- NH xác nhận (the Confirming Bank)
Quy trình thanh toán
(1) Ngời nhập khẩu làm đơn xin mở th tín dụng (letter of credit - L/C) gửi tới ngân hàng mở L/C, yêu cầu ngân hàng này mở một L/C cho ngời xuất khẩu hởng.
ở Việt Nam, giấy xin mở L/C đợc lập theo mẫu in sẵn của ngân hàng. Giấy xin mở L/C viết thành hai bản có chữ ký của giám đốc đơn vị.
Khi viết giấy xin mở L/C ngời nhập khẩu cần ghi rõ những nội dung chủ yếu sau:
- Đề nghị ngân hàng mở loại L/C nào, mở bằng điện hay bằng th, hoặc mở bằng th có thông báo vắn tắt trớc bằng điện.
- Ghi rõ tên, địa chỉ đầy đủ của ngời đợc hởng L/C (nói rõ cả địa chỉ, điện tín).
- Số tiền của L/C: cần ghi rõ cả bằng số, bằng chữ. Số tiền của L/C nên ghi là "vào khoảng", hoặc "khoảng chừng", hay "một số tiền không vợt quá tổng số là ...", không nên ghi số tuyệt đối.
Đề nghị ngân hàng mở L/C bằng loại ngoại tệ nào thì phải ghi đúng ký hiệu quốc tế của loại ngoại tệ đó.
- Ghi rõ phơng thức trả tiền: trả ngay hay trả chậm hay chiết khấu.
- Trình bày tóm tắt về hàng hoá, tên hàng, số lợng, chất lợng, đơn giá, v.v...
- Yêu cầu về chủng loại chứng từ, số lợng từng loại, tên ngời ký phát chứng từ mà ngời xuất khẩu phải cung cấp.
- Nơi gửi hàng (sân bay, ga, bến cảng, kho, bãi,..) và nơi hàng đến. - Hàng có đợc phép chuyển tải không.
- Hàng có đợc giao từng phần hay không. - Ngày giao hàng cuối cùng.
- Thời hạn xuất trình chứng từ để thanh toán. - Ngày và địa điểm hết hạn hiệu lực của L/C
(2)
(4) (7)
(5)
Ngân hàng mở L/C NH thông báo L/C
Người nhập khẩu Người xuất khẩu (5)
(1) (8) (6) (3)
Khi đề nghị mở L/C ngời nhập khẩu thờng phải ký quỹ mở L/C. Việc ký quỹ có thể thực hiện bằng ngoại tệ, hoặc bằng VND tơng đơng theo tỷ giá ngân hàng công bố. Số tiền ký quỹ nhiều hay ít tuỳ thuộc vào sức mạnh tài chính, uy tín của nhà nhập khẩu với ngân hàng mở L/C, L/C trả ngay hay trả chậm... Nếu nhà nhập khẩu không có tiền và nếu có yêu cầu sẽ có thể đợc ngân hàng cho vay để mở L/C.
Khi đợc ngân hàng chấp nhận mở L/C thì nhà nhập khẩu phải trả phí mở L/C (ở nớc ta quy định mức phí bằng 1% số tiền của L/C).
(2) Căn cứ vào giấy xin mở L/C, ngân hàng mở L/C sẽ lập một L/C và chuyển cho ngân hàng thông báo L/C.
Thông thờng ngân hàng thông báo L/C là chi nhánh, hoặc là đại lý của ngân hàng mở L/C ở nớc ngời xuất khẩu.
(3) Thông báo L/C
Nếu L/C đợc mở bằng điện thì ngân hàng thông báo phải chuyển nguyên văn bức điện mở L/C và bản xác báo bằng điện của mình về L/C đó cho ngời xuất khẩu. Ngân hàng thông báo không đợc dịch, hay diễn giải nội dung bức điện L/C. Nếu ngân hàng diễn giải sai nội dung thì ngân hàng sẽ phải chịu trách nhiệm.
Nếu L/C mở bằng th thì ngân hàng thông báo phải chuyển bản chính (bản gốc) L/C cho ng- ời xuất khẩu.
Ngân hàng thông báo đợc thu thủ tục phí thông báo (ai là ngời trả phí này cho ngân hàng thông báo đã đợc chỉ rõ trong L/C)
(4) Giao hàng
Sau khi nhận đợc L/C, ngời xuất khẩu sẽ phải kiểm tra những nội dung đã ghi trong L/C, đối chiếu với các thoả thuận trong hợp đồng ngoại thơng.
