• Chế độ kế toán áp dụng: Công ty áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp Việt Nam được ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và các thông tư hướng dẫn thực hiện chuẩn mực và chế độ kế toán của Bộ Tài chính.
• Hình thức kế toán áp dụng: Hình thức kế toán trên máy vi tính
• Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01 tháng 01, kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối quý, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy tính
Giải thích:
• Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
• Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
• Cuối tháng, cuối quý, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
PHẦN MỀM KẾ TOÁN MÁY VI TÍNH CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị
CHƯƠNG 3
NGHIÊN CỨU VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 3.1 TÌM HIỂU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA CÔNG TY
3.1.1 Bảng câu hỏiCâu hỏi Câu hỏi Trả lời Ghi chú Không áp dụng Có Không Yếu kém Quan trọng Thứ yếu 1. Bộ phận kế toán, bộ phận kho, bộ phận mua hàng, bộ phận tài vụ có được tách biệt không?
X
2. Bộ phận kho có lập phiếu đề nghị mua hàng trước khi mua hàng không?
X
3. Phiếu đề nghị mua hàng, đơn đặt hàng có được trưởng bộ phận xét duyệt không?
X
4. Công ty có văn bảng quy định nhân viên mua hàng không được nhận hoa hồng và thay đổi nhân viên mua hàng không?
X X
5. Bộ phận nhận hàng có lập báo cáo nhận hàng không?
X 6. Phiếu nhập kho có được kiểm
tra, đối chiếu với đơn đặt hàng, báo cáo nhận hàng, giấy giao hàng không?
X
7. Phiếu nhập kho có đầy đủ chữ kí của người giao hàng, bộ phận nhận hàng và thủ kho không?
8. Hóa đơn của nhà cung cấp có được đối chiếu với đơn đặt hàng và phiếu nhập kho không?
X
9. Phiếu chi có được đối chiếu với hóa đơn, đơn đặt hàng và phiếu nhập kho không?
X
10. Phiếu chi có được cấp thẩm quyền xét duyệt trước khi chi không?
X
11. Hóa đơn sau khi thanh toán có được đóng dấu đã được thanh toán không?
X
12. Thủ quỷ có kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các phiếu chi trước khi chi không?
X
13. Phiếu đề nghị mua hàng, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, phiếu chi có được đánh số thứ tự trước khi sử dụng không?
X
14. Hóa đơn chưa thanh toán có được tách biệt với hóa đơn đã thanh toán không?
X
15.Việc ghi nhận nợ phải trả người bán có dựa trên bộ chứng từ mua hàng đã được xét duyệt không?
X
16. Kế toán có mở sổ chi tiết theo từng nhà cung cấp không?
X 17.Kế toán nợ phải trả có lập
danh sách các hóa đơn đến hạn thanh toán không?
X
18.Định kì kế toán nợ phải trả có đối chiếu số phải trả với nhà cung
cấp không?
19.Hàng tháng bộ phận kế toán nợ phải trả, bộ phận nhận hàng, bộ phận tài vụ có đối chiếu phiếu nhập kho, hóa đơn, đơn đặt hàng và phiếu chi không?
X
20.Cuối tháng kế toán nợ phải trả có đối chiếu giữa sổ chi tiết người bán và đơn đặt hàng không?
X X
21.Hàng tháng kế toán có đối chiếu sổ chi tiết mở theo từng nhà cung cấp với sổ cái không?
X
Quy ước: 1 câu trả lời có hay 1 câu trả lời không là quan trọng bằng 1 điểm. 1 câu trả lời không là thứ yếu bằng 0.5 điểm.
Đánh giá:
Tổng số câu hỏi: 21 câu
Trong đó câu trả lời “có” là 19 câu, câu trả lời “không” quan trọng là 1 câu và câu trả lời “không” thứ yếu là 1 câu.
Câu trả lời Điểm Tỷ lệ %
Có 19 92.68
Không 1,5 7.32
Kết luận: Qua bảng câu hỏi tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty được thực hiện bằng cách phỏng vấn, ta thấy qua 21 câu hỏi với 19 câu trả lời “có” chiếm 92.68% và 2 câu trả lời “không” chiếm 7.23%. Điều này cho thấy hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty được thiết kế khá hoàn thiện. Với 7.23% còn lại là những yếu kém còn tồn tại mà kiểm toán viên cần lưu ý.
