3.2.1.1 áp ng đ y đ tài chính đ hoàn thành d án
Khâu thanh quy t toán v n đ u t có v trí r t quan tr ng trong ho t đ ng xây d ng c b n. N u làm t t khâu này s đ m b o vi c thanh quy t toán đ c ch t ch , tránh th t thoát lãng phí, thanh toán v n kp th i cho nhà th u, giúp nhà th u có đ v n đ thi công hoàn thành công trình đ a vào s
d ng đúng ti n đ đ c giao, m t s gi i pháp đ a ra nh sau:
a. y m nh phân c p qu n lý cho các Ban qu n lý d án trong công tác thanh toán
M c dù đã có s phân c p y quy n trong l nh v c qu n lý đ u t xây
d ng c b n c a Ban lãnh đ o BIDV cho Ban Qu n lý d án nh ng s phân
toán theo h p đ ng th ng r t l n, tuy nhiên Giám đ c Ban Qu n lý d án ch đ c phân c p ký l nh chuy n ti n t m ng, thanh toán theo đi u kho n h p đ ng đã ký v i h n m c t i đa 01 t đ ng đ i v i t ng l n thanh toán theo đúng đi u kho n h p đ ng. i v i giá tr t m ng, thanh toán l n h n 01 t đ ng ph i l p t trình trình T ng giám đ c phê duy t, đi u này làm kéo dài th i gian thanh toán cho nhà th u.
nâng cao vai trò và trách nhi m c a Ban Qu n lý d án trong khâu
thanh toán v n đ u t , đ y nhanh ti n đ thanh toán c n phân c p m nh h n
n a cho Giám đ c Ban Qu n lý d án trong vi c thanh quy t toán c ng nh
gi i quy t các phát sinh trong quá trình th c hi n d án, c th phân c p cho Giám đ c Ban Qu n lý d án nh sau:
c toàn quy n x lý các n i dung phát sinh trên công tr ng và phê duy t thi t k , d toán phát sinh mà không v t t ng d toán đ c duy t
và có trách nhi m báo cáo Ban lãnh đ o BIDV v k t qu th c hi n.
c ký l nh chuy n ti n t m ng, thanh quy t toán theo đi u kho n
h p đ ng đã ký, không gi i h n h n m c. i u này s ti t ki m đ c th i
gian trình T ng giám đ c phê duy t chuy n ti n cho nhà th u đ i v i nh ng đ t thanh toán có giá tr l n h n 01 t đ ng nh hi n nay.
b.Hoàn thi n quy trình, th t c th c hi n thanh toán v n đ u t
Ban qu n lý d án c n xây d ng và hoàn thi n quy trình th c hi n thanh toán v n đ u t , trong đó xác đ nh rõ th i gian, quy n h n và trách nhi m các
phòng nghi p v trong Ban qu n lý d án. Tác gi lu n v n đ xu t quy trình, th t c th c hi n thanh toán v n t i Ban qu n lý d án nh sau:
Sau khi nh n h s đ ngh thanh toán c a nhà th u, cán b qu n lý
d án ki m tra, báo cáo Ban giám đ c v n i dung, ch t l ng h s thanh toán. Tr ng h p h s ch a đ đi u ki n thanh toán, trong th i gian t i đa 2
ngày làm vi c k t ngày nh n h s c a nhà th u, cán b qu n lý d án d th o, trình Ban giám đ c ký v n b n yêu c u nhà th u b sung, hoàn thi n h s thanh toán.
Sau khi nh n đ h s c a nhà th u, trong th i gian t i đa 4 ngày làm vi c, cán b qu n lý d án t ch c ki m tra, l p h s , trình Ban giám đ c
xem xét vi c thanh toán.
Sau khi có ý ki n ch đ o c a Ban Giám đ c, cán b qu n lý d án
g i h s kèm theo danh m c h s và l p biên b n bàn giao h s thanh toán
cho cán b k toán đ th c hi n.
Sau khi ký biên b n giao nh n h s đ ngh thanh toán c a cán b
qu n lý d án, cán b k toán ki m tra th t c thanh toán (đi u ki n thanh
toán c a h p đ ng, b o lãnh t m ng, b o lãnh th c hi n h p đ ng, giá tr thu
h i t m ng, giá tr gi l i, các kho n ph t (n u có)), báo cáo, trình Giám đ c
Ban qu n lý d án phê duy t thanh toán, đ ngh V n phòng chuy n ti n cho
nhà th u trong th i gian t i đa 3 ngày làm vi c k t ngày ký biên b n giao
nh n h s t cán b qu n lý d án.
Tr ng h p h s ch a đ đi u ki n thanh toán, trong th i gian t i đa 2 ngày làm vi c, cán b k toán ph i g i email đ ngh cán b qu n lý d
án b sung, hoàn thi n h s thanh toán. Sau khi hoàn ch nh, b sung h s
thanh toán, cán b qu n lý d án ti p t c bàn giao h s cho cán b K toán đ th c hi n theo trình t nh khi g i h s thanh toán l n đ u.
