thiết bị tại công ty INTRACO.
3.3.1. Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng tại công ty. Đặc điểm về mặt hàng kinh doanh của công ty
Xuất nhập khẩu vật tư thiết bị đóng tàu, dịch vụ khoa học kỹ thuật, chuyển giao công nghệ thuộc lĩnh vực thủy, môi giới phát triển công nghiệp đóng tàu, kinh doanh các máy móc dây chuyền thiết bị và sản phẩm công nghệ cao.
Xuất nhập khẩu vật tư thiết bị cho các ngành công nghiệp khác ngoài đóng tàu.
Đặc điểm về mặt hàng dây chuyền thiết bị
Mặt hàng dây chuyền thiết bị được sản xuất bởi các nhà sản xuất công nghiệp trong và ngoài nước, được các nhà tiêu dùng công nghiệp mua về nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất tạo ra sản phẩm mới. Mặt hàng này đòi hỏi các hiểu biết về kỹ thuật phức tạp như vận hành, lắp đặt, yêu cầu có bảo dưỡng cao về độ chính xác và tính đồng bộ. Hầu hết các dây chuyền đều có giá trị lớn do đó khối lượng thanh toán tiền hàng nhiều.
Công tác quản lý hàng hóa của công ty được thực hiện cả về mặt hiện vật và giá trị. Công ty đã xây dựng hệ thống nội quy, quy chế, trách nhiệm cho từng phòng ban, các bộ phận phối hợp kiểm tra thực hiện như phòng kinh doanh, phòng kế toán, thủ kho... Trong đó phòng kế toán chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát kịp thời kể cả về số lượng và giá trị hàng hóa sau mỗi lần nhập, xuất hàng hóa.
Đặc điểm về phương thức bán hàng:
Do đặc thù của mặt hàng này là có giá trị lớn, sản phẩm đòi hỏi hàm lượng kỹ thuật cao nên chỉ khi nào có đơn đặt hàng của khách hàng thì công ty mới dựa theo các yêu cầu của khách hàng mới đi nghiên cứu thị trường để tìm được sản phẩm phù hợp với nhu cầu của khách. Do đó phương thức bán chủ yếu của công ty là bán hàng trực tiếp. Bất kỳ sản phẩm nào bán ra đều phải tuân thủ các bước sau: đặt hàng – lập hợp đồng – thanh toán – nhận hàng – lập hoá đơn giá trị gia tăng.
Xác định giá vốn và giá bán
Giá vốn hàng bán được xác định bằng giá mua thực tế chưa bao gồm các chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng. Do đặc thù mặt hàng kinh doanh của công ty là không đa dạng nên kế toán xác định giá xuất kho theo phương pháp đích danh.
Để thu hút khách hàng, công ty có một chính sách giá cả hết sức linh hoạt, giá bán tính trên cơ sở giá mua hàng, điều chỉnh theo giá thị trường đồng thời phụ thuộc mối quan hệ giữa khách hàng với công ty trên cơ sở giá cả cạnh tranh bù đắp chi phí đảm bảo có lợi nhuận dương.
Công ty chỉ thực hiện giảm giá đối với khách hàng mua thường xuyên, ổn định và thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc thanh toán trước hạn và với khách hàng ở tỉnh xa. Phần giảm giá này công ty có thể thực hiện chiết khấu cho khách hàng từ 1 đến 3% trên tổng doanh thu ghi trên hóa đơn.
Ngoài ra, công ty còn thực hiện một số dịch vụ kỹ thuật, tư vấn, thiết kế nhằm giới thiệu và hướng dẫn khách hàng lắp đặt, sử dụng các sản phẩm của mình mà không thu phí phục vụ. Chính sách giá cả linh hoạt phù hợp với cơ chế thị trường và các loại hình dịch vụ trên đã làm cho uy tín của công ty với các bạn hàng ngày càng cao và thu hút ngày càng nhiều khách hàng mới.
Phương thức thanh toán
Công ty đã thực hiện các phương thức thanh toán hết sức đa dạng phụ thuộc vào sự thoả thuận giữa hai bên theo hợp đồng kinh tế đã ký kết bao gồm: tiền mặt, chuyển khoản, séc chuyển khoản, séc bảo chi, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu...
Việc thanh toán có thể là thanh toán ngay hoặc là thanh toán chậm sau một khoảng thời gian nhất định sau khi người mua nhận được hàng (thời hạn thanh toán chậm tuỳ theo từng hợp đồng quy định và tuỳ thuộc mối quan hệ với khách hàng tối đa từ 30 – 45 ngày. Công ty luôn tạo mọi thuận lợi trong khâu thanh toán đồng thời không gây thiệt hại về kinh tế cho bản thân doanh nghiệp.
