Định hƣớng và quy trình xây dựng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu

chuẩn ISO 9001:2008 của Viện Tiêu chuẩn Chất lƣợng Việt Nam trong lĩnh vực mã số mã vạch

SQKKæcng [k\G yng hO thYng qu+QOŒFK- WOækng theo WLrXFKX1n ISO

9001:2008 coa ViOQ7LrXFKX1n Ch- WOækng ViOW1DPWURQJO›QKYyFPmVYPm

v)ch

Để thúc đẩy viê ̣c ứng dụng công nghệ mã số mã vạch ở Việt Nam và nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động này, ngày 27 tháng 3 năm 2002 Thủ tƣớng Chính phủ đã ký quyết định số 45/2002/QĐ-TTg quy định nội dung quản lý nhà nƣớc đối với hoạt động mã số mã va ̣ch và giao cho B ộ Khoa học và Công nghệ làm cơ quan quản lý nhà nƣớc đối với hoạt động MSMV (Viện TCCLVN là đơn vị trực tiếp quản lý hoạt động này).

Qua hơn 12 năm thực hiện quyết định của Thủ tƣớng Chính phủ, hoạt động mã số mã vạch tại Việt Nam đã đi vào ổn định, góp phần mang lại hiệu quả chung cho xã hội và hỗ trợ các doanh nghiệp của Việt nam có đƣợc hiệu quả thiết thực khi sử dụng mã số mã vạch để hội nhập Tổ chƣ́c thƣơng mại quốc tế.

Hiện nay, Viện vẫn tiếp tục thực hiện Đề án Phát triển và quản lý hoạt động mã số mã vạch , đẩy mạnh viê ̣c nghiên cƣ́u áp dụng công nghệ tiên tiến về công nghê ̣ này và mở rộng áp dụng vào các lĩnh vực khác nhƣ quản lý nhân sƣ̣ , truy tìm nguồn gốc, logistic, y tế, hải quan.v.v. đồng thời tích cƣ̣c nghiên cứu các hƣớng đổi mới hoạt động của tổ chức GS1 quốc tế mà Việt Nam là một nƣớc thành viên vì một mặt GS1 Viê ̣t Nam phải tham gia các hoạt động làm tròn nghĩa vụ thành viên , mặt khác phải đảm bảo các hoạt động quản lý nhà nƣớc liên quan không chỉ là cấp và quản lý các loại mã số theo tiêu chuẩn , mà còn tiếp tục phổ biến và hƣớng dẫn cho tất cả tổ chƣ́c quan tâm áp dụng tiêu chuẩn về thƣơng mại điện tử toàn cầu , áp dụng

57

công nghệ nhận dạng và thu thập dữ liệu mới đã đƣợc chấp nhận trên pha ̣m vi quốc tế, nhằm giúp các tổ chƣ́c Việt Nam ở mo ̣i ngành nghề chuẩn bị sẵn sàng mo ̣i điều kiện đáp ứng nhu cầu của bạn hàng và hội nhập thƣơng mại toàn cầu.

Bên cạnh đó, nhận thức đƣợc tầm quan trọng và khả năng ứng dụng một cách linh hoạt và phù hợp của hệ thống quản lý chất lƣợng theo TCVN ISO 9001:2008 nên ngày 5 tháng 3 năm 2014, Thủ tƣớng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 19/QĐ-TTG về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính Nhà nƣớc.

Để thƣ̣c hiê ̣n theo định hƣớng mà Chính phủ và tổ chức đã đề ra , trong lĩnh vực MSMVViện cần phải xây dƣ̣ng mô ̣t Hê ̣ thống quản lý chất lƣợng theo TCVN ISO 9001:2008 bao gồm các nô ̣i dung sau:

