Chương 3: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ

C/ Kế toán mua hàng hóa

Chương 3: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ

I. Nhận xét :

Một tổ chức muốn bền vững và phát triển mạnh, đòi hỏi cần phải có cơ cấu tổ chức chặc chẽ, và phải được hỗ trợ bởi kinh nghiệm và lòng nhiệt huyết của tất cả các nhân viên trong tổ chức.

Về hình thức kinh doanh của công ty :

Trong vài năm trở lại đây, hòa nhịp cùng quá trình phát triển trong lĩnh vực kinh tế của toàn xã hội, tại Việt Nam, chuổi cửa hàng bán lẻ hiện đại của Công ty ngày càng được chiếm ưu thế và xã hội chấp nhận. Sự thuận tiện của cửa hàng là một trong những yếu tố giúp cho việc kinh doanh về lĩnh vực này phát triển mạnh mẽ. Hiện tại và tương lai, với nhịp độ phát triển ngày càng đi lên của xã hội, thì loại hình kinh doanh này cũng ngày càng tăng trưởng mạnh mẽ .

Với hệ thống máy bán hàng tự động – tính tiền tự động trên POS không những mang lại hiệu quả cao, độ ổn định vượt trội mà còn là sự linh hoạt trong bố trí, lắp đặt

nhờ kiểu dáng nhỏ gọn. Chưa dừng lại ở đó, Công ty thường xuyên mở các đợt tập huấn cho nhân viên để có một đội ngũ cán bộ chuyên nghiệp. Tuy nhiên, những kết quả mà Công ty có được hiện này chỉ là hiện tại, về tương lai sắp tới Toàn thể Công ty cần nổ lực hơn nữa để đạt và vượt mức chỉ tiêu đề ra.

Ưu điểm :

- Yếu tố tiện ích và tiết kiệm thời gian đã khẳng định được ưu thế lớn nhất và vượt trội cửa cử hàng tiện ích .

- Đối với các kênh phân phối hiện đại như siêu thị và trung tâm mua sắm thì cửa hàng tiện ích có ưu thế hơn như :

∗ Vốn đầu tư ít : nên việc thu hồi vốn cũng nhanh hơn.

∗ Vị trí : mặt bằng kinh doanh nhỏ nên được mở ở gần khu dân cư . ∗ Cách thức phục vụ : chu đáo hơn đối với khách hàng. Điều này là đương nhiên vì

một cửa hàng tiện ích nhỏ, khách hàng ít nên nhân viên sẽ dễ dàng chăm sóc khách hàng hơn .

∗ Giờ mở cửa :24/24 cũng là lợi thế của cửa hàng tiện ích, vì siêu thị hay trung tâm mua sắm cũng chỉ mở cửa từ 7h tới 21h .

∗ Cửa hàng tiện ích : sang trọng hơn, hàng hóa chất lượng hơn, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm hơn, cách trình bày bắt mắt hơn và khoa học hơn ở chợ hay ở các tiệm tạp hóa trong khi đó chợ thì ồn ào, lộn xộn hơn, cách trang bày không bắt mặt. Cửa hàng tiện ích thì không phải gửi xe vừa mất thời gian vừa mất chi phí khi khách có nhu cầu mua nhanh .

Nhược điểm :

Tuy có những ưu điểm hơn so với các loại hình kinh doanh khác, nhưng cửa hàng tiện ích cũng có một số nhược điểm so với các kênh phân phối hiện đại khác cũng như các kênh phân phối truyền thống:

- Đối với các kênh phân phối hiện đại: Do diện tích hẹp hơn nên vấn đề đa dạng hóa các loại mặt hàng không thể sánh bằng các siêu thị được. Đối tượng khách hàng sẽ hẹp hơn: đối với những khách hàng có thời gian họ sẽ thích đi siêu thị với hàng hoá phong phú đáp ứng đầy đủ nhu cầu của họ hơn là đi mua ở cửa hàng tiện ích. Không những thế đi siêu thị còn để ngắm hoặc tham gia các tiện ích khác như: trò chơi điện tử…, nhiều người còn coi việc đi siêu thị là hình thức giải trí cùng bạn bè người thân mỗi dịp cuối tuần. Những điều này không thể thực hiện khi đi vào cửa hàng tiện ích.

- Đối với các kênh truyền thống: Giá cả ở cửa hàng tiện ích luôn cao hơn so với các kênh truyền thống như chợ hay cửa hàng tạp hóa do phải cộng thêm các yếu tố tiện ích.

- Đối với cửa hàng tạp hóa: Vốn đầu tư cho một cửa hàng tiện lợi lớn hơn nhiều so với một cửa hàng tạp hóa, việc đào tạo nhân công, chăm sóc khách hàng hay trang bị thiết bị hiện đại cũng tốn rất nhiều chi phí.

- Đối với chợ: cửa hàng tiện lợi có không gian hẹp hơn và chắc chắn sẽ có ít sự lựa chọn hơn cho khách hàng đặc biệt là đối với những loại mặt hàng rau, củ, quả, thịt tươi sống...