Phương thức thanh toán chậm hiện nay chiếm tỉ trọng lớn trong Công ty. Để đảm bảo quản lý chặt chẽ các khoản phải thu và không bị chiếm dụng vốn,
trong hợp đồng kinh tế bao giờ cũng phải quy định rõ thời hạn thanh toán. Nếu quá thời hạn này Công ty sẽ tính lãi suất theo lãi suất quá hạn ngân hàng trên tổng giá thanh toán. Chính bởi lẽ đó mà trong những năm qua trong Công ty không xảy ra tình trạng mất hoặc bị chiếm dụng vốn. Tuy nhiên việc bán chịu cũng chỉ được thực hiện với khách hàng có quan hệ lâu dài với Công ty, không bán chịu cho khách tư nhân hoặc khách vãng lai trừ khi có thế chấp hoặc ngân hàng bảo lãnh.
3.3.2. Thực trạng kế toán bán hàng bán nhóm hàng dây chuyền thiết bị tại công ty INTRACO.
Chứng từ sử dụng:
Khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng và thanh toán tiền hàng với người mua hàng phải có những chứng từ phù hợp để phản ánh chính xác, kịp thời tình hình tiêu thụ và thanh toán đồng thời doanh nghiệp phải có một trình tự luân chuyển chứng từ, kiểm tra và ghi chép sổ một cách phù hợp và chứng từ phải được lưu trữ một cách khoa học và an toàn.
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, khi xuất kho hàng bán kế toán lập phiếu xuất kho (phụ lục số 04) nhưng chưa lập hóa đơn giá trị gia tăng. Do đặc thù kinh doanh của mặt hàng là phải hoàn thành công việc lắp đặt thì việc bán hàng mới được hoàn tất. Khi đó kế toán mới xuất hóa đơn giá trị gia tăng (phụ lục 05) nếu khách hàng thanh toán tiền ngay thì kế toán căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng lập phiếu thu theo mẫu (phụ lục 06). Nhưng hầu hết các doanh nghiệp đều chỉ thanh toán một phần giá trị của hàng hóa còn lại là chấp nhận nợ.
Khi phát sinh chiết khấu thương mại, kế toán phản ánh ngay trên hóa đơn giá trị gia tăng lần cuối cùng của khách hàng (phụ lục 07).
Doanh thu bán hàng là tổng giá trị thực hiện do hoạt động sản xuất kinh doanh tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Yêu cầu của công tác quản lý và hạch toán doanh thu bán hàng là phải theo dõi và xác định được doanh thu bán hàng trong kỳ có chi tiết với từng hóa đơn bán hàng và từng phương thức thanh toán cụ thể để xác định được doanh thu và hạch toán doanh thu cho hợp lý chính xác. Do đặc thù kinh doanh của mặt hàng này còn phụ thuộc nhiều vào công tác lắp đặt việc ghi nhận doanh thu cần phải tuân thủ nghiêm ngặt các điều kiện của VAS 14.
Khi việc bán hàng được hoàn tất thì căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng, kế toán ghi nhận doanh thu vào tài khoản 511, thuế vào tài khoản 3331 kế toán sử dụng các sổ kế toán sau:
Sổ tổng hợp gồm: Kế toán phản ánh phần doanh thu bán hàng và thuế giá trị gia tăng đầu ra (nếu có) vào nhật ký bán hàng (phụ lục số 08) đồng thời vào sổ cái cho tài khoản 511 (phụ lục 09) và tài khoản 131 (phụ lục 10).
Sổ chi tiết gồm:
Sổ chi tiết tài khoản 5111 – Doanh thu bán hàng (phụ lục số 11).
Sổ chi tiết tài khoản 131 – Chi tiết cho từng đối tượng khách hàng (phụ lục số 12) nếu khách hàng trả chậm.
Đồng thời với việc ghi nhận doanh thu kế toán phải kết chuyển giá vốn, căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán ghi nhận giá vốn hàng bán vào tài khoản 632. Giá vốn hàng bán được xác định trên giá mua thực tế chưa bao gồm các chi phí phát sinh trong quá trình mua, các chi phí phát sinh trong quá trình mua như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, phí mở L/C ... kế toán hạch toán vào tài khoản 641(6417) – Chi phí dịch vụ mua ngoài. Sau đó, kế toán vào sổ nhật ký chung (phụ lục 13) và sổ cái tài khoản 632 (phụ lục 14) để phản ánh giá vốn của hàng bán ra.
Khi khách hàng thanh toán tiền thì căn cứ vào phiếu thu kế toán phản ánh vào tài khoản 111 hoặc 112 trên sổ nhật ký chung (phụ lục 13) từ đó vào các sổ cái của tài khoản 111 hoặc 112.
Đối với trường hợp chiết khấu thương mại, căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng (phụ lục 07) kế toán không phản ánh khoản chiết khấu vào tài khoản 521 – Chiết khấu thương mại mà ghi nhận luôn vào tài khoản 511 là phần doanh thu sau khi đã trừ đi khoản chiết khấu. Do đó kế toán cũng vào các sổ giống như trường hợp trên.