Nếu:
- Các nội dung trong L/C phù hợp với hợp đồng đã ký thì tiến hành giao hàng.
- Nếu có nội dung nào cần sửa đổi, hoặc cần bổ sung thì phải điện thông báo những nội dung đó đến tận ngời nhập khẩu. Nếu ngời nhập khẩu điện trả lời đồng ý (qua ngân hàng mở L/C) thì những nội dung sửa đổi, bổ sung mới có hiệu lực thi hành. Ngời xuất khẩu thực hiện việc giao hàng theo đúng các điều kiện ghi trong L/C.
(5) Yêu cầu thanh toán của ngời xuất khẩu
Sau khi đã giao hàng, ngời xuất khẩu phải hoàn tất bộ chứng từ thanh toán theo yêu cầu của L/C xuất trình cho ngân hàng mở L/C, thông qua ngân hàng thông báo xin thanh toán. Khi lập bộ chứng từ nhà xuất khẩu cần phải lu ý:
- Các chứng từ trong bộ chứng từ phải phù hợp với luật lệ và tập quán buôn bán quốc tế mà hai bên xuất nhập khẩu đang áp dụng và đợc dẫn chiếu ra trong L/C.
- Các chứng từ phải lập theo đúng những yêu cầu đối với từng loại chứng từ đã đợc quy định trong L/C.
- Những nội dung và các số liệu liên quan giữa các c/từ không đợc mâu thuẫn nhau. Trờng hợp hàng hoá thực tế đã giao có trị giá lớn hơn kim ngạch của L/C thì nhà xuất khẩu có thể điện báo cho nhà nhập khẩu đề nghị bổ sung thêm số tiền của L/C. Nếu đợc nhà
nhập khẩu chấp nhận (thông qua ngân hàng mở L/C) thì nhà xuất khẩu ký phát hối phiếu bằng 100% trị giá hoá đơn để đòi tiền ngân hàng mở L/C. Ngợc lại, nhà xuất khẩu chỉ có thể ký phát hối phiếu đòi tiền ngân hàng với số tiền bằng số tiền của L/C. Phần chênh lệch còn lại phải ký phát hối phiếu đòi tiền nhà nhập khẩu bằng những phơng thức thanh toán khác.
Bộ chứng từ thanh toán trong phơng thức tín dụng chứng từ thờng bao gồm: - Hối phiếu.
- Hoá đơn thơng mại
+ Nếu giao hàng theo điều kiện FOB thì chỉ cần hoá đơn thơng mại chung (commercial invoice)
+ Nếu giao hàng theo điều kiện CIF thì phải gửi hoá đơn chi tiết (detailed commercial invoice).
- Vận đơn: phải là vận đơn sạch, hoàn hảo.
- Giấy chứng nhận bảo hiểm (nếu giao hàng theo điều kiện CIF) - Các chứng từ khác:
+ Giấy chứng nhận kiểm nghiệm hàng hoá
+ Giấy chứng nhận xuất xứ (do phòng thơng mại cấp) + Giấy kê khai đóng gói bao bì chi tiết...
Sau khi hoàn tất bộ chứng từ, nhà xuất khẩu phải tiến hành kiểm tra lại. Nếu có sai sót thì tuỳ theo mức độ mà tìm biện pháp khắc phục. Trờng hợp sai sót quá nghiêm trọng không thể thanh toán theo L/C thì có thể áp dụng biện pháp khẩn cấp đề nghị đối phơng sửa đổi L/C sao cho phù hợp với chứng từ đã lập. Đơn vị kinh doanh xuất khẩu có thể viết th đảm bảo gửi cho ngân hàng mở L/C, trong đó cam kết sẽ chịu trách nhiệm về bộ chứng từ thanh toán đó. Thông thờng thì th đảm bảo này phải có ngân hàng đứng ra bảo lãnh...
Sau đó, nhà xuất khẩu phải nhanh chóng xuất trình bộ chứng từ thanh toán tại ngân hàng trong thời hạn quy định. Nếu xét thấy không có đủ khả năng nộp bộ chứng từ vào ngân hàng trong thời hạn qui định thì nhà xuất khẩu phải làm giấy đề nghị gia hạn hiệu lực của L/C gửi tới nhà nhập khẩu.
Trờng hợp 1: Nếu đợc nhà nhập khẩu chấp nhận gia hạn hiệu lực của L/C thì vẫn ký phát hối phiếu đòi tiền ngân hàng mở L/C.
