NHẬN HÀNG
1. Phiếu chứng nhận kiểm nghiệm (certificate of inspection)
1.1. Khái niệm.
- Phiếu chứng nhận kiểm nghiện hàng hóa là văn bản cung cấp bằng chứng về việc kiểm nghiệm tiêu chuẩn hàng hóa và chi tiết kết quả kiểm hóa đó, giấy này do cơ quan có thẩm quyền kí xác nhận.
- Trong thực tế phiếu chứng nhận kiểm nghi thường có thể được thay thế bởi phiếu chứng nhận chất lượng hàng hóa.
1.2. Đặc điểm.
- Do một cơ quan giám định độc lập kiểm nghiệm. Tại Việt nam có nhiều cơ quan như: Vinacontrol, SGS, FCC, ICT, DAVI,...
- Nếu hợp đồng không quy định gì khác, giấy chứng nhận phẩm chất có thể do xưởng hoặc xí nghiệp sản xuất hàng hoá, cũng có thể do cơ quan kiểm nghiệm (hoặc giám định) hàng xuất khẩu cấp.
- Hình thức và nội dung của phiếu không có bất kì sự áp đặt theo mẫu nào, mà tùy thuộc vào mỗi công ty tự soạn thảo riêng cho mình bộ hồ sơ cho phù hợp.
- Trường hợp thanh toán bằng tín dụng, nếu tín dụng không quy định ai là người lập, các ngân hàng sẽ chấp nhận các chứng từ đã xuất trình, miễn là nội dung, số liệu không mâu thuẫn nhau.
- Lệ phí thuộc về trách nhiệm của cá nhân được quy định trong điều kiện bán hàng của hợp đồng thương mại.
- Nhằm xác nhận chất lượng của hàng thực giao và chứng minh phẩm chất hàng phù hợp với các điều khoản của hợp đồng.
- Trong số các giấy chứng nhận phẩm chất, người ta phân biệt giấy chứng nhận phẩm chất thông thường và giấy chứng nhận phẩm chất cuối cùng (Final certificate). Giấy chứng nhận phẩm chất cuối cùng có tác dụng khẳng định kết quả việc kiểm tra phẩm chất ở một địa điểm nào đó do hai bên thoả thuận.
1.4. Nội dung:
Gồm 2 phần.
Phần trên: Đặc điểm lô hàng
• Tên người gửi, người nhận hàng. • Tên hàng.
• Số hiệu hợp đồng. • Ký mã hiệu.
• Số lượng, trọng lượng.
Phần dưới: Kết quả kiểm tra, cách ghi.
• Ghi chi tiết
• Ghi kết luận chung.
• Ghi kết quả kiểm tra và kết luận.
Ngoài ra còn bao gồm .
• Giấy chứng nhận phẩm chất. • Giấy chứng nhận hàng đồng bộ.
• Giấy chứng nhận độ ẩm.
• Biên bản thử công suất máy
2.Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List- P/L)
2.1. Khái niệm :
Phiếu đóng gói hàng hoá là chứng từ liệt kê chi tiết cho phép người tiếp nhận hàng hóa biết một cách chính xác về lượng và các hình thức đóng gói các loại hàng, mặt hàng của một lô hàng đã giao vào thời gian cụ thể.
2.2. Đặc điểm.
- Thông thường chứng từ này do nhà sản xuất hoặc người bán lập cung cấp cho bên nhập khẩu với các chi tiết liên quan đến lô hàng đã giao và thường có cả chi tiết liên quan đến vận chuyển như số B/L, tên phương tiện vận chuyển, số container…
- Được lập thành 3 bản :
• Một bản gửi trong kiện hàng sao cho người nhận hàng khi cần kiểm tra hàng hóa trong kiện có thể thấy được ngay chứng từ để đối chiếu giữa hàng hóa thực tế và hàng hóa do người bán đã gửi.
• Bản thứ hai, dùng để tập hợp cùng với các bản của kiện hàng khác, làm thành một bộ đầy đủ toàn bộ các kiện hàng trong lô hàng người bán đã gửi. Bộ này được xếp trong kiện hàng thứ nhất của lô hàng nhằm tạo điều kiện cho người nhận hàng dễ dàng kiểm tra các kiện hàng hoặc dễ dàng rút tỉa một số kiện hàng nào đó ra khỏi lô hàng.
• Bản thứ ba cũng lập thành 01 bộ để kèm chung với Hóa đơn thương mại trong Bộ chứng từ hàng hóa thanh toán, để xuất trình với Ngân hàng.
Tạo thuận lợi cho việc nhận biết, bốc dỡ và kiểm tra hàng hoá về lượng theo chi tiết đóng gói.
2.4. Nội dung chứng từ: nghiên cứu trong bộ chứng từ:
• Tên người bán. • Tên hàng. • Tên người mua. • Số hiệu hóa đơn. • Số thứ tự kiện hàng.
• Cách đóng gói ( thùng, bao, hòm…). • Số lượng hàng trong kiện.
• Trọng lượng hàng hóa. • Thể tích kiện hàng.
Ngoài ra, đôi khi hối phiếu đóng gói còn ghi rõ tên xí nghiệp sản xuất, người đóng gói và người kiểm tra kỷ thuật. Tùy theo loại hàng hóa mà thiết kế một Packing List với các nội dung thích hợp.