Trƣớc hết cần khảo sát thƣ̣c tế , đánh giá hiê ̣n tra ̣ng hoa ̣t đô ̣ng hành chính sƣ̣ nghiê ̣p của Viện TCCLVN trong lĩnh vực MSMV. Trên cơ sở đó , đối chiếu với các yêu cầu quy đi ̣nh trong TCVN ISO 9001:2008 để có cơ sở xây dƣ̣ng Hê ̣ thống quản lý chất lƣợng theo TCVN ISO 9001. Xem xét, lƣ̣a cho ̣n nhà tƣ vấn ; Bƣớc tiếp theo là thành lập Ban chỉ đạo dự án thực hiện TCVN ISO 9001:2008 với nhiê ̣m vu ̣ xem xét hệ thống chất lƣợng hiện có , lâ ̣p kế hoa ̣ch c hi tiết cho dƣ̣ án , chịu trách nhiệm giám sát và tổ chức thực hiện dự án , bổ nhiê ̣m Đa ̣i diê ̣n lãnh đa ̣o về chất lƣợng (QMR); Sau đó lâ ̣p kế hoa ̣ch xây dƣ̣ng Hê ̣ thống chất lƣợng thỏa mã các yêu cầu quy đi ̣nh trong TCVN ISO 9001:2008; Phối hợp cùng cơ quan tƣ vấn đào ta ̣o , bồi dƣỡng cho cán bô ̣ trong tổ chƣ́c về các yêu cầu của TCVN ISO 9001:2008, các kĩ thuâ ̣t xây dƣ̣ng văn bản , qui trình của các công viê ̣c , nô ̣i dung cần thƣ̣c hiê ̣n : triển khai áp du ̣ng , đánh giá chất lƣợng nô ̣i bô ̣ , cải tiến hệ thống chất lƣợng .v.v.; Tiến hành đánh giá nội bộ cùng với các chuyên gia của cơ quan tƣ vấn để đảm bảo sự phù hợp của Hệ thống quản lý chất lƣợng theo TCVN ISO 9001:2008, đề xuất biê ̣n pháp khắc phục phòng ngừa khi cần thiết ; xác nhận việc thực hiện Hệ thống chất lƣơ ̣ng theo sổ tay chất lƣợng và các qui trình văn bản của TCVN ISO 9001:2008; Tiến hành lƣ̣a cho ̣n cơ quan chƣ́ng nhâ ̣n và làm các thủ tu ̣c c ần thiết đăng kí với cơ

58

quan chƣ́ng nhâ ̣n đô ̣c lâ ̣p ; Cuối cùng xem xét kết quả đánh giá và các kiến nghi ̣ của tổ chƣ́c chƣ́ng nhâ ̣n, phối hợp với cơ quan tƣ vấn thƣ̣c hiê ̣n các biê ̣n pháp khắc phu ̣c đối với nhƣ̃ng vấn đề còn tồn tại cho đến khi nhận đƣợc chứng nhận chính thức.

Sau khi đã xây dƣ̣ng đƣợc Hê ̣ thống quản lý chất lƣợng theo TCVN ISO 9001:2008, để thực hiện Hệ thống này, Viện phải thƣ̣c hiê ̣n nh ững nội dung cơ bản sau đây:

- Xác định chức năng, nhiệm vụ chính của mình, theo đó xác định các quá trình chính cần thực hiện trong Hệ thống quản lý chất lƣợng (gồm các quá trình hoạt động quản lý, các quá trình hỗ trợ,…);

- Xác định trình tự và sự tƣơng tác của các trình tự đó;

- Xác định các chuẩn mực và phƣơng pháp để đảm bảo điều hành và kiểm soát các quá trình đó có hiệu lực;

- Đảm bảo các nguồn lực và các thông tin cần thiết để hỗ trợ hoạt động và theo dõi các quá trình đó;

Theo dõi, phân tích, đánh giá và thực hiện các biện pháp cần thiết để đạt đƣợc kết quả dự định và cải tiến liên tục các quá trình đó.