V i quy trình thanh toán nêu trên, th i gian th c hi n là 7 ngày làm vi c,
rút ng n th i gian thanh toán đ m b o đúng theo quy đ nh c a h p đ ng, đ ng
th i phân đ nh rõ trách nhi m trong công vi c c a t ng cá nhân. Bên c nh đó,
s thanh toán, các bi u m u thanh toán đ làm c s cho các bên th c hi n
th ng nh t và hi u qu .
c. Các gi i pháp khác
C ch h tr nhà th u: Hi n nay, trong b i c nh nhà th u g p r t nhi u khó kh n v ngu n v n thi công do b nh h ng b i chính sách ki m ch l m
phát, gi m đ u t công. Nhà th u g n nh không có ti n đ thi công, ph
thu c g n nh hoàn toàn vào ngu n ti n thanh toán c a ch đ u t . Vì v y,
Ban qu n lý d án c n nghiên c u áp d ng c ch t m thanh toán 70% giá tr v t t , thi t b nh p v công trình đ nhà th u có v n thi công. Bên c nh đó,
xem xét gi m t l b o lãnh th c hi n h p đ ng, đi u ch nh t ng s đ t thanh
toán kh i l ng cho nhà th u đ tránh tình tr ng kh i l ng thi công hoàn thành quá nhi u nh ng lâu thanh toán. Gi i pháp này giúp cho nhà th u có
v n đ thi công.
Ki m soát ti n thanh toán: Khi th c hi n thanh toán chuy n ti n cho nhà th u c n yêu c u nhà th u ch ng minh m c đích s d ng s ti n thanh toán cho đúng công trình đang thi công, tránh tình tr ng nhà th u s d ng ti n cho
m c đích khác.
Cán b qu n lý d án và cán b k toán thanh toán c n ph i h p nh p
nhàng v i nhà th u trong quá trình l p h s thanh toán đ tránh m t th i gian
chnh s a h s . Nâng cao s ph i h p, t ng tác gi a ch đ u t và nhà th u,
tránh tình tr ng nh ng nhi u, gây khó d nhà th u.
D trù k ho ch v n chính xác: Hi n nay, công tác d trù k ho ch v n
theo t ng quý không sát v i th c t , d n đ n tình tr ng thi u ngu n v n phân
b đ thanh toán ti n cho nhà th u. Do đó, c n qu n lý t t kh i l ng th c t thi công đ d trù kinh phí phù h p v i ti n đ thi công.
Nâng cao ch t l ng công tác th m tra, th m đ nh thi t k d toán. H p đ ng v i đ n v t v n thi t k nên xem xét b sung đi u kho n ph t h p đ ng do ch t l ng l p h s d toán kém, gây phát sinh nhi u kh i l ng khi
thi công, nh h ng đ n công tác thanh toán và ti n đ thi công c a d án.
3.2.1.2 Các yêu c u c a nhà th u đ c t v n giám sát/ch đ u t c n đ c ti p nh n và ph n h i nhanh chóng
a. T ng c ng làm vi c v i các bên liên quan
Hàng ngày, Ban qu n lý d án ph i c p nh t tình hình công tr ng, th c
hi n các báo cáo đ nh k và đ t xu t, xem xét c p nh t k ho ch d án và k ho ch công vi c, t ch c các cu c h p, ti p nh n thông tin đ n và th c hi n
các n i dung ch đ o, thông tin cho công chúng và c quan báo chí... Vì v y,
t ch c t t và chia s h p lý ngu n thông tin là cách th c nâng cao kh n ng
v n hành c a t ch c và b o đ m cho d án đ c đánh giá m t cách th c t . qu n lý t t cách th c chia s thông tin, ngoài các ch đ thông tin
hi n nay nh báo cáo, h p h i, đi n tho i, ki m tra tr c ti p, các đ n v tham
gia d án, bao g m: ch đ u t , Ban qu n lý d án, t v n giám sát và các nhà th u ph i xây d ng m t đ a ch email c a riêng đ n v mình trong đó c n phân công ng i theo dõi, c p nh t th ng xuyên các thông tin liên quan đ n
d án đ làm đ u m i ti p nh n và trao đ i thông tin đ n các đ n v liên quan hàng ngày.
Ban qu n lý d án đóng vai trò trung tâm, c p nh t m i thông tin trên
công tr ng đ đi u ph i m t cách nh p nhàng, linh ho t nh m đ m b o s
v n hành thông su t, liên t c gi a các đ n v liên quan. Giám đ c Ban qu n
lý d án là đ u m i ti p nh n và x lý các thông tin t các cán b k thu t báo
cáo ho c tham m u đ đi u hành m i ho t đ ng di n ra trên công tr ng.
c p thông tin c a d án đ đ m b o các thông tin c a d án đ c cung c p cho các ph ng ti n thông tin đ i chúng m t cách chính xác và chính th ng.
