ: phụ trách các lĩnh vực sau

+ Công tác lập kế hoạch ký kết Hợp đồng kinh tế và mua bán hàng hóa; + Kiểm tra hợp đồng kinh tế;

+ Công tác hạch toán kinh tế;

+ Xây dựng các quy chế quản lý vật tƣ nội bộ công ty; + Quản lý kho vật tƣ cung cấp tới các công trƣờng.

 Bộ phận thi công:

- Chức năng chung: Tổ chức triển khai công tác khảo sát, thiết kế và triển khai thi công xây dựng. Đề ra các biện pháp kỹ thuật và thay đổi vật liệu trong thiết kế và xây dựng để giảm chi phí và tăng giá trị lợi nhuận cho Doanh nghiệp.

- Nhiệm vụ:

+ Tổ chức khảo sát thực địa vị trí xây dựng;

+ Đề xuất phƣơng án thiết kế, triển khai thiết kế theo phƣơng án đƣợc Chủ đầu tƣ phê duyệt;

+ Lựa chọn chủng loại vật tƣ thiết kế dựa trên lợi thế của Doanh nghiệp; + lập khái toán và dự toán đầu tƣ xây dựng để đấu thầu thi công;

+ Tổ chức, triển khai bộ máy quản lý công trƣờng khi nhận đƣợc thầu từ Chủ đầu tƣ;

+ Tính toán khối lƣợng thi công, khối lƣợng đặt hàng vật liệu xây dựng;

49

công;

+ Phối hợp với phòng mua hàng để lên tiến độ thi công và kế hoạch ký kết Hợp đồng kinh tế cũng nhƣ kế hoạch mua bán vật tƣ;

+ Phối hợp các phòng ban làm hồ sơ quyết toán, bàn giao công trình đƣa vào sử dụng.

* Nhận xét: Cơ cấu bộ máy công ty đƣợc tổ chức theo phân bố chức năng. Hình thức tổ chức này mang đậm tính phân chia công việc và trách nhiệm rõ ràng, các bộ phận đảm nhiệm những chức năng độc lập nhƣng lại có sự liên lạc với nhau qua cách thức triển khai công việc. Ngƣời lãnh đạo cao nhất là Chủ tịch công ty, bên dƣới là các phòng ban chức năng thực hiện chuyên môn hóa các chức năng quản lý. Bên dƣới nữa các nhóm trƣởng (team leader) và cuối cùng là cán bộ công nhân viên trong công ty. Bản chất của mô hình này là trong quá trình hình thành và đề ra quyết định ban giám đốc sẽ lắng nghe ý kiến của các phòng ban chức năng. Khi triển khai các quyết định thì các cán bộ công nhân viên phải tuân thủ các chỉ thị mệnh lệnh của các nhà quản trị cấp trên mà trƣớc hết là cấp trên trực tiếp của mình. Ƣu điểm của mô hình này là: Thu hút các chuyên gia vào việc giải quyết các vấn đề chuyên môn do đó làm giảm gánh nặng cho ban giám đốc. Mức độ rủi ro của các quyết định giảm xuống so với mô hình cơ cấu trực tuyến. Tuy nhiên cơ cấu này làm cho một số cơ quan chức năng trong công ty tăng lên, bộ máy công ty cồng kềnh đòi hỏi ban giám đốc phải luôn điều hòa phối hợp hoạt động của các bộ phận để khắc phục hiện tƣợng không ăn khớp, cục bộ của các cơ quan chức năng. Chi phí cho quản lý doanh nghiệp cũng tăng lên.

50

3.1.4 Tình hình kết quả sản xuất kinh doanh của công ty TNHH MDA E&C.

Bảng 2.1 Bảng báo cáo kết quả kinh doanh qua các năm (Đơn vị Việt Nam Đồng)

Nhận xét:

Căn cứ vào bảng số liệu trên, ta có thể rút ra nhận xét về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp qua các năm từ 2010 đến nay.

+ Doanh thu chƣa ổn định, phụ thuộc nhiều vào tình hình trúng thầu các dự án Xây dựng. Cụ thể, doanh thu năm 2011 so với năm 2010 tăng là 57%. Doanh thu năm 2012 giảm 47% so với năm 2011. Doanh thu năm 2013 tăng nhẹ 17% so với năm 2012 nhƣng vẫn chỉ đạt 62% so với năm 2011 và ngang bằng năm 2010. Nhƣ vậy doanh thu của doanh nghiệp chƣa ổn định, tăng vọt vào năm 2011 nhƣng lại sụt

51

giảm nghiêm trọng vào năm 2012. Điều này chứng tỏ doanh nghiệp chƣa chủ động đƣợc việc điều tiết doanh số và ổn định công việc. Nguyên nhân một phần là do sự cạnh tranh khốc liệt trong công tác đầu thầu dự án, đối thủ thâm nhập vào thị trƣờng cạnh tranh của Doanh nghiệp ngày càng nhiều. Một phần khác nguyên nhân là do sự chuyển dịch đầu tƣ của các Nhà đầu tƣ Hàn Quốc có sự biến động nhẹ phụ thuộc vào tình hình kinh tế thế giới.