4.1.2. 4X\ WUuQK [k\ Gyng hO thYng qu+Q OŒ FK- W Oækng theo WLrX FKX1n ISO

9001:2008 coa ViOQ7LrXFKX1n Ch- WOækng ViOW1DPWURQJO›QKYyFPmVYPm

v)ch

Quy trình xây dựng Hê ̣ thống quản lý chất lƣợng theo TCVN ISO 9001:2008 trong hoạt động quản lý MSMV của Viện TCCLVN đƣơ ̣c thƣ̣c hiê ̣n theo 5 giai đoa ̣n:

- Giai đoa ̣n 1: Chuẩn bi ̣;

- Giai đoa ̣n 2: Xây dƣ̣ng hê ̣ thống văn bản quản lý chất lƣợng; - Giai đoa ̣n 3: Triển khai áp du ̣ng;

- Giai đoa ̣n 4: Đánh giá, chƣ́ng nhâ ̣n. - Giai đoạn 5: Duy trì HTQLCL

59

- Lãnh đạo Viện cần hiểu rõ yêu cầu và tầm quan trọng của việc áp dụng TCVN ISO 9001:2008.Viện cần có đƣợc cam k ết của lãnh đạo cao nhất về xây dựng và thực hiện HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2008 thể hiê ̣n qua viê ̣c luôn kiên định chủ trƣơng, đề ra chính sách, mục tiêu chất lƣợng, đảm bảo cung cấp các nguồn lực cần thiết, cử Đại diện Lãnh đạo và thực hiện việc xem xét định kỳ để đánh giá kịp thời tình hình và đƣa ra các quyết định cần thiết.v.v.

- Các nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện, duy trì và nâng cao hiệu lực của hệ thống cần đƣợc đảm bảo. Điều này phải đƣợc thể hiện trong sổ tay chất lƣợng qua các tài liệu về việc cung cấp nguồn lực và đảm bảo các trang thiết bị cơ sở hạ tầng làm việc tối thiểu cần thiết cho hoạt động.

- Viện TCCLVN cần xem xét lâ ̣p danh sách thành viên , đề xuất thành l ập Ban Chỉ đạo dự án giúp Lãnh đạo Việntriển khai xây dựng và thực hiện Hệ thống quản lý chất lƣợng. Ban Chỉ đạo gồm Đại diện Lãnh đạo làm Trƣởng Ban, Đại diện lãnh đạo về chất lƣợng và các Ủy viên là những Trƣởng (hoặc Phó) các bộ phận trực tiếp có liên quan.Ban Chỉ đạo có nhiệm vụ:

 Xem xét thực trạng Hệ thống quản lý chất lƣợng hiện có;

 Lập kế hoạch chi tiết cho dự án ISO;

 Trực tiếp hoặc phân công các cán bộ viết các tài liệu: quy trình, hƣớng dẫn công việc, chính sách, mục tiêu, sổ tay …. của hệ thống chất lƣợng;

 Theo dõi tiến độ thực hiện dự án và báo cáo tới Trƣởng ban;

 Tổ chức các khoá đào tạo về chất lƣợng và HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2008;

 Tổ chức chƣơng trình đánh giá chất lƣợng nội bộ tại Viện TCCLVN;

 Tổ chức triển khai thực hiện quản lý chất lƣợng theo đúng các quy định của các cơ quan chủ quản và các văn bản hƣớng dẫn của Viện TCCLVN và phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008

- Phổ biến TCVN ISO 9001:2008: Vì không phải mọi cán bộ công chức trong Tổ chƣ́c đều hiểu rõ về Hê ̣ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn nà y, Viện TCCLVN cần phổ biến kiến thức chung về TCVN ISO 9001:2008 cho tất cả cán bộ

60

công chức trong Tổ chƣ́c. Việc phổ biến này cần đƣ ợc lặp lại gắn liền với nội dung cụ thể ở các bƣớc sau để nâng cao nhận thức và thu hút họ tham gia một cách tự nguyện vào các việc cần thiết.

- Đánh giá thực trạng: Sau quá trình nghiên cƣ́u tình hình thƣ̣c tế về hoa ̣t đô ̣ng hành chính sƣ̣ nghiê ̣p ta ̣i văn phòng MSMV, Ban chỉ đạo đánh giá thực trạng so với các yêu cầu của TCVN ISO 9001: 2008 áp dụng cho hoạt động quản lý MSMV của Viện TCCLVN để nêu rõ mặt mạnh, mặt yếu của Tổ chƣ́c; xác định các quá trình chính của Tổ chƣ́c đ ể trên cơ sở đó chọn lựa phạm vi áp dụng và các yêu cầu của Hệ thống.