Bộ phận kho Bộ phận mua hàng Phần mềm Xem xét, liên hệ nhà cung cấp Nhập vào máy tính Phiếu đề nghị mua hàng đã duyệt CSDL Phiếu đề nghị mua hàng đã duyệt Ghi nhận yêu cầu mua
hàng, thông tin nhà cung cấp, giá Bắt đầu Lập phiếu đề nghị mua hàng Sổ theo dõi HTK Kế hoạch sản xuất NC C BP nhận hàng BP kế toán Đơn đặt hàng In đơn đặt hàng D Đơn đặt hàng Phiếu đề nghị mua hàng đã duyệt Xét duyệt Sổ theo dõi HTK Kế hoạch sản xuất Phiếu đề nghị mua hàng Thủ kho Đơn đặt hàng Lưu đồ quy trình đặt hàng
Đơn đặt hàng Phiếu giao hàng Báo cáo nhận hàng A N BP nhận hàng BP kho BP kế toán Phần mềm Đơn đặt hàng Phiếu giao hàng BP mua hàng NCC Bắt đầu
Kiểm tra, đối chiếu số lượng, chất lượng, giá, quy cách, lập báo cáo nhận hàng A BP thư tín BP mua hàng Hóa đơn Đơn đặt hàng Báo cáo nhận hàng Phiếu nhập kho KT công nợ Nhập vào máy tính Kiểm tra, đối
chiếu, tính toán lại số tiền trên hóa
đơn Báo cáo nhận hàng Lập phiếu nhập kho Bộ phận mua hàng Đơn đặt hàng Phiếu nhập kho Đơn đặt hàng Báo cáo nhận hàng Bảng kê tổng hợp nợ phải trả KT tổng hợp In bảng kê tổng hợp nợ phải trả CSDL
Ghi nhận số tiền phải trả, kiểm tra, đối chiếu
BC nhận hàng Hóa đơn Phiếu NK Đơn đặt hàng Cuối tháng D Ngày đáo hạn
* Giải thích lưu đồ:
Căn cứ vào sổ theo dõi hàng tồn kho, kế hoạch sản xuất đã được duyệt, bộ phận kho lập phiếu đề nghị mua hàng thành 2 liên. Sau khi được thủ kho xét duyệt, một liên của phiếu đề nghị mua hàng sẽ được lưu tại kho, một liên được gửi cho bộ phận mua hàng. Bộ phận mua hàng sẽ xem xét, kiểm tra sự phê duyệt hoặc ủy quyền của phiếu đề nghị mua hàng. Dựa vào danh sách các nhà cung cấp đã được chấp thuận, nhân viên mua hàng liên hệ với nhà cung cấp yêu cầu báo giá cho danh mục hàng. Sau đó, nhân viên mua hàng sẽ nhập phiếu đề nghị mua hàng, thông tin nhà cung cấp và thông tin về giá vào máy tính và in ra đơn đặt hàng thành 5 liên, một liên gửi nhà cung cấp, một liên lưu tại bộ phận mua hàng, các liên còn lại chuyển cho bộ phận nhận hàng, bộ phận kho và bộ phận kế toán phải trả. Liên lưu lại được lưu theo ngày đặt hàng.
Sau khi nhận được phiếu giao hàng tư nhà cung cấp, nhân viên nhận hàng tiến hành đối chiếu giữa phiếu giao hàng, hàng thực nhận với đơn đặt hàng nhận được từ bộ phận mua hàng về số lượng, chất lượng, đơn giá, quy cách. Sau đó, nhân viên nhận hàng sẽ lập báo cáo nhận hàng thành 3 liên, một liên gửi bộ phận kho, một liên gửi kế toán phải trả, liên còn lại lưu tại bộ phận nhận hàng theo số chứng từ. Căn cứ vào đơn đặt hàng đã nhận được từ bộ phận mua hàng và báo cáo nhận hàng, bộ phận kho sẽ lập phiếu nhập kho thành 2 liên, một liên gửi bộ phận kế toán phải trả và một liên lưu lại.