Về cơ cấu tổ chức :

Cơ cấu tổ chức tương đối chặc chẽ, quản lý theo hệ thống phân cấp, vừa đem đến hiệu quả cao, vừa tiết kiệm các chi phí của tổ chức, nó tập trung quyền lực, và quyền ra quyết định vào các quản trị gia cấp cao. Việc ra quyết định thuộc về các nhà quản trị đứng đầu các bộ phận và cấp trên của họ, do đó có thể đưa ra những quyết định một cách nhanh chóng và kịp thời .

Tuy nhiên, với số lượng công việc nhiều, đội ngũ cán bộ vừa phải, điều này làm ảnh hưởng đến hiệu quả của công ty. Vì một nhân viên phải làm việc quá công suất của mình mới giải quyết hết các vấn đề trong ngày.

Công tác quản lý :

Cơ cấu tổ chức của Công ty được bố trí rõ ràng, hợp lý, đội ngũ nhân viên văn phòng đều có trình độ chuyên môn cao. Hầu hết các phòng ban đều được trang bì đầy đủ, giúp cho việc cập nhật, nắm bắt thông tin được tiến hành khá dễ dàng và chính xác. Điều này đã giúp cho Công ty giảm được áp lực của lượng công việc được diễn ra nhanh, gọn gàng và tuân thủ đúng quy định của Nhà Nước .

Bộ máy kế toán :

Từ công việc hạch toán ban đầu, đến việc kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý cửa các chứng từ được Công ty tiến hành một cách khá cẩn thận, đảm bảo số liệu có tính chất pháp lý, chính xác theo yêu cầu của Bộ tài chính. Nói chung, công tác hạch toán tại Công ty rất sát với thực tế em đã học từ việc mua hàng đến bán hàng .

Công ty áp dụng phần mềm kế toán máy để giải quyết khối công việc lớn, phòng Kế toán của Công ty đã tổ chức rất tốt việc lưu chuyển chứng từ, ghi sổ và tính toán, vừa đảm bảo tính đầy đủ, hợp pháp vừa đảm bảo tính kịp thời, chính xác. Vì vậy đã đáp ứng được những thông tin cần thiết, kịp thời và chính xác cho Công ty.

Bộ máy Kế toán của Công ty là vừa tập trung vừa phân bán, nhưng khối lượng công việc của nhân viên Kế toán là rất lớn, bởi vì Công ty có nhiều cửa hàng mà phải kiểm tra hóa đơn của từng Nhà Cung Cấp của từng Cửa hàng. Vì vậy mọi công việc chủ yếu tập trung về văn phòng Công ty, điều này ảnh hưởng đến thời gian làm Báo Cáo Tháng, cũng như Báo Cáo Tài Chính của toàn công ty. Do đó, công việc sẽ không hoàn thành trong tháng mà kéo dài qua đầu tháng sau .

Việc luân chuyển chứng từ được tổ chức khoa học, tất cả các chứng từ tập trung về phòng kế toán nhanh chóng và nhịp nhàng theo từng ngày, giúp cho Kế toán có thể tổng hợp số liệu tiện lợi và xử lý dễ dàng .

Sổ sách kế toán đi từ sổ chi tiết đến sổ tổng hợp, điều này làm cho việc đối chiếu dễ dàng và chính xác .

Hình thức sổ kế toán “ Nhật ký chung “ phù hợp với việc sử dụng kế toán máy. Kế toán công nợ thường xuyên theo dõi các khoản thanh toán của Quản lý cửa hàng qua ngân hàng để biết chính xác các khoản doanh thu của cửa hàng trong ngày có thực sự vào tài khoản của công ty hay chưa. Tránh tình trạng ghi thừa hoặc thiếu các khoản công nợ của Quản lý cửa hàng .

Nhìn chung, hệ thống sổ sách kế toán từ chi tiết đến tổng hợp đều có sự liên kết chặc chẽ với nhau, không chỉ cho một khâu kế toán mà còn cho cả Bộ phận Kế toán để tiện cho việc theo dõi, tìm kiếm và kiểm tra .

Tuy nhiên cũng có một số điểm cần lưu ý : Quản lý cửa hàng đưa hóa đơn lên văn phòng chậm trễ. Số lượng hóa đơn nhiều, nên khi hóa đơn được đưa lên một lần, thì kế toán sẽ kiểm tra không kịp, cuối kỳ hóa đơn vẫn chưa thu thập đủ, gây chậm trễ cho việc lập báo cáo của Kế Toán tổng hợp .

II. Đề xuất :

 Khối lượng hàng hóa luân chuyển tùy thuộc và nhu cầu và thị hiếu của người tiêu dùng. Trong từng thời kỳ thị hiếu khác nhau, nên nhu cầu hàng hóa cũng khác nhau. Vì thế Công ty nên nắm được nhu cầu của khách hàng, bằng cách tổ chức các đợt thăm dò ý kiến người tiêu dùng nhằm tránh sự mất cân đối giữa hàng thừa và thiếu, từ đó có những kế hoạch kinh doanh hợp lý.