- Lập kế hoạch thực hiện: Trên cơ sở đánh giá thực trạng hoa ̣t đô ̣ng hành chính sự nghiệp trong lĩnh vực MSMV, Viện cần lập Kế hoạch thực hiện bao gồm những nội dung sau:

Mục tiêu, yêu cầu của HTQLCL cần xây dựng;

Phạm vi áp dụng của Hệ thống quản lý chất lƣợng: Hệ thống chất lƣợng của Viện TCCLVN đƣợc xây dựng phù hợp với tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008. Hệ thống này đƣợc áp dụng cho hoạt động hành chính sự nghiệp của Viện TCCLVN trong lĩnh vực MSMV

Những văn bản cần xây dựng của Hệ thống quản lý chất lƣợng: Chính sách chất lƣợng, mục tiêu chất lƣợng, sổ tay chất lƣợng, các quy trình, hƣớng dẫn cần thiết.

- Các yêu cầu liên quan tới: Quyết định của Lãnh đạo; phân công trách nhiệm; đào tạo; cung cấp nguồn lực…;

- Thời gian và tiến độ thực hiện.

* LDL RDQxk\ GæQJ Kr WK{QJ Y QEDłQTXDłQO\ FKkWOæ QJ

Hệ thống văn bản quản lý chất lƣợng theo TCVN ISO 9001:2000 trong Viện TCCLVN có những nô ̣i dung và yêu cầu sau:

(A) Tài liệu

+ Chính sách chất lƣợng: Chính sách chất lƣợng sẽ đƣợc lãnh đạo Viện TCCLVN đề ra trong quá trình xây dựng hệ thống tài liệu. Chính sách chất lƣợng sẽ đảm bảo phù hợp với mục đíchcủa Viện TCCLVN và quan tâm tới yêu cầu của

61

khách hàng, đáp ứng đƣợc yêu cầu và cải tiến nâng cao hiệu lực và hiệu quả của hệ thống quản lý chất lƣợng, đặt cơ sở cho việc thiết lập và xem xét các mục tiêu chất lƣợng, phổ biến rộng rãi để mọi ngƣời thấu hiểu và thực hiện một các thống nhất trong cơ quan và đƣợc xem xét, bổ sung, điều chỉnh để luôn thích hợp với hoạt động của Viện

+ Mục tiêu chất lƣợng: Lãnh đạo Viện phải đảm bảo rằng các mục tiêu chất lƣợng đƣợc xác lập. Mục tiêu chất lƣợng phải nhất quán với chính sách chất lƣợng, với các hoạt động và quá trình chính, với khả năng và chất lƣợng dịch vụ cung cấp. Mục tiêu chất lƣợng có thể đề ra cho từng năm. Về nguyên tắc, mục tiêu chất lƣợng phải đo lƣờng đƣợc. Tuy nhiên, tùy theo từng mục tiêu và khả năng thu thập tình hình, số liệu mà mức đánh giá đƣợc có thể là định tính hay định lƣợng

+ Sổ tay chất lƣợng: Sổ tay chất lƣợng bao gồm chính sách chất lƣợng, chính sách chung đối với các nội dung chất lƣợng trong hoạt động của Viện TCCLVN trong lĩnh vực hoạt động quản lý MSMV. Đối tƣợng sử dụng là lãnh đạo Viện và các trƣởng phòng liên quan. Sổ tay chất lƣợng có thể đƣợc gửi tới khách hàng, cơ quan chứng nhận, cơ quan có thẩm quyền hay các bên liên quan và chỉ đƣợc phân phối cho các đơn vị/ tổ chức/ cá nhân bên ngoài khi đƣợc lãnh đạo Viện phê duyệt.

+ Các quy trình, hƣớng dẫn cần thiết: Quy trình, hƣớng dẫn là các tài liệu nêu trình tự thực hiện và cách thức kiểm soát các hoạt động chất lƣợng của Viện. Đối tƣợng sử dụng các tài liệu này là những cán bộ trực tiếp tham gia vào các hoạt động trong lĩnh vực MSMV và các phòng/ban liên quan tại Viện. Các tài liệu này chỉ đƣợc phân phối tới một số vị trí nhất định trong Viện TCCLVN theo qui định của Quy trình kiểm soát tài liệu và hồ sơ chất lƣợng.

