Các trường hợp áp dụng C/O form B:
Là loại C/O cấp cho hàng hóa xuất xứ tại Việt Nam xuất khẩu sang các nước khác trên thế giới trong các trường hợp:
- Nước nhập khẩu không có chế độ ưu đãi GSP.
- Nước nhập khẩu có chế độ GSP nhưng không cho Việt Nam hưởng.
- Nước nhập khẩu có chế độ ưu đãi GSP và choViệt Nam hưởng ưu đãi nhưng hàng hóa xuất khẩu không đáp ứng các tiêu chuẩn do chế độ này đặt ra.
Thủ tục xin cấp C/O form B tại Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI).
Bộ hồ sơ xin cấp C/O form B tại VCCI:
1. Giấy biên nhận (theo mẫu) đã điền đầy đủ thông tin : 01 bản
2. Đơn xin cấp C/O( theo mẫu hoặc in trực tiếp từ mạng) đã điền đầy đủ thông tin : 01 bản chính.
3. Công văn xin nợ tờ khai xuất, AWB nếu là hàng Air, hoặc công văn xin cấp lại hoặc cấp thay thế.
4. Bộ C/O form B (đã được đại diện doanh nghiệp ký, đóng dấu và điền đầy đủ nội dung bằng tiếng Anh theo mẫu): gồm 01 bản chính (do VCCI phát hành) và ít nhất 02
bản photo doanh nghiệp lưu 01 bản, VCCI lưu 01 bản (nếu cần gửi cho khách hàng bao nhiêu bản doanh nghiệp xin thêm).
5. Hóa đơn thương mại (Invoice): 01 bản chính.
6. Vận tải đơn: 01 bản sao y bản chính.(đối với hàng Air có thể nợ và trả sau 3 tuần) 7. Tờ khai xuất Hải quan : 01 bản sao và 01 bản chính để đối chiếu, nếu hàng Air thì xin nợ bản chính kèm theo công văn xin nợ và cam kết trả sau 3 tuần theo thời gian quy định.
8. Bảng định mức nguyên phụ liệu cho mã hàng trên Tờ khai xuất khẩu: 01 bản sao, xuất trình bản chính để đối chiếu.
9. Bảng kê khai nguyên phụ liệu sử dụng ứng với tờ khai xuất khẩu: 01 bản chính. 10. Các tờ khai Hải quan hàng nhập khẩu (bản chính + bản sao y).
11. Hóa đơn mua nguyên phụ liệu trong nước (bản chính + bản sao y). Qui trình xin cấp C/O của VCCI tại điểm cấp tỉnh Bình Dương:
Bước 1: Đối với doanh nghiệp lần đầu xin C/O, trước khi chuẩn bị các chứng từ C/O doanh nghiệp phải điền đầy đủ bộ hồ sơ thương nhân gồm 3 trang theo mẫu( tải tại trang web hoặc xin tại điểm cấp C/O) và nộp lại tại phòng cấp C/O cùng với 01 bản sao của Giấy phép kinh doanh, 01 bản sao của Giấy đăng ký mã số thuế, 01 bản sao của Giấy đăng ký mẫu dấu của doanh nghiệp. VCCI tiếp nhận và kiểm tra thấy đúng sau đó VCCI sẽ cho một mã số gọi là Mã số đơn vị, sẽ được ghi trên đơn nếu đến nộp lần sau.
Bước 2: Sau khi nộp các giấy tờ trên cho VCCI, DN phải chuẩn bị đầy đủ Bộ Hồ sơ xin cấp C/O đã điền đầy đủ mọi thông tin(như đã nêu ở phần trên):
Đại diện doanh nghiệp mang bộ hồ sơ đến điểm cấp C/O. Tại bàn đóng dấu giành cho khách hàng tới xin C/O doanh nghiệp đóng các dấu ORIGINAL, COPY…theo đúng mẫu có sẵn tại bàn. Sau đó đóng số theo thứ tự trên máy lên Giấy biên nhận, Đơn, C/O bản chính và Copy.
Đối với doanh nghiệp khai C/O điện tử thì khi nhập thô chỉ cần quét mã vạch trên đơn xin cấp C/O trên máy quét là dữ liệu đã được nhập vào máy và đem đến ô tiếp nhận và kiểm tra mà không cần phải làm các khâu tiếp theo rút ngắn thời gian rất nhiều.
