Chính sách được hiểu cơ bản là đặt ra các quy tắc trong đó xác định một hành động hay một sự xác nhận được thực hiện khi một điều kiện nhất định nào đó được đáp ứng, khi đó dẫn đến các quyết định được hiện để đạt mục tiêu nhất định. Mỗi chính sách đàm phán thường có một đặc tả miền cụ thể khác nhau. Các yếu tố chính trong miền là: ngữ cảnh, mục đích, ràng buộc, vấn đề ưu tiên hay vấn đề tùy chọn và một số yếu tố khác như ở hình 2-2.
Yếu tố ngữ cảnh: có ba loại ngữ cảnh được đề cập trong chính sách đàm phán. Một là ngữ cảnh đàm phán (Negotiation Context), ngữ cảnh này dùng đề cập một bối cảnh cụ thể mà chính sách sẽ áp dụng. Hai là ngữ cảnh người tiêu dùng (Consumer Context), ngữ cảnh này dùng đề cập đến thông ngữ cảnh của các bên đàm phán. Ba là ngữ cảnh khác (Other Context), ngữ cảnh này đề cập đến bối cảnh khác của các bên đàm phán.
Yếu tố mục tiêu: mỗi bên đàm phán thường có nhiều mục tiêu và chúng được phân cấp. Ví dụ như trong đàm phán chất lượng dịch vụ, các mục tiêu ở mức độ cao như: độ sẵn sàng của dịch vụ, thời gian phản hồi hay chi phí phải trả khi sử dụng dịch vụ. Căn cứ vào mức độ của mục tiêu mà các nhà cung cấp dịch vụ có thể đưa ra bảng phân cấp các đặc điểm kỹ thuật về chính sách đàm phán.
Các vấn đề và tùy chọn: các vấn đề là những tham số đàm phán trong một nhà cung cấp dịch vụ và các tùy chọn là các giá trị khác nhau mà các tham số đàm phán có thể có. Các bên đàm phán cần phải xác định giá trị tốt nhất, giá trị tồi nhất, giá trị chấp nhận được đối với từng tùy chọn.
Độ ƣu tiên: các bên đàm phán này có thể xác định các giá trị ưu tiên cho các mục đích khác nhau khi trường hợp có nhiều hơn một mục tiêu được áp dụng. Vấn đề này phục vụ cho giải quyết xung đột và các vấn đề tùy chọn cho mục đích cân bằng.
Hình 2-2. Lƣợc đồ miền của chính sách đàm phán [10]