+ Tƣơng ứng với việc chƣa ổn định về doanh thu, lợi nhuận sau thuế của Doanh nghiệp cũng giảm sút đáng kể so với những năm đầu kỳ. Cụ thể năm 2010 và 2011 lợi nhuận của Doanh nghiệp đạt trên dƣới 20 tỷ Đồng, tuy nhiên 2 năm tiếp theo 2012 và 2013 lợi nhuận sau thuế của Doanh nghiệp chỉ đạt sấp sỉ trên 10 tỷ đồng. Có sự chênh lệch đáng kể giữa tỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu. Cụ thể năm 2011 so với năm 2010, tốc độ tăng doanh thu là 57% trong khi đó tốc độ tăng lợi nhuận sau thuế của doanh nghiệp chỉ có 10%; năm 2012 so với năm 2011, doanh thu giảm 47% nhƣng lợi nhuận sau thuế lại giảm đến 54%; hay năm 2013 so với năm 2012, tốc độ tăng doanh thu là 17% trong khi đó tốc độ tăng lợi nhuận lại cao là 37%. Nguyên nhân là do trong mấy năm qua, có sự cạnh tranh khốc liệt hơn rõ ràng trên phƣơng diện nhận việc và cả phƣơng diện đơn giá trúng thầu giảm mạnh, tỷ lệ trúng thầu với giá cao giảm và các dự án trúng thầu hầu nhƣ giá rất sát so với thực tế thi công, lợi nhuận vì thế giảm nhiều. Điều này dẫn đến hiện tƣợng Công ty chƣa ổn định về quy mô lẫn hoạt động kinh doanh.

52

3.2. Thực trạng công tác quản trị nhân sự tại công ty TNHH MDA E&C.

3.2.1. Tình hình nhân sự tại công ty qua các năm.

Bảng 2.2: Bảng số lượng lao động của doanh nghiệp qua các năm

Đơn vị: ngƣời Chỉ tiêu Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 So sánh % 2011/2010 2012/2011 2013/2012 Vai trò công việc 83 115 68 92 139% 59% 135% Quản lý 15 20 10 16 133% 50% 160% Nhân viên trực tiếp 67 95 58 76 142% 61% 131% Trình độ 83 115 68 92 139% 59% 135% Trên đại học 8 12 10 13 150% 83% 130% Đại học 75 103 58 79 137% 56% 136% Giới tính 83 115 68 92 139% 59% 135% Nam 70 96 58 78 137% 60% 134% Nữ 13 19 10 14 146% 53% 140%

( Nguồn: Theo báo cáo nhân sự của công ty năm 2010,2011,2012 và 2013)

Nhận xét:

Căn cứ vào bảng số liệu ta nhận thấy, tổng số lao động trong công ty không ổn định, phụ thuộc nhiều vào tình hình phát triển kinh tế của Công ty. Cụ thể, năm 2011 so với năm 2010 tăng 32 ngƣời, tốc độ tăng 39% khi số lƣợng công việc nhiều và doanh thu Công ty ở mức cao, nhu cầu lao động tăng theo. Năm 2012 là năm khủng hoảng khi công việc ít, doanh thu giảm sút trầm trọng, lƣợng nhân viên của Công ty cũng theo đó giảm đến 41%. Đến năm 2013, tình hình kinh doanh của Công ty phục hồi, doanh thu tăng lại, công việc nhiều và số lƣợng nhân viên cũng tăng 24 ngƣời tƣơng ứng với tăng 35%. Nguyên nhân của việc thay đổi số lƣợng

53

nhân viên chủ yếu là do tình hình kinh doanh của Công ty, do đặc thu công việc Xây dựng phụ thuộc và số lƣợng dự án nhận đƣợc cũng nhƣ số công trình triển khai nên lƣợng nhân viên thời vụ làm theo dự án là nhiều, bộ máy Công trƣờng không ổn định do đó số lƣợng nhân viên cũng biến động mạnh. Lƣợng nhân viên làm văn phòng ở trụ sở chính là nòng cốt của Công ty, ít biến đổi, tuy nhiên vào một số năm khó khăn thì ngay cả khối văn phòng cũng phải tinh giảm để giảm gánh nặng tài chính khi Công ty gặp khó khăn. Tuy nhiên, trải qua nhiều biến động nhƣng công ty vẫn giữ đƣợc bộ máy cán bộ chủ chốt gắn bó với Công ty lâu dài, qua nhiều khó khăn nhƣng vẫn có những nhân viên đã gắn bó với Công ty đến 5-6 năm. Điều đó chứng tỏ lãnh đạo Công ty đã rất nhạy bén trong công tác giữ chân những cán bộ chủ chốt và có năng lực.

 Xét theo vai trò công việc:

+ Nhân viên làm việc trực tiếp của công ty chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số lao động, trung bình chiếm tỷ lệ khoảng hơn 80%. Đây là nguồn lao động trực tiếp tham gia vào quá trình trong công tác thiết kế, báo giá, mời thầu và triển khai thi công tại các công trƣờng. Số nhân viên làm việc trực tiếp này cũng biến động theo