 Cửa hàng tiện ích xuất hiện ngày càng nhiều, việc cạnh tranh ngày càng gây gắt. Bên cạnh đó siêu thị Big C lại sắp mở cửa hàng Mini Big C, được sự trợ giá của Nhà nước, thương hiệu Big C lại là một thương hiệu được người tiêu dùng tin cậy và đánh giá cao, nên Mini Big C ra đời sẽ là một đối thủ nặng ký của Circle K.

 Bộ phận kế toán cần cập nhật phần mềm kế toán cải tiến hơn để phù hợp với sự phát triển Công ty. Đồng thời giảm bớt công việc cho kế toán, mà lại mang lại hiệu quả cao, công việc hoàn thành nhanh chóng, kịp thời. Công việc sẽ không còn tồn đọng giữa các tháng .

 Bộ phận kế toán cần có những cuộc hợp thường xuyên, để nêu lên các vấn đề cần được giải quyết, khắc phục, cũng như cần làm trong thời gian sắp tới .

 Mục đích kinh doanh của công ty là làm sao bán được nhiều hàng và tạo uy tín cho khách hàng. Do đó công ty nên sử dụng các hình thức khuyến mãi, giảm giá hoặc cho khách hàng hưởng chiếc khấu dù là nhỏ trên tổng giá trị hàng mua để thu hút khách hàng .

 Việc giữ chân khách hàng thân thiết là một công việc khó đối với các nhà quản trị, họ là những khách hàng trung thành, nên cho họ những ưu đãi để thể hiện được sự quan tâm của Công ty đối với họ .

 Ngoài ra, việc lôi kéo khách hàng tiềm năng cũng là một thử thách đối với các nhà Quản lý. Bên cạnh tập trung vào khách nước ngoài, khách du lịch, ta cũng nhắm vào khách hàng trong nước. Vì lợi thế của khách hàng trong nước là dân số đông, họ có thói quen là mua hàng ở những nơi họ đã từng mua. Tuy nhiên việc giữ khách hàng cũ vẫn quan trọng hơn .

 Từ lợi nhuận sau thuế Công ty nên trích ra một phần để bổ xung vốn lưu động trong kinh doanh, cần phải tự huy động vốn để bổ sung vốn kinh doanh .

 Công ty phải có kế hoạch nghiên cứu thị trường trong nước và nước ngoài để tìm kiếm nguồn hàng, nắm bắt được cung cầu hàng hóa .

 Đào tạo cán bộ chuyên nghiên cứu thị trường để phục vụ cho hoạt động kinh doanh mua, bán trong và ngoài nước; theo sát từng biến động để có thể phù hợp với cơ chế hoạt động mà ích ảnh hưởng tới Kết Quả Kinh Doanh. Đặc biệt cần phải không ngừng nâng cao kiến thức cho cán bộ để có thể xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí và tạo uy tín cho khách hàng .

 Thái độ của nhân viên, chưa niềm nở với khách hàng lắm, khi khách hàng vào có lúc chào lúc không, ít nói lời cảm ơn khách khi tính tiền xong, chưa nhiệt tình trong việc giới thiệu các mặt hàng trong cửa hàng khi khách hỏi. Trong trường hợp này công ty nên tạo một khóa học bán hàng cho nhân viên của mình thường xuyên hơn, có những khen thưởng thích đáng đối với nhân viên làm việc tốt. Tạo tinh thần làm việc tốt nhất để nhân viên phục vụ khách hàng được chu đáo.

 Nên tạo sự hợp tác giữa các nhân viên với nhau trong một chuỗi cửa hàng. Ví dụ tổ chức sự kiện đi bộ từ thiện, tặng quà cho trẻ em nghèo,….tham gia nhiều trong công tác xã hội, đó cũng là một cách làm cho nhân viên gần gũi với nhau hơn,đồng thời mọi người biết đến thương hiệu Circle K.

III. Kết quả thu được cho bản thân qua kỳ thực tập

Qua mười ba tuần thực tập tại công ty, tuy không phải là một thời gian dài, tuy không thể nào hiểu hết về công ty, nhưng cũng đủ cho tôi học tập được nhiều điều từ công việc thực tế và qua quá trình quan sát và tìm hiểu đề tài :

∗ Hòa nhập môi trường doanh nghiệp, học hỏi được tác phong làm việc của một nhân viên thực thụ .

∗ Ky năng phân công, giao quyền, ky năng làm việc nhóm.

∗ Học hỏi kiến thức từ thực tế, áp dụng kiến thức sách vở vào thực tế, tự khắc phục khó khăn .

∗ Nâng cao ky năng giao tiếp, hòa nhã với mọi người .

∗ Quen dần với môi trường làm việc đầy năng động và sáng tạo . ∗ Phân bổ thời gian cho các công việc một cách hợp lý.