Nhập chi tiết : nhập các nội dung như loại form, nước nhập khẩu, tên Công ty nhập khẩu, nước nhập khẩu, tên hàng, mã HS, số lượng, trị giá và Cat nếu là hàng dệt may xuất qua Hoa Kỳ. Sau cùng là nhập số tờ khai xuất.
Bước 3: Đem bộ hồ sơ vừa nhập xong tới ô tiếp nhận và kiểm C/O.
Cán bộ VCCI tiếp nhận và kiểm tra, trừ trên tờ khai xuất chính, tờ khai nhập, hóa đơn. Cán bộ VCCI trả lại Tờ khai, hóa đơn bản chính cho doanh nghiệp hoặc kẹp cùng bộ hồ sơ và sẽ trả cùng với C/O đã ký) Nếu đủ tiêu chuẩn và không sai sót hồ sơ sẽ được chuyển vào cho cán bộ ký C/O. Cán bộ ký C/O kiểm tra và ký tên xác nhận lên C/O nếu không có sai sót. C/O đã ký xong sẽ được chuyển qua bàn đóng dấu, tách (01 bản chính và Copy , VCCI giữ 01 Copy để lưu trong bộ hồ sơ). Trong quá trình tiếp nhận, kiểm tra và ký nếu có sai sót hoặc không đáp ứng tiêu chuẩn xuất xứ hồ sơ đựơc trả ra tại bàn C/O trả ra.
Cán bộ VCCI thu phí, in hóa đơn và trả C/O đã ký cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp kiểm tra lại C/O xem đã đầy đủ chưa hay còn thiếu sót gì không.
Kể từ sau khi C/O đựơc ký và trả cho doanh nghiệp, doanh nghiệp phát hiện sai sót hay thất lạc, doanh nghiệp không được tự ý sửa mà làm bộ hồ sơ xin cấp lại lần 2. Quy trình giống như cấp lần đầu C/O cấp lại sẽ được đóng lại số, kèm theo đơn xin cấp lại và C/O bị sai. Nếu bị mất hay thất lạc thì phải làm công văn nêu rõ lí do mất, nếu khách hàng làm mất hay thất lạc thì phải có xác nhận của khách hàng bằng mail. Doanh nghiệp sẽ làm một bộ hồ sơ tương tự nhưng trên bản chính C/O sẽ không đóng dấu ORIGINAL mà trên ô 5 đối với form B có đánh dòng chữ:
“This C/O use replace no:……….Date …….” Đóng kèm dấu “Certificate of true Copy”, không đóng lại số cũ mà đóng số mới.
Nguyên tắc về thời gian xin cấp C/O:
Đối với hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển (By Sea) thì thông thường Giấy chứng nhận xuất xứ chính thức được cấp khi doanh nghiệp đã hoàn tất thủ tục Hải quan và hàng hóa đã đựơc chuyển lên tàu. Với loại hình vận chuyển này thời gian hàng hóa đến được nước nhập khẩu tương đối dài, một vài tuần hoặc cả tháng( tùy vào khoảng cách của nước xuất khẩu – nhập khẩu) đôi khi còn phải quá cảnh một vài nước. C/O thường được chuyển qua đường không nên thời gian tới nước nhập khẩu nhanh. Do vậy C/O thường
được làm sau khi tàu đã chạy được khoảng 3-5 ngày hoặc hơn nhưng C/O phải đến trước hàng hóa để khách hàng làm thủ tục nhận hàng.
Đối với hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không (By Air) thì ngay sau khi công chức Hải quan tiếp nhận, kiểm duyệt thấy đúng với khai báo công chức Hải quan cho số tờ khai, ký tên và đóng dấu số hiệu công chức lên mục “Cán bộ đăng ký”, đại diện doanh nghiệp phải tiến hành xin cấp Giấy chứng nhận xuất xứ để kịp gửi bộ chứng từ đi chung khi xuất hàng vì với loại hình vận chuyển này lượng hàng hóa thường không nhiều chủ yếu là hàng mẫu, hàng với số lượng ít hoặc phải giao hàng đúng thời hạn của hợp đồng . Thủ tục xin cấp C/O đòi hỏi phải có tờ khai Hải quan bản chính, vận đơn sao y nhưng trong trường hợp này doanh nghiệp sẽ dùng tờ khai sao y kèm theo công văn xin được nợ tờ khai bản chính (hoặc vận đơn) và cam kết trả nợ sau thời gian 3 tuần tính từ ngày được cấp cho cơ quan cấp C/O theo quy định.