Ngoài ra, đ vi c trao đ i thông tin, khai thác thông tin đ c nhanh
chóng, c p nh t và ti t ki m th i gian, đ xu t th c hi n d án ng d ng mobi
web trong vi c ti p c n thông tin. C s thông tin c n thi t đ c mã hóa và c p nh t đ nh k và cung c p cho các cán b qu n lý d án ti p c n khi c n
thi t thông qua ng d ng trên thi t b đ u cu i là smart phone. ây là m t
cách ti p c n m i, đ c ng d ng t i c.
b o đ m cho quy n l i c a các bên có liên quan nh m thúc đ y ti n
trình th c hi n d án, Ban qu n lý d án c n xác đ nh đ y đ t t c các đ u
m i có liên quan, xác đ nh ch c trách và nhi m v c ng nh quy n l i c a h
và kh n ng c ng tác vì m c đích c a d án và n u có th , xây d ng các quy
ch làm vi c hay các quy t c ràng bu c chung đ i v i các công vi c có liên h . Tr c khi th c hi n công tác th a thu n, cán b th c hi n ph i tìm hi u
qui ch làm vi c c a đ n v c n th a thu n, t đó có th đ ra quy trình c th
cho quá trình th a thu n và th c hi n theo quy trình đó. Sau khi phát hành
v n b n th a thu n, cán b th c hi n ph i th ng xuyên liên h cán b x lý c a đ n v c n th a thu n nh m gi i thích nh ng v ng m c n u có.
i v i công tác xin c p phép:
-Tr c khi th c hi n công vi c, cán b th c hi n ph i tìm hi u quy ch
làm vi c c a đ n v c p phép và th c hi n đúng theo yêu c u c a đ n v đó.
-Sau khi n p h s xin c p phép, cán b th c hi n ph i th ng xuyên liên h cán b x lý c a đ n v c p phép nh m gi i thích nh ng th c m c n u
có.
-Các đ n v xây d ng quy trình th c hi n công tác gi i phóng m t b ng và đ m b o t t c các cán b liên quan bi t ch c trách và tích c c tham gia.
-Sau khi có quy t đ nh phê duy t d án, Ban qu n lý d án ph i h p v i đ n v thi t k , S quy ho ch ki n trúc (ho c S xây d ng) ti n hành l p ranh
gi i quy ho ch c th và trình ng i quy t đ nh đ u t phê duy t.
-Sau khi đã đ c bàn giao ranh gi i c th t i th c đ a, Ban qu n lý d
án h p đ ng v i đ n v chuyên th c hi n công tác đ n bù gi i t a, gi i phóng m t b ng và c cán b cùng tham gia. Yêu c u đ n v đó có k ho ch c th
cho quá trình th c hi n công tác đ n bù gi i t a và gi i phóng m t b ng.
-Cán b đ c phân công nhi m v ph i c p nh t các thông tin, quy đ nh
v đ n bù gi i t a đ cùng tham gia, đôn đ c công tác gi i phóng m t b ng đ ng th i th ng xuyên báo cáo v i Giám đ c Ban qu n lý d án v ti n đ
gi i phóng m t b ng theo k ho ch đã đ ra, v nh ng v ng m c n u có.
Ban Qu n lý d án v a gi vai trò đi u ph i, v a giám sát đ làm sao có s k t n i nh p nhàng gi a đ n v t v n, nhà th u thi công và các s ban
ngành liên quan c a đ a ph ng đ k p ti n đ công vi c mà Ban qu n lý d án đ t ra. Thành công c a d án c n có s n l c h p tác t nhi u phía. Trong đó t ng c ng m i quan h , s ph i h p v i ch đ u t , các S , ban ngành liên quan, nhà th u t v n, nhà th u thi công, đ a ph ng khi tri n khai th c
hi n d án.
b. T ng c ng trao đ i thông tin
Vi c trao đ i thông tin và cung c p thông tin, s li u tin c y cho đ n v t v n và nhà th u thi công có nh h ng r t l n đ i v i hi u qu công vi c.
S ch m tr cung c p thông tin nhi u khi r t nghiêm tr ng, thi t h i v v t
ch t và nh h ng đ n ti n đ c a d án mà phía ch đ u t gánh ch u khi đó
l ng và đ y đ đ cung c p cho đ n v t v n và nhà th u thi công ngay khi
b t đ u công vi c. Ban Qu n lý d án ph i xác đ nh đ c r ng vi c cung c p đ y đ thông tin là v n đ r t quan tr ng, nó giúp các bên n m b t đ c các v n đ c b n c a d án và giúp cho t v n chu n b t t h n các đ xu t.
Trách nhi m c a c hai phía là ph i xét xem ngu n thông tin đ c đ a ra s
d ng có chính xác và đ đ tin c y không. i u này đòi h i c hai bên ph i
ch đ nh rõ ràng nh ng cá nhân nào chu trách nhi m duy trì liên l c.
Ban qu n lý d án c ng c n ph i giúp đ n v t v n và nhà th u thi công
n m đ c nh ng h ng m c quan tr ng trong d án c ng nh d ki n đ c
nh ng tình hu ng khó kh n có th g p ph i trong quá trình th c hi n d án.