Bộ phận thư tín sau khi nhận được hóa đơn của nhà cung cấp sẽ chuyển sang phòng kế toán. Tại phòng kế toán, kế toán công nợ tiến hành kiểm tra, đối chiếu thông tin, số liệu trên đơn đặt hàng, báo cáo nhận hàng, phiếu nhập kho và hóa đơn của nhà cung cấp, sau đó nhập vào máy tính. Phần mềm máy tính sẽ ghi nhận thông tin của các nghiệp vụ mua chịu như thông tin nhà cung cấp, giá, số tiền phải trả nhà cung cấp và lưu theo từng nhà cung cấp. Cuối tháng, kế toán công nợ sẽ in bảng kê tổng hợp nợ phải trả người bán và gửi cho kế toán tổng hợp. Hóa đơn chưa thanh toán cho nhà cung cấp được kế toán công nợ lưu theo ngày đáo hạn.
* Nhận xét về quy trình mua hàng chưa thanh toán của công ty:
• Ưu điểm:
- Phiếu yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng được đánh số thứ tự liên tục và có sự xét duyệt của trưởng bộ phận hạn chế được việc lập phiếu mua hàng khống, tránh mua hàng khi không cần thiết
- Công ty có thực hiện chính sách bất kiêm nhiệm, tách biệt chức năng giữa bộ phận kho, bộ phận mua hàng, bộ phận nhận hàng, bộ phận kế toán. Vì vậy công ty có thể hạn chế được gian lận.
- Các chứng từ liên quan đến quá trình mua hàng được lập đầy đủ, có liên lưu lại tại bộ phận lập và chuyển cho các bộ phận có liên quan tạo thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu giữa các bộ phận.
- Khi nhận được hàng, bộ phận nhận hàng có tiến hành kiểm tra, đối chiếu giữa đơn đặt hàng, phiếu giao hàng với hàng thực nhận và bộ phận kế toán có thực hiện đối chiếu hóa đơn của nhà cung cấp với đơn đặt hàng, báo cáo nhận hàng và phiếu nhập kho trước khi nhập vào máy tính. Công việc này đảm bảo thông tin trên các chứng từ của bộ chứng từ mua hàng khớp đúng với nhau và việc ghi chép vào sổ sách kế toán là chính xác.
- Công ty có tách biệt hóa đơn chưa thanh toán và hóa đơn đã thanh toán, tránh việc ghi trùng và thanh toán lần hai cho hóa đơn đã thanh toán. Hóa đơn chưa thanh toán được lưu theo ngày đáo hạn giúp kiểm soát quá trình thanh toán dễ dàng.
• Nhược điểm:
- Bộ phận kho không kiểm tra, đối chiếu lại số lượng hàng thực nhận với báo cáo nhận hàng và đơn đặt hàng
- Báo cáo nhận hàng chỉ được lập 3 liên, không có liên gửi cho bộ phận mua hàng. Việc lập thiếu liên này gây khó khăn cho bộ phận mua hàng trong kiểm soát quá trình xử lý đơn đặt hàng.
* Biện pháp khắc phục:
- Bộ phận kho nên kiểm tra, đối chiếu lại về số lượng, chất lượng hàng nhập kho với báo cáo nhận hàng và đơn đặt hàng.
- Báo cáo nhận hàng nên lập thêm 1 liên và gửi cho bộ phận mua hàng. Bộ phận mua hàng sẽ căn cứ vào báo cáo nhận hàng để xác định đơn đặt hàng đã được thực hiện.
3.1.3 Kết luận
Dựa vào những điểm mạnh và những yếu kém còn tồn tại trong chu trình mua hàng của công ty, sau khi đánh giá bảng câu hỏi và lưu đồ khảo sát dòng luân chuyển chứng từ của chu trình mua hàng chưa thanh toán, kiểm toán viên nhận thấy hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty Cổ phần Dầu thực vật Tường An khá hoàn thiện. Các khiếm khuyết trong hệ thống kiểm soát nội bộ mặc dù không ảnh hưởng
trọng yếu đến việc lập và trình bày báo cáo tài chính nhưng kiểm toán viên cũng cần chú ý đến các yếu kém này khi tiến hành kiểm toán.