+ Các văn bản liên quan đến chất lƣợng, quy định nội bộ, biểu mẫu... :Viện TCCLVN tuân thủ các tiêu chuẩn, văn bản pháp quy, quy định của các cơ quan có thẩm quyền liên quan đến hoạt động của đơn vị. Các văn bản trên luôn đƣợc cập nhật và sẵn có để sử dụng

62

Viện TCCLVNphải thiết lập và duy trì quy trình hay thủ tục để kiểm soát mọi tài liệu của Hệ thống quản lý chất lƣợng. Kiểm soát tài liệu là kiểm soát việc phê duyệt, phân phát, sửa đổi và xử lý các tài liệu đó do Lãnh đạo chỉ định. Kiểm soát tài liệu phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Khẳng định tính đúng đắn, đầy đủ trƣớc khi ban hành; - Xem xét, cập nhật khi cần thiết và phê duyệt lại; - Nhận biết tình trạng soát xét hiện hành của tài liệu;

- Đảm bảo các tài liệu hiện hành của HTQLCL đƣợc cung cấp đầy đủ cho những ngƣời cần thiết để tiến hành công việc;

- Đảm bảo các tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài phải đƣợc nhận biết và việc phát hànhcác tài liệu này phải đƣợc kiểm soát;

- Ngăn ngừa phân phát, sử dụng những tài liệu lỗi thời. Nếu cần lƣu giữ tài liệu này vì mục đích nào đó thì phải tách biệt, có dấu hiệu riêng, không đƣợc để lẫn lộn với những tài liệu hiện hành của Hệ thống quản lý chất lƣợng.

(C) Kiểm soát Hồ sơ chất lượng

Hồ sơ chất lƣợng là một loại tài liệu đặc biệt. Viện TCCLVNphải thiết lập và duy trì quy trình hay thủ tục để kiểm soát các hồ sơ của Hệ thống quản lý chất lƣợng. Hồ sơ chất lƣợng là cơ sở cung cấp bằng chứng về sự phù hợp với các yêu cầu và về sự hoạt động có hiệu lực của Hệ thống quản lý chất lƣợng. Do đó, quy trình hay thủ tục kiểm soát hồ sơ chất lƣợng phải đảm bảo nhận biết, bảo quản, sử dụng, phục hồi, xác định thời hạn lƣu giữ và hủy bỏ các hồ sơ chất lƣợng.

(D) Hê ̣ thống văn bản quản lý chất lượng của Viện TCCLVN trong lĩnh

vực MSMV bao gồm :

- Quy trình Ban lãnh đạo;

- Quy trình quản lý hệ thống (Ban ISO);

- Quy trình của Bộ phận cấp mã và quản lý thành viên;

- Quy trình của Bộ phận nghiên cứu tiêu chuẩn và công nghệ; - Quy trình của Bộ phận đào tạo, tƣ vấn và marketing;

63

- Quy trình của Bộ phận quản trị mạng, thông tin; - Quy trình của Bộ phận Tài chính.

Dự kiến đến tháng 10/2015, toàn bộ hệ thống văn bản tại tổ Viện bao gồm chính sách chất lƣợng , mục tiêu chất lƣợng , sổ tay chất lƣơ ̣ng , các quy trình của Ban ISO và của các Bô ̣ phâ ̣n trong tổ chƣ́c đã đƣợc soa ̣n thảo , chỉnh sửa và trình lãnh đạo xét duyệt. Cụ thể nhƣ sau:

Bảng 4.1: Danh mu ̣c hê ̣ thống văn bản theo TCVN ISO 9001:2008 trong hoạt động quản lý mã số mã vạch tại Viện TCCLVN

TT Nô ̣i dung văn bản Kí hiệu Ghi chú

BAN LÃNH ĐẠO 1 Chính sách/ mục tiêu chất lƣợng