Trờng hợp 2: Nếu không đợc nhà nhập khẩu chấp nhận gia hạn hiệu lực của L/C thì phải ký phát hối phiếu đòi tiền trực tiếp nhà nhập khẩu bằng những phơng thức thanh toán khác.
(6) Ngân hàng mở L/C kiểm tra bộ chứng từ thanh toán, nếu thấy phù hợp với L/C thì tiến hành trả tiền cho ngời xuất khẩu, hoặc chấp nhận hối phiếu (đối với hối phiếu có kỳ hạn). Nếu thấy không phù hợp, ngân hàng từ chối thanh toán (hoặc từ chối chấp nhận) và gửi trả lại bộ chứng từ cho ngời xuất khẩu.
Trên thực tế, khi nhận đợc bộ chứng từ, ngân hàng mở L/C có thể chuyển ngay bộ chứng từ cho ngời nhập khẩu, nếu ngời nhập khẩu kiểm tra và thông báo chứng từ phù hợp với yêu cầu của L/C thì ngân hàng mở L/C trả tiền, hoặc chấp nhận hối phiếu; nếu không phù hợp thì từ chối trả tiền. Cách thanh toán này giúp ngân hàng tránh đợc những rủi ro đáng tiếc có
thể xảy ra do sự không cẩn trọng trong việc kiểm tra chứng từ để trả tiền của ngân hàng. Việc chuyển trả tiền có thể thực hiện bằng th, hoặc bằng điện. Chuyển bằng điện thì sẽ nhanh hơn nhng chi phí sẽ cao hơn. Nếu xét thuần tuý về mặt kinh tế, hiệu quả kinh tế của việc đòi tiền bằng điện phụ thuộc vào các yếu tố nh: kim ngạch L/C, lãi suất tiền gửi ngân hàng trên thị trờng, khoảng thời gian thu nhanh đợc của việc đòi tiền bằng điện so với bằng th, chi phí điện hối và chi phí th hối.
Mối liên hệ giữa các yếu tố đó cho ta kết quả là, nếu lợi tức do ngời xuất khẩu đem gửi tiền vào ngân hàng trong thời gian thu nhanh đem lại lớn hơn hoặc bằng điện phí thì việc trả tiền bằng điện có lợi cho ngời xuất khẩu, hoặc nếu ngời xuất khẩu phải bù vào số lợi tức đó một số tiền bé hơn hoặc tối thiểu bằng th phí để đủ trả tiền điện phí thì việc trả tiền bằng điện cũng có lợi hơn trả tiền bằng th.
Đây là vấn đề mà nhà xuất khẩu cần tính toán để đảm bảo quyền lợi cao nhất cho mình khi lựa chọn các phơng tiện chuyển tiền.
(7) Ngân hàng mở L/C đòi tiền ngời nhập khẩu và chuyển bộ chứng từ hàng hoá cho ngời nhập khẩu.
(8) Ngời nhập khẩu kiểm tra bộ chứng từ, nếu thấy phù hợp với L/C thì hoàn trả tiền cho ngân hàng, nếu không phù hợp thì có quyền từ chối trả tiền ngân hàng.
Qua quy trình thanh toán nêu trên cho chúng ta thấy rằng: phơng thức tín dụng chứng từ là một phơng thức thanh toán rất chặt chẽ về mặt thủ tục. Hơn thế nữa, trong phơng thức thanh toán này, ngân hàng mở L/C không chỉ là một trung gian trong thanh toán, mà còn là ngời có nghĩa vụ trả tiền nhà xuất khẩu trong thời gian hiệu lực của L/C, với số tiền tối đa bằng số tiền của L/C, nếu nhà xuất khẩu xuất trình đợc bộ chứng từ thanh toán phù hợp với L/C. Vì vậy, đây là phơng thức thanh toán đảm bảo chắc chắn quyền lợi cho nhà xuất khẩu. Tuy nhiên, xét về phía nhà nhập khẩu, thanh toán bằng phơng thức tín dụng chứng từ sẽ làm cho nhà nhập khẩu bị đọng vốn vì nhà nhập khẩu phải ký quỹ tại ngân hàng ngay từ khi mở L/C. Nếu thời gian hiệu lực của L/C càng dài, số tiền của L/C càng lớn thì hiệu quả sử dụng vốn của nhà nhập khẩu càng giảm đi. Đây chính là một trong những vấn đề mà nhà nhập khẩu cần quan tâm khi xác định loại L/C và thời hạn hiệu lực của L/C để giảm bớt những thiệt hại cho nhà nhập khẩu.