3.2 ĐÁNH GIÁ SƠ BỘ RỦI RO KIỂM SOÁT
• Đánh giá rủi ro tiềm tàng: Công ty Dầu thực vật Tường An là một
công ty sản xuất kinh doanh qui mô lớn, có hoạt động trải dài khắp cả nước với nhiều chi nhánh và nhà phân phối. Mặt khác, công ty còn có hoạt động xuất khẩu sang các nước như Nhật Bản, Hồng Kông... Qua đó có thể thấy, nhu cầu về nguyên vật liệu sản xuất của công ty là rất lớn. Do rủi ro không bao giờ bằng 0, dựa vào quy mô của công ty cúng với xét đoán nghề nghiệp của mình, kiểm toán viên đánh giá rủi ro tiềm tàng của khoản mục nợ phải trả người bán của công ty là tương đối cao: IR = 60%
• Đánh giá rủi ro kiểm soát: Dựa vào sự hiểu biết về hệ thống kiểm
soát nội bộ, đặc thù của công ty và xét đoán nghề nghiệp của kiểm toán viên, rủi ro kiểm soát được đánh giá ở mức: CR = 45%
• Đánh giá rủi ro kiểm toán: Kiểm toán viên xác định mức rủi ro kiểm toán chấp nhận được cho khoản mục nợ phải trả người bán là AR = 5%
• Đánh giá rủi ro phát hiện: Dựa vào quan hệ giữa các loại rủi ro, rủi ro phát hiện được xác định như sau:
DR = AR / (IR x CR)
=> DR= 5% / (60 % x 45 %) = 18,52% Vậy rủi ro phát hiện được xác định DR = 18,25%
3.3 THIẾT KẾ VÀ THỰC HIỆN THỬ NGHIỆM KIỂM SOÁT3.3.1 Thiết kế thử nghiệm kiểm soát 3.3.1 Thiết kế thử nghiệm kiểm soát
Sai sót tiềm tàng Thủ tục kiểm soát Thử nghiệm kiểm soát
Phiếu đề nghị mua hàng không được xét duyệt bởi người có thẩm quyền
Đề nghị mua hàng phải được cấp có thẩm quyền phê duyệt trước khi thực hiện
Chọn mẫu ngẫu nhiên 50 giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ trong kì, kiểm tra xem có đề nghị mua hàng được phê duyệt trước khi thực hiện hay không
Đơn đặt hàng không được đánh số thứ tự liên tục và không gồm nhiều liên
Đơn đặt hàng phải được đánh số thứ tự liên tục và lập thành nhiều liên
Chọn ngẫu nhiên 50 đơn đặt hàng, kiểm tra xem đơn đặt hàng có được đánh số thứ tự liên tục và gồm nhiều liên không
Nhà cung cấp chưa được xét duyệt
Đánh giá năng lực, uy tín của nhà cung trước khi đặt hàng, kí kết hợp đồng.
Từ danh sách các nhà cung cấp, chọn một số nhà cung cấp để xem xét đơn vị có thực hiện đánh giá năng lực, uy tín của nhà cung cấp không và hồ sơ lưu lại là gì. Nợ phải trả không
được ghi chép đúng kì, đúng niên độ
Trong ngày, hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho phải được chuyển về phòng kế toán để ghi sổ
Chọn mẫu ngẫu nhiên 55 giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ, kiểm tra, đối chiếu ngày trên hóa đơn, phiếu nhập kho và ngày hạch toán trên sổ kế toán.
Ghi chép sai về số tiền phải trả nhà cung cấp
Thực hiện đối chiếu nợ phải trả với từng nhà cung cấp
Mượn biên bản đối chiếu công nợ với nhà cung cấp. Đối chiếu số liệu với sổ kế toán, xem xét việc xử lý chênh lệch (nếu có)
Ghi chép sai về số tiền phải trả nhà cung cấp
Kiểm tra hóa đơn, đối chiếu với hợp đồng, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho
Kiểm tra, đối chiếu các thông tin về loại hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá… giữa hóa đơn, hợp đồng, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho Hàng tháng đối chiếu số liệu
nợ phải trả giữa phòng kế toán với phòng mua hàng
Mượn biên bản đối chiếu hai bộ phận. Đối chiếu số liệu và xem xét việc xử lý chênh lệch (nếu có)